2Criar uma tarefa
Criar tarefa → título → dois caminhos: Criar já (prioridade média, sem prazo) ou Detalhes para descrição, prioridade 🔴🟡🟢, prazo (predefinições rápidas, o calendário de 🗓 Data exata ou data escrita, também com hora) e anexos. Em cada passo pode voltar atrás sem perder nada.
Também pode criar uma tarefa a partir do 🗓 Calendário: abra um dia → ➕ Adicionar → o dia já está definido e escolhe a hora com botões.
3A ficha da tarefa
Cada tarefa tem a sua ficha: título e número (#42), estado (📭 aberta · ▶️ em curso · 🚧 bloqueada com motivo · ✅ concluída), prioridade, prazo, responsáveis, progresso da lista de verificação, notas e anexos.
Os botões seguem o estado e as permissões: assumir, concluir, bloquear/desbloquear, e depois notas, lista de verificação, alterar, atribuir, anexos, eliminar. Quem criou a tarefa, e quem lhe está atribuído, pode sempre trabalhá-la.
4Quadro, cronologia e vistas
- Quadro — secções com tabelas: «Atrasadas» sempre no topo, depois Abertas, Em curso, Em revisão e Bloqueadas. Cada linha: número, prioridade, título integral, responsáveis, criador e progresso; os motivos dos bloqueios por extenso em baixo. Filtros por estado e prioridade, Procurar integrado, botões-número sempre por ordem.
- Cronologia — ordenadas por prazo, em janelas de 14 dias, com a cauda «sem prazo».
- Carga de trabalho (para quem gere) — carga por membro com semáforo 🟢🟡🔴, atrasos e bloqueios, filtro «🎯 Quem está livre» e filtro por função.
- Painel em direto — resumo que se atualiza a cada 2 minutos: contadores, índice de organização, próximos prazos, top da semana. Pode enviá-lo para um grupo e afixá-lo.
5Trabalhar nela
- Lista de verificação — itens marcados um a um (ou em bloco), com o progresso na ficha.
- Notas — públicas ou 🔒 privadas (só as vê quem as escreve), com formatação.
- Cronómetro — numa tarefa em curso: iniciar, ver, parar. O tempo fica na ficha.
- ⏰ Lembretes — pessoais, em privado: 1h ou 24h antes e no prazo (se a tarefa tiver um), daqui a 1 dia, 3 dias ou uma semana, ou uma data à escolha. Define-os quem trabalha na tarefa (responsáveis, criador, gestores) e chegam só a quem os definiu.
6Repetíveis, agendadas, revisão
- Tarefa repetível — uma tarefa sempre aberta que acumula conclusões (p. ex. «limpeza semanal»): sempre que é concluída, conta e continua lá.
- 📅 Tarefas agendadas — uma tarefa que se repete: de tempos em tempos o bot cria uma nova, sozinho («todas as segundas às 9: conferência de caixa»). Põem-se em pausa e reativam-se; eliminar uma não toca nas tarefas já nascidas.
- Revisão — se a área a usar, uma tarefa concluída passa primeiro por quem gere: aprova-a ou devolve-a com um motivo.
- Visibilidade por função — uma tarefa pode ser visível só a certas funções (p. ex. só os Responsáveis).
7Estatísticas
- As minhas estatísticas — atribuídas, concluídas, atrasadas, tempo médio, pontualidade.
- Classificação semanal — quem concluiu mais nos últimos 7 dias, 🥇🥈🥉.
- Índice de organização — pontuação 0–100 que pesa prazos cumpridos, conclusões, rapidez e atribuições.
8Exportar em PDF
Com a permissão Exportar dados: tarefas ativas, concluídas ou relatório completo, no máximo 20 de cada vez. O bot mostra que números existem e oferece botões prontos: 📦 Todas (N) (se forem mais de 20, em blocos prontos de 20, ao lado de 🕘 Últimas 20) e ⚙️ Personalizada para escrever um ID ou um intervalo. O PDF de uma área indica a que departamento pertence. Antes de eliminar um departamento pode exportar todas as tarefas dele com 📦 Exportar o departamento todo (um PDF por cada 100 tarefas) e depois 🗑 Voltar à exclusão. Se com os anexos o ficheiro ultrapassar os 50 MB que o Telegram aceita, só é enviado o PDF. Cada PDF tem um código de verificação: quem o recebe envia-o ao @MyTavoraBot em privado e fica a saber se é autêntico ou se foi alterado.
Real sample
Here's a full ZIP export the bot produces for tasks. Download it to see the PDF and the report structure.
9Configurações
Para quem gere a área. Três alavancas, todas nos grupos da área; em privado não há nada para ajustar:
- 📡 Feed nos grupos — 📌 só eventos importantes · 📢 tudo · 🔇 nada.
- 🚨 Avisos de prazo — um resumo das tarefas atrasadas nos grupos da área, mesmo com o feed desligado: o primeiro após o atraso que escolher, depois a 3× e 7× (crítico); à noite (22–8) sem som. Nunca em privado.
- 📰 Resumo — resumo periódico nos grupos, com frequência e hora à escolha. Nos dias sem novidades simplesmente não sai.
- Em privado — só chega o que lhe diz respeito: o aviso quando lhe atribuem uma tarefa, os lembretes que você mesmo definiu, os pedidos e os resultados de revisão. Feed, avisos de prazo e resumo nunca chegam por DM.
Com os departamentos, cada departamento tem as suas configurações; a Área geral não tem grupos, por isso também não tem configurações.