با داده‌هایی که به شما مربوط‌اند چگونه رفتار می‌کنیم.

1به‌طور خلاصه

نکات اصلی، پیش از جزئیات:

• در بات، شما را با شناسه عددی تلگرام و نام کاربری می‌شناسیم؛ اگر نام کاربری ندارید، با نامی که در تلگرام گذاشته‌اید. نام خانوادگی، تلفن، ایمیل یا عکس پروفایل شما را نه درخواست می‌کنیم و نه از تلگرام می‌خوانیم
• محتوای شما در سازمان خودتان می‌ماند: نه فروش داده، نه تبلیغات، نه پروفایل‌سازی تجاری
• دستیارهای هوش مصنوعی فقط سازمانی را می‌بینند که در آن کار می‌کنند و تأمین‌کننده مدل سیستم‌هایش را با داده‌های شما آموزش نمی‌دهد
• وقتی چیزی «ناشناس» است، دقیقاً می‌گوییم یعنی چه — پیش از ارسال، نه بعد از آن (بخش‌های ۵.۶ و ۵.۷)
• پایگاه داده روی سرورهایی در اتحادیه اروپا، پشتیبان‌های رمزگذاری‌شده، و خروجی‌های PDF قابل راستی‌آزمایی
• بسیاری از حذف‌ها را خودتان از داخل بات انجام می‌دهید؛ برای بقیه یک ایمیل کافی است (بخش ۱۳)

2این اطلاع‌رسانی شامل چه چیزهایی است

این اطلاع‌رسانی دو چیز را پوشش می‌دهد:

• بات Tavora در تلگرام — پلتفرمی که با آن سازمان می‌سازید، گروه‌هایتان را وصل می‌کنید و از پیشنهادها، رأی‌گیری‌ها، وظایف، شیفت‌ها، رویدادها، پرسش‌نامه‌ها، کتابخانه، باجه، فضای شخصی و دستیارهای هوش مصنوعی استفاده می‌کنید
• سایت tavora.net — صفحه اصلی، راهنماها و فرم پشتیبانی (بخش ۱۵)

Tavora داخل تلگرام کار می‌کند اما تلگرام نیست: پروژه‌ای مستقل است و به تلگرام وابسته نیست. آنچه از طریق تلگرام می‌فرستید، تلگرام نیز طبق سیاست حریم خصوصی خودش پردازش می‌کند.

خواندن این صفحه شما را به چیزی متعهد نمی‌کند: این یک اطلاع‌رسانی است، نه قرارداد. مبانی حقوقی پردازش در بخش ۷ آمده‌اند.

3کنترل‌کننده داده

Tavora پروژه‌ای مستقل در مرحله بتاست که توسعه‌دهنده‌اش آن را می‌سازد و اداره می‌کند و به معنای ماده ۴(۷) GDPR کنترل‌کننده داده است. هنوز شرکتی وجود ندارد: برای هر پرسشی درباره داده‌هایتان، نقطه تماس این نشانی است:

• tavorasystems@gmail.com

مسئول حفاظت از داده (DPO) تعیین نشده است: با توجه به ماهیت و مقیاس این پردازش، ماده ۳۷ GDPR آن را الزامی نمی‌کند. به درخواست‌های مربوط به داده‌ها در مهلت‌های ماده ۱۲ GDPR پاسخ می‌دهیم (معمولاً ظرف یک ماه).

4Tavora و سازمان‌ها: چه کسی مسئول چیست

Tavora یک پلتفرم است: سازمان‌هایی که روی آن کار می‌کنند را افراد دیگری می‌سازند و اداره می‌کنند. برای فهمیدن اینکه چه کسی پاسخگوی چیست، تمایز چنین است:

• Tavora کنترل‌کننده پردازشی است که برای کارکرد پلتفرم لازم است: حساب‌ها، زیرساخت، امنیت، پشتیبان‌ها، محدودیت‌های ضدسوءاستفاده، و کارکرد فنی دستیارهای هوش مصنوعی
• مدیران هر سازمان (بنیان‌گذار، ادمین‌ها، کادر) تصمیم می‌گیرند ابزارها را چگونه درباره اعضای خود به کار ببرند: چه کسی را بپذیرند، چه نقش‌ها و مجوزهایی بدهند، در پرونده یک عضو چه بنویسند (یادداشت‌ها، تذکرها، تقدیرها، برچسب‌ها)، و به هوش مصنوعی چه قواعدی بدهند. در این تصمیم‌ها آنها کنترل‌کننده‌های مستقل داده سازمان خود هستند و Tavora داده‌ها را از طرف آنها به‌عنوان فراهم‌کننده پلتفرم پردازش می‌کند

این برای شما به‌عنوان عضو یعنی چه: برای محتوایی که کادر سازمانتان درباره شما می‌نویسد، نخستین طرفِ پاسخگو مدیران سازمان‌اند. با این حال همیشه می‌توانید به ما هم بنویسید (بخش ۱۷): در هر صورت برای اعمال حقوقتان کمکتان می‌کنیم.

مدیران موظف‌اند ابزارهای Tavora را مطابق قوانین حفاظت از داده‌ها به کار ببرند. اگر فکر می‌کنید سازمانی از آنها سوءاستفاده می‌کند، به ما اطلاع دهید.

