Как мы обращаемся с данными, которые Вас касаются.

1Коротко

Главное — до подробностей:

• В боте мы идентифицируем Вас только по числовому Telegram ID и username — никогда по имени и фамилии, телефону, email или фото профиля
• Ваш контент остаётся в Вашей организации: никакой продажи данных, никакой рекламы, никакого коммерческого профилирования
• AI-ассистенты видят только ту организацию, в которой работают, а поставщик модели не обучает свои системы на Ваших данных
• Когда что-то «анонимно», мы говорим точно, что это значит — до отправки, а не после (см. 5.6 и 5.7)
• База данных на серверах в Европейском союзе, зашифрованные резервные копии, цифровая подпись экспортов
• Многое Вы удаляете сами прямо из бота; для всего остального достаточно одного письма (раздел 13)

2К чему применяется это уведомление

Это уведомление охватывает две вещи:

• Бота Tavora в Telegram — платформу, с помощью которой Вы создаёте организацию, подключаете группы и пользуетесь предложениями, голосованиями, задачами, сменами, мероприятиями, анкетами, Библиотекой, Приёмной, личным пространством и AI-ассистентами
• Сайт tavora.net — лендинг, руководства и форму поддержки (раздел 15)

Tavora работает внутри Telegram, но не является Telegram: это независимый проект, не аффилированный с Telegram. То, что Вы отправляете через Telegram, обрабатывается также самим Telegram согласно его политике конфиденциальности.

Чтение этой страницы ни к чему Вас не обязывает: это уведомление, а не договор. Правовые основания обработки перечислены в разделе 7.

3Оператор данных

Tavora — независимый проект в бета-фазе, разработанный и управляемый его разработчиком, который выступает оператором данных в смысле ст. 4(7) GDPR. Компании пока не существует: по любым вопросам о Ваших данных пишите на этот адрес:

• tavorasystems@gmail.com

Инспектор по защите данных (DPO) не назначен: для характера и масштаба этой обработки ст. 37 GDPR его не требует. На запросы о данных мы отвечаем в сроки ст. 12 GDPR (как правило, в течение месяца).

4Tavora и организации: кто за что отвечает

Tavora — это платформа: организации на ней создают и ведут другие люди. Чтобы понять, кто за что отвечает, различие такое:

• Tavora — оператор обработки, необходимой для работы платформы: аккаунты, инфраструктура, безопасность, резервные копии, лимиты против злоупотреблений, техническая работа AI-ассистентов
• Руководители каждой организации (основатель, админы, штаб) решают, как применять инструменты к своим участникам: кого принимать, какие роли и права давать, что писать в карточке участника (заметки, предупреждения, поощрения, метки), какие правила задавать AI. В этих решениях они действуют как самостоятельные операторы данных своей организации, а Tavora обрабатывает данные по их поручению как поставщик платформы

Что это значит для Вас как участника: по содержимому, которое штаб Вашей организации пишет о Вас, первый адресат — руководители организации. Но Вы всегда можете написать и нам (раздел 17): мы в любом случае поможем Вам реализовать Ваши права.

Руководители обязаны использовать инструменты Tavora с соблюдением законодательства о защите данных. Если Вы считаете, что организация ими злоупотребляет, сообщите нам.

5Какие данные мы обрабатываем

5.1 Данные Telegram

Когда Вы взаимодействуете с ботом, Telegram автоматически передаёт нам:

• Telegram User ID — Ваш уникальный числовой идентификатор
• Username Telegram — Ваше публичное имя пользователя (обновляется само, если Вы его меняете)
• Код языка — чтобы предложить Вам интерфейс на Вашем языке (можно изменить в настройках)
• Дату и время первого и последнего взаимодействия

К этому добавляются настройки, которые задаёте Вы сами: часовой пояс (для напоминаний), настройки уведомлений по организациям. Если Вы заблокируете бота в Telegram, мы зафиксируем это, чтобы больше не связываться с Вами; отметка снимется сама, если Вы вернётесь.

