1Was sie ist

Die KI-Mitgliederverwaltung ist ein Assistent nur für Founder und Admins. Sie antwortet nicht den Mitgliedern und erklärt nicht, wie Tavora funktioniert: Sie arbeitet mit den Mitgliedern deiner Organisation — sucht, filtert und zählt sie und wird auf deine Anfrage aktiv: Tags, Rollen, Einladungen, Rauswürfe, Bans, Nachrichten.

Sie ist getrennt von Tavora AI (dem Assistenten, der die Fragen der Mitglieder zu den Materialien der Bibliothek beantwortet): eine andere KI, eine andere Aufgabe, ein anderer Speicher. Und wie alles in Tavora ist sie pro Community isoliert: Sie sieht nur deine Organisation, nie die anderen.

Der schnellste Weg, sie zu verstehen: Schreib ihr, was du von Hand tun würdest. „Wer hat den Tag Freiwilliger, ist aber nicht in der Gruppe Events?“ · „Gib allen, die seit 6 Monaten dabei sind, die Rolle Senior“ · „Schick den Koordinatoren eine Erinnerung“. Sie macht die Arbeit, du bestätigst.

2Wo du sie findest

Drei Wege, dieselbe KI:

Über das Community-Menü → Mitglieder → 🤖 KI-Mitgliederverwaltung: Das Panel öffnet sich im privaten Chat, mit dem Button für eine Anfrage und den gespeicherten wiederkehrenden Anweisungen.
In den verbundenen Gruppen: der Befehl /aistaff gefolgt von der Anfrage (z. B. /aistaff wie viele sind wir?). Sie antwortet in der Gruppe; enthält die Antwort vertrauliche Mitgliederdaten, bekommst du sie stattdessen privat.
Im privaten Chat: derselbe Befehl /aistaff mit der Anfrage, ohne den Umweg über das Menü.

Nur Founder und Admins können sie nutzen: Bei allen anderen tut der Befehl nichts weiter, als daran zu erinnern, dass er dem Staff vorbehalten ist.

3Was sie kann

Nachschlagen

Listen und Filter: nach Rolle, benutzerdefinierter Rolle, Tag, Gruppe, Mitgliedsdauer, Aktivität (erstellte Anträge, abgeschlossene Aufgaben). Filter lassen sich kombinieren: „die Freiwilligen, die seit über 6 Monaten dabei sind und nicht in der Gruppe Rom sind“.
Profil eines Mitglieds: Rollen, Tags, Gruppen, in denen es gesehen wurde, aktive Sanktionen, Aktivität.
Statistiken der Organisation und Audit der letzten Verwaltungsaktionen (wer was wann getan hat).
Export der Liste als CSV oder TXT, mit denselben Filtern wie in der Anfrage.

Bei Mitgliedern aktiv werden

Tags und benutzerdefinierte Rollen zuweisen und entfernen.
In eine Gruppe einladen (einmaliger Link, 24 Stunden gültig), aus einer Gruppe rauswerfen, aus der Organisation bannen und entbannen. Den Ban gibt es in denselben zwei Arten wie im Mitgliederprofil: standardmäßig nur aus der Organisation (die Person bleibt in den Telegram-Gruppen) oder, wenn du sie auch aus den Gruppen entfernen lässt, den vollständigen Ban aus der Organisation und allen verbundenen Gruppen.
Private Nachrichten an Mitglieder senden (mit Textvorschau vor dem Versand) und Ankündigungen in den verbundenen Gruppen veröffentlichen.
Interne Notizen ins Profil eines Mitglieds schreiben, sichtbar nur für den Staff, und seine benutzerdefinierten Felder setzen oder entfernen, ein Mitglied nach dem anderen.

Die Struktur organisieren

Tags und benutzerdefinierte Rollen erstellen, umbenennen, neu ordnen und löschen.
Die Berechtigungen einer Rolle festlegen — oder die Basis-Berechtigungen, die für alle Mitglieder gelten.

Stell ruhig mehrstufige Anfragen: „erstelle den Tag Veteran, gib ihn allen, die seit einem Jahr dabei sind, und benachrichtige sie privat“ — die KI bringt alle Schritte zu Ende, in der richtigen Reihenfolge.

4Wie sie ausführt: du fragst, du bestätigst

Die Regel ist auf Tempo ausgelegt, ohne dass du je die Kontrolle verlierst:

Klare Anfrage zu 1 Person → sie führt sofort aus und meldet dir das tatsächliche Ergebnis.
2 oder mehr Empfänger, eine Ankündigung in einer Gruppe oder eine Nachricht an Mitglieder → sie bereitet alles vor und zeigt dir die Vorschau. Nichts geht raus, solange du nicht mit „ich bestätige“ antwortest.
Mehrere Aktionen in derselben Anfrage → eine einzige Bestätigung: Ein einziges „ich bestätige“ führt alle der Reihe nach aus (bis zu 8), und die KI nennt dir das Ergebnis jeder einzelnen.

Die Bestätigung gilt nur, wenn sie — in einer Nachricht nach der Vorschau — von der Person kommt, die die Anfrage gestellt hat: Niemand sonst kann an deiner Stelle bestätigen. Der Vorschlag bleibt eine Stunde lang bestätigbar, und nur in seiner Organisation: Danach sagt dir der Bot, dass er abgelaufen ist, und ein „los“ führt ihn nicht mehr aus, auch nicht nach 💬 Weiter. Und du kannst jederzeit mit „abbrechen“ antworten, um alles zu stoppen.

Wenn du es dir anders überlegst, bitte sie abzubrechen oder zu korrigieren: Die KI legt einen aktualisierten Vorschlag vor. Und das Ergebnis ist immer ehrlich: Sie sagt dir, was wirklich ausgeführt wurde, was nicht — und warum.

