Come trattiamo i dati che ti riguardano.

1In breve

I punti essenziali, prima dei dettagli:

• Nel bot ti identifichiamo con il tuo ID numerico Telegram e il tuo username; se non hai un username, con il nome che hai impostato su Telegram. Non chiediamo né leggiamo da Telegram cognome, telefono, email o foto profilo
• I tuoi contenuti restano nella tua organizzazione: niente vendita di dati, niente pubblicità, niente profilazione commerciale
• Gli assistenti AI vedono solo l’organizzazione in cui lavorano e il fornitore del modello non addestra i suoi sistemi sui tuoi dati
• Quando qualcosa è «anonimo», ti diciamo esattamente cosa significa — prima dell’invio, non dopo (vedi 5.6 e 5.7)
• Database su server nell’Unione Europea, backup cifrati, export PDF verificabili
• Molte cancellazioni le fai da solo dal bot; per tutto il resto basta una email (sezione 13)

2A cosa si applica questa informativa

Questa informativa copre due cose:

• Il bot Tavora su Telegram — la piattaforma con cui crei un’organizzazione, colleghi i gruppi e usi proposte, votazioni, task, turni, eventi, questionari, Biblioteca, Sportello, spazio personale e assistenti AI
• Il sito tavora.net — la landing, le guide e il form di supporto (sezione 15)

Tavora funziona dentro Telegram, ma non è Telegram: è un progetto indipendente, non affiliato a Telegram. Ciò che invii attraverso Telegram è trattato anche da Telegram secondo la sua privacy policy.

Leggere questa pagina non ti impegna a niente: è un’informativa, non un contratto. Le basi giuridiche su cui trattiamo i dati sono elencate nella sezione 7.

3Titolare del trattamento

Tavora è un progetto indipendente in fase beta, sviluppato e gestito dal suo sviluppatore, che agisce come titolare del trattamento ai sensi dell’art. 4(7) GDPR. Non esiste ancora una società: per qualsiasi questione sui dati, il punto di contatto è questo indirizzo:

• tavorasystems@gmail.com

Non è stato nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO): per la natura e la scala di questo trattamento non è richiesto dall’art. 37 GDPR. Rispondiamo alle richieste sui dati entro i termini dell’art. 12 GDPR (di norma entro un mese).

4Tavora e le organizzazioni: chi è responsabile di cosa

Tavora è una piattaforma: le organizzazioni che ci girano sopra sono create e gestite da altre persone. Per capire chi risponde di cosa, la distinzione è questa:

• Tavora è titolare del trattamento necessario a far funzionare la piattaforma: account, infrastruttura, sicurezza, backup, limiti anti-abuso, funzionamento tecnico degli assistenti AI
• I gestori di ogni organizzazione (fondatore, admin, staff) decidono come usare gli strumenti sui propri membri: chi ammettere, quali ruoli e permessi dare, cosa scrivere nel fascicolo di un membro (note, richiami, riconoscimenti, etichette), quali regole dare alle AI. Per queste scelte agiscono come autonomi titolari del trattamento della loro organizzazione, e Tavora tratta i dati per loro conto in qualità di fornitore della piattaforma

Cosa significa per te, membro: per i contenuti che lo staff della tua organizzazione scrive su di te, il primo interlocutore sono i gestori dell’organizzazione. Puoi comunque sempre scrivere a noi (sezione 17): ti aiutiamo a esercitare i tuoi diritti in ogni caso.

I gestori sono tenuti a usare gli strumenti di Tavora nel rispetto delle leggi sulla protezione dei dati. Se ritieni che un’organizzazione ne stia abusando, segnalacelo.

