Tavora

Leitfaden

Rollen und Berechtigungen

Drei Systemrollen (Founder, Admin, Member), bis zu 20 benutzerdefinierte Rollen pro Organisation, 18 granulare Berechtigungen. Du baust die Struktur, die in deiner Organisation existiert.

1Systemrollen

Jede Organisation hat 3 Systemrollen, die nicht gelöscht werden können:

Founder (Gründer) — Alles. Eigentümer der Organisation: kann die Eigentümerschaft übertragen oder die Organisation löschen. Nur der Gründer ernennt Admins, benennt die Organisation um, ändert ihre Inhaltssprache und installiert Rollen-Kits.
Admin — Hat alle 18 Berechtigungen, ohne dass man sie ankreuzen muss. Kann weder andere Admins noch den Gründer verwalten und nicht die dem Gründer vorbehaltenen Aktionen ausführen.
Member (Mitglied) — Nur die Berechtigungen für alle (siehe unten), plus die Berechtigungen der benutzerdefinierten Rollen, die du zuweist.

2Berechtigungen für alle

Die Berechtigungen für alle sind die, die alle Mitglieder der Organisation standardmäßig haben, ohne eine Rolle zu brauchen. Eine neue Organisation startet mit null Berechtigungen: normale Mitglieder können nichts tun, bis du etwas freigibst, und der letzte Bildschirm der Erstellung erinnert daran mit dem Button 🛡 Was Mitglieder dürfen. Ändern kannst du sie jederzeit über die Startseite der Organisation → 🎭 Rollen → 🌍 Berechtigungen für alle (nur Gründer und Admins).

Praktisches Beispiel: aktivierst du „Über Anträge abstimmen“ in den Berechtigungen für alle, können alle Mitglieder abstimmen. Deaktivierst du es, stimmen nur der Gründer, die Admins und wer eine benutzerdefinierte Rolle mit dieser Berechtigung hat ab. Die Änderung gilt sofort für alle.

Bei den heikelsten Berechtigungen (Mitglieder verwalten, Mitglieder moderieren, Daten exportieren, Ankündigungen versenden, Organisationseinstellungen, Gruppen verbinden, Abteilungen verwalten) fragt der Bot nach, bevor er sie allen gibt, und sagt dir, wie viele Mitglieder sie bekommen: du tippst ✅ Ja, allen gewähren oder brichst ab. Ausschalten bleibt ein einziger Tipp.

3Benutzerdefinierte Rollen

Du kannst pro Organisation bis zu 20 benutzerdefinierte Rollen erstellen. Jede Rolle hat:

  • Einen Namen (max. 50 Zeichen)
  • Ein Standard- oder Premium-Telegram-Emoji
  • Einen Satz von Berechtigungen, die du wählst

Eine Rolle erstellen: Startseite der Organisation → 🎭 Rollen → ➕ Rolle erstellen → Namen schreiben, Emoji senden → 🔐 Berechtigungen konfigurieren. Dieses Menü sehen nur der Gründer und die Admins.

Eine Rolle mehreren Mitgliedern auf einmal geben: Rolle in der Liste 🎭 Rollen öffnen → 👤 Mitglieder verwalten → ➕ Mitglieder hinzufügen → Personen ankreuzen → ✅ Rolle zuweisen. Einem einzelnen Mitglied gibst du sie auch über sein Profil unter Mitglieder.

Die Reihenfolge der Rollen bestimmst du: in der Liste 🎭 Rollen tippst du eine Rolle einmal an und verschiebst sie mit den Pfeilen ⬆️ ⬇️. Die erste Rolle eines Mitglieds wird als seine Hauptrolle angezeigt.

Ein Mitglied kann mehrere Rollen gleichzeitig haben: die Berechtigungen addieren sich, negative Berechtigungen gibt es nicht. Im Editor 🔐 Berechtigungen bearbeiten einer Rolle tragen die Berechtigungen, die in den Berechtigungen für alle schon aktiv sind, ein Schloss: „🔒 = von allen Mitgliedern geerbt (nicht deaktivierbar)“. Die Rolle kann sie weder geben noch entziehen: geändert werden sie unter 🌍 Berechtigungen für alle.

