Як ми поводимося з даними, що Вас стосуються.

1Коротко

Головне — перед подробицями:

• У боті ми ідентифікуємо Вас лише за числовим Telegram ID та username — ніколи за іменем і прізвищем, телефоном, email чи фото профілю
• Ваш контент залишається у Вашій організації: жодного продажу даних, жодної реклами, жодного комерційного профілювання
• AI-асистенти бачать лише ту організацію, в якій працюють, а постачальник моделі не навчає свої системи на Ваших даних
• Коли щось «анонімне», ми кажемо точно, що це означає — до надсилання, а не після (див. 5.6 і 5.7)
• База даних на серверах у Європейському Союзі, зашифровані резервні копії, цифровий підпис експортів
• Багато чого Ви видаляєте самі просто з бота; для всього іншого досить одного листа (розділ 13)

2До чого застосовується це повідомлення

Це повідомлення охоплює дві речі:

• Бота Tavora в Telegram — платформу, з якою Ви створюєте організацію, під'єднуєте групи та користуєтеся пропозиціями, голосуваннями, завданнями, змінами, подіями, опитувальниками, Бібліотекою, Приймальнею, особистим простором і AI-асистентами
• Сайт tavora.net — лендінг, посібники та форму підтримки (розділ 15)

Tavora працює всередині Telegram, але не є Telegram: це незалежний проєкт, не афілійований з Telegram. Те, що Ви надсилаєте через Telegram, обробляється також самим Telegram згідно з його політикою конфіденційності.

Читання цієї сторінки ні до чого Вас не зобов'язує: це повідомлення, а не договір. Правові підстави обробки перелічені в розділі 7.

3Володілець даних

Tavora — незалежний проєкт у бета-фазі, розроблений і керований його розробником, який виступає володільцем даних у розумінні ст. 4(7) GDPR. Компанії поки не існує: з будь-яких питань про Ваші дані пишіть на цю адресу:

• tavorasystems@gmail.com

Інспектора із захисту даних (DPO) не призначено: для характеру й масштабу цієї обробки ст. 37 GDPR цього не вимагає. На запити про дані ми відповідаємо у строки ст. 12 GDPR (як правило, протягом місяця).

4Tavora та організації: хто за що відповідає

Tavora — це платформа: організації на ній створюють і ведуть інші люди. Щоб зрозуміти, хто за що відповідає, розрізнення таке:

• Tavora — володілець обробки, потрібної для роботи платформи: акаунти, інфраструктура, безпека, резервні копії, ліміти проти зловживань, технічна робота AI-асистентів
• Керівники кожної організації (засновник, адміни, штаб) вирішують, як застосовувати інструменти до своїх учасників: кого приймати, які ролі та права давати, що писати в картці учасника (нотатки, попередження, відзнаки, мітки), які правила задавати AI. У цих рішеннях вони діють як самостійні володільці даних своєї організації, а Tavora обробляє дані за їхнім дорученням як постачальник платформи

Що це означає для Вас як учасника: щодо вмісту, який штаб Вашої організації пише про Вас, перший адресат — керівники організації. Але Ви завжди можете написати й нам (розділ 17): ми в будь-якому разі допоможемо Вам реалізувати Ваші права.

Керівники зобов'язані використовувати інструменти Tavora з дотриманням законодавства про захист даних. Якщо Ви вважаєте, що організація ними зловживає, повідомте нас.

5Які дані ми обробляємо

5.1 Дані Telegram

Коли Ви взаємодієте з ботом, Telegram автоматично передає нам:

• Telegram User ID — Ваш унікальний числовий ідентифікатор
• Username Telegram — Ваше публічне ім'я користувача (оновлюється саме, якщо Ви його змінюєте)
• Код мови — щоб запропонувати Вам інтерфейс Вашою мовою (можна змінити в налаштуваннях)
• Дату й час першої та останньої взаємодії

До цього додаються налаштування, які задаєте Ви самі: часовий пояс (для нагадувань), налаштування сповіщень за організаціями. Якщо Ви заблокуєте бота в Telegram, ми зафіксуємо це, щоб більше не зв'язуватися з Вами; позначка зніметься сама, якщо Ви повернетеся.

