Wie wir mit den Daten umgehen, die dich betreffen.

1Kurz gefasst

Das Wesentliche, vor den Details:

• Im Bot identifizieren wir dich über deine numerische Telegram-ID und deinen Benutzernamen; wenn du keinen Benutzernamen hast, über den Namen, den du bei Telegram eingestellt hast. Nachname, Telefonnummer, E-Mail oder Profilbild fragen wir nicht ab und lesen sie nicht aus Telegram aus
• Deine Inhalte bleiben in deiner Organisation: kein Datenverkauf, keine Werbung, kein kommerzielles Profiling
• Die KI-Assistenten sehen nur die Organisation, in der sie arbeiten, und der Modellanbieter trainiert seine Systeme nicht mit deinen Daten
• Wenn etwas „anonym“ ist, sagen wir dir genau, was das bedeutet — vor dem Absenden, nicht danach (siehe 5.6 und 5.7)
• Datenbank auf Servern in der Europäischen Union, verschlüsselte Backups, überprüfbare PDF-Exporte
• Vieles löschst du selbst direkt im Bot; für alles andere genügt eine E-Mail (Abschnitt 13)

2Wofür diese Information gilt

Diese Information deckt zwei Dinge ab:

• Den Tavora-Bot auf Telegram — die Plattform, mit der du eine Organisation erstellst, deine Gruppen verbindest und Vorschläge, Abstimmungen, Aufgaben, Schichten, Events, Fragebögen, die Bibliothek, die Anlaufstelle, deinen persönlichen Bereich und die KI-Assistenten nutzt
• Die Website tavora.net — die Landingpage, die Anleitungen und das Support-Formular (Abschnitt 15)

Tavora läuft in Telegram, ist aber nicht Telegram: Es ist ein unabhängiges Projekt, nicht mit Telegram verbunden. Was du über Telegram sendest, wird auch von Telegram nach dessen eigener Datenschutzrichtlinie verarbeitet.

Das Lesen dieser Seite verpflichtet dich zu nichts: Sie ist eine Information, kein Vertrag. Die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung stehen in Abschnitt 7.

3Verantwortlicher

Tavora ist ein unabhängiges Projekt in der Beta-Phase, entwickelt und betrieben von seinem Entwickler, der als Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO handelt. Eine Gesellschaft existiert noch nicht: Für alle Fragen zu deinen Daten ist diese Adresse der Anlaufpunkt:

• tavorasystems@gmail.com

Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) wurde nicht benannt: Für Art und Umfang dieser Verarbeitung verlangt Art. 37 DSGVO keinen. Wir beantworten Datenanfragen innerhalb der Fristen des Art. 12 DSGVO (in der Regel innerhalb eines Monats).

4Tavora und die Organisationen: wer wofür verantwortlich ist

Tavora ist eine Plattform: Die Organisationen darauf werden von anderen Menschen erstellt und geführt. Damit klar ist, wer wofür einsteht, gilt diese Unterscheidung:

• Tavora ist Verantwortlicher für die Verarbeitung, die den Betrieb der Plattform ermöglicht: Konten, Infrastruktur, Sicherheit, Backups, Anti-Missbrauchs-Limits, technischer Betrieb der KI-Assistenten
• Die Verantwortlichen jeder Organisation (Gründer, Admins, Staff) entscheiden, wie sie die Werkzeuge bei ihren Mitgliedern einsetzen: wen sie aufnehmen, welche Rollen und Berechtigungen sie vergeben, was sie in die Mitgliederakte schreiben (Notizen, Verwarnungen, Anerkennungen, Labels), welche Regeln sie den KIs geben. Für diese Entscheidungen handeln sie als eigenständige Verantwortliche ihrer Organisation, und Tavora verarbeitet die Daten in ihrem Auftrag als Anbieter der Plattform

Was das für dich als Mitglied bedeutet: Für Inhalte, die der Staff deiner Organisation über dich schreibt, sind die Verantwortlichen der Organisation dein erster Ansprechpartner. Du kannst uns aber immer auch schreiben (Abschnitt 17): Wir helfen dir in jedem Fall, deine Rechte auszuüben.

Die Verantwortlichen sind verpflichtet, Tavoras Werkzeuge im Einklang mit dem Datenschutzrecht zu nutzen. Wenn du glaubst, dass eine Organisation sie missbraucht, melde es uns.