4Liste der 18 Berechtigungen

  • Mitglieder verwalten — Mitglieder hinzufügen und Karten, Notizen, Tags, Felder und Einladungen verwalten. Nur Rollen vergeben oder entziehen, die man selbst hat, sofern sie keine Rechte über Mitglieder geben und keine Abteilungs-Manager-Rollen sind. Mit /kick in den Gruppen aus der Organisation entfernen und bannen
  • Mitglieder moderieren — Öffnet das Menü Mitglieder: sieht Mitglieder und Profile, weist vorhandene Tags zu und erteilt Verwarnungen. Kann keine Tags/Felder erstellen und kann nicht bannen oder entfernen (zum Bannen ist zusätzlich «Mitglieder verwalten» nötig)
  • Über Anträge abstimmen — Abstimmung über Anträge
  • Anträge erstellen — Neue Anträge und Tagesordnungen in der Organisation erstellen
  • Tagesordnungen erstellen — Tagesordnungen innerhalb eines Antrags erstellen: braucht auch «Anträge erstellen» (wird mit eingeschaltet)
  • Anträge verwalten — Anträge und Tagesordnungen anderer Mitglieder verwalten
  • Aufgaben erstellen und bearbeiten — Aufgaben erstellen, sich für Aufgaben bewerben und eigene/zugewiesene Aufgaben bearbeiten
  • Aufgaben verwalten — Beliebige Aufgaben zuweisen, löschen und verwalten
  • Abteilungen verwalten — Abteilungen erstellen und organisieren: zugewiesene Gruppen, Manager und Berechtigungen pro Abteilung
  • Anfragen verwalten — Anfragen und Meldungen der Mitglieder ansehen und beantworten (Anlaufstelle). Für die CSV braucht es zusätzlich «Daten exportieren»
  • Fragebögen verwalten — Fragebögen erstellen und verwalten und ihre Antworten ansehen. Für die Dateien (PDF und CSV) braucht es zusätzlich «Daten exportieren»
  • Veranstaltungen verwalten — Veranstaltungen, Kalender, RSVP und Anwesenheit erstellen und verwalten
  • Bibliothek verwalten — Ressourcen, Sammlungen und Seiten der Bibliothek sowie die KI der Organisation hinzufügen und verwalten. Gibt Zugriff auf alle Dokumente, auch die eingeschränkten, und auf die KI-Antworten dazu
  • Schichten verwalten — Schichten in ALLEN Bereichen anlegen und verwalten: Schichten und Zeitfenster erstellen, Personen einteilen und entfernen, Wochen kopieren
  • Ankündigungen versenden — Broadcast-Nachrichten an alle Mitglieder senden
  • Daten exportieren — Daten der Organisation exportieren (PDF, CSV, TXT): Anträge, Stimmen, Mitglieder, PDF-Berichte der Aufgaben, Dateien der Anlaufstelle und der Fragebögen
  • Gruppen verbinden — Telegram-Gruppen verbinden und trennen
  • Organisationseinstellungen — Bild, Emoji, Beschreibung und Zeitzone ändern (der Name bleibt beim Gründer)
Inklusive Berechtigungen: „Anträge verwalten“ enthält auch Anträge erstellen, Tagesordnungen erstellen und abstimmen; „Aufgaben verwalten“ enthält „Aufgaben erstellen und bearbeiten“. Alle anderen werden einzeln angekreuzt. „Tagesordnungen erstellen“ braucht „Anträge erstellen“: schaltest du es ein, wird das mit eingeschaltet, und schaltest du die letzte Antrags-Berechtigung aus, geht auch die Tagesordnung aus (außer „Anträge erstellen“ kommt aus den Berechtigungen für alle). Bannen, Entbannen und die Liste der Gebannten brauchen „Mitglieder moderieren“ und „Mitglieder verwalten“ zusammen; für /kick in den Gruppen reicht „Mitglieder verwalten“.

5Systemrollen anpassen

Im Menü 🎭 Rollen kannst du das Aussehen aller drei Systemrollen anpassen — Founder, Admin und Member —, indem du eine antippst. Founder und Admin passt nur der Gründer an; Member auch die Admins:

  • Den Anzeigenamen ändern (z. B. "Vorsitzende:r" statt "Founder", "Schatzmeister:in" statt "Admin", "Mitglied" statt "Member")
  • Das Emoji ändern (z. B. ein Premium-Emoji 🎓 statt der Krone 👑, oder 🤝 statt des Standard-Member)
  • Die Standardwerte wiederherstellen jederzeit

Nützlich für Vereine, Parteien und Räte mit formalen Ämtern. Die 🎭 Fertige Rollen-Kits (siehe unten) schlagen solche Titel vor (Vorsitzender, Geschäftsführer, …), setzen sie aber nicht: das machst du hier selbst.

6Die fertigen Rollen-Kits

Du musst die Rollen deiner Organisation nicht von Grund auf erfinden: Tavora hält 7 fertige Kits bereit, auf verschiedene Kontexte abgestimmt — Verein/Partei, Community-Team, Unternehmen, Schülervertretung, Redaktion, Hausgemeinschaft, dazu das neutrale Standard-Kit. Ein Kit legt in einem Zug einen Satz für diesen Kontext typischer eigener Rollen an.

Wo: Startseite der Organisation → 🎭 Rollen → 🎭 Fertige Rollen-Kits (nur Gründer). Du siehst eine Vorschau der Rollen, die angelegt werden, und bestätigst.

  • Das Kit installiert nur die Rollen: es rührt die 🌍 Berechtigungen für alle nicht an und benennt die Systemämter nicht um.
  • Bereits vorhandene Rollen werden nicht gelöscht: gleichnamige werden übersprungen, und niemand verliert seine Rolle.
  • Überschreitest du das Limit von 20 eigenen Rollen, sagt dir der Bot, wie viele hineinpassen und wie viele draußen bleiben.
  • Nach der Installation lässt sich jede Rolle umbenennen, ändern und löschen wie jede andere.
Kits sind kein Schritt beim Anlegen: du installierst sie, wann du willst, auch bei laufender Organisation. Passt keiner der 7 zu deinem Kontext, starte mit den drei Systemämtern und lege die Rollen einzeln an, die du brauchst.