5.2 Організації та участь

• Роль у кожній організації (учасник, адмін, засновник) і персональні права
• Відділи й посади, до яких Ви належите, та їхні керівники
• Заявки на вступ, запрошення та їх схвалення
• Бани на рівні організації — з User ID, автором бану та датою
• Запити на передачу власності організації (два залучені User ID і статус)
• Присутність у під'єднаних групах Telegram — ID групи, її назва і хто в ній присутній (лише ID та username), для перевірки участі
• Мова публікацій, обрана засновником для повідомлень у групах (налаштування організації, не особисте)

5.3 Контент, який Ви створюєте

• Пропозиції та пункти порядку денного: заголовок, текст, тип, вкладення, коментарі
• Голоси: Ваш голос, пов'язаний із Вашим User ID (хто може його бачити: розділ 8)
• Завдання: заголовок, опис, чек-листи, призначення, нотатки (публічні чи особисті), нагадування, історія змін
• Зміни: слоти, призначення, запити на обмін
• Події та календар: події, записи/RSVP, нагадування
• Опитувальники: Ваші відповіді (про анонімність: 5.7)
• Бібліотека: завантажені матеріали (документи, розділи, сторінки) і хто їх завантажив
• Приймальня: пропозиції, запити та сигнали, надіслані керівникам (про анонімність: 5.6)

Щоб зберегти введене Вами форматування (жирний, курсив, посилання, анімовані емодзі Telegram Premium), ми зберігаємо також «rich»-версію вмісту в HTML. Premium-емодзі зберігаються як числовий ідентифікатор, а не як зображення. Вкладення (фото, відео, документи) не зберігаються на наших серверах: ми запам'ятовуємо лише посилання (file_id), надане Telegram — самі файли залишаються на серверах Telegram.

5.4 Картка учасника — дані, які штаб вносить про Вас

Штаб Вашої організації може вести картку кожного учасника. Вона може містити:

• Внутрішні нотатки штабу (не видимі ні Вам, ні іншим учасникам)
• Попередження та санкції, з автором і датою
• Відзнаки та присвоєні мітки
• Історію: вступи/виходи, групи, в яких Вас бачили, статистику активності (пропозиції, завдання, події)
• Аудит дій штабу над Вашим профілем (хто що зробив і коли)

Цей вміст визначають і пишуть керівники організації, які відповідають за нього як самостійні володільці (розділ 4). Штаб може очистити картку; видалення Вашого акаунта стирає її (розділ 13).

5.5 Особистий простір

Поза організаціями у Вас є простір лише для Вас: агенда, список справ, нотатки, нагадування (зокрема повторювані) та особисті опитувальники. Ці дані бачите лише Ви: вони не з'являються в жодній організації, не потрапляють до жодної Бібліотеки, і жоден керівник їх не бачить. Особистий AI-асистент звертається до них лише на Ваше прохання (розділ 6.4).

5.6 Приймальня та анонімність — чесно кажучи

Через Приймальню учасник може надіслати керівникам сигнал анонімно. Ось що це означає насправді:

• Для керівників він справді анонімний: вони не бачать ні імені, ні username, ні ID — навіть через пошук. В експорті CSV стовпець відправника порожній
• Для системи — ні: база даних усе одно фіксує, хто надіслав сигнал. Це потрібно для запобігання зловживанням і щоб Ви могли стежити за своїм зверненням
• Бот прямо каже Вам про це в момент надсилання, до того як Ви оберете

Особа відправника анонімного сигналу не розкривається керівникам на жодному екрані бота. Вона могла б бути розкрита лише якщо нас зобов'яже до цього закон (розділ 7).