5داده‌هایی که پردازش می‌کنیم

۵.۱ داده‌های تلگرام

وقتی با بات تعامل می‌کنید، تلگرام به‌طور خودکار این‌ها را به ما می‌دهد:

• User ID تلگرام — شناسه عددی یکتای شما
• نام کاربری تلگرام — نام کاربری عمومی شما (اگر عوضش کنید، خودش به‌روز می‌شود)
• کد زبان — برای نمایش رابط به زبان شما (از تنظیمات قابل تغییر است)
• تاریخ و ساعت نخستین و آخرین تعامل
• نام تلگرام (هرگز نام خانوادگی) — وقتی با بات تعامل می‌کنید آن را دریافت می‌کنیم: در گفتگوی خصوصی، هنگام نوشتن در یک گروه متصل، هنگام پیوستن به یک گروه متصل یا هنگام ضربه زدن روی کارت یک قرار یا فهرست در هر گفتگویی. فقط اگر نام کاربری نداشته باشید نمایشش می‌دهیم: برای معرفی شما به‌عنوان نویسنده پیشنهادها، رأی‌ها، دیدگاه‌ها و پاسخ‌های بانام، در فهرست‌های سازمان (اعضا، نقش‌ها، کادر، درخواست‌های عضویت، مسدودشدگان، بخش‌ها) و برای نشان دادن اینکه چه کسی در گفتگو روی یک فهرست یا قرار ضربه زده است. همراه با داده‌های حسابتان حذف می‌شود

به این‌ها ترجیحاتی افزوده می‌شود که خودتان تنظیم می‌کنید: منطقه زمانی (برای یادآورها)، تنظیمات اعلان برای هر سازمان. اگر بات را در تلگرام مسدود کنید، این رویداد را ثبت می‌کنیم تا دیگر با شما تماس نگیریم؛ اگر برگردید، نشانه خودش پاک می‌شود.

۵.۲ سازمان‌ها و عضویت

• نقش در هر سازمان (عضو، ادمین، بنیان‌گذار) و مجوزهای سفارشی
• بخش‌ها و سمت‌هایی که به آنها تعلق دارید و مدیرانشان
• درخواست‌های عضویت، دعوت‌ها و تأییدهایشان
• مسدودسازی در سطح سازمان — با User ID، اعمال‌کننده و تاریخ
• درخواست‌های انتقال مالکیت سازمان (دو شناسه درگیر و وضعیت)
• حضور در گروه‌های متصل تلگرام — شناسه گروه، نام آن و اینکه چه کسی در آن حاضر است (فقط شناسه و نام کاربری)، برای تأیید عضویت
• زبان سازمان («🌐 زبان سازمان»): زبان پیام‌های گروه‌ها و پیام‌های خصوصی که اعضا از سازمان دریافت می‌کنند (تنظیم سازمان است، نه شخصی: منوهای شما به زبان خودتان می‌مانند)

۵.۳ محتوایی که می‌سازید

• پیشنهادها و بندهای دستور جلسه: عنوان، متن، نوع، پیوست‌ها، دیدگاه‌ها
• رأی‌ها: رأی شما متصل به User ID شما (چه کسی می‌تواند ببیند: بخش ۸)
• وظایف: عنوان، توضیح، چک‌لیست‌ها، واگذاری‌ها، یادداشت‌ها (عمومی یا خصوصی)، یادآورها، تاریخچه تغییرات
• شیفت‌ها: بازه‌ها، واگذاری‌ها، درخواست‌های جابه‌جایی
• رویدادها و تقویم: رویدادها، ثبت‌نام‌ها/RSVP، یادآورها
• پرسش‌نامه‌ها: پاسخ‌های شما (درباره ناشناسی: ۵.۷)
• کتابخانه: مطالب بارگذاری‌شده (اسناد، فصل‌ها، صفحه‌ها) و اینکه چه کسی آنها را بارگذاری کرده
• باجه: پیشنهادها، درخواست‌ها و گزارش‌های ارسالی به مدیران (درباره ناشناسی: ۵.۶)

برای حفظ قالب‌بندی‌ای که وارد می‌کنید (پررنگ، مورب، پیوندها، ایموجی‌های متحرک تلگرام Premium) نسخه «rich» به‌صورت HTML از محتوا هم نگه می‌داریم. ایموجی‌های Premium به‌صورت شناسه عددی ذخیره می‌شوند، نه تصویر. پیوست‌ها (عکس، ویدیو، سند) روی سرورهای ما ذخیره نمی‌شوند: فقط ارجاع (file_id) تلگرام را نگه می‌داریم — فایل‌ها روی سرورهای تلگرام می‌مانند. تنها استثنا: از فایل‌های PDF و متنی که با هوش مصنوعیِ روشن در کتابخانه یا دستورالعمل‌های هوش مصنوعی بارگذاری می‌شوند، متن کامل را هم (تقسیم‌شده به چند بخش برای جستجو) نگه می‌داریم تا هوش مصنوعی بتواند در پاسخ‌هایش از آن استفاده کند (بخش ۶). اگر هوش مصنوعی بعداً برای سندی که قبلاً بارگذاری شده روشن شود هم همین‌طور است. این متن تا وقتی سند وجود دارد می‌ماند، حتی اگر بعداً هوش مصنوعی خاموش شود.

۵.۴ پرونده عضو — داده‌هایی که کادر درباره شما وارد می‌کند

کادر سازمان شما می‌تواند برای هر عضو پرونده‌ای نگه دارد. ممکن است شامل این‌ها باشد:

• یادداشت‌های داخلی کادر (نه شما می‌بینید نه اعضای دیگر)
• تذکرها و تنبیه‌ها، با نویسنده و تاریخ
• تقدیرها، برچسب‌های داده‌شده و فیلدهای سفارشی نمایه: اطلاعاتی با متن آزاد که کادر می‌نویسد (مثلاً شماره پرسنلی، تیم، یک تلفن داخلی). کادر برای هر فیلد تصمیم می‌گیرد که آیا شما آن را ببینید یا نه؛ فیلد تازه را فقط کادر می‌بیند
• تاریخچه: ورودها/خروج‌ها، گروه‌هایی که در آنها دیده شده‌اید، آمار فعالیت (پیشنهادها، وظایف، رویدادها)
• گزارش فعالیت اقدامات کادر روی نمایه شما: چه کسی چه کرد و کی. وقتی یادداشت، تنبیه یا فیلدی حذف می‌شود (یکی‌یکی یا با «🧹 پاک‌سازی پرونده»، حتی اگر از طریق هوش مصنوعی داده شده باشد)، متن آن در گزارش نمی‌ماند

