1Cos’è

L’AI Gestione Membri è un assistente dedicato a fondatore e admin. Non risponde ai membri e non spiega come funziona Tavora: lavora sui membri della tua organizzazione — li cerca, li filtra, li conta, e su tua richiesta agisce: etichette, ruoli, inviti, espulsioni, ban, messaggi.

È separata da Tavora AI (l’assistente che risponde alle domande dei membri sui materiali della Biblioteca): un’altra AI, un altro compito, un’altra memoria. E come tutto in Tavora è isolata per community: vede solo la tua organizzazione, mai le altre.

Il modo più veloce per capirla: scrivile quello che faresti a mano. «Chi ha l’etichetta Volontario ma non è nel gruppo Eventi?» · «Metti il ruolo Senior a chi è iscritto da 6 mesi» · «Manda un promemoria ai coordinatori». Lei fa il lavoro, tu confermi.

2Dove si trova

Tre strade, stessa AI:

Dal menù community → Membri → 🤖 AI Gestione Membri: si apre il pannello in chat privata, con il bottone per fare una richiesta e le istruzioni periodiche salvate.
Nei gruppi collegati: comando /aistaff seguito dalla richiesta (es. /aistaff quanti siamo?). Risponde nel gruppo; se la risposta contiene dati riservati dei membri te la manda in privato.
In chat privata: stesso comando /aistaff con la richiesta, senza passare dal menù.

Solo fondatore e admin possono usarla: per chiunque altro il comando non fa nulla di più che ricordare che è riservato allo staff.

3Cosa sa fare

Consultare

Liste e filtri: per ruolo, ruolo personalizzato, etichetta, gruppo, anzianità, attività (proposte create, task completate). I filtri si combinano: «i Volontari iscritti da più di 6 mesi che non sono nel gruppo Roma».
Scheda di un membro: ruoli, etichette, gruppi in cui è stato visto, sanzioni attive, attività.
Statistiche dell’organizzazione e audit delle ultime azioni di gestione (chi ha fatto cosa, quando).
Export dell’elenco in CSV o TXT, con gli stessi filtri della richiesta.

Agire sui membri

Assegnare e togliere etichette e ruoli personalizzati.
Invitare in un gruppo (link monouso valido 24 ore), espellere da un gruppo, bannare e sbannare dall’organizzazione. Il ban ha i due tipi della scheda del membro: di serie solo dall’organizzazione (la persona resta nei gruppi Telegram) oppure, se chiedi di toglierla anche dai gruppi, il ban completo, dall’organizzazione e da tutti i gruppi collegati.
Inviare messaggi privati ai membri (con anteprima del testo prima dell’invio) e pubblicare annunci nei gruppi collegati.
Scrivere note interne sulla scheda di un membro, visibili solo allo staff, e impostare o togliere i suoi campi personalizzati, un membro alla volta.

Organizzare la struttura

Creare, rinominare, riordinare ed eliminare etichette e ruoli personalizzati.
Impostare i permessi di un ruolo, o quelli di base validi per tutti i membri.

Componi pure richieste a più passi: «crea l’etichetta Veterano, assegnala a chi è con noi da un anno e avvisali in privato» — l’AI le porta a termine tutte, nell’ordine giusto.

4Come esegue: tu chiedi, tu confermi

La regola è pensata per essere veloce senza mai perdere il controllo:

Richiesta chiara su 1 persona → esegue subito e ti riferisce l’esito reale.
2 o più destinatari, un annuncio in un gruppo o un messaggio ai membri → prepara tutto e ti mostra l’anteprima. Nulla parte finché non rispondi «confermo».
Più azioni nella stessa richiesta → una conferma unica: un solo «confermo» le esegue tutte in ordine (fino a 8), e l’AI ti dice l’esito di ciascuna.

La conferma vale solo se arriva, in un messaggio successivo all’anteprima, da chi ha fatto la richiesta: nessun altro può confermare al posto tuo. La proposta resta confermabile per un’ora e solo nella sua organizzazione: passata l’ora il bot ti dice che è scaduta, e un «vai» non la esegue più, nemmeno dopo 💬 Continua. E puoi sempre rispondere «annulla» per fermare tutto.

Se cambi idea, chiedi di annullare o correggere: l’AI rifà la proposta aggiornata. E l’esito è sempre onesto: ti dice cosa è stato eseguito davvero, cosa no e perché.