5.7 Опитувальники та анонімність

Творець опитувальника обирає, буде він іменним чи анонімним, і після публікації вибір змінити не можна. В анонімному опитувальнику:

• Поки Ви його заповнюєте, система тримає тимчасовий зв'язок між Вами та чернеткою (щоб Ви могли продовжити заповнення); при надсиланні цей зв'язок видаляється: надіслані відповіді більше не можна пов'язати з Вами в базі даних
• Фіксується, що Ви відповіли (щоб виключити повторні відповіді), але не що саме Ви відповіли
• Тому анонімний опитувальник не дозволяє змінити відповіді після надсилання

5.8 Пожертви (Telegram Stars)

Якщо Ви підтримуєте проєкт пожертвою в Telegram Stars, ми фіксуємо: User ID та username, суму, ID транзакції (charge_id, корисний для повернень), дату й час і — лише тут — Ваше ім'я (first name) у Telegram, що використовується виключно щоб публічно подякувати Вам, якщо Ви погодитеся, або для значка донатора. Ми не отримуємо й не зберігаємо жодних платіжних реквізитів (картки, рахунки): транзакція повністю проходить усередині Telegram.

5.9 Технічні дані

• Аудит: для завдань і управлінських дій ми фіксуємо, хто що зробив і коли
• Тимчасові сесії майстрів створення (пропозицій/завдань…): видаляються автоматично після 24 годин бездіяльності
• Вкладення баг-репортів/відгуків, надісланих із бота: зберігаються як посилання Telegram і видаляються приблизно через 30 днів
• Цифровий підпис експортів: експортовані PDF підписуються ключем RSA-2048; підпис доводить, що документ справжній і не змінений, і не містить додаткових персональних даних
• Технічні логи: логи бота не містять ні токенів, ні чутливого вмісту
• Внутрішня продуктова статистика (бета-фаза): агреговані події активації (наприклад, створення Вашої першої організації) та лічильники використання деяких екранів, пов'язані з User ID і часовою міткою. Вони залишаються внутрішніми, не живлять ні профілювання, ні рекламу і будуть видалені або анонімізовані після завершення бети. Ви можете запросити дострокове видалення

5.10 Дані, які ми НЕ збираємо

Бот не збирає:

• Ім'я та прізвище (крім імені донаторів, 5.8), email, номер телефону
• Фото профілю чи біографічні дані
• Геолокацію чи дані GPS
• Особисті повідомлення поза розмовою з ботом
• Дані з інших застосунків чи сервісів, історію браузера, cookie, дані пристрою
• Платіжні реквізити (картки, рахунки, IBAN)

6AI-асистенти

У Tavora кілька AI-асистентів. Для всіх діють одні й ті самі базові правила: відповіді генерує модель Claude компанії Anthropic (розділ 10), надіслані постачальнику дані не використовуються для навчання його моделей, кожен асистент бачить лише ту організацію (чи особистий простір), у якій працює, і жоден не діє сам по собі: вони читають і відповідають, коли їх про це просять.

6.1 Tavora AI (для учасників)

Відповідає на запитання, спираючись на матеріали Бібліотеки, позначені штабом як «AI = Так», і на базові знання Tavora. Ми зберігаємо:

• Пам'ять розмови в особистому чаті — поки Ви її не видалите або після 30 днів бездіяльності; у групах (/ask) пам'ять окрема, за кожним користувачем, і спливає через 7 днів
• Автоматичне резюме старіших реплік, коли розмова затягується (10 останніх реплік залишаються недоторканими)
• Синтетичний профіль Вашого стилю спілкування (макс. 200 символів), що перегенерується щотижня, лише для калібрування тону
• Лічильники використання для застосування лімітів (тексту запитань вони не містять)
• Кеш відповідей на публічні запитання глобальному Tavora AI, щоб миттєво відповідати на схожі запитання

Постачальнику AI надсилаються: запитання, попередні репліки розмови, релевантні витяги з Бібліотеки та AI-інструкції штабу. Ваші User ID та username не надсилаються: для постачальника користувачі Tavora AI неідентифіковні.

6.2 ШІ для керування учасниками (для штабу)

Асистент, доступний лише засновнику та адмінам. Коли штаб ним користується, обробляються — і частково надсилаються постачальнику AI — дані учасників, потрібні для запиту: username, ролі, мітки, статистика активності, санкції, в межах лише цієї організації. Розмовна пам'ять штабу живе щонайбільше 16 обмінів / 14 днів, ізольовано за організацією та адміном. Збережені штабом періодичні правила автоматично виконують лише зворотні дії: виключення та бани ніколи не бувають автоматичними. Кожна дія вимагає явного підтвердження і потрапляє в аудит.