این محتوا را مدیران سازمان تعیین و ثبت می‌کنند و به‌عنوان کنترل‌کننده‌های مستقل پاسخگوی آن‌اند (بخش ۴). کادر می‌تواند پرونده را با «🧹 پاک‌سازی پرونده» پاک‌سازی کند، از جمله پرونده کسی که دیگر عضو نیست («👥 اعضا» ← «🧰 ابزارها» ← «👤 اعضای پیشین»): برای عضو پیشین، پاک‌سازی فیلدهای سفارشی را هم حذف و دعوت‌های در انتظار را لغو می‌کند، اما تقدیرها می‌مانند. حذف حساب شما کل پرونده را از بین می‌برد (بخش ۱۳).

۵.۵ فضای شخصی

بیرون از سازمان‌ها فضایی فقط برای خودتان دارید: برنامه (از جمله مکان یک رویداد، اگر موقعیت مکانی بفرستید)، کارهای روزانه، عادت‌ها همراه با دفتر روزانه‌شان، مهلت‌ها (با عکس سند، اگر اضافه‌اش کنید: مثل بقیه پیوست‌ها روی تلگرام می‌ماند)، یادداشت‌ها، یادآورها (حتی تکرارشونده)، پرسش‌نامه‌های شخصی، قرارها و لیست‌های در چت. این داده‌ها را فقط شما می‌بینید: در هیچ سازمانی ظاهر نمی‌شوند، وارد هیچ کتابخانه‌ای نمی‌شوند و هیچ مدیری نمی‌تواند آنها را ببیند. تنها استثنا چیزی است که خودتان به اشتراک می‌گذارید: کارت قرار یا لیستی را که به یک گفتگو می‌فرستید افراد همان گفتگو می‌بینند، و یادداشت یا پرسش‌نامه‌ای را که با پیوند به اشتراک می‌گذارید هر کسی که پیوند را دارد می‌تواند باز کند. هر کسی که روی یکی از این کارت‌ها ضربه بزند، حتی بی‌آنکه از Tavora استفاده کند، User ID و نام کاربری‌اش (یا اگر نام کاربری ندارد، نامش) را به ما می‌رساند: آنها را نگه می‌داریم تا روی کارت بنویسیم و قرار یا لیست کار کند. اگر عادتی به داده‌های حساس مربوط باشد (سیگار، الکل، مواد مخدر، قمار)، فقط به این دلیل ذخیره‌اش می‌کنیم که خودتان صریحاً درخواستش می‌کنید: در بخش عادت‌ها بات اول یک هشدار نشان می‌دهد و منتظر تأیید شما می‌ماند، و از دستیار شخصی هم خودتان با کلمات خودتان درخواستش می‌کنید؛ هر وقت بخواهید می‌توانید حذفش کنید. دستیار شخصی هوش مصنوعی فقط وقتی به آنها دسترسی دارد که خودتان بخواهید (بخش ۶.۴).

۵.۶ باجه و ناشناسی — صادقانه

از باجه، عضو می‌تواند گزارشی را به‌صورت ناشناس برای مدیران بفرستد. معنای دقیقش این است:

• برای مدیران واقعاً ناشناس است: نه نام می‌بینند، نه نام کاربری، نه شناسه — حتی با جستجو. در خروجی CSV ستون فرستنده خالی است
• برای سیستم نه: پایگاه داده به‌هر‌حال ثبت می‌کند چه کسی گزارش را فرستاده. این برای جلوگیری از سوءاستفاده است و اینکه بتوانید پیگیر پرونده‌تان باشید
• بات این را به‌روشنی هنگام ارسال به شما می‌گوید، پیش از آنکه انتخاب کنید

هویت فرستنده گزارش ناشناس در هیچ صفحه‌ای از بات برای مدیران فاش نمی‌شود. فقط در صورتی ممکن است فاش شود که تکلیفی قانونی ما را ملزم کند (بخش ۷).

۵.۷ پرسش‌نامه‌ها و ناشناسی

سازنده پرسش‌نامه انتخاب می‌کند که با نام باشد یا ناشناس، و پس از انتشار این انتخاب دیگر قابل تغییر نیست. در پرسش‌نامه ناشناس:

• تا وقتی مشغول پر کردن هستید، سیستم پیوندی موقت میان شما و پیش‌نویس نگه می‌دارد (تا بتوانید ادامه دهید)؛ هنگام ارسال آن پیوند حذف می‌شود: پاسخ‌های ارسالی دیگر در پایگاه داده به شما قابل ردیابی نیستند
• ثبت می‌ماند که پاسخ داده‌اید (برای جلوگیری از پاسخ تکراری)، اما نه چه پاسخ داده‌اید
• برای همین در پرسش‌نامه ناشناس پس از ارسال نمی‌توان پاسخ‌ها را ویرایش کرد

۵.۸ کمک‌های مالی (Telegram Stars)

اگر با کمکی در Telegram Stars از پروژه حمایت کنید، ثبت می‌کنیم: User ID و نام کاربری، مبلغ، شناسه تراکنش (charge_id، برای بازپرداخت‌ها مفید است)، تاریخ و ساعت و نام کوچک شما در تلگرام، که اینجا صرفاً برای تشکر عمومی در صورت پذیرش شما، یا برای نشان اهداکننده استفاده می‌شود. هیچ اطلاعات پرداختی (کارت، حساب) دریافت یا نگهداری نمی‌کنیم: تراکنش کاملاً داخل تلگرام انجام می‌شود.