5Dati che trattiamo

5.1 Dati Telegram

Quando interagisci con il bot, Telegram ci fornisce automaticamente:

• User ID Telegram — il tuo identificativo numerico univoco
• Username Telegram — il tuo nome utente pubblico (si aggiorna da solo se lo cambi)
• Codice lingua — usato per proporti l’interfaccia nella tua lingua (modificabile dalle impostazioni)
• Data e ora della prima e dell’ultima interazione
• Nome Telegram (mai il cognome) — lo riceviamo quando interagisci con il bot: in privato, scrivendo in un gruppo collegato, entrando in un gruppo collegato o toccando in una chat qualsiasi la card di un Appuntamento o di una Lista. Lo mostriamo solo se non hai un username: per indicarti come autore di proposte, voti, commenti e risposte nominali, nelle liste dell’organizzazione (membri, ruoli, staff, richieste di accesso, bannati, reparti) e per mostrare chi tocca una Lista o un Appuntamento in una chat. Si cancella insieme ai dati del tuo account

A questi si aggiungono le preferenze che imposti tu: fuso orario (per i promemoria), impostazioni di notifica per organizzazione. Se blocchi il bot su Telegram, registriamo l’evento per smettere di contattarti; il flag si azzera da solo se torni.

5.2 Organizzazioni e appartenenza

• Ruolo in ogni organizzazione (membro, admin, fondatore) e permessi personalizzati
• Reparti e mansioni a cui appartieni e i relativi gestori
• Richieste di adesione, inviti e relative approvazioni
• Ban a livello di organizzazione — con User ID, autore del ban e data
• Richieste di trasferimento della proprietà di un’organizzazione (i due User ID coinvolti e lo stato)
• Presenza nei gruppi Telegram collegati — ID gruppo, nome del gruppo, e chi vi è presente (solo ID e username), per verificare l’appartenenza
• Lingua dell’organizzazione («🌐 Lingua dell’organizzazione»): la lingua dei messaggi nei gruppi e dei messaggi privati che i membri ricevono dall’organizzazione (impostazione dell’organizzazione, non personale: i tuoi menù restano nella tua lingua)

5.3 Contenuti che crei

• Proposte e ordini del giorno: titolo, testo, tipo, allegati, commenti
• Voti: il tuo voto associato al tuo User ID (chi può vederlo: sezione 8)
• Task: titolo, descrizione, checklist, assegnazioni, note (pubbliche o private), promemoria, storico delle modifiche
• Turni: fasce, assegnazioni, richieste di scambio
• Eventi e calendario: eventi, iscrizioni/RSVP, promemoria
• Questionari: le tue risposte (per l’anonimato: 5.7)
• Biblioteca: i materiali caricati (documenti, capitoli, pagine) e chi li ha caricati
• Sportello: proposte, richieste e segnalazioni inviate ai gestori (per l’anonimato: 5.6)

Per preservare la formattazione che inserisci (grassetto, corsivo, link, emoji animate Telegram Premium) conserviamo anche una versione «rich» in HTML dei contenuti. Le emoji Premium sono salvate come identificativo numerico, non come immagine. Gli allegati (foto, video, documenti) non vengono salvati sui nostri server: memorizziamo solo il riferimento (file_id) fornito da Telegram — i file restano sui server di Telegram. Unica eccezione: dei PDF e dei file di testo caricati nella Biblioteca o nelle Istruzioni AI con l’AI attiva conserviamo anche il testo completo (diviso in parti per la ricerca), perché l’AI possa usarlo per rispondere (sezione 6). Lo stesso vale se l’AI viene accesa dopo, su un documento già caricato. Il testo resta finché il documento esiste, anche se poi l’AI viene spenta.

5.4 Fascicolo membro — dati inseriti dallo staff su di te

Lo staff della tua organizzazione può tenere un fascicolo su ogni membro. Può contenere:

• Note interne dello staff (non visibili a te né agli altri membri)
• Richiami e sanzioni, con autore e data
• Riconoscimenti, etichette assegnate e campi personalizzati del profilo: informazioni in testo libero scritte dallo staff (per esempio matricola, squadra, un telefono interno). Lo staff decide campo per campo se puoi vederle; un campo nuovo è visibile solo allo staff
• Storico: ingressi/uscite, gruppi in cui sei stato visto, statistiche di attività (proposte, task, eventi)
• Registro delle attività dello staff sul tuo profilo: chi ha fatto cosa e quando. Quando una nota, una sanzione o un campo vengono cancellati (uno alla volta o con «🧹 Pulisci fascicolo», anche se erano stati dati tramite un’AI), il loro testo non resta nel registro

