Seni ilgilendiren verileri nasıl işliyoruz.

1Kısaca

Ayrıntılardan önce özü:

• Botta seni sayısal Telegram ID'n ve kullanıcı adınla tanırız; kullanıcı adın yoksa Telegram'da belirlediğin adla. Soyadını, telefonunu, e-postanı veya profil fotoğrafını ne isteriz ne de Telegram'dan okuruz
• İçeriklerin kendi organizasyonunda kalır: veri satışı yok, reklam yok, ticari profilleme yok
• AI asistanları yalnızca çalıştıkları organizasyonu görür ve model sağlayıcısı sistemlerini senin verilerinle eğitmez
• Bir şey «anonim» olduğunda ne anlama geldiğini tam olarak söyleriz — gönderdikten sonra değil, göndermeden önce (bkz. 5.6 ve 5.7)
• Veritabanı Avrupa Birliği'ndeki sunucularda, yedekler şifreli, PDF dışa aktarımları doğrulanabilir
• Birçok silme işlemini bottan kendin yaparsın; geri kalan her şey için bir e-posta yeter (bölüm 13)

2Bu bildirim neyi kapsar

Bu bildirim iki şeyi kapsar:

• Telegram'daki Tavora botu — organizasyon kurduğun, gruplarını bağladığın; öneriler, oylamalar, görevler, vardiyalar, etkinlikler, formlar, Kütüphane, Başvuru Masası, kişisel alan ve AI asistanlarını kullandığın platform
• tavora.net sitesi — landing, kılavuzlar ve destek formu (bölüm 15)

Tavora, Telegram'ın içinde çalışır ama Telegram değildir: bağımsız bir projedir, Telegram'la bağlantısı yoktur. Telegram üzerinden gönderdiklerin, Telegram tarafından da kendi gizlilik politikasına göre işlenir.

Bu sayfayı okumak seni hiçbir şeye bağlamaz: bu bir bildirimdir, sözleşme değil. İşlemenin hukuki dayanakları bölüm 7'de listelidir.

3Veri sorumlusu

Tavora, beta aşamasında bağımsız bir projedir; geliştiricisi tarafından geliştirilip yönetilir ve GDPR md. 4(7) anlamında veri sorumlusu olarak o hareket eder. Henüz bir şirket yok: verilerinle ilgili her soru için iletişim noktası bu adrestir:

• tavorasystems@gmail.com

Bir veri koruma görevlisi (DPO) atanmadı: bu işlemenin niteliği ve ölçeği için GDPR md. 37 bunu gerektirmiyor. Veri taleplerine GDPR md. 12'deki süreler içinde (kural olarak bir ay içinde) yanıt veriyoruz.

4Tavora ve organizasyonlar: kim neden sorumlu

Tavora bir platformdur: üzerinde çalışan organizasyonları başka insanlar kurar ve yönetir. Kimin neyden sorumlu olduğunu anlamak için ayrım şu:

• Tavora, platformun çalışması için gereken işlemenin sorumlusudur: hesaplar, altyapı, güvenlik, yedekler, kötüye kullanım limitleri, AI asistanlarının teknik işleyişi
• Her organizasyonun yöneticileri (kurucu, adminler, ekip) araçları kendi üyeleri üzerinde nasıl kullanacaklarına karar verir: kimi kabul edecekleri, hangi rol ve izinleri verecekleri, bir üyenin dosyasına ne yazacakları (notlar, uyarılar, takdirler, etiketler), AI'lara hangi kuralları verecekleri. Bu kararlarda kendi organizasyonlarının bağımsız veri sorumluları olarak hareket ederler; Tavora ise verileri onlar adına platform sağlayıcısı olarak işler

Bir üye olarak senin için anlamı: organizasyonunun ekibinin senin hakkında yazdığı içerikler için ilk muhatap organizasyonun yöneticileridir. Yine de bize her zaman yazabilirsin (bölüm 17): haklarını kullanmana her durumda yardım ederiz.

Yöneticiler, Tavora'nın araçlarını veri koruma hukukuna uygun kullanmakla yükümlüdür. Bir organizasyonun bunları kötüye kullandığını düşünüyorsan bize bildir.