۵.۹ داده‌های فنی

• ممیزی: برای وظایف و اقدامات مدیریتی ثبت می‌کنیم چه کسی چه کرد و کی
• نشست‌های موقت ویزارد (ساخت پیشنهاد/وظیفه…): پس از ۴۸ ساعت بی‌فعالیتی خودکار حذف می‌شوند
• پیوست‌های گزارش خطا/بازخورد ارسالی از بات: به‌صورت ارجاع تلگرام نگه داشته و پس از حدود ۳۰ روز حذف می‌شوند
• راستی‌آزمایی PDFهای خروجی: هر PDF خروجی یک کد راستی‌آزمایی دارد و هنگام ساخت آن، اثر انگشت (SHA-256) کل فایل را بدون هیچ داده شخصی اضافه‌ای ذخیره می‌کنیم. هر کس PDF را دریافت کند می‌تواند آن را در گفتگوی خصوصی برای بات بفرستد تا بفهمد اصل است یا تغییر کرده
• لاگ‌های فنی: لاگ‌های بات نه توکن دارند نه محتوای حساس
• آمار داخلی محصول (مرحله بتا): رویدادهای تجمیعی فعال‌سازی (مثلاً ساخت نخستین سازمانتان) و شمارنده‌های استفاده برخی صفحه‌ها، متصل به User ID و برچسب زمانی. داخلی می‌مانند، نه پروفایل‌سازی را تغذیه می‌کنند نه تبلیغات را، و در پایان بتا حذف یا ناشناس می‌شوند. می‌توانید حذف زودهنگامشان را بخواهید

۵.۱۰ داده‌هایی که جمع نمی‌کنیم

بات این‌ها را درخواست نمی‌کند و به ابتکار خود جمع نمی‌کند:

• نام خانوادگی، ایمیل، شماره تلفن: نه درخواستشان می‌کنیم و نه از تلگرام می‌خوانیمشان. اگر خودتان آنها را در محتوایی بنویسید، یا کادر آنها را در فیلدی از کارت شما ثبت کند (۵.۴)، مثل بقیه محتوا نگهشان می‌داریم
• عکس پروفایل یا داده‌های زندگی‌نامه‌ای
• موقعیت مکانی یا داده‌های GPS: هرگز خودمان آنها را تشخیص نمی‌دهیم. اگر خودتان موقعیتی را به‌عنوان مکان یک رویداد در برنامه بفرستید، مختصاتش را همراه رویداد نگه می‌داریم
• پیام‌های خصوصی بیرون از گفتگو با بات
• داده‌هایی از اپ‌ها یا سرویس‌های دیگر، تاریخچه مرور، کوکی‌ها، داده‌های دستگاه
• اطلاعات پرداخت (کارت، حساب، IBAN)

6دستیارهای هوش مصنوعی

Tavora چند دستیار هوش مصنوعی دارد. برای همه همان قواعد پایه برقرار است: پاسخ‌ها را مدل Claude شرکت Anthropic تولید می‌کند (بخش ۱۰)، داده‌های ارسالی به تأمین‌کننده برای آموزش مدل‌هایش استفاده نمی‌شوند، هر دستیار فقط سازمانی (یا فضای شخصی‌ای) را می‌بیند که در آن کار می‌کند، و فقط وقتی کسی از آنها بخواهد عمل می‌کنند. تنها استثنا دستورالعمل‌های دوره‌ای هوش مصنوعی مدیریت اعضا است که در روزها و ساعتی که کادر انتخاب کرده خودشان اجرا می‌شوند (۶.۲).

۶.۱ Tavora AI (برای اعضا)

بر اساس مطالب کتابخانه که کادر با «AI = بله» علامت زده و دانش پایه Tavora به پرسش‌ها پاسخ می‌دهد. نگه می‌داریم:

• حافظه گفتگو در چت خصوصی: هر تبادل ۳۰ روز پس از نوشته شدن خودبه‌خود پاک می‌شود، حتی اگر همچنان از دستیار استفاده کنید، یا زودتر اگر خودتان پاکش کنید؛ در گروه‌ها (/ask) حافظه جداست، برای هر کاربر، و هر تبادل پس از ۷ روز منقضی می‌شود
• خلاصه خودکار نوبت‌های قدیمی‌تر وقتی گفتگو طولانی می‌شود (۱۰ نوبت اخیر دست‌نخورده می‌مانند)
• نمایه مصنوعی سبک تعامل شما (حداکثر ۳۰۰ نویسه) که اگر در هفته گذشته زیاد از دستیار استفاده کرده باشید هفته‌ای یک بار به‌روز می‌شود، فقط برای تنظیم لحن
• شمارنده‌های استفاده برای اعمال محدودیت‌ها (متن پرسش‌ها را ندارند)
• کش پاسخ‌ها برای پرسش‌های عمومی از Tavora AI سراسری، تا به پرسش‌های مشابه فوری پاسخ دهد

به تأمین‌کننده هوش مصنوعی این‌ها فرستاده می‌شوند: پرسش، نوبت‌های قبلی گفتگو، گزیده‌های مرتبط کتابخانه و دستورالعمل‌های AI کادر. اما User ID و نام کاربری شما فرستاده نمی‌شوند: کاربران Tavora AI برای تأمین‌کننده قابل شناسایی نیستند.