Questi contenuti sono decisi e scritti dai gestori dell’organizzazione, che ne rispondono come titolari autonomi (sezione 4). Lo staff può ripulire il fascicolo con «🧹 Pulisci fascicolo», anche quello di chi non è più membro («👥 Membri» → «🧰 Strumenti» → «👤 Ex membri»): per un ex membro la pulizia cancella anche i campi personalizzati e revoca gli inviti in sospeso, mentre i riconoscimenti restano. La cancellazione del tuo account elimina tutto il fascicolo (sezione 13).

5.5 Spazio personale

Fuori dalle organizzazioni hai uno spazio solo tuo: agenda (anche il luogo di un impegno, se mandi una posizione), cose da fare, abitudini con il loro diario, scadenze (con la foto del documento, se la aggiungi: resta su Telegram come gli altri allegati), appunti, promemoria (anche ricorrenti), questionari personali, Appuntamenti e Liste nella chat. Questi dati sono visibili solo a te: non compaiono in nessuna organizzazione, non finiscono in nessuna Biblioteca e nessun gestore può vederli. Fa eccezione solo ciò che condividi tu: la card di un Appuntamento o di una Lista mandata in una chat la vede chi è in quella chat, e un appunto o un questionario condiviso con un link lo apre chi ha il link. Chi tocca una di quelle card, anche senza usare Tavora, ci fa arrivare il suo User ID e il suo username (o il nome, se non ha username): li salviamo per scriverli sulla card e far funzionare l’Appuntamento o la Lista. Se un’abitudine riguarda dati sensibili (fumo, alcol, droghe, gioco d’azzardo), la salviamo solo se sei tu a chiederlo espressamente: dal pannello delle abitudini il bot ti mostra prima un avviso e aspetta il tuo sì, e all’assistente personale la chiedi tu a parole; la cancelli quando vuoi. L’assistente AI personale vi accede solo quando glielo chiedi tu (sezione 6.4).

5.6 Sportello e anonimato — detto onestamente

Dallo Sportello un membro può inviare ai gestori una segnalazione in forma anonima. Ecco esattamente cosa significa:

• Per i gestori è anonima davvero: non vedono nome, username o ID — nemmeno cercando. Nell’export CSV la colonna del mittente è vuota
• Per il sistema no: il database registra comunque chi ha inviato la segnalazione. Serve a prevenire abusi e a permetterti di seguire la tua pratica
• Il bot te lo dice chiaramente al momento dell’invio, prima che tu scelga

L’identità del mittente di una segnalazione anonima non viene rivelata ai gestori in nessuna schermata del bot. Potrebbe essere rivelata solo se un obbligo di legge ci imponesse di farlo (sezione 7).

5.7 Questionari e anonimato

Chi crea un questionario sceglie se è nominale o anonimo, e la scelta non è più modificabile dopo la pubblicazione. In un questionario anonimo:

• Mentre compili, il sistema tiene un collegamento temporaneo tra te e la bozza (serve a farti riprendere la compilazione); all’invio quel collegamento viene cancellato: le risposte inviate non sono più riconducibili a te nel database
• Resta registrato che hai risposto (per impedire risposte doppie), ma non cosa hai risposto
• Per questo un questionario anonimo non permette di modificare le risposte dopo l’invio

5.8 Donazioni (Telegram Stars)

Se sostieni il progetto con una donazione in Telegram Stars registriamo: User ID e username, l’importo, l’ID transazione (charge_id, utile per rimborsi), data e ora, e il tuo first name Telegram, usato qui esclusivamente per ringraziarti pubblicamente se accetti, o per il badge donatore. Non riceviamo né conserviamo alcun estremo di pagamento (carte, conti): la transazione avviene interamente dentro Telegram.