5İşlediğimiz veriler

5.1 Telegram verileri

Botla etkileşime geçtiğinde Telegram bize otomatik olarak şunları iletir:

• Telegram User ID — benzersiz sayısal kimliğin
• Telegram kullanıcı adı — herkese açık kullanıcı adın (değiştirirsen kendiliğinden güncellenir)
• Dil kodu — arayüzü kendi dilinde sunmak için (ayarlardan değiştirilebilir)
• İlk ve son etkileşimin tarihi ve saati
• Telegram adı (asla soyadı değil) — botla etkileşime geçtiğinde alırız: özel sohbette, bağlı bir grupta yazarken, bağlı bir gruba katılırken veya herhangi bir sohbette bir buluşmanın ya da listenin kartına dokunduğunda. Yalnızca kullanıcı adın yoksa gösteririz: seni önerilerin, oyların, yorumların ve isimli yanıtların yazarı olarak belirtmek için, organizasyonun listelerinde (üyeler, roller, ekip, katılım istekleri, banlılar, departmanlar) ve bir sohbette bir listeye ya da buluşmaya kimin dokunduğunu göstermek için. Hesap verilerinle birlikte silinir

Bunlara kendi belirlediğin tercihler eklenir: saat dilimi (hatırlatıcılar için), organizasyon başına bildirim ayarları. Botu Telegram'da engellersen, seninle bir daha iletişim kurmamak için bunu kaydederiz; geri dönersen işaret kendiliğinden silinir.

5.2 Organizasyonlar ve üyelik

• Her organizasyondaki rolün (üye, admin, kurucu) ve kişiselleştirilmiş izinlerin
• Ait olduğun departmanlar ve görevler ile yöneticileri
• Katılım istekleri, davetler ve onayları
• Organizasyon düzeyinde banlar — User ID, banı koyan ve tarih ile
• Bir organizasyonun sahipliğinin devir istekleri (ilgili iki User ID ve durum)
• Bağlı Telegram gruplarındaki varlığın — grup ID'si, grup adı ve orada kimin bulunduğu (yalnızca ID ve kullanıcı adı), üyeliği doğrulamak için
• Organizasyonun dili («🌐 Organizasyonun dili»): gruplardaki mesajların ve üyelerin organizasyondan aldığı özel mesajların dili (kişisel değil, organizasyon ayarı: senin menülerin kendi dilinde kalır)

5.3 Oluşturduğun içerikler

• Öneriler ve gündem maddeleri: başlık, metin, tür, ekler, yorumlar
• Oylar: User ID'ne bağlı oyun (kimin görebileceği: bölüm 8)
• Görevler: başlık, açıklama, kontrol listeleri, atamalar, notlar (herkese açık veya özel), hatırlatıcılar, değişiklik geçmişi
• Vardiyalar: dilimler, atamalar, takas istekleri
• Etkinlikler ve takvim: etkinlikler, kayıtlar/RSVP, hatırlatıcılar
• Formlar: yanıtların (anonimlik için: 5.7)
• Kütüphane: yüklenen materyaller (belgeler, bölümler, sayfalar) ve kimin yüklediği
• Başvuru Masası: yöneticilere gönderilen öneriler, talepler ve bildirimler (anonimlik için: 5.6)

Girdiğin biçimlendirmeyi (kalın, italik, bağlantılar, animasyonlu Telegram Premium emojileri) korumak için içeriklerin bir de «rich» HTML sürümünü saklarız. Premium emojiler görsel olarak değil, sayısal tanımlayıcı olarak kaydedilir. Ekler (fotoğraf, video, belge) sunucularımızda saklanmaz: yalnızca Telegram'ın verdiği referansı (file_id) tutarız — dosyalar Telegram'ın sunucularında kalır. Tek istisna: AI açıkken Kütüphaneye veya AI Talimatlarına yüklenen PDF ve metin dosyalarının tam metnini de (arama için parçalara bölünmüş olarak) saklarız; böylece AI yanıt verirken onu kullanabilir (bölüm 6). AI, önceden yüklenmiş bir belge için sonradan açılırsa da aynısı geçerlidir. Metin, belge var olduğu sürece kalır; AI sonradan kapatılsa bile.

5.4 Üye dosyası — ekibin senin hakkında girdiği veriler

Organizasyonunun ekibi her üye için bir dosya tutabilir. Şunları içerebilir:

• Ekibin iç notları (ne sen ne de diğer üyeler görebilir)
• Uyarılar ve yaptırımlar, yazan ve tarih ile
• Takdirler, atanmış etiketler ve profilin özel alanları: ekibin yazdığı serbest metin bilgiler (örneğin sicil numarası, takım, bir dahili telefon). Ekip her alan için senin görüp göremeyeceğine karar verir; yeni bir alanı yalnızca ekip görür
• Geçmiş: giriş/çıkışlar, görüldüğün gruplar, etkinlik istatistikleri (öneriler, görevler, etkinlikler)
• Profilin üzerindeki ekip eylemlerinin etkinlik kaydı: kim ne yaptı, ne zaman. Bir not, yaptırım veya alan silindiğinde (tek tek ya da «🧹 Dosyayı temizle» ile, bir AI aracılığıyla verilmiş olsa bile) metni kayıtta kalmaz

