1Cosa sono
La Biblioteca è dove fondatore e admin mettono regolamenti, statuti, FAQ, link. I membri li consultano dentro Telegram.
Tavora AI legge la Biblioteca e risponde a chi fa domande. Nei gruppi con /ask, in privata con un bottone.
2Tipi di risorsa
- 📄 Testo — un documento scritto nel bot, a capitoli e pagine sfogliabili. Perfetto per regolamenti e FAQ.
- 📎 File — PDF, immagini, video, audio: qualsiasi cosa tu possa inviare su Telegram.
- 🔗 Link — un bottone che apre un sito esterno.
- 📁 Raccolta — una cartella che raggruppa documenti dello stesso tema («Verbali», «Procedure»).
3Scrivere un documento
Un documento 📄 Testo nasce come bozza: la vede solo chi gestisce la Biblioteca, e l’AI non la legge. Ci lavori con calma — capitoli, pagine, fino a 3 allegati per pagina, un’emoji come icona — e quando è pronta tappi 🚀 Pubblica: da quel momento i membri la vedono e Tavora AI inizia a leggerla.
E le pagine sono vive: se nel testo usi titoli, tabelle, elenchi puntati, checklist o ==evidenziato==, chi legge li vede formattati. Scrivi testo semplice? Resta semplice, come sempre.
Per i membri è uno sfoglialibro, capitolo per capitolo. Per l’AI ogni pagina è un’unità separata: se uno chiede «qual è la sanzione per ritardo?», cita la pagina precisa, non tutto lo statuto.
Se crei la bozza dentro una raccolta, il documento pubblicato resta lì: non devi ricordarti di spostarlo.
4Cartelle
Quando i documenti crescono, raggruppali: ➕ Aggiungi risorsa → 📁 Raccolta (cartella), un nome, un’icona, e ci sposti dentro i documenti dalla scheda di ognuno.
5Chi vede cosa
- 🌐 Tutti — qualunque membro lo vede (default)
- Solo ruoli specifici — solo chi ha uno dei ruoli che indichi (es. solo Consiglieri)
- 🗂 Reparti scelti — i membri e i gestori dei reparti che spunti (compare se l’organizzazione ha reparti)
- 🔒 Solo staff e gestori Biblioteca — materiale interno: lo vedono founder, admin e chi ha il permesso «Gestire Biblioteca»
L’AI segue le stesse regole: se un membro non può vedere un documento, l’AI non glielo cita. Con /ask nel gruppo la risposta è pubblica, quindi l’AI usa solo i documenti per tutti e quelli del reparto del gruppo, anche se chiede un admin: il materiale riservato si chiede in privata. E per ogni documento decidi anche se l’AI può leggerlo (AI sì / AI no) — utile per archivi storici che vuoi consultabili ma fuori dalle risposte. Tutto si cambia quando vuoi dalla scheda del documento.
6Chiedere a Tavora AI
- Nei gruppi:
/ask+ domanda. La risposta la vedono tutti. - In privata: apri l’organizzazione → 🤖 Tavora AI. La risposta è solo per te.
L’AI ricorda la conversazione: puoi incalzare («Chi è il presidente?» → «E quando si riunisce?») senza ripetere il contesto. In privata, dopo una risposta Tavora AI resta in ascolto per 15 minuti: la domanda successiva la scrivi e basta. 💬 Continua la conversazione riapre l’ascolto quando vuoi, 🧹 Reset memoria riparte da zero.
Le memorie sono separate per persona, per organizzazione e fra gruppi e privata: quello che chiedi di là non riaffiora di qua, e nessuno vede le conversazioni degli altri.
7Istruzioni AI (regole dello staff)
Le 🧠 Istruzioni AI dicono all’assistente come comportarsi in ogni risposta: «rispondi in massimo 3 frasi», «per i pagamenti rimanda a admin@…», «tono formale». I contenuti invece stanno nei documenti — le istruzioni sono solo regole.
Si gestiscono da ⚙️ Gestione AI → 🧠 Istruzioni AI (founder, admin e chi ha «Gestire Biblioteca»). Ognuna è una regola breve scritta a mano, massimo 500 caratteri. Un controllo automatico scarta quelle contrarie alle policy — vedi un ⚠️ e il perché, con il suggerimento per riformularla.
8Cosa sa, cosa non sa
Sa
- I documenti con AI sì, pagina per pagina
- Le Istruzioni AI dello staff
- I dati pubblici dell’organizzazione e come funziona Tavora
- I tuoi ultimi turni di conversazione
Non sa
- Cosa scrivete nei gruppi
- Le bozze non pubblicate e il contenuto dei Link
- Internet, altre organizzazioni, le conversazioni degli altri
E soprattutto: non inventa. Se non ha la risposta nei materiali, lo dice con gentilezza e propone di aiutare su altro.
9Per founder e admin
In fondo alla Biblioteca, per chi la gestisce (founder, admin e chi ha il permesso «Gestire Biblioteca», che apre anche i documenti riservati e le risposte dell’AI su di essi): ➕ Aggiungi risorsa, 📝 Bozze (la tua scrivania privata), ⚙️ Gestione AI (stato dell’assistente, consumi, istruzioni, e dove risponde: gruppi, privata o entrambi).
Su ogni documento pubblicato: modifica, sposta fra raccolte, cambia visibilità, AI sì/no, elimina. Durante la beta i limiti sono generosi e verranno alzati a pagamento.