۶.۲ هوش مصنوعی مدیریت اعضا (برای کادر)

دستیاری مخصوص بنیان‌گذار و ادمین‌ها. وقتی کادر از آن استفاده می‌کند، داده‌های اعضایِ لازم برای درخواست پردازش — و بخشی از آنها به تأمین‌کننده فرستاده — می‌شوند: نام‌های کاربری، نقش‌ها، برچسب‌ها، فیلدهای سفارشی، آمار فعالیت، تنبیه‌ها، محدود به همان یک سازمان. حافظه گفتگوی کادر حداکثر ۳۲ تبادل / ۱۴ روز است، جدا برای هر سازمان و هر ادمین. برای درخواستی روشن درباره یک نفر فوراً عمل می‌کند؛ برای چند نفر، و برای پیام‌های خصوصی و اعلان‌ها، اول تأیید کتبی می‌خواهد. حداکثر ۲۰ گیرنده در هر اقدام، و هر اقدام در تاریخچه مدیریت ثبت می‌شود. دستورالعمل‌های دوره‌ای ذخیره‌شده کادر به‌تنهایی فقط برچسب‌ها، نقش‌ها، پیام‌های خصوصیِ پیش‌بینی‌شده در قاعده، رفع مسدودیت، دعوت به گروه‌ها و یادداشت‌های داخلی را اعمال می‌کنند: اخراج، مسدودسازی، اخطار، تقدیر و فیلدهای نمایه فقط پیشنهاد می‌مانند و کادر آنها را تأیید می‌کند.

۶.۳ هوش مصنوعی وظایف، هوش مصنوعی شیفت‌ها و هوش مصنوعی پرسش‌نامه‌ها (برای مدیران)

همان اصول ۶.۲ برای وظایف، شیفت‌ها و پرسش‌نامه‌ها: فقط بوردها، بارِ کاری، جدول‌ها و پرسش‌نامه‌های حوزه‌ای را می‌خوانند که مدیر بر آن مجوز دارد. هوش مصنوعی وظایف برای اقدام روی چند وظیفه یا چند نفر و برای هر حذف، تأیید کتبی می‌خواهد. پیش از انتشار، بستن، بازگشایی یا حذف یک پرسش‌نامه (یا پرسشی که پاسخ دارد)، حذف شیفتی که در آن افرادی هستند یا برداشتن کسی از یک شیفت، هوش مصنوعی پرسش‌نامه‌ها و هوش مصنوعی شیفت‌ها در گفتگو تأیید می‌خواهند: اقدام فقط پس از «بله» کاربر در پیامی بعدی اجرا می‌شود، که بات آن را بررسی می‌کند نه هوش مصنوعی. تأمین‌کننده هوش مصنوعی داده‌های وظیفه، شیفت و پرسش‌نامهِ مربوط به درخواست را می‌گیرد (عنوان‌ها، مسئول‌ها، مهلت‌ها، پرسش‌ها، پاسخ‌هایی که باید نمره بگیرند) — هرگز کل پایگاه داده را نه.

۶.۴ دستیار شخصی (فضای شخصی)

فقط با داده‌های شخصی خود شما کار می‌کند: کارهای روزانه، عادت‌ها، برنامه، یادداشت‌ها، یادآورها، مهلت‌ها، قرارها، لیست‌های در چت و پرسش‌نامه‌های شخصی. حافظه‌ای جدا از همه‌چیز دارد و با هوش مصنوعی سازمان‌ها حرف نمی‌زند.

۶.۵ پایش خودکار دستورالعمل‌های AI

وقتی کادر یک دستورالعمل AI (قاعده رفتاری دستیار) را ذخیره می‌کند، متن آن برای بررسی امنیتی خودکار به تأمین‌کننده فرستاده می‌شود. اگر قواعد استفاده را نقض کند (توهین، تزریق فرمان، فعالیت غیرقانونی) با برچسب «نادیده‌گرفته‌شده» علامت می‌خورد و هوش مصنوعی اجرایش نمی‌کند. فقط متن دستورالعمل فرستاده می‌شود، هیچ داده دیگری نه.

امبدینگ‌ها (نمایش عددی متن‌ها برای جستجو در کتابخانه و کش) با مدلی متن‌باز به‌صورت محلی روی سرور ما محاسبه می‌شوند: در این عملیات هیچ داده‌ای از زیرساخت ما بیرون نمی‌رود.

7مبانی حقوقی و اهداف

داده‌ها را «چون از بات استفاده می‌کنید پس موافقید» پردازش نمی‌کنیم: هر پردازشی مبنای حقوقی‌ای طبق ماده ۶ GDPR دارد.

• اجرای خدمتی که می‌خواهید (م. ۶.۱.ب) — همه کارکرد Tavora: سازمان‌ها، پیشنهادها، رأی‌گیری‌ها، وظایف، شیفت‌ها، رویدادها، پرسش‌نامه‌ها، کتابخانه، باجه، فضای شخصی، دستیارهای هوش مصنوعی، اعلان‌ها و یادآورها
• منفعت مشروع (م. ۶.۱.و) — امنیت و پیشگیری از سوءاستفاده (محدودیت‌ها، مسدودسازی‌ها، ممیزی)، پشتیبان‌گیری و تداوم سرویس، آمار تجمیعی داخلی برای بهبود محصول، دفاع از حقوق ما. می‌توانید به این پردازش‌ها اعتراض کنید (بخش ۱۳)
• رضایت (م. ۶.۱.الف) — تشکر عمومی از اهداکنندگان و فرم پشتیبانی سایت؛ رضایت صریح (م. ۹.۲.الف) برای ذخیره عادتی در فضای شخصی که به داده‌های حساس مربوط است (سیگار، الکل، مواد مخدر، قمار). هر لحظه قابل پس‌گرفتن: برای یک عادت، کافی است حذفش کنید
• تکلیف قانونی (م. ۶.۱.ج) — پاسخ احتمالی به درخواست‌های مشروع مقامات

هیچ تصمیم کاملاً خودکاری اثر حقوقی یا به همان اندازه مهم بر شما نمی‌گذارد (م. ۲۲ GDPR): دستیارهای هوش مصنوعی پیشنهاد می‌دهند، انسان‌ها تصمیم می‌گیرند. اخراج و مسدودسازی هرگز به‌طور خودکار توسط هوش مصنوعی اجرا نمی‌شوند.

داده‌ها برای پروفایل‌سازی تجاری یا تبلیغاتی استفاده نمی‌شوند، فروخته نمی‌شوند و هیچ نوع بازاریابی‌ای را تغذیه نمی‌کنند.