Bu içeriklere organizasyonun yöneticileri karar verir ve onları onlar yazar; bağımsız sorumlular olarak bunların hesabını onlar verir (bölüm 4). Ekip dosyayı «🧹 Dosyayı temizle» ile temizleyebilir; artık üye olmayan birinin dosyasını da («👥 Üyeler» → «🧰 Araçlar» → «👤 Eski üyeler»): eski bir üyede temizlik özel alanları da siler ve bekleyen davetleri iptal eder, takdirler ise kalır. Hesabını silmen dosyanın tamamını siler (bölüm 13).

5.5 Kişisel alan

Organizasyonların dışında yalnızca sana ait bir alanın var: ajanda (bir konum gönderirsen bir randevunun yeri de dahil), yapılacaklar, alışkanlıklar ve günlükleri, son tarihler (eklersen belgenin fotoğrafıyla: diğer ekler gibi Telegram'da kalır), notlar, hatırlatıcılar (tekrarlayanlar dahil), kişisel formlar, buluşmalar ve sohbetteki listeler. Bu veriler yalnızca sana görünür: hiçbir organizasyonda görünmez, hiçbir Kütüphaneye girmez ve hiçbir yönetici onları göremez. Tek istisna senin paylaştıklarındır: bir sohbete gönderilen buluşma veya liste kartını o sohbettekiler görür, bağlantıyla paylaşılan bir notu veya formu da bağlantıya sahip olan herkes açabilir. Bu kartlardan birine dokunan herkes, Tavora kullanmasa bile, bize User ID'sini ve kullanıcı adını (kullanıcı adı yoksa adını) iletir: bunları karta yazmak ve buluşmanın ya da listenin çalışması için saklarız. Bir alışkanlık hassas verilerle ilgiliyse (sigara, alkol, uyuşturucu, kumar), onu yalnızca sen açıkça istediğin için kaydederiz: alışkanlıklar panelinde bot önce bir uyarı gösterir ve onayını bekler, kişisel asistandan ise kendi sözlerinle sen istersin; istediğin zaman silebilirsin. Kişisel AI asistanı onlara yalnızca sen istediğinde erişir (bölüm 6.4).

5.6 Başvuru Masası ve anonimlik — dürüstçe

Bir üye, Başvuru Masası'ndan yöneticilere anonim bir bildirim gönderebilir. Bunun tam olarak anlamı şu:

• Yöneticiler için gerçekten anonimdir: ad, kullanıcı adı veya ID görmezler — arayarak bile. CSV dışa aktarımında gönderen sütunu boştur
• Sistem için değildir: veritabanı bildirimi kimin gönderdiğini yine de kaydeder. Bu, kötüye kullanımı önlemeye ve dosyanı takip edebilmene yarar
• Bot bunu sana gönderme anında, sen seçmeden önce açıkça söyler

Anonim bir bildirimin göndereninin kimliği botun hiçbir ekranında yöneticilere gösterilmez. Ancak yasal bir yükümlülük bizi zorlarsa açıklanabilir (bölüm 7).

5.7 Formlar ve anonimlik

Formu oluşturan kişi isimli mi anonim mi olacağını seçer; yayından sonra bu seçim değiştirilemez. Anonim bir formda:

• Doldururken sistem seninle taslak arasında geçici bir bağ tutar (doldurmaya kaldığın yerden devam edebilmen için); gönderimde bu bağ silinir: gönderilen yanıtlar veritabanında artık sana bağlanamaz
• Yanıt verdiğin kayıtlı kalır (mükerrer yanıtları önlemek için), ama ne yanıtladığın değil
• Bu yüzden anonim bir formda gönderimden sonra yanıtlar değiştirilemez

5.8 Bağışlar (Telegram Stars)

Projeyi Telegram Stars ile bir bağışla desteklersen şunları kaydederiz: User ID ve kullanıcı adı, tutar, işlem ID'si (charge_id, iadeler için yararlı), tarih ve saat ve Telegram'daki adın (first name); burada yalnızca, kabul edersen sana kamuya açık teşekkür etmek ya da bağışçı rozeti için kullanılır. Hiçbir ödeme bilgisi (kart, hesap) almayız ve saklamayız: işlem tamamen Telegram içinde gerçekleşir.

