Tavora

Leitfaden

Schichten

Schichten decken Arbeitszeiten mit den richtigen Leuten ab: Empfang, Nachtdienste, Bankette, Öffnen und Schließen. Eine Schicht ist ein Tag, ein Etikett, eine Uhrzeit (auch über Mitternacht hinweg) und wie viele Personen nötig sind — mit einem Plan, der dir die Lücken auf einen Blick zeigt.

1Was es ist

Tavora behandelt Schichten mit völliger Freiheit: eine Schicht ist ein Tag, ein Etikett („Empfang“, „Wache“), eine Uhrzeit — auch über Mitternacht hinweg, etwa 22–6, oder ohne Uhrzeit für Tagesschichten — und wie viele Personen nötig sind (von 1 bis 8).

Wer zugewiesen wird, bekommt privat eine Nachricht, findet seine Schichten im Kalender der Organisation, und die Erinnerungen kommen von selbst. Der Kalender des persönlichen Bereichs zeigt sie dagegen nicht: Er bleibt von den Organisationen getrennt.

2Wo und für wen

  • Privat: Startseite der Organisation → 🔁 Schichten (neben 🗓 Kalender).
  • In den verbundenen Gruppen: /shifts (heute und morgen) und /shiftsweek (die ganze Woche, nur lesend). Gehört die Gruppe zu einer Abteilung, zeigt sie nur deren Schichten; sobald es mindestens eine Abteilung gibt, sind beide Befehle in einer Gruppe ohne Abteilung aus, bis du sie einer Abteilung zuordnest.

Den Plan öffnen das Team, wer die Berechtigung „Schichten verwalten“ hat (dieselben Befugnisse wie das Team bei Schichten, in allen Bereichen), die Abteilungsverantwortlichen, wer eine Funktion mit „Schichten verwalten“ hat und wer zu einer Abteilung gehört, die Schichten nutzt. In Organisationen ohne Abteilungen gibt es einen einzigen Plan, den jedes Mitglied öffnet, um Lücken mit „🙋 Ich nehme sie“ zu schließen und offene Tausche zu übernehmen; die Verwaltungsbefehle bleiben denen, die Schichten verwalten.

3Der Plan

  • Woche: eine Tabelle mit einer Zeile pro Tag. Links der Tag, den du antippst, um ihn zu öffnen, und dessen Farbe seinen Status zeigt; rechts die Schichten mit Uhrzeit und wer sie übernimmt.
  • Monat: das Kalenderraster; zwischen den beiden Ansichten wechselst du mit „📆 Woche“ und „🗓 Monat“.
  • Unbesetzte Plätze sind mit 📭 markiert — im Plan, auf den Tages-Buttons und in der Schichtkarte.
  • Die Farben der Tage sprechen für sich: rot = Tag mit offenen Lücken (sticht sogar „heute“), grün = Tag besetzt, blau = heute.

📊 Übersicht zieht Bilanz: wie viele Schichten jede Person gemacht hat, Monat für Monat. Und 📋 Letzte Woche kopieren baut die Woche mit den bereits eingetragenen Leuten neu auf — danach korrigierst du, was nötig ist.

4Anlegen und zuweisen

Anlegen

  • Mit den Zeitfenstern (den wiederverwendbaren Stempeln): „Früh 6–14“, „Nacht 22–6“. Du legst sie einmal an und erzeugst dann eine Schicht mit einem Tipp. Höchstens 12 Zeitfenster pro Organisation.
  • Mit einer geschriebenen Zeile: „Nacht 22-6“, „Wache x2“, „Öffnung 8:30-13“. Über 8 Personen („x9“, „x12“) antwortet der Bot „1 bis 8 Personen pro Schicht“, statt die Zahl zu senken. Eine angenommene Zeile verschwindet aus dem Chat und die Karte der neuen Schicht öffnet sich; eine falsche Zeile bleibt im Chat und der Fehler steht in der Nachricht des Bots. Ein Zeitfenster hat keine Plätze: Schreibst du es mit „x2“, wird dieser Teil ignoriert.
  • ✏️ Bearbeiten (aus der Schichtkarte, für alle, die sie verwalten): ein Panel mit einem Button pro Feld — 🏷 Name, 🕒 Uhrzeit (oder „☀️ Ganzer Tag“), 👥 Plätze (1·2·3·4 oder „⚙️ Benutzerdefiniert“, bis 8), 📅 Tag (verschiebt die Schicht samt ihren Leuten) und 📝 Notizen („🗑 Notizen entfernen“ löscht sie). Es ändert sich nur das angetippte Feld. Fallen die Plätze unter die Zahl der bereits Zugewiesenen, weist das Panel darauf hin, und wer Schicht hat, bekommt privat Bescheid, wenn sich Name, Uhrzeit oder Tag ändern.