5.9 Dati tecnici

• Audit trail: per task e azioni di gestione registriamo chi ha fatto cosa e quando
• Sessioni temporanee dei wizard (creazione proposte/task…): cancellate automaticamente dopo 48 ore di inattività
• Allegati delle segnalazioni bug/feedback inviate dal bot: conservati come riferimento Telegram e cancellati dopo circa 30 giorni
• Verifica dei PDF esportati: ogni PDF esportato riporta un codice di verifica e alla sua generazione salviamo l’impronta (SHA-256) del file intero, senza dati personali aggiuntivi. Chi riceve il PDF può mandarlo al bot in chat privata per sapere se è autentico o se è stato modificato
• Log tecnici: i log del bot non contengono token né contenuti sensibili
• Statistiche interne di prodotto (fase beta): eventi aggregati di attivazione (es. la creazione della prima organizzazione) e contatori d’uso di alcune schermate, legati a User ID e timestamp. Restano interni, non alimentano profilazione né pubblicità, e verranno rimossi o anonimizzati a fine beta. Puoi chiederne la cancellazione anticipata

5.10 Dati che NON raccogliamo

Il bot non chiede e non raccoglie di sua iniziativa:

• Cognome, email, numero di telefono: non li chiediamo e non li leggiamo da Telegram. Se li scrivi tu in un contenuto, o lo staff li annota in un campo della tua scheda (5.4), li conserviamo come gli altri contenuti
• Foto profilo o dati biografici
• Posizione o dati GPS: non li rileviamo mai. Se mandi tu una posizione come luogo di un impegno in agenda, ne conserviamo le coordinate insieme all’impegno
• Messaggi privati al di fuori della conversazione con il bot
• Dati da altre app o servizi, cronologia di navigazione, cookie, dati del dispositivo
• Estremi di pagamento (carte, conti, IBAN)

6Assistenti AI

Tavora include più assistenti AI. Per tutti valgono le stesse regole di fondo: le risposte sono generate dal modello Claude di Anthropic (sezione 10), i dati inviati al fornitore non vengono usati per addestrare i suoi modelli, ogni assistente vede solo l’organizzazione (o lo spazio personale) in cui lavora, e agiscono solo quando qualcuno glielo chiede. L’unica eccezione sono le istruzioni periodiche dell’AI Gestione Membri, che girano da sole nei giorni e all’ora scelti dallo staff (6.2).

6.1 Tavora AI (per i membri)

Risponde alle domande basandosi sui materiali della Biblioteca marcati «AI = Sì» dallo staff e sulla conoscenza base di Tavora. Conserviamo:

• Memoria della conversazione in chat privata: ogni scambio si cancella da solo 30 giorni dopo essere stato scritto, anche se continui a usare l’assistente, o prima se lo cancelli tu; nei gruppi (/ask) la memoria è separata, per utente, e ogni scambio scade dopo 7 giorni
• Riassunto automatico dei turni più vecchi quando la conversazione si allunga (i 10 turni recenti restano intatti)
• Profilo sintetico del tuo stile di interazione (max 300 caratteri), aggiornato una volta a settimana se nell’ultima settimana hai usato spesso l’assistente, solo per calibrare il tono
• Contatori di utilizzo per applicare i limiti (non contengono il testo delle domande)
• Cache delle risposte alle domande pubbliche del Tavora AI globale, per rispondere all’istante a domande simili

Al fornitore AI vengono inviati la domanda, i turni precedenti della conversazione, gli estratti pertinenti della Biblioteca e le Istruzioni AI dello staff. Non vengono inviati il tuo User ID o username: per Tavora AI non sei identificabile presso il fornitore.

6.2 AI Gestione Membri (per lo staff)

Assistente riservato a fondatore e admin. Quando lo staff la usa, vengono elaborati — e in parte inviati al fornitore AI — i dati dei membri necessari alla richiesta: username, ruoli, etichette, campi personalizzati, statistiche di attività, sanzioni, limitati alla sola organizzazione. La memoria conversazionale dello staff dura al massimo 32 scambi / 14 giorni, isolata per organizzazione e per admin. Su una richiesta chiara che riguarda una sola persona agisce subito; su più persone, e per messaggi privati e annunci, chiede prima una conferma scritta. Al massimo 20 destinatari per azione, e ogni azione finisce nello storico di gestione. Le istruzioni periodiche salvate dallo staff applicano da sole solo etichette, ruoli, messaggi privati previsti dalla regola, sban, inviti nei gruppi e note interne: espulsioni, ban, avvertimenti, riconoscimenti e campi del profilo restano suggerimenti che lo staff conferma.