5.9 Teknik veriler

• Denetim kaydı: görevler ve yönetim eylemleri için kimin ne yaptığını ve ne zaman yaptığını kaydederiz
• Geçici sihirbaz oturumları (öneri/görev oluşturma…): 48 saat hareketsizlikten sonra otomatik silinir
• Bottan gönderilen hata bildirimi/geri bildirim ekleri: Telegram referansı olarak tutulur ve yaklaşık 30 gün sonra silinir
• Dışa aktarılan PDF'lerin doğrulanması: dışa aktarılan her PDF'te bir doğrulama kodu bulunur ve oluşturulduğunda dosyanın tamamının parmak izini (SHA-256) ek kişisel veri olmadan saklarız. PDF'i alan kişi onu botun özel sohbetine gönderip gerçek mi yoksa değiştirilmiş mi olduğunu öğrenebilir
• Teknik loglar: botun logları ne token ne de hassas içerik içerir
• İç ürün istatistikleri (beta aşaması): toplu etkinleştirme olayları (ör. ilk organizasyonunu kurman) ve bazı ekranların kullanım sayaçları, User ID ve zaman damgasına bağlı. İçeride kalır, profillemeyi de reklamı da beslemez ve beta bitince kaldırılır veya anonimleştirilir. Erken silinmesini isteyebilirsin

5.10 TOPLAMADIĞIMIZ veriler

Bot şunları istemez ve kendiliğinden toplamaz:

• Soyad, e-posta, telefon numarası: bunları istemeyiz ve Telegram'dan da okumayız. Bir içerikte bunları kendin yazarsan veya ekip senin kartındaki bir alana not ederse (5.4), diğer içerikler gibi saklarız
• Profil fotoğrafları veya biyografik veriler
• Konum veya GPS verileri: bunları asla tespit etmeyiz. Ajandadaki bir randevunun yeri olarak kendin bir konum gönderirsen, koordinatlarını randevuyla birlikte saklarız
• Botla konuşmanın dışındaki özel mesajlar
• Diğer uygulama veya servislerden veriler, tarayıcı geçmişi, çerezler, cihaz verileri
• Ödeme bilgileri (kartlar, hesaplar, IBAN)

6AI asistanları

Tavora'da birden çok AI asistanı var. Hepsi için aynı temel kurallar geçerli: yanıtları Anthropic'in Claude modeli üretir (bölüm 10), sağlayıcıya gönderilen veriler modellerini eğitmek için kullanılmaz, her asistan yalnızca çalıştığı organizasyonu (veya kişisel alanı) görür ve yalnızca biri istediğinde harekete geçerler. Tek istisna, Üye Yönetim AI'ın periyodik talimatlarıdır: ekibin seçtiği günlerde ve saatte kendiliğinden çalışırlar (6.2).

6.1 Tavora AI (üyeler için)

Ekibin «AI = Evet» olarak işaretlediği Kütüphane materyallerine ve Tavora'nın temel bilgisine dayanarak soruları yanıtlar. Şunları saklarız:

• Özel sohbetteki konuşma hafızası: her alışveriş, asistanı kullanmaya devam etsen bile yazıldıktan 30 gün sonra kendiliğinden silinir, ya da sen silersen daha önce; gruplarda (/ask) hafıza ayrıdır, kullanıcı başınadır ve her alışveriş 7 günde sona erer
• Konuşma uzadığında eski turların otomatik özeti (en yeni 10 tur olduğu gibi kalır)
• Etkileşim tarzının sentetik profili (en fazla 300 karakter), son haftada asistanı sık kullandıysan haftada bir güncellenir, yalnızca tonu ayarlamak için
• Limitleri uygulamak için kullanım sayaçları (soru metni içermezler)
• Küresel Tavora AI'a sorulan herkese açık soruların yanıt önbelleği, benzer sorulara anında yanıt vermek için

AI sağlayıcısına gönderilenler: soru, konuşmanın önceki turları, Kütüphanenin ilgili bölümleri ve ekibin AI Talimatları. User ID'n ve kullanıcı adın gönderilmez: sağlayıcı için Tavora AI kullanıcıları kimliklendirilemez.

6.2 Üye Yönetim AI (ekip için)

Kurucu ve adminlere ayrılmış bir asistan. Ekip onu kullandığında, istek için gereken üye verileri işlenir — ve kısmen AI sağlayıcısına gönderilir: kullanıcı adları, roller, etiketler, özel alanlar, etkinlik istatistikleri, yaptırımlar, yalnızca o organizasyonla sınırlı. Ekibin konuşma hafızası en fazla 32 alışveriş / 14 gün sürer, organizasyon ve admin başına yalıtılmıştır. Tek bir kişiyle ilgili net bir istekte hemen harekete geçer; birden çok kişi için ve özel mesajlarla duyurular için önce yazılı onay ister. Eylem başına en fazla 20 alıcı, ve her eylem yönetim geçmişine girer. Ekibin kaydettiği periyodik talimatlar kendi başına yalnızca etiketleri, rolleri, kuralın öngördüğü özel mesajları, ban kaldırmaları, grup davetlerini ve iç notları uygular: ihraçlar, banlar, uyarılar, takdirler ve profil alanları öneri olarak kalır ve ekip onaylar.

