Comment nous traitons les données qui te concernent.

1En bref

L'essentiel, avant les détails :

• Dans le bot, nous t'identifions par ton ID numérique Telegram et ton username ; si tu n'as pas d'username, par le nom que tu as défini sur Telegram. Nous ne demandons ni ne lisons sur Telegram ton nom de famille, ton téléphone, ton email ou ta photo de profil
• Tes contenus restent dans ton organisation : pas de vente de données, pas de publicité, pas de profilage commercial
• Les assistants IA ne voient que l'organisation dans laquelle ils travaillent, et le fournisseur du modèle n'entraîne pas ses systèmes avec tes données
• Quand quelque chose est « anonyme », nous te disons exactement ce que ça signifie — avant l'envoi, pas après (voir 5.6 et 5.7)
• Base de données sur des serveurs de l'Union européenne, sauvegardes chiffrées, exports PDF vérifiables
• Beaucoup de suppressions, tu les fais toi-même depuis le bot ; pour tout le reste, un email suffit (section 13)

2À quoi s'applique cette information

Cette information couvre deux choses :

• Le bot Tavora sur Telegram — la plateforme avec laquelle tu crées une organisation, tu y relies tes groupes et tu utilises propositions, votes, tâches, plannings, événements, questionnaires, la Bibliothèque, le Guichet, ton espace personnel et les assistants IA
• Le site tavora.net — la landing, les guides et le formulaire de support (section 15)

Tavora fonctionne dans Telegram, mais n'est pas Telegram : c'est un projet indépendant, non affilié à Telegram. Ce que tu envoies via Telegram est aussi traité par Telegram selon sa propre politique de confidentialité.

Lire cette page ne t'engage à rien : c'est une information, pas un contrat. Les bases juridiques du traitement sont listées à la section 7.

3Responsable du traitement

Tavora est un projet indépendant en phase bêta, développé et géré par son développeur, qui agit comme responsable du traitement au sens de l'art. 4(7) RGPD. Il n'existe pas encore de société : pour toute question sur tes données, le point de contact est cette adresse :

• tavorasystems@gmail.com

Aucun délégué à la protection des données (DPO) n'a été nommé : vu la nature et l'échelle de ce traitement, l'art. 37 RGPD ne l'exige pas. Nous répondons aux demandes dans les délais de l'art. 12 RGPD (en règle générale, sous un mois).

4Tavora et les organisations : qui répond de quoi

Tavora est une plateforme : les organisations qui tournent dessus sont créées et gérées par d'autres personnes. Pour comprendre qui répond de quoi, la distinction est la suivante :

• Tavora est responsable du traitement nécessaire au fonctionnement de la plateforme : comptes, infrastructure, sécurité, sauvegardes, limites anti-abus, fonctionnement technique des assistants IA
• Les responsables de chaque organisation (fondateur, admins, staff) décident comment utiliser les outils envers leurs propres membres : qui admettre, quels rôles et permissions donner, quoi écrire dans le dossier d'un membre (notes, avertissements, reconnaissances, étiquettes), quelles règles donner aux IA. Pour ces choix, ils agissent comme responsables de traitement autonomes de leur organisation, et Tavora traite les données pour leur compte en tant que fournisseur de la plateforme

Ce que cela signifie pour toi, membre : pour les contenus que le staff de ton organisation écrit sur toi, le premier interlocuteur, ce sont les responsables de l'organisation. Tu peux toujours nous écrire aussi (section 17) : nous t'aidons à exercer tes droits dans tous les cas.

Les responsables sont tenus d'utiliser les outils de Tavora dans le respect du droit de la protection des données. Si tu penses qu'une organisation en abuse, signale-le-nous.