6.3 AI Attività, AI Turni e AI Questionari (per i gestori)

Stessi principi della 6.2, applicati a task, turni e questionari: leggono board, carichi, tabelloni e questionari della sola area su cui il gestore ha permessi. L’AI Attività chiede una conferma scritta per le azioni su più task o più persone e per ogni eliminazione. Prima di pubblicare, chiudere, riaprire o eliminare un questionario (o una domanda che ha già risposte), di eliminare un turno con persone dentro o di togliere una persona da un turno, l’AI Questionari e l’AI Turni chiedono conferma nella conversazione: l’azione parte solo dopo il «sì» dell’utente in un messaggio successivo, controllato dal bot e non dall’AI. Al fornitore AI arrivano i dati di task, turni e questionari pertinenti alla richiesta (titoli, assegnatari, scadenze, domande, risposte da correggere), mai l’intero database.

6.4 Assistente personale (spazio personale)

Lavora solo sui tuoi dati personali: cose da fare, abitudini, agenda, appunti, promemoria, scadenze, Appuntamenti, Liste nella chat e questionari personali. Ha una memoria separata da tutto il resto e non comunica con le AI delle organizzazioni.

6.5 Moderazione automatica delle Istruzioni AI

Quando lo staff salva un’Istruzione AI (una regola di comportamento per l’assistente), il testo viene inviato al fornitore per un controllo di sicurezza automatico. Se viola le regole d’uso (insulti, prompt-injection, attività illegali) viene marcata come «ignorata» e l’AI non la applica. Viene inviato solo il testo dell’istruzione, nessun altro dato.

Gli embedding (la rappresentazione numerica dei testi usata per la ricerca nella Biblioteca e nella cache) sono calcolati localmente sul nostro server con un modello open-source: per questa operazione nessun dato lascia la nostra infrastruttura.

7Basi giuridiche e finalità

Non trattiamo dati «perché usi il bot e quindi accetti»: ogni trattamento ha una base giuridica ai sensi dell’art. 6 GDPR.

• Esecuzione del servizio che richiedi (art. 6.1.b) — tutto il funzionamento di Tavora: organizzazioni, proposte, votazioni, task, turni, eventi, questionari, Biblioteca, Sportello, spazio personale, assistenti AI, notifiche e promemoria
• Legittimo interesse (art. 6.1.f) — sicurezza e prevenzione degli abusi (rate limit, ban, audit trail), backup e continuità del servizio, statistiche interne aggregate per migliorare il prodotto, tutela dei nostri diritti. Puoi opporti a questi trattamenti (sezione 13)
• Consenso (art. 6.1.a) — il ringraziamento pubblico dei donatori e il form di supporto sul sito; consenso esplicito (art. 9.2.a) per salvare un’abitudine dello spazio personale che riguarda dati sensibili (fumo, alcol, droghe, gioco d’azzardo). Revocabile in ogni momento: per un’abitudine basta eliminarla
• Obbligo legale (art. 6.1.c) — l’eventuale riscontro a richieste legittime dell’autorità

Nessuna decisione interamente automatizzata produce effetti giuridici o significativi su di te (art. 22 GDPR): gli assistenti AI propongono, le persone decidono. Espulsioni e ban non sono mai eseguiti automaticamente da un’AI.

I dati non vengono usati per profilazione commerciale o pubblicitaria, non vengono venduti e non alimentano marketing di alcun tipo.

