Departamentos

1O que é

Os departamentos são opcionais: sem eles, tudo funciona à maneira clássica (tarefas únicas para a organização). Assim que cria o primeiro departamento, o sistema de tarefas passa ao modo «por áreas»: o menu Atividades mostra o seletor, e cada área tem o seu quadro, as suas revisões, as suas estatísticas.

As tarefas que não pertencem a nenhum departamento vivem na Área geral, visível só na conversa privada: não tem grupos, logo não há feed nem resumo — é a casa das tarefas transversais.

2Criar e gerir

A partir de ⚙️ Gestão → 🗂 Departamentos: entra a equipa ou quem tiver a permissão «Gerenciar Departamentos». Com ➕ Novo departamento dá o nome (máx. 60 caracteres); se a organização tiver grupos ligados, o bot abre logo a lista de grupos para lhe atribuir. O ícone escolhe-o depois com 😀 Emoji: um só emoji, também bandeiras e teclas como 1️⃣, e 🗑 Remover volta ao ícone predefinido. No máximo 20 departamentos por organização.

Na ficha do departamento: ✏️ Renomear, 😀 Emoji, 🧑‍🤝‍🧑 Membros, 🎭 Funções, 👥 Grupos, 🎖 Gerentes, 🛡 Permissões, o interruptor «Recebe pedidos do Balcão» e 🗑 Excluir. Há também o atalho por dentro, para quem pode gerir os departamentos: menu Atividades → o departamento → 🗂 Gerenciar departamento.

3Os grupos do departamento

A partir do departamento → 👥 Grupos atribui os grupos ligados com um toque: ✅ = neste departamento, ⬜ = livre, 🔒 = ocupado por outro. Regra-chave: um grupo pertence no máximo a UM departamento.

• Nos grupos de um departamento veem-se SÓ as tarefas desse departamento: quadro, feed, resumo e comandos mostram exclusivamente as dele.
• Grupos sem departamento = tarefas e turnos desligados (nas organizações que têm pelo menos um departamento): a quem escreve /newtask, /board ou /shifts o bot responde com um aviso que só essa pessoa vê, até um admin atribuir o grupo. Quando cria o primeiro departamento, a ficha lista os grupos que tinham as tarefas ligadas, com 👥 Atribuir os grupos e 👌 Está bom assim.
• Um departamento sem grupos di-lo na ficha: as suas tarefas não enviam avisos aos grupos (resumo, tarefas, cobranças), e em vez de 👥 Grupos encontra 👥 Atribuir um grupo. A mensagem privada a quem recebe uma tarefa chega na mesma.

4Gerentes e permissões

Dentro de um departamento, quem cria, quem trabalha e quem gere podem ser pessoas diferentes.

• Gerentes por pessoa: com ➕ Adicionar gerente nomeia-os a partir da lista de membros (com pesquisa). Os gerentes nomeados aparecem com um número no texto: toca no número e confirma com ➖ Sim, tirar (❌ Cancelar volta à lista). Tirar alguém só o retira dos gerentes nomeados: se também tiver uma função de gerente, continua a gerir através dela, e a confirmação di-lo. Quem é nomeado ou retirado recebe uma mensagem privada na língua da organização.
• Gerentes por função: liga uma função personalizada e quem a tiver gere o departamento — quem entra na função torna-se gerente sozinho, quem a perde deixa de o ser. O caminho certo quando os responsáveis mudam muitas vezes. A ficha mostra-os na linha «🎭 Gerentes por função», e a contagem «Gerentes: N» da lista de departamentos soma os nomeados e os gerentes por função, contando cada pessoa uma só vez.
• 🛡 Permissões, duas alavancas separadas: 📝 Criar tarefas e 🔧 Trabalhar nas tarefas, cada uma com três escolhas: todos os membros da organização, só membros do departamento, só funções escolhidas. Um departamento novo começa com «criar: só funções escolhidas, nenhuma selecionada» (no início só criam a equipa, os gerentes e os cargos habilitados) e «trabalhar: todos os membros da organização», ou seja, toda a organização e não só quem está no departamento. Com «só membros do departamento» a lista de Membros do departamento conta também nos seus grupos.