5Données que nous traitons

5.1 Données Telegram

Quand tu interagis avec le bot, Telegram nous fournit automatiquement :

• User ID Telegram — ton identifiant numérique unique
• Username Telegram — ton nom d'utilisateur public (il se met à jour tout seul si tu le changes)
• Code langue — utilisé pour te proposer l'interface dans ta langue (modifiable dans les réglages)
• Date et heure de la première et de la dernière interaction
• Nom Telegram (jamais le nom de famille) — nous le recevons quand tu interagis avec le bot : en privé, en écrivant dans un groupe connecté, en rejoignant un groupe connecté ou en touchant, dans n'importe quelle discussion, la carte d'un rendez-vous ou d'une liste. Nous ne l'affichons que si tu n'as pas d'username : pour t'indiquer comme auteur de propositions, de votes, de commentaires et de réponses nominatives, dans les listes de l'organisation (membres, rôles, staff, demandes d'accès, bannis, départements) et pour montrer qui touche une liste ou un rendez-vous dans une discussion. Il est supprimé avec les données de ton compte

S'y ajoutent les préférences que tu définis toi-même : fuseau horaire (pour les rappels), réglages de notification par organisation. Si tu bloques le bot sur Telegram, nous enregistrons l'événement pour arrêter de te contacter ; le marqueur s'efface tout seul si tu reviens.

5.2 Organisations et appartenance

• Rôle dans chaque organisation (membre, admin, fondateur) et permissions personnalisées
• Départements et fonctions auxquels tu appartiens, et leurs gestionnaires
• Demandes d'adhésion, invitations et leurs validations
• Bannissements au niveau de l'organisation — avec User ID, auteur du bannissement et date
• Demandes de transfert de la propriété d'une organisation (les deux User ID concernés et le statut)
• Présence dans les groupes Telegram reliés — ID du groupe, nom du groupe et qui y est présent (ID et username seulement), pour vérifier l'appartenance
• Langue de l'organisation (« 🌐 Langue de l'organisation ») : la langue des messages dans les groupes et des messages privés que les membres reçoivent de l'organisation (un réglage de l'organisation, pas personnel : tes menus restent dans ta langue)

5.3 Contenus que tu crées

• Propositions et points de l'ordre du jour : titre, texte, type, pièces jointes, commentaires
• Votes : ton vote associé à ton User ID (qui peut le voir : section 8)
• Tâches : titre, description, checklists, attributions, notes (publiques ou privées), rappels, historique des modifications
• Planning : créneaux, attributions, demandes d'échange
• Événements et calendrier : événements, inscriptions/RSVP, rappels
• Questionnaires : tes réponses (pour l'anonymat : 5.7)
• Bibliothèque : les documents déposés (documents, chapitres, pages) et qui les a déposés
• Guichet : propositions, demandes et signalements envoyés aux responsables (pour l'anonymat : 5.6)

Pour préserver la mise en forme que tu saisis (gras, italique, liens, emojis animés Telegram Premium), nous conservons aussi une version « rich » en HTML des contenus. Les emojis Premium sont enregistrés comme identifiant numérique, pas comme image. Les pièces jointes (photos, vidéos, documents) ne sont pas stockées sur nos serveurs : nous ne mémorisons que la référence (file_id) fournie par Telegram — les fichiers restent sur les serveurs de Telegram. Seule exception : pour les PDF et les fichiers texte chargés dans la Bibliothèque ou dans les Instructions IA avec l'IA activée, nous conservons aussi le texte complet (découpé en parties pour la recherche), afin que l'IA puisse s'en servir pour répondre (section 6). Il en va de même si l'IA est activée plus tard sur un document déjà chargé. Le texte reste tant que le document existe, même si l'IA est désactivée ensuite.

5.4 Dossier du membre — données saisies par le staff à ton sujet

Le staff de ton organisation peut tenir un dossier sur chaque membre. Il peut contenir :

• Notes internes du staff (invisibles pour toi et pour les autres membres)
• Avertissements et sanctions, avec auteur et date
• Reconnaissances, étiquettes attribuées et champs personnalisés du profil : des informations en texte libre écrites par le staff (par exemple matricule, équipe, un téléphone interne). Le staff décide champ par champ si tu peux les voir ; un nouveau champ n'est visible que par le staff
• Historique : entrées/sorties, groupes où tu as été vu, statistiques d'activité (propositions, tâches, événements)
• Journal d'activité du staff sur ton profil : qui a fait quoi et quand. Quand une note, une sanction ou un champ est supprimé (un par un ou avec « 🧹 Vider le dossier », même s'il a été donné via une IA), son texte ne reste pas dans le journal

Ces contenus sont décidés et rédigés par les responsables de l'organisation, qui en répondent comme responsables autonomes (section 4). Le staff peut nettoyer le dossier avec « 🧹 Vider le dossier », y compris celui de quelqu'un qui n'est plus membre (« 👥 Membres » → « 🧰 Outils » → « 👤 Anciens membres ») : pour un ancien membre, le nettoyage supprime aussi les champs personnalisés et révoque les invitations en attente, tandis que les reconnaissances restent. La suppression de ton compte efface tout le dossier (section 13).