5Daten, die wir verarbeiten

5.1 Telegram-Daten

Wenn du mit dem Bot interagierst, übermittelt uns Telegram automatisch:

• Telegram User ID — deine eindeutige numerische Kennung
• Telegram-Benutzername — dein öffentlicher Benutzername (aktualisiert sich von selbst, wenn du ihn änderst)
• Sprachcode — damit wir dir die Oberfläche in deiner Sprache anbieten (in den Einstellungen änderbar)
• Datum und Uhrzeit der ersten und letzten Interaktion
• Telegram-Name (nie der Nachname) — wir erhalten ihn, wenn du mit dem Bot interagierst: privat, beim Schreiben in einer verbundenen Gruppe, beim Beitritt zu einer verbundenen Gruppe oder wenn du in einem beliebigen Chat die Karte einer Verabredung oder einer Liste antippst. Wir zeigen ihn nur, wenn du keinen Benutzernamen hast: um dich als Autor von Vorschlägen, Stimmen, Kommentaren und namentlichen Antworten zu nennen, in den Listen der Organisation (Mitglieder, Rollen, Staff, Beitrittsanfragen, Gesperrte, Abteilungen) und um anzuzeigen, wer in einem Chat eine Liste oder eine Verabredung antippt. Er wird zusammen mit deinen Kontodaten gelöscht

Dazu kommen die Einstellungen, die du selbst setzt: Zeitzone (für Erinnerungen), Benachrichtigungseinstellungen je Organisation. Wenn du den Bot auf Telegram blockierst, vermerken wir das, um dich nicht mehr zu kontaktieren; das Kennzeichen löscht sich von selbst, wenn du zurückkommst.

5.2 Organisationen und Zugehörigkeit

• Rolle in jeder Organisation (Mitglied, Admin, Gründer) und individuelle Berechtigungen
• Abteilungen und Aufgabenbereiche, zu denen du gehörst, und deren Verantwortliche
• Beitrittsanfragen, Einladungen und deren Genehmigungen
• Sperren auf Organisationsebene — mit User ID, Urheber der Sperre und Datum
• Anträge auf Eigentumsübertragung einer Organisation (die beiden beteiligten User IDs und der Status)
• Präsenz in den verbundenen Telegram-Gruppen — Gruppen-ID, Gruppenname und wer dort anwesend ist (nur ID und Benutzername), zur Prüfung der Zugehörigkeit
• Organisationssprache („🌐 Organisationssprache“): die Sprache der Nachrichten in den Gruppen und der privaten Nachrichten, die Mitglieder von der Organisation erhalten (eine Organisations-, keine persönliche Einstellung: deine Menüs bleiben in deiner Sprache)

5.3 Inhalte, die du erstellst

• Vorschläge und Tagesordnungspunkte: Titel, Text, Typ, Anhänge, Kommentare
• Stimmen: deine Stimme, verknüpft mit deiner User ID (wer sie sehen kann: Abschnitt 8)
• Aufgaben: Titel, Beschreibung, Checklisten, Zuweisungen, Notizen (öffentlich oder privat), Erinnerungen, Änderungsverlauf
• Schichten: Zeitfenster, Zuweisungen, Tauschanfragen
• Events und Kalender: Events, Anmeldungen/RSVP, Erinnerungen
• Fragebögen: deine Antworten (zur Anonymität: 5.7)
• Bibliothek: hochgeladene Materialien (Dokumente, Kapitel, Seiten) und wer sie hochgeladen hat
• Anlaufstelle: Vorschläge, Anfragen und Meldungen an die Verantwortlichen (zur Anonymität: 5.6)

Um deine Formatierung zu erhalten (fett, kursiv, Links, animierte Telegram-Premium-Emojis), speichern wir zusätzlich eine „Rich“-HTML-Version der Inhalte. Premium-Emojis werden als numerische Kennung gespeichert, nicht als Bild. Anhänge (Fotos, Videos, Dokumente) werden nicht auf unseren Servern gespeichert: Wir merken uns nur die von Telegram bereitgestellte Referenz (file_id) — die Dateien bleiben auf den Servern von Telegram. Einzige Ausnahme: Von PDFs und Textdateien, die mit eingeschalteter KI in die Bibliothek oder in die KI-Anweisungen hochgeladen werden, speichern wir zusätzlich den vollständigen Text (für die Suche in Teile zerlegt), damit die KI ihn für ihre Antworten nutzen kann (Abschnitt 6). Das gilt auch, wenn die KI erst später für ein bereits hochgeladenes Dokument eingeschaltet wird. Der Text bleibt erhalten, solange das Dokument existiert, auch wenn die KI später ausgeschaltet wird.

5.4 Mitgliederakte — Daten, die der Staff über dich einträgt

Der Staff deiner Organisation kann zu jedem Mitglied eine Akte führen. Sie kann enthalten:

• Interne Notizen des Staffs (weder für dich noch für andere Mitglieder sichtbar)
• Verwarnungen und Sanktionen, mit Urheber und Datum
• Anerkennungen, vergebene Labels und benutzerdefinierte Profilfelder: Freitext-Angaben, die der Staff einträgt (zum Beispiel Personalnummer, Team, eine interne Durchwahl). Der Staff entscheidet Feld für Feld, ob du sie sehen kannst; ein neues Feld sieht nur der Staff
• Verlauf: Ein-/Austritte, Gruppen, in denen du gesehen wurdest, Aktivitätsstatistiken (Vorschläge, Aufgaben, Events)
• Aktivitätsprotokoll der Staff-Aktionen an deinem Profil: wer wann was getan hat. Wird eine Notiz, eine Sanktion oder ein Feld gelöscht (einzeln oder mit „🧹 Akte leeren“, auch wenn sie über eine KI vergeben wurden), bleibt ihr Text nicht im Protokoll