8Chi vede i tuoi dati

Gli altri membri della tua organizzazione vedono

• Il tuo username (o, se non ce l’hai, il tuo nome Telegram) come autore delle proposte e nei commenti pubblicati nei gruppi
• Le tue assegnazioni su task e turni e le note pubbliche
• Le tue iscrizioni agli eventi, dove la lista partecipanti è visibile
• Chi sono fondatore e admin dell’organizzazione (visibili a ogni membro)
• La lista dei membri (solo nome o username, mai l’ID Telegram), se il fondatore la rende visibile a tutti; altrimenti la vedono solo lo staff e chi ha i permessi sui membri

Solo i gestori vedono

• I voti individuali (es. tramite /votes), dove l’organizzazione lo prevede
• Il fascicolo membro (note interne, richiami, riconoscimenti, etichette, storico — sezione 5.4)
• Le pratiche dello Sportello — con mittente visibile solo se non anonima (5.6)
• I rispondenti dei questionari nominali (mai il collegamento risposta↔persona in quelli anonimi, 5.7)

Nessuno vede

• Le tue conversazioni private con il bot e con gli assistenti AI
• Il tuo spazio personale (agenda, cose da fare, abitudini, scadenze, appunti, promemoria), tranne ciò che condividi tu (5.5)
• Le proposte che hai nascosto dalla tua vista personale

Oltre a questo, l’accesso tecnico al database è limitato allo sviluppatore (sezione 12). Nessun dato viene condiviso con terzi al di fuori dei fornitori elencati nella sezione 10.

9Conservazione

Regola generale: conserviamo i dati finché usi Tavora e finché l’organizzazione a cui appartengono esiste. Nel dettaglio:

• Eliminazione di un’organizzazione: i membri escono subito; per 10 giorni il fondatore può ripristinarla da «Le mie organizzazioni» (tornano contenuti e impostazioni, i membri rientrano con un nuovo link d’invito), poi i dati (proposte, voti, task…) vengono eliminati definitivamente e automaticamente
• Eliminazione dello spazio personale («🗑 Elimina lo spazio»): per 10 giorni puoi ripristinarlo, se nel frattempo non ne crei uno nuovo; poi viene cancellato definitivamente
• Sessioni wizard: 48 ore di inattività
• Allegati di bug report e feedback: ~30 giorni
• Memorie AI: Tavora AI: ogni scambio 30 giorni dopo essere stato scritto (7 nei gruppi), AI di gestione 14 giorni — oltre ai reset manuali (sezione 13)
• Profilo sintetico AI: sostituito a ogni aggiornamento settimanale; eliminato con il reset memoria, con l’account o da solo quando in memoria non resta nessuno scambio privato
• Cache risposte AI: si invalida da sola quando i materiali sottostanti cambiano
• Proposte pendenti: finalizzate automaticamente dopo 7 giorni
• Ban: il ban di un’organizzazione conserva solo lo User ID (con autore e data) finché è attivo; il ban globale da Tavora conserva anche lo username finché è in vigore. Dopo una richiesta di cancellazione resta solo l’ID, finché il ban è attivo
• Blocco del bot: i dati restano ma non ti contattiamo più; puoi chiederne la cancellazione
• Statistiche beta: rimosse o anonimizzate a fine beta
• Backup: copie cifrate, fatte ogni notte e conservate sul nostro server al massimo 14 giorni, poi eliminate dalla rotazione; la copia cifrata delle ultime 5 notti è custodita anche su Google Drive (sezione 10). Un dato cancellato può quindi sopravvivere in un backup fino a 14 giorni

10Fornitori esterni

Tavora si appoggia a pochi fornitori, ognuno per un compito preciso. Non ci sono servizi di analytics di terze parti, pixel, SDK pubblicitari o broker di dati.