6.3 AI Завдань і AI змін (для керівників)

Ті самі принципи, що в 6.2, застосовані до завдань і змін: вони читають дошки, навантаження та графіки лише тієї ділянки, на яку керівник має права, пропонують, а делікатні дії вимагають підтвердження. Постачальник AI отримує дані завдань/змін, що стосуються запиту (назви, виконавці, строки), але ніколи не всю базу даних.

6.4 Особистий асистент (особистий простір)

Працює лише з Вашими особистими даними: список справ, агенда, нотатки, нагадування. Має пам'ять, відокремлену від усього іншого, і не спілкується з AI організацій.

6.5 Автоматична модерація AI-інструкцій

Коли штаб зберігає AI-інструкцію (правило поведінки для асистента), її текст надсилається постачальнику для автоматичної перевірки безпеки. Якщо вона порушує правила використання (образи, prompt-injection, незаконна діяльність), вона позначається як «ігнорована», і AI її не застосовує. Надсилається лише текст інструкції, жодних інших даних.

Ембедінги (числове подання текстів для пошуку в Бібліотеці та в кеші) обчислюються локально на нашому сервері open-source-моделлю: під час цієї операції жодні дані не залишають нашу інфраструктуру.

7Правові підстави та цілі

Ми не обробляємо дані «бо Ви користуєтеся ботом і, отже, згодні»: кожна обробка має правову підставу за ст. 6 GDPR.

• Виконання запитаної Вами послуги (ст. 6.1.b) — уся робота Tavora: організації, пропозиції, голосування, завдання, зміни, події, опитувальники, Бібліотека, Приймальня, особистий простір, AI-асистенти, сповіщення та нагадування
• Законний інтерес (ст. 6.1.f) — безпека та запобігання зловживанням (ліміти, бани, аудит), резервні копії та безперервність сервісу, агрегована внутрішня статистика для покращення продукту, захист наших прав. Ви можете заперечити проти цих обробок (розділ 13)
• Згода (ст. 6.1.a) — публічна подяка донаторам і форма підтримки на сайті. Відкликається в будь-який момент
• Правовий обов'язок (ст. 6.1.c) — можлива відповідь на законні запити органів влади

Жодне повністю автоматизоване рішення не породжує для Вас юридичних чи так само значущих наслідків (ст. 22 GDPR): AI-асистенти пропонують, вирішують люди. Виключення та бани ніколи не виконуються AI автоматично.

Дані не використовуються для комерційного чи рекламного профілювання, не продаються і не живлять жодного маркетингу.

8Хто бачить Ваші дані

Інші учасники Вашої організації бачать

• Ваш username як автора пропозицій і в коментарях, що публікуються в групах
• Ваші призначення в завданнях і змінах та публічні нотатки
• Ваші записи на події — там, де список учасників видимий
• Хто засновник і адміни організації (видно кожному учаснику)

Лише керівники бачать

• Індивідуальні голоси (наприклад, через /votes) — там, де це передбачено організацією
• Картку учасника (внутрішні нотатки, попередження, відзнаки, мітки, історію — розділ 5.4)
• Звернення до Приймальні — з видимим відправником лише якщо сигнал не анонімний (5.6)
• Тих, хто відповів в іменних опитувальниках (в анонімних зв'язок відповідь↔людина не видно ніколи, 5.7)

Ніхто не бачить

• Ваші особисті розмови з ботом і AI-асистентами
• Ваш особистий простір (агенда, список справ, нотатки, нагадування)
• Пропозиції, які Ви сховали зі свого особистого перегляду

Крім цього, технічний доступ до бази даних обмежений розробником (розділ 12). Жодні дані не передаються третім особам, окрім постачальників із розділу 10.