Diese Inhalte werden von den Verantwortlichen der Organisation entschieden und geschrieben; sie stehen dafür als eigenständige Verantwortliche ein (Abschnitt 4). Der Staff kann die Akte mit „🧹 Akte leeren“ bereinigen, auch die von Personen, die nicht mehr Mitglied sind („👥 Mitglieder“ → „🧰 Tools“ → „👤 Ehemalige“): Bei ehemaligen Mitgliedern löscht die Bereinigung auch die benutzerdefinierten Felder und widerruft offene Einladungen, die Anerkennungen bleiben. Die Löschung deines Kontos entfernt die gesamte Akte (Abschnitt 13).

5.5 Persönlicher Bereich

Außerhalb der Organisationen hast du einen Bereich nur für dich: Kalender (auch der Ort eines Termins, wenn du einen Standort sendest), To-dos, Gewohnheiten mit ihrem Tagebuch, Fristen (mit dem Foto des Dokuments, wenn du eines hinzufügst: Es bleibt wie andere Anhänge bei Telegram), Notizen, Erinnerungen (auch wiederkehrend), persönliche Fragebögen, Verabredungen und Listen im Chat. Diese Daten sieht nur du: Sie tauchen in keiner Organisation auf, landen in keiner Bibliothek, und kein Verantwortlicher kann sie sehen. Ausgenommen ist nur, was du selbst teilst: Die Karte einer Verabredung oder einer Liste, die du in einen Chat schickst, sehen die Leute in diesem Chat, und eine Notiz oder ein Fragebogen, den du per Link teilst, öffnet sich für jeden, der den Link hat. Wer eine dieser Karten antippt, auch ohne Tavora zu nutzen, übermittelt uns seine User-ID und seinen Benutzernamen (oder seinen Namen, wenn er keinen Benutzernamen hat): Wir speichern sie, um sie auf die Karte zu schreiben und die Verabredung oder die Liste funktionieren zu lassen. Betrifft eine Gewohnheit sensible Daten (Rauchen, Alkohol, Drogen, Glücksspiel), speichern wir sie nur, weil du ausdrücklich darum bittest: Im Menü der Gewohnheiten zeigt dir der Bot vorher einen Hinweis und wartet auf dein Ja, und den persönlichen Assistenten bittest du selbst mit eigenen Worten darum; du kannst sie jederzeit löschen. Dein persönlicher KI-Assistent greift nur darauf zu, wenn du ihn darum bittest (Abschnitt 6.4).

5.6 Anlaufstelle und Anonymität — ehrlich gesagt

Über die Anlaufstelle kann ein Mitglied den Verantwortlichen eine Meldung anonym senden. Das bedeutet genau Folgendes:

• Für die Verantwortlichen ist sie wirklich anonym: Sie sehen keinen Namen, Benutzernamen oder ID — auch nicht über die Suche. Im CSV-Export ist die Absenderspalte leer
• Für das System nicht: Die Datenbank erfasst trotzdem, wer die Meldung gesendet hat. Das verhindert Missbrauch und lässt dich deinen Vorgang verfolgen
• Der Bot sagt dir das deutlich im Moment des Sendens, bevor du wählst

Die Identität des Absenders einer anonymen Meldung wird den Verantwortlichen in keiner Ansicht des Bots offengelegt. Sie könnte nur offengelegt werden, wenn uns eine rechtliche Pflicht dazu zwingt (Abschnitt 7).

5.7 Fragebögen und Anonymität

Wer einen Fragebogen erstellt, wählt, ob er namentlich oder anonym ist; nach der Veröffentlichung lässt sich das nicht mehr ändern. Bei einem anonymen Fragebogen:

• Während du ausfüllst, hält das System eine vorübergehende Verknüpfung zwischen dir und dem Entwurf (damit du das Ausfüllen fortsetzen kannst); beim Absenden wird diese Verknüpfung gelöscht: Die abgesendeten Antworten sind in der Datenbank nicht mehr auf dich zurückführbar
• Gespeichert bleibt, dass du geantwortet hast (gegen doppelte Antworten), aber nicht, was du geantwortet hast
• Deshalb erlaubt ein anonymer Fragebogen kein Bearbeiten der Antworten nach dem Absenden

5.8 Spenden (Telegram Stars)

Wenn du das Projekt mit einer Spende in Telegram Stars unterstützt, erfassen wir: User ID und Benutzername, den Betrag, die Transaktions-ID (charge_id, nützlich für Rückerstattungen), Datum und Uhrzeit sowie deinen Telegram-Vornamen, der hier ausschließlich verwendet wird, um dir öffentlich zu danken, wenn du zustimmst, oder für das Spenderabzeichen. Zahlungsdaten (Karten, Konten) erhalten und speichern wir nicht: Die Transaktion läuft vollständig innerhalb von Telegram.