5.5 Espace personnel

En dehors des organisations, tu as un espace rien qu'à toi : agenda (y compris le lieu d'un rendez-vous, si tu envoies une position), choses à faire, habitudes avec leur journal, échéances (avec la photo du document, si tu l'ajoutes : elle reste sur Telegram comme les autres pièces jointes), notes, rappels (y compris récurrents), questionnaires personnels, rendez-vous et listes dans le chat. Ces données ne sont visibles que par toi : elles n'apparaissent dans aucune organisation, ne rejoignent aucune Bibliothèque et aucun responsable ne peut les voir. Seule exception, ce que tu partages toi-même : la carte d'un rendez-vous ou d'une liste envoyée dans une discussion est visible par les personnes de cette discussion, et une note ou un questionnaire partagé par lien s'ouvre pour qui a le lien. Toute personne qui touche une de ces cartes, même sans utiliser Tavora, nous transmet son User ID et son username (ou son nom, si elle n'a pas d'username) : nous les enregistrons pour les écrire sur la carte et faire fonctionner le rendez-vous ou la liste. Si une habitude touche à des données sensibles (tabac, alcool, drogues, jeux d'argent), nous ne l'enregistrons que parce que tu le demandes expressément : dans le panneau des habitudes, le bot t'affiche d'abord un avertissement et attend ton oui, et à l'assistant personnel tu le demandes toi-même avec tes mots ; tu la supprimes quand tu veux. L'assistant IA personnel n'y accède que lorsque tu le lui demandes (section 6.4).

5.6 Guichet et anonymat — dit honnêtement

Depuis le Guichet, un membre peut envoyer aux responsables un signalement de façon anonyme. Voici exactement ce que cela signifie :

• Pour les responsables, il est vraiment anonyme : ils ne voient ni nom, ni username, ni ID — même en cherchant. Dans l'export CSV, la colonne de l'expéditeur est vide
• Pour le système, non : la base de données enregistre quand même qui a envoyé le signalement. Cela sert à prévenir les abus et à te permettre de suivre ton dossier
• Le bot te le dit clairement au moment de l'envoi, avant que tu choisisses

L'identité de l'expéditeur d'un signalement anonyme n'est révélée aux responsables dans aucun écran du bot. Elle ne pourrait être révélée que si une obligation légale nous y contraignait (section 7).

5.7 Questionnaires et anonymat

Celui qui crée un questionnaire choisit s'il est nominatif ou anonyme, et ce choix n'est plus modifiable après la publication. Dans un questionnaire anonyme :

• Pendant que tu le remplis, le système garde un lien temporaire entre toi et le brouillon (pour que tu puisses reprendre la saisie) ; à l'envoi, ce lien est supprimé : les réponses envoyées ne peuvent plus être rattachées à toi dans la base de données
• Il reste enregistré que tu as répondu (pour empêcher les réponses en double), mais pas ce que tu as répondu
• C'est pourquoi un questionnaire anonyme ne permet pas de modifier ses réponses après l'envoi

5.8 Dons (Telegram Stars)

Si tu soutiens le projet par un don en Telegram Stars, nous enregistrons : User ID et username, le montant, l'ID de transaction (charge_id, utile pour les remboursements), la date et l'heure, et ton prénom Telegram, utilisé ici exclusivement pour te remercier publiquement si tu acceptes, ou pour le badge de donateur. Nous ne recevons ni ne conservons aucune donnée de paiement (cartes, comptes) : la transaction se déroule entièrement dans Telegram.