9Строки зберігання

Загальне правило: ми зберігаємо дані, поки Ви користуєтеся Tavora і поки існує організація, до якої вони належать. Докладніше:

• Видалення організації: учасники від'єднуються одразу; дані (пропозиції, голоси, завдання…) залишаються відновними 10 днів (за запитом на email), потім видаляються остаточно й автоматично
• Сесії майстрів створення: 24 години бездіяльності
• Вкладення баг-репортів і відгуків: ~30 днів
• Пам'ять AI: Tavora AI — 30 днів бездіяльності (7 у групах), управлінські AI — 14 днів, не рахуючи ручних скидань (розділ 13)
• Синтетичний AI-профіль: замінюється щотижня; видаляється при скиданні пам'яті або разом з акаунтом
• Кеш відповідей AI: скидається сам при зміні вихідних матеріалів
• Незавершені пропозиції: закриваються автоматично через 7 днів
• Бани: User ID та username залишаються у списку, поки бан діє
• Блокування бота: дані залишаються, але ми більше з Вами не зв'язуємося; Ви можете запросити їх видалення
• Статистика бети: видаляється або анонімізується після завершення бети
• Резервні копії: зашифровані копії з періодичною ротацією. Видалені дані можуть обмежений час зберігатися в копії, поки ротація її не перезапише

10Зовнішні постачальники

Tavora спирається на небагатьох постачальників, кожен — для точного завдання. Жодних сторонніх сервісів аналітики, пікселів, рекламних SDK чи дата-брокерів.

Для бота

• Telegram — платформа, на якій живе бот: повідомлення, файли та взаємодії проходять через його сервери згідно з його власною політикою конфіденційності. Telegram — самостійний володілець своєї обробки
• Anthropic (США) — постачальник моделі Claude для AI-асистентів. Отримує лише дані з розділу 6, не використовує їх для навчання (зберігає обмежений час з міркувань безпеки, потім видаляє) і обробляє їх згідно зі своєю політикою конфіденційності та своїм Data Processing Addendum
• Хостинг — бот і база даних PostgreSQL працюють на віртуальному приватному сервері в Європейському Союзі, яким керуємо ми. Жоден сторонній хмарний сервіс не зберігає дані бота

Для сайту

• Vercel — хостинг tavora.net і форми підтримки
• Resend — доставка листів форми підтримки
• Cloudflare Turnstile — антибот-перевірка форми, без постійних cookie і без міжсайтового трекінгу

11Передача за межі ЄС

База даних бота розташована в Європейському Союзі. Однак деякі постачальники працюють зі США:

• Anthropic — для запитів до AI-асистентів (розділ 6)
• Vercel, Resend і Cloudflare — для сайту та форми підтримки (розділ 15)

Ці передачі спираються на гарантії глави V GDPR: сертифікацію за EU-US Data Privacy Framework та/або Стандартні договірні положення (SCC), залежно від постачальника. Telegram обробляє дані за власною політикою як самостійний володілець.

12Безпека

Основні чинні заходи:

• Шифрування під час передачі — зв'язок з Telegram і між ботом та базою даних іде зашифрованими каналами
• Шифрування у стані спокою — диск сервера зашифрований
• Зашифровані резервні копії — AES-256 з надійним виведенням ключа; парольна фраза не зберігається на сервері
• Цифровий підпис — PDF-експорти підписуються публічно перевірним ключем RSA-2048
• Обмежений доступ — прямий доступ до бази даних має лише розробник
• Параметризовані запити — захист від SQL-ін'єкцій
• Валідація введення та ліміти довжини на все, що Ви вводите
• Обмеження частоти запитів проти зловживань при створенні та взаємодіях
• Стримане логування — ні токенів, ні чутливого вмісту в логах

Жодна система не є безпечною на 100 %. Якщо станеться порушення з ризиком для Ваших прав, ми повідомимо наглядовий орган і — у випадках, передбачених ст. 34 GDPR, — також Вас.