5.9 Technische Daten

• Audit-Trail: Bei Aufgaben und Verwaltungsaktionen erfassen wir, wer wann was getan hat
• Temporäre Assistenten-Sitzungen (Erstellung von Vorschlägen/Aufgaben…): automatisch gelöscht nach 48 Stunden Inaktivität
• Anhänge von Bug-Reports/Feedback aus dem Bot: als Telegram-Referenz gespeichert und nach etwa 30 Tagen gelöscht
• Überprüfung exportierter PDFs: Jedes exportierte PDF trägt einen Prüfcode, und bei der Erstellung speichern wir den Fingerabdruck (SHA-256) der gesamten Datei, ohne zusätzliche personenbezogene Daten. Wer das PDF erhält, kann es dem Bot im privaten Chat schicken und erfährt, ob es echt ist oder verändert wurde
• Technische Logs: Die Logs des Bots enthalten weder Tokens noch sensible Inhalte
• Interne Produktstatistiken (Beta-Phase): aggregierte Aktivierungsereignisse (z. B. die Erstellung deiner ersten Organisation) und Nutzungszähler einiger Ansichten, verknüpft mit User ID und Zeitstempel. Sie bleiben intern, speisen weder Profiling noch Werbung und werden am Ende der Beta entfernt oder anonymisiert. Du kannst die vorzeitige Löschung verlangen

5.10 Daten, die wir NICHT erheben

Der Bot fragt nicht ab und erhebt nicht von sich aus:

• Nachname, E-Mail, Telefonnummer: Wir fragen nicht danach und lesen sie auch nicht aus Telegram aus. Schreibst du sie selbst in einen Inhalt oder trägt der Staff sie in ein Feld deines Profils ein (5.4), speichern wir sie wie alle anderen Inhalte
• Profilbilder oder biografische Daten
• Standort- oder GPS-Daten: Wir ermitteln sie nie. Sendest du selbst einen Standort als Ort eines Termins im Kalender, speichern wir seine Koordinaten zusammen mit dem Termin
• Private Nachrichten außerhalb der Konversation mit dem Bot
• Daten aus anderen Apps oder Diensten, Browserverlauf, Cookies, Gerätedaten
• Zahlungsdaten (Karten, Konten, IBAN)

6KI-Assistenten

Tavora umfasst mehrere KI-Assistenten. Für alle gelten dieselben Grundregeln: Die Antworten erzeugt das Modell Claude von Anthropic (Abschnitt 10), die an den Anbieter gesendeten Daten werden nicht zum Training seiner Modelle verwendet, jeder Assistent sieht nur die Organisation (oder den persönlichen Bereich), in der er arbeitet, und sie handeln nur, wenn jemand sie darum bittet. Die einzige Ausnahme sind die periodischen Anweisungen der KI-Mitgliederverwaltung, die an den vom Staff gewählten Tagen und zur gewählten Uhrzeit von selbst laufen (6.2).

6.1 Tavora AI (für die Mitglieder)

Sie beantwortet Fragen auf Basis der vom Staff mit „KI = Ja“ markierten Bibliotheksmaterialien und des Basiswissens von Tavora. Wir speichern:

• Gesprächsgedächtnis im privaten Chat: Jeder Wechsel löscht sich 30 Tage nach dem Schreiben von selbst, auch wenn du den Assistenten weiter nutzt, oder früher, wenn du ihn löschst; in Gruppen (/ask) ist das Gedächtnis getrennt, pro Nutzer, und jeder Wechsel verfällt nach 7 Tagen
• Automatische Zusammenfassung älterer Gesprächsrunden, wenn das Gespräch lang wird (die 10 jüngsten Runden bleiben unangetastet)
• Synthetisches Profil deines Interaktionsstils (max. 300 Zeichen), einmal pro Woche aktualisiert, wenn du den Assistenten in der letzten Woche häufig genutzt hast, nur zur Kalibrierung des Tons
• Nutzungszähler zur Durchsetzung der Limits (sie enthalten keinen Fragetext)
• Antwort-Cache für öffentliche Fragen an die globale Tavora AI, um ähnliche Fragen sofort zu beantworten

An den KI-Anbieter gesendet werden die Frage, die vorherigen Gesprächsrunden, die relevanten Bibliotheksauszüge und die KI-Anweisungen des Staffs. Deine User ID und dein Benutzername werden nicht gesendet: Für den Anbieter sind die Nutzer der Tavora AI nicht identifizierbar.