5.9 Données techniques

• Piste d'audit : pour les tâches et les actions de gestion, nous enregistrons qui a fait quoi et quand
• Sessions temporaires des assistants de création (propositions/tâches…) : supprimées automatiquement après 48 heures d'inactivité
• Pièces jointes des rapports de bug/feedback envoyés depuis le bot : conservées comme référence Telegram et supprimées après environ 30 jours
• Vérification des PDF exportés : chaque PDF exporté porte un code de vérification et, à sa génération, nous enregistrons l'empreinte (SHA-256) du fichier entier, sans aucune donnée personnelle supplémentaire. Qui reçoit le PDF peut l'envoyer au bot en discussion privée pour savoir s'il est authentique ou s'il a été modifié
• Logs techniques : les logs du bot ne contiennent ni tokens ni contenus sensibles
• Statistiques internes de produit (phase bêta) : événements agrégés d'activation (par ex. la création de ta première organisation) et compteurs d'usage de certains écrans, liés à l'User ID et à un horodatage. Ils restent internes, n'alimentent ni profilage ni publicité, et seront supprimés ou anonymisés à la fin de la bêta. Tu peux en demander la suppression anticipée

5.10 Données que nous NE collectons PAS

Le bot ne demande et ne collecte pas de sa propre initiative :

• Nom de famille, email, numéro de téléphone : nous ne les demandons pas et ne les lisons pas depuis Telegram. Si tu les écris toi-même dans un contenu, ou si le staff les note dans un champ de ta fiche (5.4), nous les conservons comme les autres contenus
• Photos de profil ou données biographiques
• Localisation ou données GPS : nous ne les détectons jamais. Si tu envoies toi-même une position comme lieu d'un rendez-vous de ton agenda, nous en conservons les coordonnées avec le rendez-vous
• Messages privés en dehors de la conversation avec le bot
• Données d'autres apps ou services, historique de navigation, cookies, données de l'appareil
• Données de paiement (cartes, comptes, IBAN)

6Assistants IA

Tavora comprend plusieurs assistants IA. Les mêmes règles de fond valent pour tous : les réponses sont générées par le modèle Claude d'Anthropic (section 10), les données envoyées au fournisseur ne servent pas à entraîner ses modèles, chaque assistant ne voit que l'organisation (ou l'espace personnel) dans laquelle il travaille, et ils n'agissent que lorsque quelqu'un le leur demande. La seule exception, ce sont les instructions périodiques de l'IA Gestion des membres, qui tournent seules les jours et à l'heure choisis par le staff (6.2).

6.1 Tavora AI (pour les membres)

Il répond aux questions en s'appuyant sur les documents de la Bibliothèque marqués « IA = Oui » par le staff et sur la connaissance de base de Tavora. Nous conservons :

• Mémoire de la conversation en chat privé : chaque échange s'efface tout seul 30 jours après avoir été écrit, même si tu continues à utiliser l'assistant, ou avant si tu l'effaces ; dans les groupes (/ask), la mémoire est séparée, par utilisateur, et chaque échange expire après 7 jours
• Résumé automatique des tours les plus anciens quand la conversation s'allonge (les 10 tours récents restent intacts)
• Profil synthétique de ton style d'interaction (max 300 caractères), mis à jour une fois par semaine si tu as souvent utilisé l'assistant la semaine précédente, uniquement pour calibrer le ton
• Compteurs d'utilisation pour appliquer les limites (ils ne contiennent pas le texte des questions)
• Cache des réponses aux questions publiques du Tavora AI global, pour répondre instantanément aux questions similaires

Sont envoyés au fournisseur d'IA : la question, les tours précédents de la conversation, les extraits pertinents de la Bibliothèque et les Instructions IA du staff. Ton User ID et ton username ne sont pas envoyés : pour le fournisseur, les utilisateurs de Tavora AI ne sont pas identifiables.

6.2 IA Gestion des membres (pour le staff)

Assistant réservé au fondateur et aux admins. Quand le staff l'utilise, les données des membres nécessaires à la demande sont traitées — et en partie envoyées au fournisseur d'IA : usernames, rôles, étiquettes, champs personnalisés, statistiques d'activité, sanctions, limitées à cette seule organisation. La mémoire conversationnelle du staff dure au maximum 32 échanges / 14 jours, isolée par organisation et par admin. Sur une demande claire qui concerne une seule personne, elle agit tout de suite ; sur plusieurs personnes, et pour les messages privés et les annonces, elle demande d'abord une confirmation écrite. Au maximum 20 destinataires par action, et chaque action se retrouve dans l'historique de gestion. Les instructions périodiques enregistrées par le staff n'appliquent seules que des étiquettes, des rôles, des messages privés prévus par la règle, des débannissements, des invitations dans les groupes et des notes internes : les expulsions, les bannissements, les avertissements, les reconnaissances et les champs du profil restent des suggestions que le staff confirme.