Per il bot

• Telegram — la piattaforma su cui il bot vive: messaggi, file e interazioni transitano dai suoi server secondo la sua privacy policy. Telegram è titolare autonomo del proprio trattamento
• Anthropic (USA) — il fornitore del modello Claude per gli assistenti AI. Riceve solo i dati descritti nella sezione 6, non li usa per addestramento (li conserva per un periodo limitato a fini di sicurezza, poi li cancella) e li tratta secondo la sua privacy policy e il suo Data Processing Addendum
• Hosting — il bot e il database PostgreSQL girano su un server privato virtuale nell’Unione Europea, gestito da noi. I dati del bot risiedono solo su questo server; l’unica eccezione sono le copie di backup cifrate custodite su Google Drive (voce seguente)
• Google Drive (Google) — custodisce una copia dei backup cifrati delle ultime 5 notti. Ogni backup viene cifrato sul nostro server appena creato, con una chiave pubblica (OpenPGP, AES-256), e la versione non cifrata viene eliminata: su Google Drive arrivano solo file cifrati, che Google non può leggere perché non ha la chiave. La chiave privata necessaria al ripristino è custodita da Tavora fuori dal server e fuori da Google. Le copie più vecchie vengono eliminate da Drive in automatico, in modo definitivo (non finiscono nel cestino)

Per il sito

• Vercel — hosting del sito tavora.net e del form di supporto
• Resend — recapito delle email del form di supporto
• Cloudflare Turnstile — verifica anti-bot del form, senza cookie persistenti né tracking cross-site

11Trasferimenti fuori dall’UE

Il database del bot risiede nell’Unione Europea. Alcuni fornitori però operano dagli Stati Uniti:

• Anthropic — per le richieste agli assistenti AI (sezione 6)
• Vercel, Resend e Cloudflare — per il sito e il form di supporto (sezione 15)
• Google — per le copie di backup cifrate su Google Drive, che possono essere conservate anche fuori dall’UE (sezione 10)

Questi trasferimenti avvengono sulla base delle garanzie previste dal capo V del GDPR: certificazione all’EU-US Data Privacy Framework e/o Clausole Contrattuali Standard (SCC), a seconda del fornitore. Telegram tratta i dati secondo la propria policy, in qualità di titolare autonomo.

12Sicurezza

Misure principali in atto:

• Cifratura in transito — le comunicazioni con Telegram e tra bot e database avvengono su canali cifrati
• Backup cifrati — con AES-256 e una chiave pubblica (OpenPGP): il server può cifrare i backup ma non aprirli; la chiave per il ripristino non si trova né sul server né su Google
• PDF verificabili — ogni PDF esportato ha un codice di verifica: mandandolo al bot in chat privata si scopre se è autentico o se è stato modificato (basta un byte cambiato)
• Accesso limitato — solo lo sviluppatore ha accesso diretto al database
• Query parametrizzate — protezione da SQL injection
• Validazione degli input e limiti di lunghezza su tutto ciò che inserisci
• Rate limiting anti-abuso su creazioni e interazioni
• Logging sobrio — niente token né contenuti sensibili nei log

Nessun sistema è sicuro al 100%. Se dovesse verificarsi una violazione con rischio per i tuoi diritti, la notificheremo all’autorità e — nei casi previsti dall’art. 34 GDPR — anche a te.

13I tuoi diritti

Il GDPR ti garantisce questi diritti (artt. 15–21), tutti gratuiti:

• Accesso — sapere quali dati abbiamo su di te e riceverne copia
• Rettifica — correggere dati inesatti (l’username si aggiorna da solo da Telegram)
• Cancellazione — l’eliminazione completa del tuo account: la chiedi via email e la eseguiamo noi (dettagli sotto)
• Limitazione — chiederci di «congelare» un trattamento mentre verifichiamo una tua contestazione
• Portabilità — ricevere i tuoi dati in un formato strutturato di uso comune; dal bot puoi scaricare da solo il PDF delle cose da fare del tuo spazio personale e lo ZIP delle tue proposte; per una copia completa di tutti i tuoi dati scrivici
• Opposizione — opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse (sezione 7)
• Revoca del consenso — in ogni momento, senza pregiudicare ciò che è avvenuto prima

Reclamo all’autorità: hai sempre il diritto di rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali (art. 77 GDPR) o all’autorità di controllo del tuo Paese, senza doverci avvisare prima.

