Tavora

Leitfaden

Anlaufstelle

Die Anlaufstelle ist der Ort, von dem aus ein Mitglied seine Stimme an die Organisation bringt: ein Antrag zum Abstimmen, eine Anfrage an die Verantwortlichen oder eine Meldung — auch anonym. Sie lebt nur im privaten Chat mit dem Bot: nichts wird je in den Gruppen veröffentlicht.

1Was sie ist

Bot privat → öffne deine Organisation → grüner Button 📮 Anlaufstelle, für alle Mitglieder sichtbar. Drei Kanäle, jeder mit seinem Ziel:

  • 💡 Antrag — eine Idee zum Besprechen und gemeinsamen Abstimmen: landet in den gewählten Gruppen, mit dem Button „Abstimmung starten“. Den Button 💡 Neuer Antrag sieht nur, wer Anträge erstellen darf (Berechtigung „Anträge erstellen“ oder „Anträge verwalten“; Gründer und Admins immer).
  • 🙋 Anfrage — du bittest die Verantwortlichen um etwas (eine Berechtigung, eine Klärung, ein Eingreifen). Immer mit deinem Namen. Wird nicht abgestimmt, geht nicht in die Gruppen: sie kommt in den Posteingang und du bekommst privat Antwort.
  • 🚩 Meldung — du zeigst ein Problem an. Sie kann anonym sein. Auch sie bleibt ein vertraulicher Vorgang.

Im Hub findest du außerdem deine Zähler, Meine Anträge, die Entwürfe und 📫 Meine Anfragen mit dem Verlauf.

2Einen Vorgang senden

  1. Schreib den Text in einer Nachricht (max. 2000 Zeichen; Fett, Kursiv, Links und Emoji bleiben erhalten).
  2. Kategorie (falls die Organisation welche angelegt hat) oder ⏭ Überspringen.
  3. 📎 Anhänge (optional, max. 3): Fotos, Videos, GIFs, Dokumente, Audio, Sprachnachrichten — 20 MB pro Datei.
  4. Nur bei Meldungen: „🕶 Wie möchtest du sie senden?“ — anonym oder mit deinem Namen.
  5. 📤 Vorschau und senden.

Grenzen gegen das Chaos: höchstens 3 offene Vorgänge je Typ pro Person, ein Versand alle 60 Sekunden. Ein gesendeter Vorgang lässt sich weder ändern noch löschen; solange er noch 📬 Gesendet ist (niemand hat ihn übernommen), kannst du ihn aber unter 📫 Meine Anfragen mit ↩️ Zurückziehen → ↩️ Ja, zurückziehen zurücknehmen. Danach gilt: hast du dich geirrt, schreibst du es in einem neuen.

3Die Anonymität, ehrlich gesagt

  • Verfügbar nur für Meldungen: Anfragen laufen immer mit Namen.
  • Für die Verantwortlichen ist eine anonyme Meldung „🕶 Anonym“: kein Name, kein Benutzername, keine ID — auch nicht über die Suche. Im CSV-Export ist die Absenderspalte leer.
  • Das System erfasst trotzdem, wer gesendet hat, um Missbrauch zu verhindern und dir das Ergebnis privat zuzustellen, wenn der Vorgang geschlossen wird.
Anonym heißt anonym gegenüber den Verantwortlichen, nicht „nicht erfasst“. Der Bot sagt es dir beim Senden deutlich.

4„Meine Anfragen“

Dein Verlauf, 6 Vorgänge pro Seite. Der übliche Weg: 📬 Gesendet → 👀 In Bearbeitung → ✅ Angenommen / ✅ Gelöst oder ❌ Abgelehnt / 🗑 Archiviert. Dazu kommen 📝 Mehr Details nötig (keine Ablehnung: du kannst einen neuen Vorgang mit besserer Erklärung senden) und ↩️ Zurückgezogen, wenn du ihn selbst zurückgezogen hast.

Wenn die Verantwortlichen schließen, bekommst du eine private Nachricht mit dem Ergebnis, deinem ursprünglichen Text und ihrer Antwort, in der Sprache der Organisation; unter 📫 Meine Anfragen liest du sie in deiner. Öffnet jemand den Vorgang innerhalb von 24 Stunden wieder, um das Ergebnis zu korrigieren, ist er wieder 📬 Gesendet und du bekommst privat Bescheid.

