1O que são
A Biblioteca é onde fundador e admins põem regulamentos, estatutos, FAQ e links. Os membros consultam-nos dentro do Telegram.
O Tavora AI lê a Biblioteca e responde a quem pergunta. Nos grupos com /ask, em privado com um botão.
2Tipos de recurso
- 📄 Texto — um documento escrito dentro do bot, em capítulos e páginas folheáveis. Perfeito para regulamentos e FAQ.
- 📎 Arquivo — PDF, imagens, vídeos, áudio: tudo o que possa enviar no Telegram.
- 🔗 Link — um botão que abre um site externo.
- 📁 Coleção — uma pasta que agrupa documentos do mesmo tema («Atas», «Procedimentos»).
3Escrever um documento
Um documento 📄 Texto nasce como rascunho: só o vê quem gere a Biblioteca, e a IA não o lê. Trabalha nele com calma — capítulos, páginas, até 3 anexos por página, um emoji como ícone — e quando estiver pronto toca em 🚀 Publicar: a partir daí os membros veem-no e o Tavora AI começa a lê-lo.
E as páginas são vivas: se no texto usares títulos, tabelas, listas com marcas, checklists ou ==destacado==, quem lê vê-os formatados. Escreves texto simples? Fica simples, como sempre.
Para os membros é um livro que se folheia, capítulo a capítulo. Para a IA cada página é uma unidade separada: se alguém perguntar «qual é a sanção por atraso?», cita a página exata, não o estatuto todo.
Se criar o rascunho dentro de uma coleção, o documento publicado fica lá: não tem de se lembrar de o mover.
4Pastas
Quando os documentos crescem, agrupe-os: ➕ Adicionar recurso → 📁 Coleção (pasta), um nome, um ícone, e move lá para dentro os documentos a partir da ficha de cada um.
5Quem vê o quê
- 🌐 Todos — qualquer membro o vê (predefinição)
- Apenas funções específicas — só quem tem uma das funções que indicar (p. ex. só os Conselheiros)
- 🗂 Departamentos escolhidos — os membros e os gerentes dos departamentos que marcar (aparece se a organização tiver departamentos)
- 🔒 Só equipe e gerentes da Biblioteca — material interno: veem-no o fundador, os admins e quem tem a permissão «Gerenciar Biblioteca»
A IA segue as mesmas regras: se um membro não puder ver um documento, a IA não lho cita. Com /ask no grupo a resposta é pública, por isso a IA usa só os documentos para todos e os do departamento do grupo, mesmo que pergunte um admin: sobre o material reservado pergunta-se em privado. E para cada documento decide também se a IA o pode ler (IA sim / IA não) — útil para arquivos históricos que quer consultáveis mas fora das respostas. Tudo se muda quando quiser a partir da ficha do documento.
6Perguntar ao Tavora AI
- Nos grupos:
/ask+ pergunta. A resposta veem-na todos. - Em privado: abra a organização → 🤖 Tavora AI. A resposta é só para si.
A IA lembra-se da conversa: pode continuar a perguntar («Quem é o presidente?» → «E quando se reúne?») sem repetir o contexto. Em privado, depois de uma resposta o Tavora AI continua à escuta durante 15 minutos: basta escrever a pergunta seguinte. 💬 Continuar a conversa reabre a escuta quando quiser, 🧹 Limpar memória recomeça do zero.
As memórias estão separadas por pessoa, por organização e entre grupos e privado: o que pergunta ali não reaparece aqui, e ninguém vê as conversas dos outros.
7Instruções de IA (as regras da equipa)
As 🧠 Instruções IA dizem ao assistente como se comportar em cada resposta: «responde em três frases no máximo», «para pagamentos remete para admin@…», «tom formal». O conteúdo está nos documentos — as instruções são só regras.
Gerem-se a partir de ⚙️ Gestão IA → 🧠 Instruções IA (o fundador, os admins e quem tem «Gerenciar Biblioteca»). Cada uma é uma regra breve escrita à mão, com 500 caracteres no máximo. Um controlo automático descarta as que vão contra as políticas — vê um ⚠️ e o motivo, com a sugestão para reformular.
8O que sabe, o que não sabe
Sabe
- Os documentos com IA ligada, página a página
- As Instruções de IA da equipa
- Os dados públicos da organização e como o Tavora funciona
- Os seus últimos turnos de conversa
Não sabe
- O que escrevem nos grupos
- Os rascunhos não publicados e o conteúdo dos Links
- A internet, outras organizações, as conversas dos outros
E sobretudo: não inventa. Se não tiver a resposta nos materiais, di-lo com delicadeza e propõe ajudar noutra coisa.
9Para fundador e admins
No fim da Biblioteca, para quem a gere (o fundador, os admins e quem tem a permissão «Gerenciar Biblioteca», que abre também os documentos reservados e as respostas da IA sobre eles): ➕ Adicionar recurso, 📝 Rascunhos (a sua secretária privada), ⚙️ Gestão IA (estado do assistente, consumos, instruções, e onde responde: grupos, privado ou ambos).
Em cada documento publicado: alterar, mover entre coleções, mudar visibilidade, IA sim/não, eliminar. Durante a beta os limites são generosos e serão alargados nos planos pagos.