6.3 Görev AI, Vardiya AI ve Form AI (yöneticiler için)

6.2'deki ilkelerin görevlere, vardiyalara ve formlara uygulanmış hali: yalnızca yöneticinin izinli olduğu alanın panolarını, yüklerini, çizelgelerini ve formlarını okurlar. Görev AI birden çok görev veya birden çok kişi üzerindeki eylemler ve her silme için yazılı onay ister. Bir formu (ya da zaten yanıtı olan bir soruyu) yayınlamadan, kapatmadan, yeniden açmadan veya silmeden, içinde kişiler olan bir vardiyayı silmeden ya da birini vardiyadan çıkarmadan önce Form AI ve Vardiya AI konuşmada onay ister: eylem ancak kullanıcının sonraki bir mesajdaki «evet»inden sonra çalışır; bunu AI değil bot denetler. AI sağlayıcısına isteğe ilişkin görev, vardiya ve form verileri gider (başlıklar, atananlar, tarihler, sorular, puanlanacak yanıtlar) — asla veritabanının tamamı değil.

6.4 Kişisel asistan (kişisel alan)

Yalnızca senin kişisel verilerinle çalışır: yapılacaklar, alışkanlıklar, ajanda, notlar, hatırlatıcılar, son tarihler, buluşmalar, sohbetteki listeler ve kişisel formlar. Her şeyden ayrı bir hafızası vardır ve organizasyonların AI'larıyla konuşmaz.

6.5 AI Talimatlarının otomatik denetimi

Ekip bir AI Talimatı (asistan için davranış kuralı) kaydettiğinde, metni otomatik güvenlik kontrolü için sağlayıcıya gönderilir. Kullanım kurallarını ihlal ediyorsa (hakaret, prompt injection, yasa dışı faaliyet) «yok sayıldı» olarak işaretlenir ve AI onu uygulamaz. Yalnızca talimatın metni gönderilir, başka hiçbir veri gönderilmez.

Embedding'ler (Kütüphanede ve önbellekte arama için kullanılan metinlerin sayısal temsili) açık kaynaklı bir modelle sunucumuzda yerel olarak hesaplanır: bu işlemde hiçbir veri altyapımızdan çıkmaz.

7Hukuki dayanaklar ve amaçlar

Verileri «botu kullanıyorsun, demek ki kabul ediyorsun» diye işlemeyiz: her işlemenin GDPR md. 6 uyarınca bir hukuki dayanağı vardır.

• İstediğin hizmetin ifası (md. 6.1.b) — Tavora'nın tüm işleyişi: organizasyonlar, öneriler, oylamalar, görevler, vardiyalar, etkinlikler, formlar, Kütüphane, Başvuru Masası, kişisel alan, AI asistanları, bildirimler ve hatırlatıcılar
• Meşru menfaat (md. 6.1.f) — güvenlik ve kötüye kullanımın önlenmesi (limitler, banlar, denetim kaydı), yedekler ve hizmet sürekliliği, ürünü iyileştirmek için toplu iç istatistikler, haklarımızın savunulması. Bu işlemelere itiraz edebilirsin (bölüm 13)
• Rıza (md. 6.1.a) — bağışçılara kamuya açık teşekkür ve sitedeki destek formu; hassas verilerle (sigara, alkol, uyuşturucu, kumar) ilgili bir kişisel alan alışkanlığını kaydetmek için açık rıza (md. 9.2.a). Her an geri alınabilir: bir alışkanlık için onu silmen yeterli
• Hukuki yükümlülük (md. 6.1.c) — yetkili makamların meşru taleplerine olası yanıt

Tamamen otomatik hiçbir karar senin üzerinde hukuki ya da benzer ölçüde önemli etki doğurmaz (GDPR md. 22): AI asistanları önerir, insanlar karar verir. İhraçlar ve banlar asla bir AI tarafından otomatik yürütülmez.

Veriler ticari veya reklam amaçlı profilleme için kullanılmaz, satılmaz ve hiçbir türde pazarlamayı beslemez.