8چه کسی داده‌های شما را می‌بیند

اعضای دیگر سازمانتان می‌بینند

• نام کاربری شما (یا اگر ندارید، نام تلگرامی شما) به‌عنوان نویسنده پیشنهادها و در دیدگاه‌های منتشرشده در گروه‌ها
• واگذاری‌های شما در وظایف و شیفت‌ها و یادداشت‌های عمومی
• ثبت‌نام‌هایتان در رویدادها، آنجا که فهرست شرکت‌کنندگان دیدنی است
• اینکه بنیان‌گذار و ادمین‌های سازمان چه کسانی‌اند (برای هر عضوی دیدنی)
• فهرست اعضا (فقط نام یا نام کاربری، هرگز شناسه تلگرام)، اگر بنیان‌گذار آن را برای همه قابل دیدن کند؛ وگرنه فقط کادر و کسانی که بر اعضا مجوز دارند آن را می‌بینند

فقط مدیران می‌بینند

• رأی‌های فردی (مثلاً با /votes)، آنجا که سازمان مقرر کرده
• پرونده عضو (یادداشت‌های داخلی، تذکرها، تقدیرها، برچسب‌ها، تاریخچه — بخش ۵.۴)
• پرونده‌های باجه — فرستنده فقط وقتی دیده می‌شود که گزارش ناشناس نباشد (۵.۶)
• پاسخ‌دهندگان پرسش‌نامه‌های بانام (در ناشناس‌ها پیوند پاسخ↔شخص هرگز دیده نمی‌شود، ۵.۷)

هیچ‌کس نمی‌بیند

• گفتگوهای خصوصی شما با بات و دستیارهای هوش مصنوعی
• فضای شخصی شما (برنامه، کارها، عادت‌ها، مهلت‌ها، یادداشت‌ها، یادآورها)، جز آنچه خودتان به اشتراک می‌گذارید (۵.۵)
• پیشنهادهایی که از نمای شخصی خود پنهان کرده‌اید

فراتر از این، دسترسی فنی به پایگاه داده محدود به توسعه‌دهنده است (بخش ۱۲). هیچ داده‌ای با اشخاص ثالث بیرون از تأمین‌کنندگان بخش ۱۰ به اشتراک گذاشته نمی‌شود.

9مدت نگهداری

قاعده کلی: داده‌ها را تا وقتی نگه می‌داریم که از Tavora استفاده می‌کنید و سازمانی که به آن تعلق دارند وجود دارد. با جزئیات:

• حذف سازمان: اعضا فوراً خارج می‌شوند؛ تا ۱۰ روز بنیان‌گذار می‌تواند آن را از «سازمان‌های من» بازگرداند (محتوا و تنظیمات برمی‌گردند و اعضا با پیوند دعوت تازه دوباره می‌پیوندند)، سپس داده‌ها (پیشنهادها، رأی‌ها، وظایف…) قطعی و خودکار حذف می‌شوند
• حذف فضای شخصی («🗑 حذف فضا»): تا ۱۰ روز می‌توانید آن را بازگردانید، به شرطی که در این مدت فضای تازه‌ای نسازید؛ سپس برای همیشه حذف می‌شود
• نشست‌های ویزارد: ۴۸ ساعت بی‌فعالیتی
• پیوست‌های گزارش خطا و بازخورد: ~۳۰ روز
• حافظه‌های هوش مصنوعی: Tavora AI: هر تبادل ۳۰ روز پس از نوشته شدن (۷ روز در گروه‌ها)، دستیارهای مدیریتی ۱۴ روز — جدا از بازنشانی‌های دستی (بخش ۱۳)
• نمایه مصنوعی: با هر به‌روزرسانی هفتگی جایگزین می‌شود؛ با بازنشانی حافظه، با حساب، یا خودبه‌خود وقتی هیچ تبادل خصوصی در حافظه نماند حذف می‌شود
• کش پاسخ‌های AI: با تغییر مطالب مبنا خودش باطل می‌شود
• پیشنهادهای معلق: پس از ۷ روز خودکار بسته می‌شوند
• مسدودسازی‌ها: مسدودسازی در یک سازمان تا وقتی فعال است فقط User ID را (با مسدودکننده و تاریخ) نگه می‌دارد؛ مسدودسازی سراسری Tavora تا وقتی برقرار است نام کاربری را هم نگه می‌دارد. پس از درخواست حذف، تا وقتی مسدودیت فعال است فقط شناسه می‌ماند
• مسدود کردن بات: داده‌ها می‌مانند اما دیگر با شما تماس نمی‌گیریم؛ می‌توانید حذفشان را بخواهید
• آمار بتا: در پایان بتا حذف یا ناشناس می‌شود
• پشتیبان‌ها: نسخه‌های رمزگذاری‌شده که هر شب ساخته می‌شوند و حداکثر ۱۴ روز روی سرور ما نگه داشته می‌شوند، سپس با چرخش حذف می‌شوند؛ نسخه رمزگذاری‌شده ۵ شب اخیر روی Google Drive هم نگه داشته می‌شود (بخش ۱۰). پس داده حذف‌شده ممکن است تا ۱۴ روز در یک پشتیبان بماند

10تأمین‌کنندگان بیرونی

Tavora به تأمین‌کنندگان اندکی تکیه دارد، هر یک برای کاری مشخص. نه سرویس تحلیل شخص ثالث، نه پیکسل، نه SDK تبلیغاتی، نه دلال داده.