6.3 IA Tâches, IA Planning et IA Questionnaires (pour les gestionnaires)

Les mêmes principes que la 6.2, appliqués aux tâches, au planning et aux questionnaires : elles lisent les tableaux, les charges, les plannings et les questionnaires du seul périmètre sur lequel le gestionnaire a des permissions. L'IA Tâches demande une confirmation écrite pour les actions sur plusieurs tâches ou plusieurs personnes et pour toute suppression. Avant de publier, fermer, rouvrir ou supprimer un questionnaire (ou une question qui a déjà des réponses), de supprimer un créneau où des personnes sont inscrites ou de retirer une personne d'un créneau, l'IA Questionnaires et l'IA Planning demandent confirmation dans la conversation : l'action ne part qu'après le « oui » de l'utilisateur dans un message suivant, vérifié par le bot et non par l'IA. Le fournisseur d'IA reçoit les données de tâches, de planning et de questionnaires pertinentes pour la demande (titres, assignés, échéances, questions, réponses à corriger), jamais la base de données entière.

6.4 Assistant personnel (espace personnel)

Il ne travaille qu'avec tes données personnelles : choses à faire, habitudes, agenda, notes, rappels, échéances, rendez-vous, listes dans le chat et questionnaires personnels. Il a une mémoire séparée de tout le reste et ne parle pas aux IA des organisations.

6.5 Modération automatique des Instructions IA

Quand le staff enregistre une Instruction IA (une règle de comportement pour l'assistant), son texte est envoyé au fournisseur pour un contrôle de sécurité automatique. Si elle viole les règles d'usage (insultes, prompt injection, activités illégales), elle est marquée « ignorée » et l'IA ne l'applique pas. Seul le texte de l'instruction est envoyé, aucune autre donnée.

Les embeddings (la représentation numérique des textes utilisée pour la recherche dans la Bibliothèque et dans le cache) sont calculés localement sur notre serveur avec un modèle open source : pour cette opération, aucune donnée ne quitte notre infrastructure.

7Bases juridiques et finalités

Nous ne traitons pas les données « parce que tu utilises le bot et que donc tu acceptes » : chaque traitement a une base juridique au sens de l'art. 6 RGPD.

• Exécution du service que tu demandes (art. 6.1.b) — tout le fonctionnement de Tavora : organisations, propositions, votes, tâches, planning, événements, questionnaires, Bibliothèque, Guichet, espace personnel, assistants IA, notifications et rappels
• Intérêt légitime (art. 6.1.f) — sécurité et prévention des abus (limites, bannissements, piste d'audit), sauvegardes et continuité du service, statistiques internes agrégées pour améliorer le produit, défense de nos droits. Tu peux t'opposer à ces traitements (section 13)
• Consentement (art. 6.1.a) — le remerciement public des donateurs et le formulaire de support du site ; consentement explicite (art. 9.2.a) pour enregistrer une habitude de l'espace personnel qui touche à des données sensibles (tabac, alcool, drogues, jeux d'argent). Révocable à tout moment : pour une habitude, il suffit de la supprimer
• Obligation légale (art. 6.1.c) — la réponse éventuelle aux demandes légitimes des autorités

Aucune décision entièrement automatisée ne produit d'effets juridiques ou pareillement significatifs à ton égard (art. 22 RGPD) : les assistants IA proposent, les personnes décident. Les expulsions et les bannissements ne sont jamais exécutés automatiquement par une IA.

Les données ne sont pas utilisées pour du profilage commercial ou publicitaire, ne sont pas vendues et n'alimentent aucun marketing d'aucune sorte.