6.2 KI-Mitgliederverwaltung (für den Staff)

Ein Assistent, der Gründer und Admins vorbehalten ist. Wenn der Staff ihn nutzt, werden die für die Anfrage nötigen Mitgliederdaten verarbeitet — und teilweise an den KI-Anbieter gesendet: Benutzernamen, Rollen, Labels, benutzerdefinierte Felder, Aktivitätsstatistiken, Sanktionen, beschränkt auf diese eine Organisation. Das Gesprächsgedächtnis des Staffs hält höchstens 32 Wechsel / 14 Tage, isoliert je Organisation und Admin. Bei einer klaren Anfrage zu einer einzelnen Person handelt er sofort; bei mehreren Personen sowie für private Nachrichten und Ankündigungen verlangt er vorher eine schriftliche Bestätigung. Höchstens 20 Empfänger pro Aktion, und jede Aktion landet im Verwaltungsverlauf. Vom Staff gespeicherte periodische Anweisungen wenden von selbst nur Labels, Rollen, von der Regel vorgesehene private Nachrichten, Entsperrungen, Gruppeneinladungen und interne Notizen an: Ausschlüsse, Sperren, Verwarnungen, Anerkennungen und Profilfelder bleiben Vorschläge, die der Staff bestätigt.

6.3 Aufgaben-KI, Schichten-KI und Fragebogen-KI (für die Verantwortlichen)

Dieselben Prinzipien wie 6.2, angewendet auf Aufgaben, Schichten und Fragebögen: Sie lesen Boards, Auslastung, Schichtpläne und Fragebögen nur des Bereichs, für den die Person Berechtigungen hat. Die Aufgaben-KI verlangt eine schriftliche Bestätigung für Aktionen an mehreren Aufgaben oder mehreren Personen und für jede Löschung. Bevor sie einen Fragebogen (oder eine Frage, die schon Antworten hat) veröffentlichen, schließen, wieder öffnen oder löschen, eine Schicht mit eingetragenen Personen löschen oder eine Person aus einer Schicht entfernen, bitten die Fragebogen-KI und die Schichten-KI im Gespräch um Bestätigung: Die Aktion läuft erst nach dem „Ja“ der Person in einer späteren Nachricht, geprüft vom Bot und nicht von der KI. Der KI-Anbieter erhält die für die Anfrage relevanten Aufgaben-, Schicht- und Fragebogendaten (Titel, Zuständige, Fristen, Fragen, zu bewertende Antworten), nie die gesamte Datenbank.

6.4 Persönlicher Assistent (persönlicher Bereich)

Er arbeitet nur mit deinen persönlichen Daten: To-dos, Gewohnheiten, Kalender, Notizen, Erinnerungen, Fristen, Verabredungen, Listen im Chat und persönliche Fragebögen. Er hat ein von allem anderen getrenntes Gedächtnis und spricht nicht mit den KIs der Organisationen.

6.5 Automatische Moderation der KI-Anweisungen

Wenn der Staff eine KI-Anweisung speichert (eine Verhaltensregel für den Assistenten), wird ihr Text zur automatischen Sicherheitsprüfung an den Anbieter gesendet. Verstößt sie gegen die Nutzungsregeln (Beleidigungen, Prompt-Injection, illegale Aktivitäten), wird sie als „ignoriert“ markiert und die KI wendet sie nicht an. Gesendet wird nur der Text der Anweisung, keine weiteren Daten.

Die Embeddings (die numerische Darstellung der Texte für die Suche in der Bibliothek und im Cache) werden lokal auf unserem Server mit einem Open-Source-Modell berechnet: Bei diesem Vorgang verlässt kein Datum unsere Infrastruktur.

7Rechtsgrundlagen und Zwecke

Wir verarbeiten Daten nicht, „weil du den Bot nutzt und damit einverstanden bist“: Jede Verarbeitung hat eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO.

• Erbringung des von dir gewünschten Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b) — der gesamte Betrieb von Tavora: Organisationen, Vorschläge, Abstimmungen, Aufgaben, Schichten, Events, Fragebögen, Bibliothek, Anlaufstelle, persönlicher Bereich, KI-Assistenten, Benachrichtigungen und Erinnerungen
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) — Sicherheit und Missbrauchsprävention (Limits, Sperren, Audit-Trail), Backups und Dienstkontinuität, aggregierte interne Statistiken zur Produktverbesserung, Wahrung unserer Rechte. Diesen Verarbeitungen kannst du widersprechen (Abschnitt 13)
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) — der öffentliche Dank an Spender und das Support-Formular der Website; ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a), um eine Gewohnheit im persönlichen Bereich zu speichern, die sensible Daten betrifft (Rauchen, Alkohol, Drogen, Glücksspiel). Jederzeit widerrufbar: Bei einer Gewohnheit genügt es, sie zu löschen
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) — die etwaige Beantwortung berechtigter Behördenanfragen

Keine vollautomatisierte Entscheidung entfaltet dir gegenüber rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkung (Art. 22 DSGVO): Die KI-Assistenten schlagen vor, Menschen entscheiden. Ausschlüsse und Sperren werden nie automatisch von einer KI vollzogen.

Deine Daten werden nicht für kommerzielles oder werbliches Profiling genutzt, nicht verkauft und speisen keinerlei Marketing.