5Der Posteingang der Verantwortlichen

Pfad: ⚙️ Verwaltung → 📮 Anlaufstelle. Bei offenen Vorgängen wird der Button grün mit der Zahl. Darin: Zähler, drei Ansichten (Zu bearbeiten / In Bearbeitung / Geschlossen), Filter nach Typ und Kategorie, 🔍 Suchen nach Absender oder Wort, und der CSV-Export des vollständigen Verlaufs (📤 CSV exportieren, nur für Personen, die zusätzlich die Berechtigung „Daten exportieren“ haben).

  • Private Benachrichtigung: bei jedem neuen Vorgang bekommen die Verantwortlichen eine einzeilige private Nachricht mit dem Button 📮 Öffnen, der direkt zum Vorgang führt (Inhaber, Admins und wer „Anfragen verwalten“ hat, für alle; Abteilungsverantwortliche für die ihrer Abteilung). Sie ist standardmäßig an, und jede Person schaltet sie für sich mit 🔔 Mich privat benachrichtigen unten im Posteingang aus oder wieder ein.
  • 👀 In Bearbeitung nehmen ist freiwillig: im Vorgang sieht man dann, wer ihn übernommen hat und seit wann, damit unter euch klar ist, wer gerade daran arbeitet.
  • Zum Schließen wählst du das Ergebnis und tippst auf eine der drei fertigen Antworten: der Vorgang ist sofort geschlossen. Willst du lieber selbst schreiben, gibt es ⚙️ Benutzerdefiniert (max. 1000 Zeichen). Das Mitglied bekommt immer eine Antwort: nichts wird stillschweigend geschlossen.
  • Aus Versehen geschlossen? ↩️ Wieder öffnen bleibt 24 Stunden im Vorgang: er ist dann wieder zu bearbeiten, und das Mitglied wird benachrichtigt.
  • Handeln zwei Verantwortliche gleichzeitig, findet die zweite Person „bereits bearbeitet“ — beim Mitglied kommt nie eine doppelte Antwort an.

Es braucht die Berechtigung „Anfragen verwalten“ (Gründer und Admins haben sie faktisch). Sie ist eine eigene Berechtigung: wer sie hat, sieht nur die Anlaufstelle, nicht die Mitglieder und nicht die Einstellungen.

6Kategorien, Abteilungen und Empfängergruppen

  • 🏷 Kategorien (max. 10): Etiketten wie „Instandhaltung“ oder „Erstattungen“, die das Mitglied beim Senden wählt und nach denen die Verantwortlichen filtern. Jederzeit neu zuordenbar, auch bei geschlossenem Vorgang.
  • 🗂 Abteilungen: wer schreibt, kann den Vorgang an eine bestimmte Abteilung richten; Abteilungsverantwortliche sehen nur die Vorgänge ihrer eigenen, volle Verantwortliche haben den Filter und können umleiten.
  • 🔗 Empfängergruppen: für jeden Kanal entscheidest du, in welche Gruppen die Anträge gehen und welche Gruppen den kurzen Hinweis „neue Anfrage“ erhalten. Der Inhalt bleibt immer im privaten Posteingang, und der Hinweis nennt nie den Namen der Person, die geschrieben hat. Ein Abteilungsvorgang meldet sich in den Gruppen dieser Abteilung (oder, wenn sie keine hat, in den Gruppen ohne Abteilung); ein allgemeiner Vorgang nur in den Gruppen ohne Abteilung. Die Antragsgruppen wählst du auch unter ⚙️ Verwaltung → 🔗 Gruppen → 💡 Antragsgruppen (dafür braucht es „Gruppen verbinden“), das funktioniert auch bei ausgeschalteter Anlaufstelle. Alles startet ausgeschaltet: nichts aktiviert sich von selbst.

7Was die Anlaufstelle NICHT tut

  • Keine Gruppenbefehle: sie existiert nur im privaten Chat mit dem Bot.
  • Sie veröffentlicht Anfragen und Meldungen nie in den Gruppen, auch nicht nach dem Schließen.
  • Sie nennt in den Hinweisen nie den Namen der absendenden Person, weder in den Gruppen noch in der privaten Nachricht an die Verantwortlichen: nur wer den Vorgang öffnet, sieht ihn (und bei anonymen nie).
  • Es wird nicht abgestimmt: soll die Organisation entscheiden, ist der Antrag der richtige Kanal.
  • Sie antwortet nicht von selbst: die fertigen Antworten wählt immer ein Verantwortlicher, und kein Vorgang schließt sich automatisch.
  • Kein Hin und Her: der Text des Mitglieds, die Antwort der Verantwortlichen, fertig.
  • Ein geschlossener Vorgang lässt sich nur in den ersten 24 Stunden wieder öffnen (↩️ Wieder öffnen), und nie, wenn das Mitglied ihn zurückgezogen hat.