13Ваші права

GDPR гарантує Вам ці права (ст. 15–21), усі безоплатні:

• Доступ — дізнатися, які дані про Вас у нас є, і отримати копію
• Виправлення — виправити неточні дані (username оновлюється сам із Telegram)
• Видалення — повне видалення Вашого акаунта (подробиці нижче)
• Обмеження — попросити нас «заморозити» обробку, поки ми перевіряємо Ваше заперечення
• Переносність — отримати свої дані у структурованому загальновживаному форматі; з бота вже можна експортувати в PDF/CSV/ZIP
• Заперечення — заперечити проти обробок на підставі законного інтересу (розділ 7)
• Відкликання згоди — у будь-який момент, не зачіпаючи того, що сталося раніше

Скарга до наглядового органу: Ви завжди маєте право звернутися до італійського органу із захисту даних (Garante) (ст. 77 GDPR) або до наглядового органу Вашої країни, не попереджаючи нас заздалегідь.

Що Ви можете зробити самі, просто зараз, із бота

• Скидання пам'яті AI — кнопка «🧹 Скидання пам'яті» негайно видаляє репліки розмови, синтетичний профіль і резюме (операція незворотна й вимагає підтвердження)
• Покинути організацію в будь-який момент
• Видалити події, нотатки, справи й нагадування свого особистого простору
• Сховати пропозиції зі свого перегляду
• Заблокувати бота, щоб припинити будь-яке спілкування
• Видалення акаунта — у боті є вбудована GDPR-функція

Що тягне за собою видалення акаунта

• Видаляються: акаунт, участі, ролі, картки учасника про Вас, бани, заявки на вступ і передачу, особистий простір, пам'ять AI
• Видаляються: організації, які Ви заснували (з 10-денним вікном відновлення з розділу 9)
• Анонімізуються: пропозиції, голоси, коментарі, завдання й нотатки, створені Вами в чужих організаціях — вміст залишається (це колективне надбання організації), але вже без зв'язку з Вами. Агреговані підрахунки голосів не змінюються, особа того, хто голосував, видаляється

Щоб реалізувати права, які потребують нашої участі, напишіть на tavorasystems@gmail.com, вказавши Ваш Telegram User ID. Ми відповідаємо, як правило, протягом місяця (ст. 12 GDPR).

14Неповнолітні

Tavora не призначений для осіб, молодших за 16 років, і ми свідомо не збираємо їхні дані. Якщо батько, мати чи опікун вважає, що неповнолітній передав нам персональні дані, він може написати нам для їх видалення (розділ 17).

15Сайт і форма підтримки

Сайт tavora.net

Сайт не використовує cookie, не показує банер, бо він не потрібен, і не вбудовує трекери, сторонню аналітику чи пікселі. Хостинг (Vercel) створює технічні логи видачі, що обробляються за його власною політикою конфіденційності.

Форма підтримки

Коли Ви надсилаєте звернення через форму (/support/), ми збираємо те, що Ви пишете: тип, заголовок (макс. 120 символів), опис (макс. 4000), Ваш email (щоб відповісти), необов'язкові вкладення (макс. 3 файли; дозволені типи: зображення, відео, PDF, TXT), мову сторінки та хеш IP-адреси (SHA-256 із сіллю), що використовується лише для обмеження частоти запитів — ніколи IP у відкритому вигляді.

Правова підстава: Ваша явна згода (обов'язковий чекбокс) і виконання Вашого запиту (відповідь Вам). Листи йдуть через Resend і потрапляють до нашої скриньки; антибот-перевірку виконує Cloudflare Turnstile, без постійних cookie.

• Зберігання листів: час, потрібний для опрацювання звернення, максимум 24 місяці
• Діагностичні логи форми: 7 днів, без персональних даних у відкритому вигляді
• Відкликання: Ви можете відкликати згоду в будь-який момент, написавши нам; відкликання не зачіпає законності вже здійсненого

16Зміни цього повідомлення

Якщо Tavora змінюється, ця сторінка змінюється разом із ним. Про суттєві зміни ми попередимо Вас повідомленням у боті; дата останнього оновлення завжди вгорі сторінки. Попередні версії доступні за запитом.

17Контакти

З питань про це повідомлення або для реалізації Ваших прав:

• tavorasystems@gmail.com

Вкажіть у запиті Ваш Telegram User ID: це єдиний спосіб достовірно ідентифікувати Ваші дані (ми ніколи не попросимо ім'я чи документи, крім випадків обґрунтованих сумнівів в особі заявника за ст. 12.6 GDPR).