5.2 Организации и участие

• Роль в каждой организации (участник, админ, основатель) и персональные права
• Отделы и должности, к которым Вы принадлежите, и их руководители
• Заявки на вступление, приглашения и их одобрения
• Баны на уровне организации — с User ID, автором бана и датой
• Запросы на передачу собственности организации (два вовлечённых User ID и статус)
• Присутствие в подключённых группах Telegram — ID группы, её название и кто в ней присутствует (только ID и username), для проверки участия
• Язык публикаций, выбранный основателем для сообщений в группах (настройка организации, не личная)

5.3 Контент, который Вы создаёте

• Предложения и пункты повестки дня: заголовок, текст, тип, вложения, комментарии
• Голоса: Ваш голос, связанный с Вашим User ID (кто может его видеть: раздел 8)
• Задачи: заголовок, описание, чек-листы, назначения, заметки (публичные или личные), напоминания, история изменений
• Смены: слоты, назначения, запросы на обмен
• Мероприятия и календарь: события, записи/RSVP, напоминания
• Анкеты: Ваши ответы (об анонимности: 5.7)
• Библиотека: загруженные материалы (документы, главы, страницы) и кто их загрузил
• Приёмная: предложения, запросы и сигналы, отправленные руководителям (об анонимности: 5.6)

Чтобы сохранить введённое Вами форматирование (жирный, курсив, ссылки, анимированные эмодзи Telegram Premium), мы храним также «rich»-версию контента в HTML. Premium-эмодзи сохраняются как числовой идентификатор, а не как изображение. Вложения (фото, видео, документы) не хранятся на наших серверах: мы запоминаем только ссылку (file_id), предоставленную Telegram — сами файлы остаются на серверах Telegram.

5.4 Карточка участника — данные, которые штаб вносит о Вас

Штаб Вашей организации может вести карточку каждого участника. Она может содержать:

• Внутренние заметки штаба (не видны ни Вам, ни другим участникам)
• Предупреждения и санкции, с автором и датой
• Поощрения и присвоенные метки
• Историю: вступления/выходы, группы, в которых Вас видели, статистику активности (предложения, задачи, мероприятия)
• Аудит действий штаба над Вашим профилем (кто что сделал и когда)

Это содержимое определяют и пишут руководители организации, отвечающие за него как самостоятельные операторы (раздел 4). Штаб может очистить карточку; удаление Вашего аккаунта стирает её (раздел 13).

5.5 Личное пространство

Вне организаций у Вас есть пространство только для Вас: агенда, список дел, заметки, напоминания (в том числе повторяющиеся) и личные анкеты. Эти данные видите только Вы: они не появляются ни в одной организации, не попадают ни в одну Библиотеку, и ни один руководитель их не видит. Личный AI-ассистент обращается к ним только по Вашей просьбе (раздел 6.4).

5.6 Приёмная и анонимность — говорим честно

Через Приёмную участник может отправить руководителям сигнал анонимно. Вот что это значит на самом деле:

• Для руководителей он действительно анонимен: они не видят ни имени, ни username, ни ID — даже через поиск. В экспорте CSV столбец отправителя пуст
• Для системы — нет: база данных всё равно фиксирует, кто отправил сигнал. Это нужно для предотвращения злоупотреблений и чтобы Вы могли следить за своим обращением
• Бот прямо говорит Вам об этом в момент отправки, до того как Вы выберете

Личность отправителя анонимного сигнала не раскрывается руководителям ни на одном экране бота. Она могла бы быть раскрыта только если нас обяжет к этому закон (раздел 7).

