Tavora

Panduan

Shift

Shift menutup rentang kerja dengan orang yang tepat: resepsionis, malam, jamuan, buka dan tutup. Satu shift adalah satu hari, satu nama, satu rentang jam (boleh melewati tengah malam) dan berapa orang yang dibutuhkan — dengan papan yang sekali lihat menunjukkan di mana lubangnya.

1Apa ini

Tavora menangani shift dengan kebebasan penuh: satu shift adalah satu hari, satu nama («Resepsionis», «Jaga»), satu rentang jam — boleh melewati tengah malam, misalnya 22–6, atau tanpa jam sama sekali untuk shift harian — dan berapa orang yang dibutuhkan (dari 1 sampai 8).

Yang ditugaskan menerima pemberitahuan lewat pesan pribadi, menemukan shift-nya di kalender organisasi, dan pengingat datang dengan sendirinya. Agenda ruang pribadi justru tidak menampilkannya: agenda itu terpisah dari organisasi.

2Di mana dan untuk siapa

  • Lewat pesan pribadi: beranda organisasi → 🔁 Shift (di sebelah 🗓 Kalender).
  • Di grup yang terhubung: /shifts (hari ini dan besok) dan /shiftsweek (satu pekan penuh, hanya baca). Kalau grupnya milik sebuah departemen, yang tampil hanya shift departemen itu; begitu ada setidaknya satu departemen, di grup yang tidak masuk departemen mana pun kedua perintah itu mati sampai Anda menetapkannya ke sebuah departemen.

Papannya dibuka oleh tim, pemegang izin «Kelola Shift» (kuasanya sama dengan tim untuk urusan shift, di semua area), pengelola departemen, pemegang jabatan yang mencakup «kelola shift» dan orang yang tergabung dalam departemen yang memakai shift. Di organisasi tanpa departemen papannya hanya satu dan dibuka oleh setiap anggota, untuk mengambil tempat kosong dengan «🙋 Saya ambil» dan mengisi tukar shift yang terbuka; perintah pengelolaan tetap hanya untuk yang mengelola shift.

3Papannya

  • Pekan: sebuah tabel dengan satu baris per hari. Di kiri harinya — ketuk untuk membukanya, dan warnanya menunjukkan statusnya; di kanan shift-shiftnya, lengkap dengan jam dan siapa yang mengisinya.
  • Bulan: petak kalender; berpindah antara kedua tampilan dengan «📆 Minggu» dan «🗓 Bulan».
  • Tempat yang belum terisi ditandai 📭 — di papan, di tombol hari dan di kartu shift.
  • Warna harinya berbicara sendiri: merah = hari dengan lubang yang harus ditutup (mengalahkan «hari ini» sekalipun), hijau = hari sudah terisi, biru = hari ini.

📊 Ringkasan menutup hitungan: siapa sudah menjalani berapa shift, bulan demi bulan. Dan 📋 Salin minggu lalu menyusun ulang pekannya lengkap dengan orang-orangnya — lalu Anda betulkan seperlunya.

4Membuat dan menugaskan

Membuat

  • Dengan rentang (cetakan yang bisa dipakai ulang): «Pagi 6–14», «Malam 22–6». Anda membuatnya sekali, lalu menghasilkan satu shift hanya dengan satu ketukan. Maksimal 12 rentang per organisasi.
  • Dengan menulis satu baris: «Malam 22-6», «Jaga x2», «Buka 8:30-13». Di atas 8 orang («x9», «x12») bot menjawab «dari 1 sampai 8 orang per shift» alih-alih menurunkan angkanya. Baris yang diterima hilang dari obrolan dan kartu shift baru terbuka; baris yang salah tetap di obrolan dan kesalahannya muncul di pesan bot. Rentang tidak punya jumlah tempat: kalau Anda menulisnya dengan «x2», bagian itu diabaikan.
  • ✏️ Sunting (dari kartu shift, bagi yang mengelolanya): panel dengan satu tombol per kolom — 🏷 Nama, 🕒 Jam (atau «☀️ Sepanjang hari»), 👥 Tempat (1·2·3·4 atau «⚙️ Kustom», sampai 8), 📅 Hari (memindahkan shift beserta orang-orangnya) dan 📝 Catatan («🗑 Hapus catatan» menghapusnya). Hanya kolom yang Anda ketuk yang berubah. Kalau jumlah tempat turun di bawah jumlah orang yang sudah ditugaskan, panel memberi peringatan, dan yang bertugas menerima pemberitahuan pribadi saat nama, jam, atau hari berubah.