8Wer deine Daten sieht

Die anderen Mitglieder deiner Organisation sehen

• Deinen Benutzernamen (oder, wenn du keinen hast, deinen Telegram-Namen) als Autor von Vorschlägen und in den in Gruppen veröffentlichten Kommentaren
• Deine Zuweisungen bei Aufgaben und Schichten sowie öffentliche Notizen
• Deine Event-Anmeldungen, wo die Teilnehmerliste sichtbar ist
• Wer Gründer und Admins der Organisation sind (für jedes Mitglied sichtbar)
• Die Mitgliederliste (nur Name oder Benutzername, nie die Telegram-ID), wenn der Gründer sie für alle sichtbar macht; sonst sehen sie nur der Staff und wer Berechtigungen für Mitglieder hat

Nur die Verantwortlichen sehen

• Die einzelnen Stimmen (z. B. über /votes), wo die Organisation es vorsieht
• Die Mitgliederakte (interne Notizen, Verwarnungen, Anerkennungen, Labels, Verlauf — Abschnitt 5.4)
• Die Vorgänge der Anlaufstelle — mit sichtbarem Absender nur bei nicht anonymen Meldungen (5.6)
• Die Antwortenden namentlicher Fragebögen (nie die Verknüpfung Antwort↔Person bei anonymen, 5.7)

Niemand sieht

• Deine privaten Unterhaltungen mit dem Bot und den KI-Assistenten
• Deinen persönlichen Bereich (Kalender, To-dos, Gewohnheiten, Fristen, Notizen, Erinnerungen), außer dem, was du selbst teilst (5.5)
• Vorschläge, die du aus deiner Ansicht ausgeblendet hast

Darüber hinaus ist der technische Zugriff auf die Datenbank auf den Entwickler beschränkt (Abschnitt 12). Außer an die in Abschnitt 10 genannten Anbieter werden keine Daten an Dritte weitergegeben.

9Speicherdauer

Grundregel: Wir speichern Daten, solange du Tavora nutzt und solange die Organisation existiert, zu der sie gehören. Im Einzelnen:

• Löschung einer Organisation: Die Mitglieder verlassen sie sofort; 10 Tage lang kann der Gründer sie über „Meine Organisationen“ wiederherstellen (Inhalte und Einstellungen kommen zurück, die Mitglieder treten mit einem neuen Einladungslink wieder bei), danach werden die Daten (Vorschläge, Stimmen, Aufgaben…) endgültig und automatisch gelöscht
• Löschung des persönlichen Bereichs („🗑 Bereich löschen“): 10 Tage lang kannst du ihn wiederherstellen, sofern du in der Zwischenzeit keinen neuen anlegst; danach wird er endgültig gelöscht
• Assistenten-Sitzungen: 48 Stunden Inaktivität
• Anhänge von Bug-Reports und Feedback: ~30 Tage
• KI-Gedächtnisse: Tavora AI: jeder Wechsel 30 Tage nach dem Schreiben (7 in Gruppen), Verwaltungs-KIs 14 Tage — zusätzlich zu den manuellen Resets (Abschnitt 13)
• Synthetisches KI-Profil: bei jeder wöchentlichen Aktualisierung ersetzt; gelöscht mit dem Gedächtnis-Reset, mit dem Konto oder von selbst, wenn kein privater Wechsel mehr im Gedächtnis ist
• KI-Antwort-Cache: verfällt von selbst, wenn sich die zugrunde liegenden Materialien ändern
• Ausstehende Vorschläge: nach 7 Tagen automatisch abgeschlossen
• Sperren: Die Sperre einer Organisation speichert nur die User ID (mit Urheber und Datum), solange sie aktiv ist; eine globale Tavora-Sperre speichert auch den Benutzernamen, solange sie gilt. Nach einem Löschantrag bleibt nur die ID, solange die Sperre aktiv ist
• Blockieren des Bots: Die Daten bleiben, aber wir kontaktieren dich nicht mehr; du kannst die Löschung verlangen
• Beta-Statistiken: am Ende der Beta entfernt oder anonymisiert
• Backups: verschlüsselte Kopien, jede Nacht erstellt und auf unserem Server höchstens 14 Tage aufbewahrt, danach durch die Rotation gelöscht; die verschlüsselte Kopie der letzten 5 Nächte liegt zusätzlich auf Google Drive (Abschnitt 10). Gelöschte Daten können also bis zu 14 Tage in einem Backup fortbestehen

10Externe Anbieter

Tavora stützt sich auf wenige Anbieter, jeden für eine präzise Aufgabe. Es gibt keine Drittanbieter-Analytics, Pixel, Werbe-SDKs oder Datenhändler.