5.7 Анкеты и анонимность

Создатель анкеты выбирает, будет ли она именной или анонимной, и после публикации выбор изменить нельзя. В анонимной анкете:

• Пока Вы её заполняете, система хранит временную связь между Вами и черновиком (чтобы Вы могли продолжить заполнение); при отправке эта связь удаляется: отправленные ответы больше нельзя связать с Вами в базе данных
• Фиксируется, что Вы ответили (чтобы исключить повторные ответы), но не что именно Вы ответили
• Поэтому анонимная анкета не позволяет изменить ответы после отправки

5.8 Пожертвования (Telegram Stars)

Если Вы поддерживаете проект пожертвованием в Telegram Stars, мы фиксируем: User ID и username, сумму, ID транзакции (charge_id, полезен для возвратов), дату и время и — только здесь — Ваше имя (first name) в Telegram, используемое исключительно чтобы публично поблагодарить Вас, если Вы согласитесь, или для значка донатора. Мы не получаем и не храним никаких платёжных реквизитов (карты, счета): транзакция целиком проходит внутри Telegram.

5.9 Технические данные

• Аудит: для задач и управленческих действий мы фиксируем, кто что сделал и когда
• Временные сессии мастеров создания (предложений/задач…): удаляются автоматически после 24 часов бездействия
• Вложения баг-репортов/отзывов, отправленных из бота: хранятся как ссылки Telegram и удаляются примерно через 30 дней
• Цифровая подпись экспортов: экспортируемые PDF подписываются ключом RSA-2048; подпись доказывает, что документ подлинный и не изменён, и не содержит дополнительных персональных данных
• Технические логи: логи бота не содержат ни токенов, ни чувствительного контента
• Внутренняя продуктовая статистика (бета-фаза): агрегированные события активации (например, создание Вашей первой организации) и счётчики использования некоторых экранов, связанные с User ID и временной меткой. Они остаются внутренними, не питают ни профилирование, ни рекламу и будут удалены или анонимизированы по окончании беты. Вы можете запросить досрочное удаление

5.10 Данные, которые мы НЕ собираем

Бот не собирает:

• Имя и фамилию (кроме имени донаторов, 5.8), email, номер телефона
• Фото профиля или биографические данные
• Геолокацию или данные GPS
• Личные сообщения вне разговора с ботом
• Данные из других приложений или сервисов, историю браузера, cookie, данные устройства
• Платёжные реквизиты (карты, счета, IBAN)

6AI-ассистенты

В Tavora несколько AI-ассистентов. Для всех действуют одни и те же базовые правила: ответы генерирует модель Claude компании Anthropic (раздел 10), отправляемые поставщику данные не используются для обучения его моделей, каждый ассистент видит только ту организацию (или личное пространство), в которой работает, и ни один не действует сам по себе: они читают и отвечают, когда их об этом просят.

6.1 Tavora AI (для участников)

Отвечает на вопросы, опираясь на материалы Библиотеки, отмеченные штабом как «AI = Да», и на базовые знания Tavora. Мы храним:

• Память разговора в личном чате — пока Вы её не удалите или после 30 дней бездействия; в группах (/ask) память отдельная, по каждому пользователю, и истекает через 7 дней
• Автоматическое резюме старых реплик, когда разговор затягивается (10 последних реплик остаются нетронутыми)
• Синтетический профиль Вашего стиля общения (макс. 200 символов), перегенерируемый еженедельно, только для калибровки тона
• Счётчики использования для применения лимитов (текста вопросов они не содержат)
• Кэш ответов на публичные вопросы глобальному Tavora AI, чтобы мгновенно отвечать на похожие вопросы

Поставщику AI отправляются: вопрос, предыдущие реплики разговора, релевантные выдержки из Библиотеки и AI-инструкции штаба. Ваши User ID и username не отправляются: для поставщика пользователи Tavora AI неидентифицируемы.

6.2 AI для управления участниками (для штаба)

Ассистент, доступный только основателю и админам. Когда штаб им пользуется, обрабатываются — и частично отправляются поставщику AI — данные участников, необходимые для запроса: username, роли, метки, статистика активности, санкции, в пределах одной этой организации. Разговорная память штаба живёт максимум 16 обменов / 14 дней, изолированно по организации и по админу. Сохранённые штабом периодические правила автоматически выполняют только обратимые действия: исключения и баны никогда не бывают автоматическими. Каждое действие требует явного подтверждения и попадает в аудит.