Menugaskan

  • Pemilih «Siapa yang bertugas?» pada shift sebuah departemen hanya menawarkan anggota departemen itu; shift Area Umum menawarkan seluruh organisasi. Di dalamnya ada 🔍 Cari menurut @username atau ID.
  • 🙋 Saya ambil: anggota bisa menutup lubang sendiri — dan dinyalakan atau dimatikan per area: Area Umum dan tiap departemen memutuskan sendiri-sendiri.
  • Tukar shift: Anda menawarkan tukar ke orang tertentu (ia menerima atau menolak dari pesan pribadinya) atau membuka shift untuk semua orang («biar saya yang ambil»). Hanya untuk shift milik Anda sendiri.
  • Pemberitahuan di grup: saat seseorang meminta tukar «👐 Terbuka untuk semua», atau saat shift yang mulai dalam 24 jam masih punya tempat kosong, bot menulis pesan singkat di grup area shift itu («Tukar shift dibuka…» atau «Shift belum terisi…») dengan tombol 📂 Buka shift. Satu pesan per shift, tanpa pesan pribadi.

5Satu papan untuk tiap departemen

Kalau departemen aktif, tiap departemen punya shift-nya sendiri, ditambah satu Area Umum untuk tim. Di papan, tombol 🗂 Ubah area berpindah dari satu departemen ke departemen lain; kalau departemennya cuma satu, pemilihnya dilewati.

Shift departemen hanya ditugaskan kepada anggota departemen itu: kalau departemennya kosong, bot memberi tahu Anda dan menunjukkan tempat untuk menambahkannya (Manajemen → Departemen → departemennya → 🧑‍🤝‍🧑 Anggota).

6AI Shift

Dari papan, para pengelola menemukan 🤖 AI Shift: asisten yang mengerjakan shift lewat percakapan biasa. Ia bisa mendaftar shift dan lubang kosong, membuat shift («buat Malam 22-6 untuk Sabtu»), mengubah shift (nama, jam, jumlah tempat, hari, atau catatan, tanpa menghapus dan membuatnya ulang), menugaskan dan mencabut orang (lengkap dengan pemberitahuan pribadi), menyalin pekan lalu, mendaftar rentang dan mengeluarkan rekap bulanan per orang. Membuat rentang lewat AI hanya bisa dilakukan tim (pendiri, admin, dan pemegang «Kelola Shift»), sama seperti dari menu ⚙️ Slot waktu.

  • Siapa yang boleh memakainya: hanya para pengelola — tim, pemegang «Kelola Shift» (semua area) dan pengelola departemen (hanya departemennya). Anggota biasa tidak melihatnya.
  • Tindakannya langsung jadi dan hasilnya selalu hasil sungguhan dari perkakasnya; menghapus shift yang sudah ada orangnya dan mencabut seseorang dari shift perlu konfirmasi Anda lewat pesan berikutnya: AI tidak bisa mengonfirmasi sendiri.
  • Shift departemen hanya ditugaskan kepada anggota departemen, sama seperti lewat pemilih manual.
  • Batas: 30 permintaan per hari per organisasi.

7Pengingat dan batasan

Pengingat otomatis: datang lewat pesan pribadi dengan tombol 📂 Buka shift dan 🔁 Minta tukar, seperti pemberitahuan penugasan. Bawaannya 24 jam dan 1 jam sebelum shift (untuk shift harian dihitung dari pukul 9 pagi), tetapi tiap orang memilih sendiri: dari papan, ⏰ Pengingat → «Bawaan», 1 hari sebelumnya, 1 jam sebelumnya, keduanya, «Tidak ada», atau «⚙️ Kustom» (1 sampai 48 jam sebelumnya). Tim shift juga menemukan 🏢 Bawaan untuk semua di sana, yang berlaku bagi yang belum memilih.

Batas yang jujur: dari 1 sampai 8 orang per shift. Dengan sengaja tidak ada pernyataan ketersediaan di muka, penghitungan jam kerja, dan persetujuan pengelola atas pertukaran shift.