Für den Bot

• Telegram — die Plattform, auf der der Bot lebt: Nachrichten, Dateien und Interaktionen laufen über seine Server gemäß seiner eigenen Datenschutzrichtlinie. Telegram ist eigenständiger Verantwortlicher seiner eigenen Verarbeitung
• Anthropic (USA) — der Anbieter des Claude-Modells hinter den KI-Assistenten. Er erhält nur die in Abschnitt 6 beschriebenen Daten, nutzt sie nicht zum Training (er bewahrt sie für begrenzte Zeit zu Sicherheitszwecken auf und löscht sie dann) und verarbeitet sie gemäß seiner Datenschutzrichtlinie und seinem Data Processing Addendum
• Hosting — der Bot und die PostgreSQL-Datenbank laufen auf einem virtuellen privaten Server in der Europäischen Union, von uns verwaltet. Die Daten des Bots liegen nur auf diesem Server; einzige Ausnahme sind die verschlüsselten Backup-Kopien auf Google Drive (nächster Punkt)
• Google Drive (Google) — speichert eine Kopie der verschlüsselten Backups der letzten 5 Nächte. Jedes Backup wird direkt nach seiner Erstellung auf unserem Server mit einem öffentlichen Schlüssel verschlüsselt (OpenPGP, AES-256), und die unverschlüsselte Fassung wird gelöscht: Auf Google Drive kommen nur verschlüsselte Dateien an, die Google nicht lesen kann, weil es den Schlüssel nicht hat. Den privaten Schlüssel, der für die Wiederherstellung nötig ist, bewahrt Tavora außerhalb des Servers und außerhalb von Google auf. Ältere Kopien werden automatisch und endgültig von Drive gelöscht (sie landen nicht im Papierkorb)

Für die Website

• Vercel — Hosting von tavora.net und des Support-Formulars
• Resend — Zustellung der E-Mails des Support-Formulars
• Cloudflare Turnstile — Anti-Bot-Prüfung des Formulars, ohne persistente Cookies und ohne Cross-Site-Tracking

11Übermittlungen außerhalb der EU

Die Datenbank des Bots liegt in der Europäischen Union. Einige Anbieter arbeiten jedoch von den USA aus:

• Anthropic — für die Anfragen an die KI-Assistenten (Abschnitt 6)
• Vercel, Resend und Cloudflare — für die Website und das Support-Formular (Abschnitt 15)
• Google — für die verschlüsselten Backup-Kopien auf Google Drive, die auch außerhalb der EU gespeichert werden können (Abschnitt 10)

Diese Übermittlungen stützen sich auf die Garantien von Kapitel V DSGVO: Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework und/oder Standardvertragsklauseln (SCC), je nach Anbieter. Telegram verarbeitet Daten nach seiner eigenen Richtlinie, als eigenständiger Verantwortlicher.

12Sicherheit

Wichtigste Maßnahmen im Einsatz:

• Verschlüsselung während der Übertragung — die Kommunikation mit Telegram und zwischen Bot und Datenbank läuft über verschlüsselte Kanäle
• Verschlüsselte Backups — mit AES-256 und einem öffentlichen Schlüssel (OpenPGP): Der Server kann die Backups verschlüsseln, aber nicht öffnen; der Schlüssel für die Wiederherstellung liegt weder auf dem Server noch bei Google
• Überprüfbare PDFs — jedes exportierte PDF hat einen Prüfcode: Schickt man es dem Bot im privaten Chat, erfährt man, ob es echt ist oder verändert wurde (ein einziges geändertes Byte genügt)
• Beschränkter Zugriff — nur der Entwickler hat direkten Zugriff auf die Datenbank
• Parametrisierte Abfragen — Schutz vor SQL-Injection
• Eingabevalidierung und Längenlimits bei allem, was du eingibst
• Anti-Missbrauchs-Rate-Limits bei Erstellungen und Interaktionen
• Sparsames Logging — keine Tokens und keine sensiblen Inhalte in den Logs

Kein System ist zu 100 % sicher. Sollte eine Verletzung mit Risiko für deine Rechte eintreten, melden wir sie der Behörde und — in den Fällen des Art. 34 DSGVO — auch dir.

13Deine Rechte

Die DSGVO garantiert dir diese Rechte (Art. 15–21), alle kostenlos:

• Auskunft — erfahren, welche Daten wir über dich haben, und eine Kopie erhalten
• Berichtigung — unrichtige Daten korrigieren (dein Benutzername aktualisiert sich von selbst über Telegram)
• Löschung — die vollständige Löschung deines Kontos: Du beantragst sie per E-Mail, und wir führen sie durch (Details unten)
• Einschränkung — uns bitten, eine Verarbeitung „einzufrieren“, während wir einen Einwand von dir prüfen
• Datenübertragbarkeit — deine Daten in einem strukturierten, gängigen Format erhalten; aus dem Bot kannst du selbst das PDF der To-dos deines persönlichen Bereichs und das ZIP deiner Vorschläge herunterladen; für eine vollständige Kopie all deiner Daten schreib uns
• Widerspruch — gegen Verarbeitungen auf Basis des berechtigten Interesses (Abschnitt 7)
• Widerruf der Einwilligung — jederzeit, ohne das bereits Geschehene zu berühren

Beschwerde bei der Behörde: Du hast immer das Recht, dich an die italienische Datenschutzbehörde (Garante) (Art. 77 DSGVO) oder an die Aufsichtsbehörde deines Landes zu wenden, ohne uns vorher informieren zu müssen.