5Istruzioni periodiche

Dal pannello → ⚙️ Istruzioni periodiche puoi salvare fino a 5 regole che l’AI applica da sola, nei giorni e all’ora che scegli, senza che tu debba ricordartene:

«Dopo 30 giorni di anzianità assegna il ruolo Membro attivo».
«Chi supera 6 mesi riceve l’etichetta Veterano e un messaggio di congratulazioni».

Ogni regola ha la sua 🔄 Cadenza (ogni giorno, i giorni della settimana scelti in 📆 Giorno, oppure ogni N giorni) e la sua 🕐 Ora, nel fuso orario dell’organizzazione. Se nel testo scrivi già un giorno o un orario («dal venerdì alla domenica alle 20:00»), la regola nasce così e il bot te lo dice appena la salvi. Il testo di una regola arriva al massimo a 1000 caratteri.

In automatico, senza chiederti niente, l’AI applica solo etichette, ruoli personalizzati, messaggi privati previsti dalla regola, sban, inviti nei gruppi e note interne. Espulsioni, ban, avvertimenti, riconoscimenti e modifiche ai campi personalizzati non partono mai da soli: diventano suggerimenti da confermare. Gli annunci nei gruppi, le modifiche al catalogo di etichette e ruoli o ai permessi e la visibilità dei campi della scheda non sono disponibili in automatico: solo in conversazione.

Il resoconto ti arriva in privato solo quando è successo qualcosa, nella lingua dell’organizzazione: cosa è stato applicato e i suggerimenti, con i nomi delle persone e il motivo. I suggerimenti li confermi con ✅ Conferma o li lasci stare con ❌ Annulla, entro 24 ore e solo con quei bottoni: un «confermo» scritto nel pannello non li esegue, e una nuova richiesta nel pannello non li annulla. Un ✅ porta al massimo 8 suggerimenti, e il resoconto dice quali.

Nel pannello la lista mostra per ogni regola la cadenza, il prossimo giro e chi l’ha creata. Tocca il numero per aprirne la scheda, con l’ultima esecuzione e i bottoni ✏️ Modifica testo, ⏸ Pausa / ▶️ Riprendi e 🗑 Elimina, che chiede conferma con 🗑 Sì, elimina.

6Nei gruppi

Con /aistaff in un gruppo collegato la risposta arriva nel gruppo, comoda per le cose rapide: «quanti siamo?», «com’è andata l’ultima settimana?».

Ma il gruppo è un luogo pubblico: quando per rispondere l’AI deve leggere dati riservati dei membri — schede, elenchi di membri, i gruppi in cui qualcuno è stato visto, le ultime azioni dello staff, i bannati — la risposta arriva sempre in privato, e nel gruppo resta solo «🤖 Ti ho risposto in privato». Le anteprime da confermare e i file di export arrivano sempre in privato.

Nel gruppo l’AI scrive nella lingua dell’organizzazione, non usa la memoria della tua chat privata e della Biblioteca conosce solo ciò che il gruppo può leggere.

7Sicurezza e limiti

Massimo 20 destinatari per azione: le azioni di massa («banna tutti») vengono rifiutate.
Mai contro lo staff: non agisce su fondatore e admin, e non può espellersi da sola. Le uniche eccezioni sono etichette e ruoli che un admin chiede per sé stesso.
Espulsioni e ban: su una persona, con una richiesta chiara, li esegue subito come le altre azioni; su più persone passano dalla tua conferma scritta; nelle istruzioni periodiche sono solo suggeriti, mai eseguiti.
Isolamento totale: vede e tocca solo la tua community. Chi viene bannato non riceve alcun messaggio dal bot.
Tetto giornaliero di richieste per community, contro usi eccessivi.
Tutto tracciato: ogni azione finisce nell’audit dell’organizzazione, con la firma «via AI».

L’AI non si fa manipolare: le istruzioni valgono solo se arrivano dallo staff in chat, non se sono nascoste nei dati (ad esempio in uno username). E rifiuta di comporre contenuti offensivi, ingannevoli o discriminatori — proponendoti sempre un’alternativa corretta.

8Le due AI a confronto

In Tavora convivono due assistenti con compiti diversi:

Tavora AI — per tutti i membri: risponde alle domande sui materiali della Biblioteca e sulla community. Non tocca nulla: informa.
AI Gestione Membri — per fondatore e admin: consulta i dati dei membri ed esegue azioni di gestione: subito su una persona, con conferma scritta su più persone o per messaggi e annunci, e con limiti. È uno strumento operativo.

Memorie separate, permessi separati, nessuna comunicazione tra le due: quello che chiedi all’AI dello staff resta nello staff.