Cosa puoi fare da solo, subito, dal bot

• Reset memoria AI — il bottone «🧹 Reset memoria» cancella immediatamente turni di conversazione, profilo sintetico e riassunti (l’operazione è irreversibile e chiede conferma)
• Abbandonare un’organizzazione in qualsiasi momento
• Eliminare impegni, appunti, cose da fare, promemoria, scadenze e abitudini del tuo spazio personale
• Eliminare tutto lo spazio personale con «🗑 Elimina lo spazio»: per 10 giorni puoi ancora ripristinarlo, poi viene cancellato definitivamente (sezione 9)
• Nascondere proposte dalla tua vista
• Bloccare il bot per interrompere ogni comunicazione

Cosa comporta la cancellazione dell’account

• Eliminati: account, appartenenze, ruoli, fascicoli membro che ti riguardano (compresi campi del profilo e riconoscimenti), richieste di accesso e trasferimento, risposte agli eventi, posti nei turni, la traccia di aver risposto ai questionari, memorie AI e istruzioni periodiche, statistiche beta; lo spazio personale viene cancellato subito. Il tuo nome viene tolto anche dagli Appuntamenti e dalle Liste di altre persone, compresi i titoli che quegli Appuntamenti hanno messo nelle loro agende
• Restano: i ban attivi, con il solo User ID, per impedire il rientro
• Eliminate: le organizzazioni di cui sei fondatore, con la finestra di 10 giorni della sezione 9: in quel periodo Tavora può ripristinarle solo affidandole a un nuovo proprietario
• Anonimizzati: proposte, voti, commenti, task e note che hai creato dentro organizzazioni altrui — il contenuto resta (è patrimonio collettivo dell’organizzazione), ma senza più il collegamento a te. I conteggi aggregati dei voti restano invariati, l’identità del votante viene rimossa. Anche le risposte ai questionari e le pratiche dello Sportello restano senza ID né nome: come mittente compare «Utente eliminato»

Per esercitare i diritti che richiedono il nostro intervento, scrivi a tavorasystems@gmail.com indicando il tuo User ID Telegram. Rispondiamo di norma entro un mese (art. 12 GDPR).

14Minori

Tavora non è destinato a minori di 16 anni e non raccogliamo consapevolmente i loro dati. Se un genitore o tutore ritiene che un minore ci abbia fornito dati personali, può scriverci per la rimozione (sezione 17).

15Sito web e form di supporto

Il sito tavora.net

Il sito non usa cookie, non ha banner perché non ne servono, e non incorpora tracker, analytics di terze parti o pixel. L’hosting (Vercel) genera log tecnici di erogazione trattati secondo la sua privacy policy.

Il form di supporto

Quando invii una segnalazione dal form (/support/) raccogliamo ciò che scrivi: tipo, titolo (max 120 caratteri), descrizione (max 4000), la tua email (per risponderti), eventuali allegati (max 3 file, tipi consentiti: immagini, video, PDF, TXT), la lingua della pagina e un hash dell’IP (SHA-256 con salt) usato solo per rate-limiting — mai l’IP in chiaro.

Base giuridica: il tuo consenso esplicito (checkbox obbligatoria) e l’esecuzione della tua richiesta (risponderti). Le email viaggiano tramite Resend e arrivano nella nostra casella; la verifica anti-bot è di Cloudflare Turnstile, senza cookie persistenti.

• Conservazione email: il tempo necessario a gestire la segnalazione, massimo 24 mesi
• Log diagnostici del form: 7 giorni, senza dati personali in chiaro
• Revoca: puoi revocare il consenso in ogni momento scrivendoci; la revoca non tocca la liceità di quanto già avvenuto

16Modifiche a questa informativa

Se Tavora cambia, questa pagina cambia con lui. Per le modifiche sostanziali ti avvisiamo con una comunicazione nel bot; la data dell’ultimo aggiornamento è sempre in cima alla pagina. Le versioni precedenti sono disponibili su richiesta.

17Contatti

Per domande su questa informativa o per esercitare i tuoi diritti:

• tavorasystems@gmail.com

Indica il tuo User ID Telegram nella richiesta: è l’unico modo che abbiamo per identificare con certezza i tuoi dati (non ti chiederemo mai nome o documenti, salvo dubbi fondati sull’identità del richiedente ai sensi dell’art. 12.6 GDPR).