5Wiederkehrende Anweisungen

Im Panel → ⚙️ Wiederkehrende Anweisungen kannst du bis zu 5 Regeln speichern, die die KI von selbst anwendet, an den Tagen und zur Uhrzeit, die du wählst — ohne dass du daran denken musst:

„Nach 30 Tagen Mitgliedschaft die Rolle Aktives Mitglied zuweisen.“
„Wer länger als 6 Monate dabei ist, bekommt den Tag Veteran und eine Glückwunschnachricht.“

Jede Regel hat ihre 🔄 Wiederholung (jeden Tag, die in 📆 Tag gewählten Wochentage oder alle N Tage) und ihre 🕐 Uhrzeit, in der Zeitzone der Organisation. Nennt der Text schon einen Tag oder eine Uhrzeit („von Freitag bis Sonntag um 20:00“), wird die Regel gleich so angelegt, und der Bot sagt es dir beim Speichern. Der Text einer Regel darf höchstens 1000 Zeichen lang sein.

Automatisch, ohne dich zu fragen, wendet die KI nur Tags, benutzerdefinierte Rollen, von der Regel vorgesehene private Nachrichten, Entbannungen, Gruppeneinladungen und interne Notizen an. Rauswürfe, Bans, Verwarnungen, Anerkennungen und Änderungen an benutzerdefinierten Feldern laufen nie von allein los: Sie werden zu Vorschlägen, die du bestätigst. Ankündigungen in Gruppen, Änderungen am Katalog der Tags und Rollen oder an Berechtigungen und die Sichtbarkeit der Profilfelder gibt es nicht automatisch: nur im direkten Gespräch.

Der Bericht kommt privat zu dir, nur wenn etwas passiert ist, in der Sprache der Organisation: was angewendet wurde und die Vorschläge, mit den Namen der Personen und dem Grund. Die Vorschläge bestätigst du mit ✅ Bestätigen oder verwirfst sie mit ❌ Abbrechen, innerhalb von 24 Stunden und nur mit diesen Buttons: Ein im Panel geschriebenes „ich bestätige“ führt sie nicht aus, und eine neue Anfrage im Panel bricht sie nicht ab. Ein ✅ umfasst höchstens 8 Vorschläge, und der Bericht sagt, welche.

Im Panel zeigt die Liste für jede Regel die Wiederholung, den nächsten Lauf und wer sie erstellt hat. Tippe auf die Nummer, um ihre Karte zu öffnen, mit der letzten Ausführung und den Buttons ✏️ Text bearbeiten, ⏸ Pause / ▶️ Fortsetzen und 🗑 Löschen, das mit 🗑 Ja, löschen nach Bestätigung fragt.

6In den Gruppen

Mit /aistaff in einer verbundenen Gruppe kommt die Antwort in der Gruppe an — praktisch für die schnellen Dinge: „wie viele sind wir?“, „wie lief die letzte Woche?“.

Aber die Gruppe ist ein öffentlicher Ort: Muss die KI für die Antwort vertrauliche Mitgliederdaten lesen — Profile, Mitgliederlisten, die Gruppen, in denen jemand gesehen wurde, die letzten Aktionen des Staffs, die Gebannten —, kommt die Antwort immer privat, und in der Gruppe bleibt nur „🤖 Ich habe dir privat geantwortet“. Die zu bestätigenden Vorschauen und die Export-Dateien kommen immer privat an.

In der Gruppe schreibt die KI in der Sprache der Organisation, nutzt nicht das Gedächtnis deines privaten Chats und kennt aus der Bibliothek nur, was die Gruppe lesen darf.

7Sicherheit und Grenzen

Maximal 20 Empfänger pro Aktion: Massenaktionen („banne alle“) werden abgelehnt.
Nie gegen den Staff: Sie rührt Founder und Admins nicht an und kann sich nicht selbst rauswerfen. Die einzigen Ausnahmen sind Tags und Rollen, die ein Admin für sich selbst anfordert.
Rauswürfe und Bans: Bei einer Person führt sie sie auf klare Anfrage sofort aus, wie die anderen Aktionen; bei mehreren Personen laufen sie über deine schriftliche Bestätigung; in den wiederkehrenden Anweisungen werden sie nur vorgeschlagen, nie ausgeführt.
Vollständige Isolation: Sie sieht und berührt nur deine Community. Wer gebannt wird, erhält keinerlei Nachricht vom Bot.
Tägliches Anfragelimit pro Community, gegen übermäßige Nutzung.
Alles protokolliert: Jede Aktion landet im Audit der Organisation, mit der Signatur „via KI“.

Die KI lässt sich nicht manipulieren: Anweisungen gelten nur, wenn sie vom Staff im Chat kommen — nicht, wenn sie in den Daten versteckt sind (zum Beispiel in einem Username). Und sie weigert sich, beleidigende, irreführende oder diskriminierende Inhalte zu verfassen — und schlägt dir stattdessen immer eine saubere Alternative vor.

8Die zwei KIs im Vergleich

In Tavora gibt es zwei Assistenten mit unterschiedlichen Aufgaben:

Tavora AI — für alle Mitglieder: beantwortet Fragen zu den Materialien der Bibliothek und zur Community. Sie fasst nichts an: Sie informiert.
KI-Mitgliederverwaltung — für Founder und Admins: schlägt in den Mitgliederdaten nach und führt Verwaltungsaktionen aus: sofort bei einer Person, mit schriftlicher Bestätigung bei mehreren Personen oder für Nachrichten und Ankündigungen, und mit Limits. Ein operatives Werkzeug.

Getrennte Speicher, getrennte Berechtigungen, keine Kommunikation zwischen den beiden: Was du die Staff-KI fragst, bleibt im Staff.