6.3 ИИ задач и AI смен (для руководителей)

Те же принципы, что в 6.2, применительно к задачам и сменам: они читают доски, загрузку и графики только той области, на которую у руководителя есть права, предлагают, а деликатные действия требуют подтверждения. Поставщик AI получает данные задач/смен, относящиеся к запросу (названия, исполнители, сроки), но никогда не всю базу данных.

6.4 Личный ассистент (личное пространство)

Работает только с Вашими личными данными: список дел, агенда, заметки, напоминания. У него память, отделённая от всего остального, и он не общается с AI организаций.

6.5 Автоматическая модерация AI-инструкций

Когда штаб сохраняет AI-инструкцию (правило поведения для ассистента), её текст отправляется поставщику для автоматической проверки безопасности. Если она нарушает правила использования (оскорбления, prompt-injection, незаконная деятельность), она помечается как «игнорируемая», и AI её не применяет. Отправляется только текст инструкции, никаких других данных.

Эмбеддинги (числовое представление текстов для поиска по Библиотеке и в кэше) вычисляются локально на нашем сервере open-source-моделью: при этой операции никакие данные не покидают нашу инфраструктуру.

7Правовые основания и цели

Мы не обрабатываем данные «потому что Вы пользуетесь ботом и, значит, согласны»: у каждой обработки есть правовое основание по ст. 6 GDPR.

• Исполнение запрошенной Вами услуги (ст. 6.1.b) — вся работа Tavora: организации, предложения, голосования, задачи, смены, мероприятия, анкеты, Библиотека, Приёмная, личное пространство, AI-ассистенты, уведомления и напоминания
• Законный интерес (ст. 6.1.f) — безопасность и предотвращение злоупотреблений (лимиты, баны, аудит), резервные копии и непрерывность сервиса, агрегированная внутренняя статистика для улучшения продукта, защита наших прав. Вы можете возразить против этих обработок (раздел 13)
• Согласие (ст. 6.1.a) — публичная благодарность донаторам и форма поддержки на сайте. Отзывается в любой момент
• Правовая обязанность (ст. 6.1.c) — возможный ответ на законные запросы органов власти

Ни одно полностью автоматизированное решение не порождает для Вас юридических или столь же значимых последствий (ст. 22 GDPR): AI-ассистенты предлагают, решают люди. Исключения и баны никогда не исполняются AI автоматически.

Данные не используются для коммерческого или рекламного профилирования, не продаются и не питают никакой маркетинг.

8Кто видит Ваши данные

Другие участники Вашей организации видят

• Ваш username как автора предложений и в комментариях, публикуемых в группах
• Ваши назначения в задачах и сменах и публичные заметки
• Ваши записи на мероприятия — там, где список участников видим
• Кто основатель и админы организации (видно каждому участнику)

Только руководители видят

• Индивидуальные голоса (например, через /votes) — там, где это предусмотрено организацией
• Карточку участника (внутренние заметки, предупреждения, поощрения, метки, историю — раздел 5.4)
• Обращения в Приёмную — с видимым отправителем только если сигнал не анонимный (5.6)
• Ответивших в именных анкетах (в анонимных связь ответ↔человек не видна никогда, 5.7)

Никто не видит

• Ваши личные разговоры с ботом и AI-ассистентами
• Ваше личное пространство (агенда, список дел, заметки, напоминания)
• Предложения, которые Вы скрыли из своего личного просмотра

Кроме этого, технический доступ к базе данных ограничен разработчиком (раздел 12). Никакие данные не передаются третьим лицам, кроме поставщиков из раздела 10.

