1Qué es y dónde se encuentra
La IA Tareas vive dentro del menú Tareas: abres el área en la que quieres trabajar y tocas 🤖 IA Tareas. Le escribes lo que harías a mano — «crea "preparar la reunión" para el viernes, prioridad alta, asígnasela a @marco» — y ella usa las mismas herramientas reales del bot.
En los grupos vinculados también hay una vía rápida: /aitask seguido de la petición — «/aitask ¿qué va con retraso?» — y la respuesta sale ahí mismo en el grupo, en el tema correcto si es un foro. Trabaja con lo que el grupo ve: en un grupo de departamento, solo con ese departamento; en un grupo sin departamento, si la organización tiene departamentos, solo con el área general, y allí responde solo al staff. Para las demás áreas se pasa al privado, donde llegan también las acciones por confirmar.
2Quién puede usarla
- Fundador y admins: en todas las áreas.
- Gestores de departamento (y quien tiene una función que gestiona las tareas): solo en su propio departamento.
- Miembros normales: no tienen acceso.
El aislamiento es total: para un gestor de departamento los demás departamentos no existen — no ve sus nombres, no conoce sus cargas y, si menciona uno, el asistente responde como para un departamento inexistente. Ni siquiera el registro de miembros le está abierto: solo ve a las personas a las que puede asignar trabajo.
3Qué sabe hacer
- Leer: «¿qué va con retraso?», «¿cuántas tareas abiertas hay?», «¿quién está libre esta semana?».
- Crear y modificar: título, descripción, prioridad, plazo, área e incluso el número de la tarea.
- Asignar y mover: «pasa todas las tareas de @laura a @giovanni».
- Cerrar, reabrir, bloquear (con o sin motivo) y mandar a revisión.
- Listas de control y subtareas: añadir puntos, marcarlos, quitarlos.
- Notas y recordatorios en las tareas — las notas también las lee enteras, y sabe contarte el historial de una tarea.
- Dar el enlace de una tarea y avisar a los miembros en privado de parte del gestor («manda el enlace de la #3 a los responsables y diles que la miren»).
4Programadas y visibilidad restringida
Las actividades programadas — una tarea que se repite: cada cierto tiempo el bot crea una nueva, solo — también se gestionan con palabras: listarlas, crearlas («cada lunes a las 9 crea "control de caja"»), pausarlas, reactivarlas y eliminarlas. Eliminar una programación no toca las tareas ya nacidas. Vale el límite de la interfaz: 20 por área (el área general y cada departamento cuentan por separado).
Y la visibilidad restringida: crear o modificar una tarea para que la vean solo ciertos roles («esta que la vean solo los Referentes»); para quitar la restricción basta decir «hazla visible para todos».
5Las reglas de confianza
- Una acción individual la ejecuta enseguida y te muestra el hecho.
- Las acciones sobre varias tareas o varias personas se convierten en una propuesta: el asistente la resume en una frase, debajo aparece la cola de acciones (📋 En cola) y tu «confirmo» las ejecuta todas en orden.
- Una propuesta se puede confirmar durante una hora: después, el bot te dice que ha caducado y no ejecuta nada; repite la petición y te la vuelve a preparar con los datos de ahora.
- Si escribes tras una pausa de más de 15 minutos, la conversación queda cerrada, pero el mensaje no se pierde: 📨 Enviar a la IA Tareas lo envía sin reescribirlo.
- Eliminar pide siempre confirmación, incluso para una sola tarea.
- Nunca declara hecho lo que no ha hecho de verdad: si una herramienta falla, te lo dice.
6Límites — y el gemelo personal
Límites honestos: 50 peticiones al día por organización (y un tope personal de 25, para que nadie agote la cuota de los demás), máximo 20 tareas por acción y 8 acciones bajo una misma confirmación. Las respuestas llegan enteras, en un solo mensaje — tablas incluidas.
En el espacio personal el mismo motor se convierte en «🤖 Mi asistente»: sin responsables ni departamentos, y con recordatorios libres, agenda y notas de más. Memorias separadas — lo que haces de un lado no toca lo del otro.