8Qui voit tes données

Les autres membres de ton organisation voient

• Ton username (ou, si tu n'en as pas, ton nom Telegram) comme auteur des propositions et dans les commentaires publiés dans les groupes
• Tes attributions sur les tâches et le planning, et les notes publiques
• Tes inscriptions aux événements, là où la liste des participants est visible
• Qui sont le fondateur et les admins de l'organisation (visibles par chaque membre)
• La liste des membres (seulement nom ou username, jamais l'ID Telegram), si le fondateur la rend visible à tous ; sinon, seuls le staff et les personnes ayant des permissions sur les membres la voient

Seuls les responsables voient

• Les votes individuels (par ex. via /votes), là où l'organisation le prévoit
• Le dossier du membre (notes internes, avertissements, reconnaissances, étiquettes, historique — section 5.4)
• Les dossiers du Guichet — avec expéditeur visible seulement si le signalement n'est pas anonyme (5.6)
• Les répondants des questionnaires nominatifs (jamais le lien réponse↔personne dans les anonymes, 5.7)

Personne ne voit

• Tes conversations privées avec le bot et les assistants IA
• Ton espace personnel (agenda, choses à faire, habitudes, échéances, notes, rappels), sauf ce que tu partages toi-même (5.5)
• Les propositions que tu as masquées de ta vue personnelle

Au-delà de cela, l'accès technique à la base de données est limité au développeur (section 12). Aucune donnée n'est partagée avec des tiers en dehors des prestataires listés à la section 10.

9Conservation

Règle générale : nous conservons les données tant que tu utilises Tavora et tant qu'existe l'organisation à laquelle elles appartiennent. En détail :

• Suppression d'une organisation : les membres en sortent immédiatement ; pendant 10 jours, le fondateur peut la restaurer depuis « Mes organisations » (contenus et réglages reviennent, les membres reviennent avec un nouveau lien d'invitation), puis les données (propositions, votes, tâches…) sont supprimées définitivement et automatiquement
• Suppression de l'espace personnel (« 🗑 Supprimer mon espace ») : pendant 10 jours, tu peux le restaurer, si tu n'en crées pas un nouveau entre-temps ; ensuite il est supprimé définitivement
• Sessions des assistants de création : 48 heures d'inactivité
• Pièces jointes des rapports de bug et feedback : ~30 jours
• Mémoires IA : Tavora AI : chaque échange 30 jours après avoir été écrit (7 dans les groupes), IA de gestion 14 jours — en plus des resets manuels (section 13)
• Profil synthétique IA : remplacé à chaque mise à jour hebdomadaire ; supprimé avec le reset mémoire, avec le compte ou tout seul quand il ne reste plus aucun échange privé en mémoire
• Cache des réponses IA : s'invalide tout seul quand les documents sous-jacents changent
• Propositions en attente : finalisées automatiquement après 7 jours
• Bannissements : le bannissement d'une organisation ne conserve que l'User ID (avec auteur et date) tant qu'il est actif ; un bannissement global de Tavora conserve aussi l'username tant qu'il est en vigueur. Après une demande d'effacement, seul l'ID reste, tant que le bannissement est actif
• Blocage du bot : les données restent mais nous ne te contactons plus ; tu peux en demander la suppression
• Statistiques de la bêta : supprimées ou anonymisées à la fin de la bêta
• Sauvegardes : copies chiffrées, faites chaque nuit et conservées sur notre serveur 14 jours au maximum, puis supprimées par la rotation ; la copie chiffrée des 5 dernières nuits est également conservée sur Google Drive (section 10). Une donnée supprimée peut donc survivre dans une sauvegarde jusqu'à 14 jours

10Prestataires externes

Tavora s'appuie sur peu de prestataires, chacun pour une tâche précise. Il n'y a ni services d'analytics tiers, ni pixels, ni SDK publicitaires, ni courtiers en données.