8Verilerini kim görür

Organizasyonundaki diğer üyeler şunları görür

• Önerilerin yazarı olarak ve gruplarda yayınlanan yorumlarda kullanıcı adını (yoksa Telegram adını)
• Görev ve vardiyalardaki atamalarını ve herkese açık notları
• Katılımcı listesinin görünür olduğu yerlerde etkinlik kayıtlarını
• Organizasyonun kurucusunun ve adminlerinin kim olduğunu (her üyeye görünür)
• Üye listesi (yalnızca ad veya kullanıcı adı, asla Telegram ID değil), kurucu onu herkese görünür yaparsa; aksi halde yalnızca ekip ve üyeler üzerinde izni olanlar görür

Yalnızca yöneticiler şunları görür

• Organizasyonun öngördüğü yerlerde bireysel oyları (ör. /votes ile)
• Üye dosyasını (iç notlar, uyarılar, takdirler, etiketler, geçmiş — bölüm 5.4)
• Başvuru Masası dosyalarını — gönderen yalnızca bildirim anonim değilse görünür (5.6)
• İsimli formların yanıtlayanlarını (anonimlerde yanıt↔kişi bağı asla görünmez, 5.7)

Kimse şunları görmez

• Botla ve AI asistanlarıyla özel konuşmalarını
• Kişisel alanını (ajanda, yapılacaklar, alışkanlıklar, son tarihler, notlar, hatırlatıcılar), senin paylaştıkların hariç (5.5)
• Kendi görünümünden gizlediğin önerileri

Bunun ötesinde, veritabanına teknik erişim geliştiriciyle sınırlıdır (bölüm 12). Bölüm 10'daki sağlayıcılar dışında hiçbir üçüncü tarafla veri paylaşılmaz.

9Saklama süreleri

Genel kural: verileri sen Tavora'yı kullandıkça ve ait oldukları organizasyon var oldukça saklarız. Ayrıntıda:

• Bir organizasyonun silinmesi: üyeler hemen ayrılır; 10 gün boyunca kurucu onu «Organizasyonlarım» bölümünden geri yükleyebilir (içerikler ve ayarlar geri gelir, üyeler yeni bir davet bağlantısıyla yeniden katılır), sonra veriler (öneriler, oylar, görevler…) kalıcı ve otomatik olarak silinir
• Kişisel alanın silinmesi («🗑 Alanımı sil»): 10 gün boyunca, bu sürede yenisini oluşturmazsan onu geri yükleyebilirsin; sonra kalıcı olarak silinir
• Sihirbaz oturumları: 48 saat hareketsizlik
• Hata bildirimi ve geri bildirim ekleri: ~30 gün
• AI hafızaları: Tavora AI: her alışveriş yazıldıktan 30 gün sonra (gruplarda 7), yönetim AI'ları 14 gün — manuel sıfırlamalara ek olarak (bölüm 13)
• Sentetik AI profili: her haftalık güncellemede değiştirilir; hafıza sıfırlamayla, hesapla birlikte veya hafızada hiç özel alışveriş kalmadığında kendiliğinden silinir
• AI yanıt önbelleği: temel materyaller değişince kendiliğinden geçersizleşir
• Bekleyen öneriler: 7 gün sonra otomatik sonuçlandırılır
• Banlar: bir organizasyon banı, aktif olduğu sürece yalnızca User ID'yi (banlayan ve tarihle) saklar; Tavora genelindeki ban, yürürlükte olduğu sürece kullanıcı adını da saklar. Bir silme talebinden sonra, ban aktif olduğu sürece yalnızca ID kalır
• Botu engelleme: veriler kalır ama seninle artık iletişim kurmayız; silinmelerini isteyebilirsin
• Beta istatistikleri: beta bitince kaldırılır veya anonimleştirilir
• Yedekler: her gece alınan ve sunucumuzda en fazla 14 gün saklanan şifreli kopyalar; sonra rotasyonla silinir. Son 5 gecenin şifreli kopyası ayrıca Google Drive'da saklanır (bölüm 10). Bu yüzden silinmiş bir veri bir yedekte 14 güne kadar kalabilir

10Dış sağlayıcılar

Tavora az sayıda sağlayıcıya dayanır; her biri belirli bir iş için. Üçüncü taraf analitik servisleri, pikseller, reklam SDK'ları veya veri simsarları yoktur.