Zuweisen

  • Die Auswahl „Wer hat Schicht?“ einer Abteilungsschicht bietet nur die Mitglieder dieser Abteilung an; eine Schicht im Allgemeinen Bereich bietet die ganze Organisation. Darin gibt es 🔍 Suchen nach @benutzername oder ID.
  • 🙋 Ich nehme sie: Mitglieder können die Lücken selbst schließen — und das lässt sich für jeden Bereich einzeln ein- oder ausschalten: Der Allgemeine Bereich und jede Abteilung entscheiden für sich.
  • Schichttausch: du bietest den Tausch einer bestimmten Person an (die aus ihrem privaten Chat annimmt oder ablehnt) oder öffnest die Schicht für alle („ich übernehme“). Nur bei deinen eigenen Schichten.
  • Hinweise in der Gruppe: Bittet jemand um einen Tausch „👐 Für alle offen“ oder hat eine Schicht, die in den nächsten 24 Stunden beginnt, noch unbesetzte Plätze, schreibt der Bot eine kurze Nachricht in die Gruppe des Bereichs der Schicht („Offener Tausch…“ oder „Unbesetzte Schicht…“) mit dem Button 📂 Schicht öffnen. Eine Nachricht pro Schicht, keine privaten Nachrichten.

5Ein Plan je Abteilung

Mit aktiven Abteilungen hat jede Abteilung ihre eigenen Schichten, dazu einen Allgemeinen Bereich fürs Team. Im Plan wechselt der Button 🗂 Bereich wechseln von einer Abteilung zur anderen; bei nur einer Abteilung wird die Auswahl übersprungen.

Abteilungsschichten werden nur den Mitgliedern der Abteilung zugewiesen: ist die Abteilung leer, sagt der Bot es dir und zeigt, wo du sie hinzufügst (Verwaltung → Abteilungen → die Abteilung → 🧑‍🤝‍🧑 Mitglieder).

6Schichten-KI

Aus dem Plan heraus finden die Verantwortlichen 🤖 Schichten-KI: einen Assistenten, der ganz normal im Gespräch an den Schichten arbeitet. Er kann Schichten und Lücken auflisten, Schichten anlegen („leg Nacht 22-6 für Samstag an“), eine Schicht ändern (Name, Uhrzeit, Plätze, Tag oder Notizen, ohne sie zu löschen und neu anzulegen), Personen zuweisen und entfernen (mit privater Benachrichtigung), die letzte Woche kopieren, die Zeitfenster auflisten und die Monatsübersicht pro Person ziehen. Zeitfenster anlegen darf mit der KI nur das Team (Gründer, Admins und wer „Schichten verwalten“ hat), genau wie über das Menü ⚙️ Zeitfenster.

  • Wer sie nutzen darf: nur die Verantwortlichen — Team, „Schichten verwalten“ (alle Bereiche) und Abteilungsverantwortliche (nur ihre eigenen). Normale Mitglieder sehen sie nicht.
  • Die Aktionen sind sofort und das Ergebnis ist immer das echte der Werkzeuge; eine Schicht mit Personen darin zu löschen und eine Person aus einer Schicht zu entfernen braucht deine Bestätigung in einer späteren eigenen Nachricht: Die KI kann sich nicht selbst bestätigen.
  • Abteilungsschichten gehen nur an Mitglieder der Abteilung, genau wie in der manuellen Auswahl.
  • Grenze: 30 Anfragen pro Tag und Organisation.

7Erinnerungen und Grenzen

Automatische Erinnerungen: Sie kommen privat, mit den Buttons 📂 Schicht öffnen und 🔁 Tausch anfragen, wie die Zuweisungsnachricht. Standardmäßig 24 Stunden und 1 Stunde vor der Schicht (bei Tagesschichten ab 9 Uhr morgens gerechnet), aber jede Person wählt selbst: im Plan ⏰ Erinnerungen → „Standard“, 1 Tag vorher, 1 Stunde vorher, beides, „Keine“ oder „⚙️ Benutzerdefiniert“ (1 bis 48 Stunden vorher). Das Schichten-Team findet dort auch 🏢 Standard für alle, das für alle gilt, die nichts gewählt haben.

Ehrliche Grenzen: 1 bis 8 Personen pro Schicht. Bewusst gibt es keine im Voraus erklärte Verfügbarkeit, keine Zählung der Arbeitsstunden und keine Freigabe des Tauschs durch die Verantwortlichen.