A equipa passa sempre por cima. Quem criou uma tarefa, e quem lhe está atribuído, pode sempre trabalhá-la. E quem só tem «Gerenciar Departamentos» não pode dar poderes a si próprio: não se auto-nomeia gerente nem liga uma função que possui.

Os gerentes de departamento usam também os comandos de grupo /assign, /unassign, /delete e /workload — mas só nos grupos do seu departamento.

5Membros e cargos

Um departamento tem membros a sério, em 🧑‍🤝‍🧑 Membros: acrescenta-os um a um com a pesquisa, importa-os de uma vez a partir dos grupos do departamento com 📥 Importar dos grupos, tira-os quando mudam de equipa. Uma pessoa pode estar em vários departamentos.

A pertença serve mesmo para alguma coisa: propõe as pessoas certas quando atribui turnos e tarefas, filtra a lista de membros por departamento, abre os documentos da Biblioteca reservados ao departamento e, se o escolher nas permissões, decide quem cria e trabalha as tarefas. Um departamento sem grupo do Telegram faz todo o sentido: existe e trabalha dentro do bot.

Os cargos, em 🎭 Funções, são os papéis internos do departamento — «Coordenador», «Turnista» — com capacidades locais: criar/trabalhar/gerir as tarefas, gerir pedidos, turnos ou membros do departamento. No máximo 6 cargos por departamento, um por pessoa, e não dão nenhum poder fora do departamento. Com os cargos ninguém dá poderes a si próprio (fundadores e admins à parte): não atribui um cargo a si mesmo nem liga uma capacidade no seu. E quem gere o departamento só graças a um cargo com «gerir os membros» não pode distribuir capacidades que não tem.

6O que têm a mais

• 📮 Balcão: com «Recebe pedidos do Balcão» ligado, os pedidos dirigidos ao departamento são tratados pelos seus gerentes.
• Turnos por departamento: cada departamento tem o seu quadro.
• Documentos reservados: recursos da Biblioteca com visibilidade 🗂 Departamentos escolhidos, que só os membros e os gerentes desses departamentos veem.
• 📊 Estatísticas do departamento: ativas por estado, atrasos, tempo médio de fecho, pontualidade %, mais produtivos e carga por membro.
• As ⚙️ Configurações do departamento: feed nos grupos (Importantes/Todos/Desligado), avisos de prazos com limiar do primeiro aviso, resumo com frequência e hora.

Continuam a ser de toda a organização: propostas, votações, questionários e eventos.

7Numeração e exclusão

Os números das tarefas (#1, #2, …) são independentes para cada área: em dois departamentos convivem duas tarefas #1. Quando cita um número num grupo, vale para o departamento desse grupo. Os números não se reciclam.

Excluir um departamento (🗑 Excluir → 🗑 Sim, excluir) é irreversível: as suas tarefas voltam à Área geral (renumeradas) e os grupos desligam-se. Se o departamento tiver tarefas, o bot diz-lhe antes quantas são; a quem tem «Exportar dados» propõe a exportação em PDF com 📄 Exportar as tarefas antes. A confirmação lista também, com os números, o que acontece ao resto:

• as tarefas agendadas passam para a Área geral em pausa: reativa-as em 📅 Tarefas agendadas;
• os turnos passam para os turnos da Área geral, e quem estava de turno continua atribuído;
• os pedidos abertos no Balcão passam para o Balcão geral;
• os membros e os cargos do departamento desaparecem com ele (as pessoas ficam na organização);
• os documentos da Biblioteca visíveis só para esse departamento passam a ser «apenas staff»;
• se ficar pelo menos outro departamento, os grupos do departamento excluído ficam sem tarefas nem turnos até os atribuir a outro departamento.

Não se podem reordenar os departamentos. Pelos botões uma tarefa não muda de departamento: o assistente 🤖 IA de Atividades pode movê-la, e a tarefa recebe um número novo no departamento de destino.