1Apa ini dan di mana letaknya
AI Tugas tinggal di dalam menu Tugas: buka area yang mau Anda kerjakan lalu ketuk 🤖 AI Tugas. Anda menuliskan apa yang biasanya Anda lakukan sendiri — «buat "siapkan rapat" untuk Jumat, prioritas tinggi, berikan ke @marco» — dan ia memakai perkakas asli bot yang sama.
Di grup yang terhubung ada juga jalur cepat: /aitask diikuti permintaannya — «/aitask apa yang telat?» — dan jawabannya keluar di situ, di dalam grup, di topik yang tepat kalau grupnya forum. Ia bekerja dengan apa yang dilihat grup: di grup departemen, hanya pada departemen itu; di grup tanpa departemen, kalau organisasinya punya departemen, hanya pada area umum, dan di sana ia hanya menjawab staf. Untuk area lain, pindah ke pesan pribadi — tindakan yang perlu dikonfirmasi juga datang di sana.
2Siapa yang boleh memakai
- Pendiri dan admin: di semua area.
- Pengelola departemen (dan pemegang jabatan yang mengelola tugas): hanya di departemennya sendiri.
- Anggota biasa: tidak punya akses.
Pemisahannya total: bagi seorang pengelola departemen, departemen lain sama sekali tidak ada — ia tidak melihat namanya, tidak tahu bebannya, dan kalau ia menyebut salah satunya, asistennya menjawab seolah departemen itu tidak ada. Bahkan daftar anggota pun tidak terbuka untuknya: yang muncul hanya orang-orang yang boleh ia beri pekerjaan.
3Apa saja yang bisa
- Membaca: «apa yang telat?», «ada berapa tugas yang masih terbuka?», «siapa yang senggang pekan ini?».
- Membuat dan mengubah: judul, deskripsi, prioritas, tenggat, area dan bahkan nomor tugasnya.
- Menugaskan dan memindahkan: «pindahkan semua tugas @laura ke @giovanni».
- Menutup, membuka lagi, mengunci (dengan atau tanpa alasan) dan mengirim ke peninjauan.
- Daftar periksa dan sub-tugas: menambah butir, mencentangnya, membuangnya.
- Catatan dan pengingat pada tugas — catatannya juga dibaca utuh, dan ia bisa menceritakan riwayat sebuah tugas.
- Memberikan tautan sebuah tugas dan mengabari anggota lewat pesan pribadi atas nama pengelola («kirim tautan #3 ke para penanggung jawabnya dan minta mereka melihatnya»).
4Terjadwal dan visibilitas terbatas
Aktivitas terjadwal — satu tugas yang berulang: tiap jangka waktu tertentu bot membuat yang baru, sendiri — juga bisa diatur lewat kata-kata: mendaftarnya, membuatnya («tiap Senin pukul 9 buat "cek kas"»), menjedanya, mengaktifkannya lagi dan menghapusnya. Menghapus satu jadwal tidak menyentuh tugas yang sudah lahir. Batas antarmukanya tetap berlaku: 20 per area (area umum dan tiap departemen dihitung sendiri-sendiri).
Lalu visibilitas terbatas: membuat atau mengubah sebuah tugas supaya hanya peran tertentu yang melihatnya («yang ini biar cuma para Koordinator yang lihat»); untuk mencabut batasannya cukup bilang «buat terlihat untuk semua».
5Aturan kepercayaan
- Tindakan tunggal langsung ia jalankan dan hasilnya ditunjukkan kepada Anda.
- Tindakan atas beberapa tugas atau beberapa orang berubah jadi usulan: asisten merangkumnya dalam satu kalimat, di bawahnya muncul antrean tindakan (📋 Dalam antrean), lalu kata «konfirmasi» dari Anda menjalankan semuanya berurutan.
- Usulan bisa dikonfirmasi selama satu jam: setelah itu bot memberi tahu bahwa usulannya kedaluwarsa dan tidak menjalankan apa pun; ulangi permintaan Anda dan ia menyiapkannya lagi dengan data terkini.
- Kalau Anda menulis setelah jeda lebih dari 15 menit, percakapannya sudah ditutup, tapi pesan Anda tidak hilang: 📨 Kirim ke AI Tugas mengirimkannya tanpa perlu diketik ulang.
- Menghapus selalu minta konfirmasi, bahkan untuk satu tugas saja.
- Ia tidak pernah mengaku sudah melakukan yang sebenarnya tidak ia lakukan: kalau sebuah perkakas gagal, ia memberi tahu Anda.
6Batasan — dan kembaran pribadinya
Batas yang jujur: 50 permintaan per hari per organisasi (dan batas pribadi 25, supaya tidak ada yang menguras jatah orang lain), maksimal 20 tugas per tindakan dan 8 tindakan di bawah satu konfirmasi yang sama. Jawabannya datang utuh, dalam satu pesan saja — tabel sekalian.
Di ruang pribadi, mesin yang sama menjadi «🤖 Asisten saya»: tanpa penanggung jawab dan departemen, ditambah pengingat bebas, agenda dan catatan. Ingatannya terpisah — yang Anda lakukan di sini tidak menyentuh yang di sana.