Bot için

• Telegram — botun yaşadığı platform: mesajlar, dosyalar ve etkileşimler kendi gizlilik politikasına göre onun sunucularından geçer. Telegram kendi işlemesinin bağımsız sorumlusudur
• Anthropic (ABD) — AI asistanlarının arkasındaki Claude modelinin sağlayıcısı. Yalnızca bölüm 6'da anlatılan verileri alır, eğitim için kullanmaz (güvenlik amacıyla sınırlı bir süre saklar, sonra siler) ve gizlilik politikası ile Data Processing Addendum uyarınca işler
• Barındırma — bot ve PostgreSQL veritabanı, bizim yönettiğimiz Avrupa Birliği'ndeki bir sanal özel sunucuda çalışır. Botun verileri yalnızca bu sunucuda bulunur; tek istisna, Google Drive'da saklanan şifreli yedek kopyalardır (sonraki madde)
• Google Drive (Google) — son 5 gecenin şifreli yedeklerinin bir kopyasını saklar. Her yedek, oluşturulur oluşturulmaz sunucumuzda bir açık anahtarla (OpenPGP, AES-256) şifrelenir ve şifresiz sürümü silinir: Google Drive'a yalnızca şifreli dosyalar ulaşır ve Google anahtara sahip olmadığı için bunları okuyamaz. Geri yükleme için gereken özel anahtarı Tavora, sunucunun ve Google'ın dışında saklar. Daha eski kopyalar Drive'dan otomatik olarak ve kalıcı biçimde silinir (çöp kutusuna gitmez)

Site için

• Vercel — tavora.net ve destek formunun barındırılması
• Resend — destek formu e-postalarının iletimi
• Cloudflare Turnstile — formun bot karşıtı doğrulaması, kalıcı çerezsiz ve siteler arası izlemesiz

11AB dışına aktarımlar

Botun veritabanı Avrupa Birliği'ndedir. Ancak bazı sağlayıcılar ABD'den çalışır:

• Anthropic — AI asistanlarına yapılan istekler için (bölüm 6)
• Vercel, Resend ve Cloudflare — site ve destek formu için (bölüm 15)
• Google — AB dışında da saklanabilen, Google Drive'daki şifreli yedek kopyalar için (bölüm 10)

Bu aktarımlar GDPR'ın V. bölümündeki güvencelere dayanır: sağlayıcıya göre EU-US Data Privacy Framework sertifikası ve/veya Standart Sözleşme Maddeleri (SCC). Telegram, verileri bağımsız sorumlu olarak kendi politikasına göre işler.

12Güvenlik

Yürürlükteki başlıca önlemler:

• Aktarımda şifreleme — Telegram'la ve bot ile veritabanı arasındaki iletişim şifreli kanallardan geçer
• Şifreli yedekler — AES-256 ve bir açık anahtarla (OpenPGP): sunucu yedekleri şifreleyebilir ama açamaz; geri yükleme anahtarı ne sunucuda ne de Google'dadır
• Doğrulanabilir PDF'ler — dışa aktarılan her PDF'in bir doğrulama kodu vardır: botun özel sohbetine gönderince gerçek mi yoksa değiştirilmiş mi olduğu anlaşılır (tek bir baytın değişmesi yeter)
• Sınırlı erişim — veritabanına doğrudan erişim yalnızca geliştiricidedir
• Parametreli sorgular — SQL enjeksiyonuna karşı koruma
• Girdiğin her şeyde girdi doğrulama ve uzunluk limitleri
• Oluşturma ve etkileşimlerde kötüye kullanıma karşı hız sınırlama
• Ölçülü loglama — loglarda ne token ne hassas içerik

Hiçbir sistem %100 güvenli değildir. Hakların için risk doğuran bir ihlal olursa, bunu denetim makamına ve — GDPR md. 34'ün öngördüğü hallerde — sana da bildiririz.

13Hakların

GDPR sana bu hakları garanti eder (md. 15–21), hepsi ücretsiz:

• Erişim — hakkında hangi verileri tuttuğumuzu öğrenmek ve bir kopyasını almak
• Düzeltme — yanlış verileri düzeltmek (kullanıcı adın Telegram'dan kendiliğinden güncellenir)
• Silme — hesabının tamamen silinmesi: e-postayla talep edersin, biz gerçekleştiririz (ayrıntılar aşağıda)
• Kısıtlama — bir itirazını incelerken işlemeyi «dondurmamızı» istemek
• Taşınabilirlik — verilerini yapılandırılmış, yaygın bir formatta almak; bottan kişisel alanındaki yapılacakların PDF'ini ve önerilerinin ZIP'ini kendin indirebilirsin; tüm verilerinin eksiksiz bir kopyası için bize yaz
• İtiraz — meşru menfaate dayanan işlemelere itiraz etmek (bölüm 7)
• Rızanın geri alınması — her an, öncesinde olanları etkilemeden

Denetim makamına şikâyet: bize önceden haber vermeden İtalyan veri koruma makamına (Garante) (GDPR md. 77) veya kendi ülkenin denetim makamına başvurma hakkın her zaman vardır.