Pour le bot

• Telegram — la plateforme où vit le bot : messages, fichiers et interactions transitent par ses serveurs selon sa propre politique de confidentialité. Telegram est responsable autonome de son propre traitement
• Anthropic (États-Unis) — le fournisseur du modèle Claude derrière les assistants IA. Il ne reçoit que les données décrites à la section 6, ne les utilise pas pour l'entraînement (il les conserve pendant une période limitée à des fins de sécurité, puis les supprime) et les traite selon sa politique de confidentialité et son Data Processing Addendum
• Hébergement — le bot et la base de données PostgreSQL tournent sur un serveur privé virtuel dans l'Union européenne, géré par nous. Les données du bot résident uniquement sur ce serveur ; la seule exception, ce sont les copies de sauvegarde chiffrées conservées sur Google Drive (point suivant)
• Google Drive (Google) — conserve une copie des sauvegardes chiffrées des 5 dernières nuits. Chaque sauvegarde est chiffrée sur notre serveur dès sa création, avec une clé publique (OpenPGP, AES-256), et la version non chiffrée est supprimée : seuls des fichiers chiffrés arrivent sur Google Drive, et Google ne peut pas les lire car il n'a pas la clé. La clé privée nécessaire à la restauration est conservée par Tavora en dehors du serveur et en dehors de Google. Les copies plus anciennes sont supprimées de Drive automatiquement et définitivement (elles ne passent pas par la corbeille)

Pour le site

• Vercel — hébergement de tavora.net et du formulaire de support
• Resend — acheminement des emails du formulaire de support
• Cloudflare Turnstile — vérification anti-bot du formulaire, sans cookies persistants ni suivi inter-sites

11Transferts hors UE

La base de données du bot réside dans l'Union européenne. Certains prestataires opèrent toutefois depuis les États-Unis :

• Anthropic — pour les requêtes aux assistants IA (section 6)
• Vercel, Resend et Cloudflare — pour le site et le formulaire de support (section 15)
• Google — pour les copies de sauvegarde chiffrées sur Google Drive, qui peuvent aussi être conservées hors de l'UE (section 10)

Ces transferts reposent sur les garanties du chapitre V du RGPD : certification au EU-US Data Privacy Framework et/ou Clauses Contractuelles Types (CCT), selon le prestataire. Telegram traite les données selon sa propre politique, en responsable autonome.

12Sécurité

Principales mesures en place :

• Chiffrement en transit — les communications avec Telegram et entre le bot et la base de données passent par des canaux chiffrés
• Sauvegardes chiffrées — avec AES-256 et une clé publique (OpenPGP) : le serveur peut chiffrer les sauvegardes mais pas les ouvrir ; la clé de restauration ne se trouve ni sur le serveur ni chez Google
• PDF vérifiables — chaque PDF exporté a un code de vérification : en l'envoyant au bot en discussion privée, on sait s'il est authentique ou s'il a été modifié (un seul octet changé suffit)
• Accès limité — seul le développeur a un accès direct à la base de données
• Requêtes paramétrées — protection contre l'injection SQL
• Validation des entrées et limites de longueur sur tout ce que tu saisis
• Limitation de débit anti-abus sur les créations et les interactions
• Logging sobre — ni tokens ni contenus sensibles dans les logs

Aucun système n'est sûr à 100 %. Si une violation présentant un risque pour tes droits devait survenir, nous la notifierions à l'autorité et — dans les cas prévus par l'art. 34 RGPD — à toi aussi.

13Tes droits

Le RGPD te garantit ces droits (art. 15–21), tous gratuits :

• Accès — savoir quelles données nous détenons sur toi et en recevoir une copie
• Rectification — corriger des données inexactes (ton username se met à jour tout seul depuis Telegram)
• Effacement — la suppression complète de ton compte : tu la demandes par email et c'est nous qui l'effectuons (détails ci-dessous)
• Limitation — nous demander de « geler » un traitement pendant que nous vérifions une contestation de ta part
• Portabilité — recevoir tes données dans un format structuré couramment utilisé ; depuis le bot, tu peux télécharger toi-même le PDF des choses à faire de ton espace personnel et le ZIP de tes propositions ; pour une copie complète de toutes tes données, écris-nous
• Opposition — t'opposer aux traitements fondés sur l'intérêt légitime (section 7)
• Retrait du consentement — à tout moment, sans affecter ce qui s'est passé avant

Réclamation auprès de l'autorité : tu as toujours le droit de t'adresser au Garante italien de la protection des données (art. 77 RGPD) ou à l'autorité de contrôle de ton pays, sans avoir à nous prévenir d'abord.