9Сроки хранения

Общее правило: мы храним данные, пока Вы пользуетесь Tavora и пока существует организация, к которой они относятся. Подробнее:

• Удаление организации: участники отключаются сразу; данные (предложения, голоса, задачи…) остаются восстановимыми 10 дней (по запросу на email), затем удаляются окончательно и автоматически
• Сессии мастеров создания: 24 часа бездействия
• Вложения баг-репортов и отзывов: ~30 дней
• Память AI: Tavora AI — 30 дней бездействия (7 в группах), управленческие AI — 14 дней, не считая ручных сбросов (раздел 13)
• Синтетический AI-профиль: заменяется еженедельно; удаляется при сбросе памяти или вместе с аккаунтом
• Кэш ответов AI: сбрасывается сам при изменении исходных материалов
• Незавершённые предложения: закрываются автоматически через 7 дней
• Баны: User ID и username остаются в списке, пока бан действует
• Блокировка бота: данные остаются, но мы больше с Вами не связываемся; Вы можете запросить их удаление
• Статистика беты: удаляется или анонимизируется по окончании беты
• Резервные копии: зашифрованные копии с периодической ротацией. Удалённые данные могут ограниченное время сохраняться в копии, пока ротация её не перезапишет

10Внешние поставщики

Tavora опирается на немногих поставщиков, каждый — для точной задачи. Никаких сторонних сервисов аналитики, пикселей, рекламных SDK или дата-брокеров.

Для бота

• Telegram — платформа, на которой живёт бот: сообщения, файлы и взаимодействия проходят через его серверы согласно его собственной политике конфиденциальности. Telegram — самостоятельный оператор своей обработки
• Anthropic (США) — поставщик модели Claude для AI-ассистентов. Получает только данные из раздела 6, не использует их для обучения (хранит ограниченное время в целях безопасности, затем удаляет) и обрабатывает их согласно своей политике конфиденциальности и своему Data Processing Addendum
• Хостинг — бот и база данных PostgreSQL работают на виртуальном частном сервере в Европейском союзе, которым управляем мы. Никакой сторонний облачный сервис не хранит данные бота

Для сайта

• Vercel — хостинг tavora.net и формы поддержки
• Resend — доставка писем формы поддержки
• Cloudflare Turnstile — антибот-проверка формы, без постоянных cookie и без межсайтового трекинга

11Передача за пределы ЕС

База данных бота находится в Европейском союзе. Однако некоторые поставщики работают из США:

• Anthropic — для запросов к AI-ассистентам (раздел 6)
• Vercel, Resend и Cloudflare — для сайта и формы поддержки (раздел 15)

Эти передачи опираются на гарантии главы V GDPR: сертификацию по EU-US Data Privacy Framework и/или Стандартные договорные положения (SCC), в зависимости от поставщика. Telegram обрабатывает данные по собственной политике как самостоятельный оператор.

12Безопасность

Основные действующие меры:

• Шифрование при передаче — связь с Telegram и между ботом и базой данных идёт по зашифрованным каналам
• Шифрование в покое — диск сервера зашифрован
• Зашифрованные резервные копии — AES-256 с надёжным выводом ключа; парольная фраза не хранится на сервере
• Цифровая подпись — PDF-экспорты подписываются публично проверяемым ключом RSA-2048
• Ограниченный доступ — прямой доступ к базе данных есть только у разработчика
• Параметризованные запросы — защита от SQL-инъекций
• Валидация ввода и лимиты длины на всё, что Вы вводите
• Ограничение частоты запросов против злоупотреблений при создании и взаимодействиях
• Сдержанное логирование — ни токенов, ни чувствительного контента в логах

Ни одна система не безопасна на 100 %. Если произойдёт нарушение с риском для Ваших прав, мы уведомим орган надзора и — в случаях, предусмотренных ст. 34 GDPR, — также Вас.

