Tavora

Leitfaden

Aufgaben — Privat

Das Menü Aufgaben im privaten Chat mit dem Bot: geführtes Anlegen, Board, Live-Dashboard, Statistiken und überprüfbarer Export — mit Arbeitsbereichen, wenn die Organisation Abteilungen nutzt, und Aufgaben, die sich von selbst wiederholen.

2Eine Aufgabe anlegen

Aufgabe anlegen → Titel → zwei Wege: Sofort anlegen (mittlere Priorität, ohne Frist) oder Details für Beschreibung, Priorität 🔴🟡🟢, Frist (Schnellvorgaben, der Kalender von 🗓 Genaues Datum oder getipptes Datum, auch mit Uhrzeit) und Anhänge. Bei jedem Schritt kannst du zurück, ohne etwas zu verlieren.

Du kannst eine Aufgabe auch aus dem 🗓 Kalender anlegen: öffne einen Tag → ➕ Hinzufügen → der Tag ist schon gesetzt und die Uhrzeit wählst du per Button.

3Die Aufgabenkarte

Jede Aufgabe hat ihre Karte: Titel und Nummer (#42), Status (📭 offen · ▶️ in Arbeit · 🚧 blockiert mit Grund · ✅ erledigt), Priorität, Frist, Zuständige, Checklisten-Fortschritt, Notizen und Anhänge.

Die Buttons folgen Status und Berechtigungen: übernehmen, erledigen, blockieren/freigeben, dann Notizen, Checkliste, ändern, zuweisen, Anhänge, löschen. Wer die Aufgabe erstellt hat und wer ihr zugewiesen ist, kann sie immer bearbeiten.

4Board, Zeitachse und Ansichten

  • Board — Abschnitte mit Tabellen: „Überfällig“ immer oben, dann Offen, In Arbeit, In Prüfung und Blockiert. Jede Zeile: Nummer, Priorität, vollständiger Titel, Zuständige, wer sie angelegt hat, und Fortschritt; die Gründe der Blockaden ausführlich darunter. Filter nach Status und Priorität, eingebaute Suche, Nummern-Buttons immer der Reihe nach.
  • Zeitachse — nach Frist sortiert, in Fenstern von 14 Tagen, mit dem Anhang „ohne Frist“.
  • Auslastung (für Verantwortliche) — Last je Mitglied mit Ampel 🟢🟡🔴, Verzögerungen und Blockaden, Filter „🎯 Wer ist frei“ und Rollenfilter.
  • Live-Dashboard — Übersicht, die sich alle 2 Minuten aktualisiert: Zähler, Organisationsindex, nächste Fristen, Top der Woche. Du kannst es in eine Gruppe schicken und anpinnen.
Tipp: eine private Gruppe für die Verantwortlichen mit angepinntem Dashboard = ständiger Überblick, ohne die Arbeitsgruppen zu stören.

5Daran arbeiten

  • Checkliste — Punkte einzeln (oder im Block) abhaken, mit dem Fortschritt auf der Karte.
  • Notizen — öffentlich oder 🔒 privat (nur wer sie schreibt, sieht sie), mit Formatierung.
  • Stoppuhr — bei einer Aufgabe in Arbeit: starten, ansehen, stoppen. Die Zeit bleibt auf der Karte.
  • ⏰ Erinnerungen — persönlich, im privaten Chat: 1 Std. oder 24 Std. vorher und zur Frist (wenn die Aufgabe eine hat), in 1 Tag, 3 Tagen oder einer Woche oder ein Datum deiner Wahl. Setzen kann sie, wer an der Aufgabe arbeitet (Zugewiesene, Ersteller, Verantwortliche), und sie erreichen nur die Person, die sie gesetzt hat.

6Wiederholbar, geplant, Prüfung

  • Wiederholbare Aufgabe — eine dauerhaft offene Aufgabe, die Erledigungen sammelt (z. B. „wöchentliche Reinigung“): jedes Mal, wenn sie erledigt wird, zählt sie und bleibt bestehen.
  • 📅 Geplante Aufgaben — eine Aufgabe, die sich wiederholt: in bestimmten Abständen legt der Bot von selbst eine neue an („jeden Montag um 9: Kassenkontrolle“). Sie lassen sich pausieren und wieder aktivieren; eine zu löschen berührt die bereits entstandenen Aufgaben nicht.
  • Prüfung — nutzt der Bereich sie, geht eine erledigte Aufgabe erst über die Verantwortlichen: sie geben sie frei oder schicken sie mit Begründung zurück.
  • Sichtbarkeit nach Rolle — eine Aufgabe kann nur für bestimmte Rollen sichtbar sein (z. B. nur die Referenten).

7Statistiken

  • Meine Statistiken — zugewiesen, erledigt, überfällig, mittlere Zeit, Pünktlichkeit.
  • Wochenrangliste — wer in den letzten 7 Tagen am meisten erledigt hat, 🥇🥈🥉.
  • Organisationsindex — Punktzahl 0–100, die eingehaltene Fristen, Erledigungen, Tempo und Zuweisungen gewichtet.

8PDF-Export

Mit der Berechtigung Daten exportieren: aktive Aufgaben, erledigte oder vollständiger Bericht, höchstens 20 auf einmal. Der Bot zeigt, welche Nummern es gibt, und bietet fertige Buttons: 📦 Alle (N) (bei mehr als 20 in fertigen 20er-Blöcken, daneben 🕘 Letzte 20) und ⚙️ Benutzerdefiniert, um eine ID oder einen Bereich zu schreiben. Das PDF eines Bereichs nennt die Abteilung, zu der es gehört. Bevor du eine Abteilung löschst, kannst du alle ihre Aufgaben mit 📦 Ganze Abteilung exportieren exportieren (ein PDF pro 100 Aufgaben), danach 🗑 Zurück zum Löschen. Wird die Datei mit Anhängen größer als die 50 MB, die Telegram annimmt, kommt nur das PDF. Jedes PDF hat einen Prüfcode: Wer es erhält, schickt es privat an @MyTavoraBot und erfährt, ob es echt ist oder verändert wurde.

Real sample

Here's a full ZIP export the bot produces for tasks. Download it to see the PDF and the report structure.

ZIP Task Report PDF with task summary (active/completed/overdue), organization index, weekly ranking and per-task details. With a certificate of authenticity. Download sample

9Einstellungen

Für alle, die den Bereich verwalten. Drei Hebel, alle in den Gruppen des Bereichs; privat gibt es nichts einzustellen:

  • 📡 Feed in Gruppen — 📌 nur wichtige Ereignisse · 📢 alles · 🔇 nichts.
  • 🚨 Fälligkeitshinweise — eine Übersicht der überfälligen Aufgaben in den Gruppen des Bereichs, auch bei ausgeschaltetem Feed: die erste nach der Verzögerung, die du wählst, dann bei 3× und 7× (kritisch); nachts (22–8) ohne Ton. Nie in DMs.
  • 📰 Digest — regelmäßige Übersicht in den Gruppen, mit Häufigkeit und Uhrzeit nach Wahl. An Tagen ohne Neues geht sie einfach nicht raus.
  • Privat — kommt nur, was dich betrifft: die Nachricht, wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wird, die Erinnerungen, die du selbst gestellt hast, Prüfanfragen und Prüfergebnisse. Feed, Fälligkeitshinweise und Digest kommen nie per DM.

Mit Abteilungen hat jede Abteilung ihre eigenen Einstellungen; der Allgemeine Bereich hat keine Gruppen und daher auch keine Einstellungen.