Was du selbst, sofort, im Bot tun kannst

• KI-Gedächtnis-Reset — der Button „🧹 Gedächtnis zurücksetzen“ löscht sofort Gesprächsrunden, synthetisches Profil und Zusammenfassungen (der Vorgang ist unumkehrbar und verlangt Bestätigung)
• Eine Organisation jederzeit verlassen
• Termine, Notizen, To-dos, Erinnerungen, Fristen und Gewohnheiten deines persönlichen Bereichs löschen
• Deinen ganzen persönlichen Bereich löschen mit „🗑 Bereich löschen“: 10 Tage lang kannst du ihn noch wiederherstellen, danach wird er endgültig gelöscht (Abschnitt 9)
• Vorschläge aus deiner Ansicht ausblenden
• Den Bot blockieren, um jede Kommunikation zu beenden

Was die Kontolöschung bedeutet

• Gelöscht: Konto, Mitgliedschaften, Rollen, Mitgliederakten über dich (einschließlich Profilfeldern und Anerkennungen), Beitritts- und Übertragungsanfragen, Antworten auf Events, Plätze in Schichten, der Vermerk, dass du Fragebögen beantwortet hast, KI-Gedächtnisse und periodische Anweisungen, Beta-Statistiken; der persönliche Bereich wird sofort gelöscht. Dein Name wird auch aus den Verabredungen und Listen anderer Personen entfernt, einschließlich der Titel, die diese Verabredungen in deren Kalender eingetragen haben
• Bleiben bestehen: aktive Sperren, nur mit der User ID, um einen Wiedereintritt zu verhindern
• Gelöscht: die von dir gegründeten Organisationen, mit dem 10-Tage-Fenster aus Abschnitt 9: In dieser Zeit kann Tavora sie nur wiederherstellen, indem es sie einem neuen Eigentümer übergibt
• Anonymisiert: Vorschläge, Stimmen, Kommentare, Aufgaben und Notizen, die du in fremden Organisationen erstellt hast — der Inhalt bleibt (er ist kollektives Gut der Organisation), aber ohne Verbindung zu dir. Aggregierte Stimmenzählungen bleiben unverändert, die Identität des Abstimmenden wird entfernt. Auch Fragebogenantworten und Anliegen an die Anlaufstelle bleiben ohne ID und Namen: Als Absender erscheint „Gelöschter Benutzer“

Um die Rechte auszuüben, die unser Zutun erfordern, schreib an tavorasystems@gmail.com und gib deine Telegram User ID an. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Monats (Art. 12 DSGVO).

14Minderjährige

Tavora richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren, und wir erheben wissentlich keine Daten von ihnen. Wenn ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter glaubt, dass eine minderjährige Person uns personenbezogene Daten übermittelt hat, kann er uns zwecks Entfernung schreiben (Abschnitt 17).

15Website und Support-Formular

Die Website tavora.net

Die Website verwendet keine Cookies, hat keinen Banner, weil keiner nötig ist, und bindet keine Tracker, Drittanbieter-Analytics oder Pixel ein. Das Hosting (Vercel) erzeugt technische Auslieferungs-Logs, die nach dessen eigener Datenschutzrichtlinie verarbeitet werden.

Das Support-Formular

Wenn du über das Formular (/support/) eine Meldung sendest, erfassen wir, was du schreibst: Typ, Titel (max. 120 Zeichen), Beschreibung (max. 4000), deine E-Mail (um dir zu antworten), optionale Anhänge (max. 3 Dateien; erlaubte Typen: Bilder, Videos, PDF, TXT), die Seitensprache und einen Hash der IP (SHA-256 mit Salt), der nur fürs Rate-Limiting dient — nie die IP im Klartext.

Rechtsgrundlage: deine ausdrückliche Einwilligung (Pflicht-Checkbox) und die Erfüllung deiner Anfrage (dir zu antworten). Die E-Mails laufen über Resend und landen in unserem Postfach; die Anti-Bot-Prüfung übernimmt Cloudflare Turnstile, ohne persistente Cookies.

• Aufbewahrung der E-Mails: die zur Bearbeitung der Meldung nötige Zeit, höchstens 24 Monate
• Diagnose-Logs des Formulars: 7 Tage, ohne personenbezogene Daten im Klartext
• Widerruf: Du kannst die Einwilligung jederzeit per E-Mail widerrufen; der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit des bereits Geschehenen

16Änderungen dieser Information

Wenn sich Tavora ändert, ändert sich diese Seite mit. Über wesentliche Änderungen informieren wir dich mit einer Mitteilung im Bot; das Datum der letzten Aktualisierung steht immer oben auf der Seite. Frühere Versionen sind auf Anfrage verfügbar.

17Kontakt

Für Fragen zu dieser Information oder zur Ausübung deiner Rechte:

• tavorasystems@gmail.com

Gib in deiner Anfrage deine Telegram User ID an: Sie ist unsere einzige Möglichkeit, deine Daten sicher zuzuordnen (wir fragen nie nach Namen oder Ausweisen, außer bei begründeten Zweifeln an der Identität der anfragenden Person nach Art. 12 Abs. 6 DSGVO).