Bottan hemen, kendi başına yapabildiklerin

• AI hafıza sıfırlama — «🧹 Belleği sıfırla» düğmesi konuşma turlarını, sentetik profili ve özetleri anında siler (işlem geri alınamaz ve onay ister)
• Bir organizasyondan istediğin an ayrılmak
• Kişisel alanındaki randevuları, notları, yapılacakları, hatırlatıcıları, son tarihleri ve alışkanlıkları silmek
• «🗑 Alanımı sil» ile tüm kişisel alanını silmek: 10 gün boyunca hâlâ geri yükleyebilirsin, sonra kalıcı olarak silinir (bölüm 9)
• Önerileri kendi görünümünden gizlemek
• Tüm iletişimi kesmek için botu engellemek

Hesap silmenin sonuçları

• Silinir: hesap, üyelikler, roller, hakkındaki üye dosyaları (profil alanları ve takdirler dahil), katılım ve devir istekleri, etkinlik yanıtları, vardiyalardaki yerler, formları yanıtladığına dair kayıt, AI hafızaları ve periyodik talimatlar, beta istatistikleri; kişisel alan hemen silinir. Adın başkalarının buluşmalarından ve listelerinden de, o buluşmaların ajandalarına eklediği başlıklar dahil, kaldırılır
• Kalır: aktif banlar, yalnızca User ID ile, yeniden katılımı önlemek için
• Silinir: kurduğun organizasyonlar, bölüm 9'daki 10 günlük pencereyle: bu süre içinde Tavora onları ancak yeni bir sahibe devrederek geri yükleyebilir
• Anonimleştirilir: başkalarının organizasyonlarında oluşturduğun öneriler, oylar, yorumlar, görevler ve notlar — içerik kalır (organizasyonun ortak birikimidir), ama artık seninle bağı olmadan. Toplu oy sayıları değişmez, oy verenin kimliği kaldırılır. Form yanıtları ve Başvuru Masası talepleri de ID ve ad olmadan kalır: gönderen olarak «Silinmiş kullanıcı» görünür

Müdahalemizi gerektiren hakları kullanmak için tavorasystems@gmail.com adresine Telegram User ID'ni belirterek yaz. Kural olarak bir ay içinde yanıtlarız (GDPR md. 12).

14Reşit olmayanlar

Tavora 16 yaşından küçüklere yönelik değildir ve onların verilerini bilerek toplamayız. Bir ebeveyn veya vasi, reşit olmayan birinin bize kişisel veri verdiğini düşünüyorsa, kaldırılması için bize yazabilir (bölüm 17).

15Site ve destek formu

tavora.net sitesi

Site çerez kullanmaz, gerek olmadığı için banner'ı yoktur; izleyici, üçüncü taraf analitiği veya piksel içermez. Barındırma (Vercel), kendi gizlilik politikasına göre işlenen teknik sunum logları üretir.

Destek formu

Formdan (/support/) bir bildirim gönderdiğinde yazdıklarını toplarız: tür, başlık (en fazla 120 karakter), açıklama (en fazla 4000), e-postan (sana yanıt vermek için), isteğe bağlı ekler (en fazla 3 dosya; izin verilen türler: görseller, videolar, PDF, TXT), sayfanın dili ve yalnızca hız sınırlama için kullanılan IP hash'i (tuzlu SHA-256) — IP asla açık halde değil.

Hukuki dayanak: açık rızan (zorunlu onay kutusu) ve talebinin ifası (sana yanıt vermek). E-postalar Resend üzerinden gelir kutumuza ulaşır; bot karşıtı doğrulamayı kalıcı çerez kullanmayan Cloudflare Turnstile yapar.

• E-postaların saklanması: bildirimi yönetmek için gereken süre, en fazla 24 ay
• Formun tanılama logları: 7 gün, açık kişisel veri olmadan
• Geri alma: rızanı istediğin an bize yazarak geri alabilirsin; geri alma, öncesinde olanların hukuka uygunluğunu etkilemez

16Bu bildirimdeki değişiklikler

Tavora değişirse bu sayfa da onunla değişir. Önemli değişikliklerde seni botta bir mesajla uyarırız; son güncelleme tarihi her zaman sayfanın en üstündedir. Önceki sürümler istek üzerine mevcuttur.

17İletişim

Bu bildirimle ilgili sorular veya haklarını kullanmak için:

• tavorasystems@gmail.com

Talebinde Telegram User ID'ni belirt: verilerini kesin olarak tanımlamanın elimizdeki tek yolu bu (GDPR md. 12.6 uyarınca talep sahibinin kimliğine dair haklı şüpheler dışında senden asla ad veya belge istemeyiz).