13Ваши права

GDPR гарантирует Вам эти права (ст. 15–21), все бесплатно:

• Доступ — узнать, какие данные о Вас у нас есть, и получить копию
• Исправление — исправить неточные данные (username обновляется сам из Telegram)
• Удаление — полное удаление Вашего аккаунта (подробности ниже)
• Ограничение — попросить нас «заморозить» обработку, пока мы проверяем Ваше возражение
• Переносимость — получить свои данные в структурированном общепринятом формате; из бота уже можно экспортировать в PDF/CSV/ZIP
• Возражение — возразить против обработок на основании законного интереса (раздел 7)
• Отзыв согласия — в любой момент, не затрагивая то, что произошло раньше

Жалоба в надзорный орган: Вы всегда вправе обратиться в итальянский орган по защите данных (Garante) (ст. 77 GDPR) или в надзорный орган Вашей страны, не предупреждая нас заранее.

Что Вы можете сделать сами, прямо сейчас, из бота

• Сброс памяти AI — кнопка «🧹 Сброс памяти» немедленно удаляет реплики разговора, синтетический профиль и резюме (операция необратима и требует подтверждения)
• Покинуть организацию в любой момент
• Удалить события, заметки, дела и напоминания своего личного пространства
• Скрыть предложения из своего просмотра
• Заблокировать бота, чтобы прекратить любое общение
• Удаление аккаунта — в боте есть встроенная GDPR-функция

Что влечёт удаление аккаунта

• Удаляются: аккаунт, участия, роли, карточки участника о Вас, баны, заявки на вступление и передачу, личное пространство, память AI
• Удаляются: организации, которые Вы основали (с 10-дневным окном восстановления из раздела 9)
• Анонимизируются: предложения, голоса, комментарии, задачи и заметки, созданные Вами в чужих организациях — содержимое остаётся (это коллективное достояние организации), но уже без связи с Вами. Агрегированные подсчёты голосов не меняются, личность проголосовавшего удаляется

Чтобы реализовать права, требующие нашего участия, напишите на tavorasystems@gmail.com, указав Ваш Telegram User ID. Мы отвечаем, как правило, в течение месяца (ст. 12 GDPR).

14Несовершеннолетние

Tavora не предназначен для лиц младше 16 лет, и мы сознательно не собираем их данные. Если родитель или опекун считает, что несовершеннолетний передал нам персональные данные, он может написать нам для их удаления (раздел 17).

15Сайт и форма поддержки

Сайт tavora.net

Сайт не использует cookie, не показывает баннер, потому что он не нужен, и не встраивает трекеры, стороннюю аналитику или пиксели. Хостинг (Vercel) создаёт технические логи выдачи, обрабатываемые по его собственной политике конфиденциальности.

Форма поддержки

Когда Вы отправляете обращение через форму (/support/), мы собираем то, что Вы пишете: тип, заголовок (макс. 120 символов), описание (макс. 4000), Ваш email (чтобы ответить), необязательные вложения (макс. 3 файла; допустимые типы: изображения, видео, PDF, TXT), язык страницы и хеш IP-адреса (SHA-256 с солью), используемый только для ограничения частоты запросов — никогда IP в открытом виде.

Правовое основание: Ваше явное согласие (обязательный чекбокс) и исполнение Вашего запроса (ответ Вам). Письма идут через Resend и попадают в наш ящик; антибот-проверку выполняет Cloudflare Turnstile, без постоянных cookie.

• Хранение писем: время, необходимое для обработки обращения, максимум 24 месяца
• Диагностические логи формы: 7 дней, без персональных данных в открытом виде
• Отзыв: Вы можете отозвать согласие в любой момент, написав нам; отзыв не затрагивает законность уже произошедшего

16Изменения этого уведомления

Если Tavora меняется, эта страница меняется вместе с ним. О существенных изменениях мы предупредим Вас сообщением в боте; дата последнего обновления всегда вверху страницы. Предыдущие версии доступны по запросу.

17Контакты

По вопросам об этом уведомлении или для реализации Ваших прав:

• tavorasystems@gmail.com

Укажите в запросе Ваш Telegram User ID: это единственный способ достоверно идентифицировать Ваши данные (мы никогда не попросим имя или документы, кроме случаев обоснованных сомнений в личности заявителя по ст. 12.6 GDPR).