برای بات

• تلگرام — پلتفرمی که بات روی آن زندگی می‌کند: پیام‌ها، فایل‌ها و تعامل‌ها از سرورهای آن و طبق سیاست حریم خصوصی خودش می‌گذرند. تلگرام کنترل‌کننده مستقل پردازش خودش است
• Anthropic (آمریکا) — تأمین‌کننده مدل Claude پشت دستیارها. فقط داده‌های بخش ۶ را می‌گیرد، برای آموزش استفاده نمی‌کند (مدتی محدود برای امنیت نگه می‌دارد و سپس حذف می‌کند) و طبق سیاست حریم خصوصی و Data Processing Addendum خودش پردازش می‌کند
• میزبانی — بات و پایگاه داده PostgreSQL روی سرور خصوصی مجازی‌ای در اتحادیه اروپا کار می‌کنند که خودمان اداره‌اش می‌کنیم. داده‌های بات فقط روی همین سرور قرار دارند؛ تنها استثنا نسخه‌های پشتیبان رمزگذاری‌شده‌ای است که روی Google Drive نگه داشته می‌شود (بند بعدی)
• Google Drive (Google) — یک نسخه از پشتیبان‌های رمزگذاری‌شده ۵ شب اخیر را نگه می‌دارد. هر پشتیبان بلافاصله پس از ساخته شدن، روی سرور ما با یک کلید عمومی (OpenPGP، AES-256) رمزگذاری می‌شود و نسخه رمزگذاری‌نشده حذف می‌شود: به Google Drive فقط فایل‌های رمزگذاری‌شده می‌رسد و Google نمی‌تواند آن‌ها را بخواند، چون کلید را ندارد. کلید خصوصی لازم برای بازیابی را Tavora بیرون از سرور و بیرون از Google نگه می‌دارد. نسخه‌های قدیمی‌تر به‌طور خودکار و برای همیشه از Drive حذف می‌شوند (به سطل زباله نمی‌روند)

برای سایت

• Vercel — میزبانی tavora.net و فرم پشتیبانی
• Resend — رساندن ایمیل‌های فرم پشتیبانی
• Cloudflare Turnstile — تأیید ضدربات فرم، بدون کوکی ماندگار و بدون ردیابی بین‌سایتی

11انتقال به خارج از اتحادیه اروپا

پایگاه داده بات در اتحادیه اروپاست. اما برخی تأمین‌کنندگان از آمریکا کار می‌کنند:

• Anthropic — برای درخواست‌های دستیارهای هوش مصنوعی (بخش ۶)
• Vercel و Resend و Cloudflare — برای سایت و فرم پشتیبانی (بخش ۱۵)
• Google — برای نسخه‌های پشتیبان رمزگذاری‌شده روی Google Drive، که ممکن است خارج از اتحادیه اروپا هم نگه داشته شوند (بخش ۱۰)

این انتقال‌ها بر تضمین‌های فصل پنجم GDPR استوارند: گواهی EU-US Data Privacy Framework و/یا بندهای قراردادی استاندارد (SCC)، بسته به تأمین‌کننده. تلگرام داده‌ها را طبق سیاست خودش و به‌عنوان کنترل‌کننده مستقل پردازش می‌کند.

12امنیت

تدابیر اصلی برقرار:

• رمزگذاری حین انتقال — ارتباط با تلگرام و میان بات و پایگاه داده از کانال‌های رمزگذاری‌شده می‌گذرد
• پشتیبان‌های رمزگذاری‌شده — با AES-256 و یک کلید عمومی (OpenPGP): سرور می‌تواند پشتیبان‌ها را رمزگذاری کند اما نمی‌تواند آن‌ها را باز کند؛ کلید بازیابی نه روی سرور است و نه نزد Google
• PDFهای قابل راستی‌آزمایی — هر PDF خروجی کد راستی‌آزمایی دارد: با فرستادنش به بات در گفتگوی خصوصی معلوم می‌شود اصل است یا تغییر کرده (تغییر یک بایت هم کافی است)
• دسترسی محدود — فقط توسعه‌دهنده دسترسی مستقیم به پایگاه داده دارد
• کوئری‌های پارامتری — محافظت در برابر تزریق SQL
• اعتبارسنجی ورودی و سقف طول برای هرچه وارد می‌کنید
• محدودسازی نرخ درخواست ضدسوءاستفاده در ساخت‌ها و تعامل‌ها
• لاگ‌گیری سنجیده — نه توکن در لاگ‌ها نه محتوای حساس

هیچ سیستمی ۱۰۰٪ امن نیست. اگر نقضی با خطر برای حقوق شما رخ دهد، به نهاد ناظر اطلاع می‌دهیم و — در موارد ماده ۳۴ GDPR — به خود شما نیز.

13حقوق شما

GDPR این حقوق را برای شما تضمین می‌کند (مواد ۱۵–۲۱)، همه رایگان:

• دسترسی — بدانید چه داده‌هایی از شما داریم و نسخه‌ای بگیرید
• اصلاح — تصحیح داده‌های نادرست (نام کاربری خودش از تلگرام به‌روز می‌شود)
• حذف — پاک‌سازی کامل حسابتان: آن را با ایمیل درخواست می‌کنید و ما انجامش می‌دهیم (جزئیات پایین‌تر)
• محدودسازی — از ما بخواهید پردازشی را «منجمد» کنیم تا اعتراضتان را بررسی کنیم
• انتقال‌پذیری — دریافت داده‌هایتان در قالبی ساخت‌یافته و رایج؛ از بات خودتان می‌توانید PDF کارهای فضای شخصی و ZIP پیشنهادهایتان را دانلود کنید؛ برای نسخه کامل همه داده‌هایتان به ما بنویسید
• اعتراض — به پردازش‌های مبتنی بر منفعت مشروع (بخش ۷)
• پس‌گرفتن رضایت — هر لحظه، بی‌آنکه بر گذشته اثر بگذارد

شکایت به نهاد ناظر: همیشه حق دارید به نهاد حفاظت از داده‌های ایتالیا (Garante) (م. ۷۷ GDPR) یا نهاد ناظر کشور خودتان مراجعه کنید، بی‌آنکه لازم باشد اول به ما خبر دهید.