Ce que tu peux faire toi-même, tout de suite, depuis le bot

• Effacement de la mémoire IA — le bouton « 🧹 Effacer la mémoire » efface immédiatement les tours de conversation, le profil synthétique et les résumés (l'opération est irréversible et demande confirmation)
• Quitter une organisation à tout moment
• Supprimer les rendez-vous, notes, choses à faire, rappels, échéances et habitudes de ton espace personnel
• Supprimer tout ton espace personnel avec « 🗑 Supprimer mon espace » : pendant 10 jours, tu peux encore le restaurer, ensuite il est supprimé définitivement (section 9)
• Masquer des propositions de ta vue
• Bloquer le bot pour interrompre toute communication

Ce qu'implique la suppression du compte

• Supprimés : compte, appartenances, rôles, dossiers de membre te concernant (champs du profil et reconnaissances compris), demandes d'accès et de transfert, réponses aux événements, places dans les créneaux, la trace de tes réponses aux questionnaires, mémoires et instructions périodiques IA, statistiques bêta ; l'espace personnel est supprimé immédiatement. Ton nom est aussi retiré des rendez-vous et des listes d'autres personnes, y compris des titres que ces rendez-vous ont placés dans leurs agendas
• Restent : les bannissements actifs, avec le seul User ID, pour empêcher le retour
• Supprimées : les organisations que tu as fondées, avec la fenêtre de 10 jours de la section 9 : pendant cette période, Tavora ne peut les restaurer qu'en les confiant à un nouveau propriétaire
• Anonymisés : propositions, votes, commentaires, tâches et notes que tu as créés dans les organisations d'autrui — le contenu demeure (c'est le patrimoine collectif de l'organisation), mais sans plus aucun lien avec toi. Les décomptes agrégés des votes restent inchangés, l'identité du votant est retirée. Les réponses aux questionnaires et les demandes au Guichet restent elles aussi sans ID ni nom : comme expéditeur apparaît « Utilisateur supprimé »

Pour exercer les droits qui exigent notre intervention, écris à tavorasystems@gmail.com en indiquant ton User ID Telegram. Nous répondons en règle générale sous un mois (art. 12 RGPD).

14Mineurs

Tavora ne s'adresse pas aux moins de 16 ans et nous ne collectons pas sciemment leurs données. Si un parent ou tuteur pense qu'un mineur nous a fourni des données personnelles, il peut nous écrire pour leur suppression (section 17).

15Site web et formulaire de support

Le site tavora.net

Le site n'utilise pas de cookies, n'a pas de bandeau parce qu'il n'en faut pas, et n'embarque ni traceurs, ni analytics tiers, ni pixels. L'hébergement (Vercel) génère des logs techniques de diffusion traités selon sa propre politique de confidentialité.

Le formulaire de support

Quand tu envoies un signalement depuis le formulaire (/support/), nous recueillons ce que tu écris : type, titre (max 120 caractères), description (max 4000), ton email (pour te répondre), pièces jointes facultatives (max 3 fichiers ; types autorisés : images, vidéos, PDF, TXT), la langue de la page et un hash de l'IP (SHA-256 avec sel) utilisé uniquement pour la limitation de débit — jamais l'IP en clair.

Base juridique : ton consentement explicite (case à cocher obligatoire) et l'exécution de ta demande (te répondre). Les emails transitent par Resend et arrivent dans notre boîte ; la vérification anti-bot est assurée par Cloudflare Turnstile, sans cookies persistants.

• Conservation des emails : le temps nécessaire au traitement du signalement, au maximum 24 mois
• Logs de diagnostic du formulaire : 7 jours, sans données personnelles en clair
• Retrait : tu peux retirer ton consentement à tout moment en nous écrivant ; le retrait n'affecte pas la licéité de ce qui a déjà eu lieu

16Modifications de cette information

Si Tavora change, cette page change avec lui. Pour les modifications substantielles, nous t'avertissons par une communication dans le bot ; la date de la dernière mise à jour figure toujours en haut de la page. Les versions précédentes sont disponibles sur demande.

17Contact

Pour toute question sur cette information ou pour exercer tes droits :

• tavorasystems@gmail.com

Indique ton User ID Telegram dans ta demande : c'est le seul moyen que nous ayons d'identifier tes données avec certitude (nous ne te demanderons jamais de nom ni de documents, sauf doutes fondés sur l'identité du demandeur au sens de l'art. 12.6 RGPD).