کارهایی که همین حالا خودتان از بات می‌توانید بکنید

• بازنشانی حافظه AI — دکمه «🧹 بازنشانی حافظه» فوراً نوبت‌های گفتگو، نمایه مصنوعی و خلاصه‌ها را حذف می‌کند (عملیات برگشت‌ناپذیر است و تأیید می‌خواهد)
• ترک هر سازمانی در هر لحظه
• حذف قرارها، یادداشت‌ها، کارها، یادآورها، مهلت‌ها و عادت‌های فضای شخصی‌تان
• حذف کل فضای شخصی با «🗑 حذف فضا»: تا ۱۰ روز هنوز می‌توانید آن را بازگردانید، سپس برای همیشه حذف می‌شود (بخش ۹)
• پنهان کردن پیشنهادها از نمای خودتان
• مسدود کردن بات برای قطع هر ارتباطی

حذف حساب چه پیامدهایی دارد

• حذف می‌شوند: حساب، عضویت‌ها، نقش‌ها، پرونده‌های عضو درباره شما (از جمله فیلدهای نمایه و تقدیرها)، درخواست‌های عضویت و انتقال، پاسخ به رویدادها، جایگاه در شیفت‌ها، نشانه پاسخ دادن شما به پرسش‌نامه‌ها، حافظه‌ها و دستورالعمل‌های دوره‌ای AI، آمار نسخه آزمایشی؛ فضای شخصی فوراً حذف می‌شود. نام شما از قرارها و فهرست‌های دیگران هم برداشته می‌شود، از جمله از عنوان‌هایی که آن قرارها در برنامه‌هایشان گذاشته‌اند
• می‌مانند: مسدودسازی‌های فعال، فقط با User ID، برای جلوگیری از بازگشت
• حذف می‌شوند: سازمان‌هایی که بنیان گذاشته‌اید، با پنجره ۱۰ روزه بخش ۹: در این مدت Tavora فقط با سپردن آنها به مالکی تازه می‌تواند بازشان گرداند
• ناشناس می‌شوند: پیشنهادها، رأی‌ها، دیدگاه‌ها، وظایف و یادداشت‌هایی که در سازمان‌های دیگران ساخته‌اید — محتوا می‌ماند (میراث جمعی سازمان است) اما دیگر پیوندی با شما ندارد. جمع‌های رأی‌ها دست‌نخورده می‌مانند و هویت رأی‌دهنده حذف می‌شود. پاسخ‌های پرسش‌نامه و درخواست‌های باجه هم بی‌شناسه و بی‌نام می‌مانند: فرستنده «کاربر حذف‌شده» نمایش داده می‌شود

برای اعمال حقوقی که دخالت ما را می‌خواهند، به tavorasystems@gmail.com بنویسید و User ID تلگرام خود را ذکر کنید. معمولاً ظرف یک ماه پاسخ می‌دهیم (م. ۱۲ GDPR).

14افراد زیر سن قانونی

Tavora برای افراد زیر ۱۶ سال نیست و آگاهانه داده‌هایشان را جمع نمی‌کنیم. اگر پدر، مادر یا سرپرستی گمان می‌کند فردی زیر سن قانونی به ما داده شخصی داده است، می‌تواند برای حذف به ما بنویسد (بخش ۱۷).

15سایت و فرم پشتیبانی

سایت tavora.net

سایت کوکی به کار نمی‌برد، بنر رضایت ندارد چون لازم نیست، و ردیاب، تحلیل شخص ثالث یا پیکسل هم ندارد. میزبانی (Vercel) لاگ‌های فنی سرویس‌دهی تولید می‌کند که طبق سیاست حریم خصوصی خودش پردازش می‌شوند.

فرم پشتیبانی

وقتی از فرم (/support/) گزارشی می‌فرستید، آنچه می‌نویسید جمع می‌کنیم: نوع، عنوان (حداکثر ۱۲۰ نویسه)، توضیح (حداکثر ۴۰۰۰)، ایمیلتان (برای پاسخ)، پیوست‌های اختیاری (حداکثر ۳ فایل؛ انواع مجاز: تصویر، ویدیو، PDF، TXT)، زبان صفحه و هش IP (SHA-256 با Salt) که فقط برای محدودسازی نرخ به کار می‌رود — IP هرگز آشکارا نه.

مبنای حقوقی: رضایت صریح شما (چک‌باکس اجباری) و اجرای درخواستتان (پاسخ به شما). ایمیل‌ها از طریق Resend به صندوق ما می‌رسند؛ تأیید ضدربات با Cloudflare Turnstile است، بدون کوکی ماندگار.

• نگهداری ایمیل‌ها: زمان لازم برای رسیدگی به گزارش، حداکثر ۲۴ ماه
• لاگ‌های تشخیصی فرم: ۷ روز، بدون داده شخصی آشکار
• پس‌گرفتن: هر لحظه می‌توانید با نوشتن به ما رضایت را پس بگیرید؛ پس‌گرفتن به قانونی بودن آنچه پیش‌تر انجام شده آسیبی نمی‌زند

16تغییرات این اطلاع‌رسانی

اگر Tavora تغییر کند، این صفحه هم با آن تغییر می‌کند. برای تغییرات اساسی با پیامی در بات خبرتان می‌کنیم؛ تاریخ آخرین به‌روزرسانی همیشه بالای صفحه است. نسخه‌های قبلی در صورت درخواست در دسترس‌اند.

17تماس

برای پرسش درباره این اطلاع‌رسانی یا اعمال حقوقتان:

• tavorasystems@gmail.com

در درخواست خود User ID تلگرامتان را ذکر کنید: این تنها راه ماست برای شناسایی قطعی داده‌های شما (هرگز نام یا مدرک نمی‌خواهیم، مگر با تردید موجه درباره هویت درخواست‌کننده طبق م. ۱۲.۶ GDPR).