2Tạo một nhiệm vụ
Tạo nhiệm vụ → tiêu đề → hai đường: Tạo ngay (ưu tiên trung bình, không hạn chót) hoặc Chi tiết để thêm mô tả, mức ưu tiên 🔴🟡🟢, hạn chót (chọn nhanh, lịch của 🗓 Ngày cụ thể hoặc tự viết ngày, kèm giờ được luôn) và tệp đính kèm. Ở mỗi bước bạn đều quay lại được mà không mất gì.
Bạn cũng có thể tạo nhiệm vụ từ 🗓 Lịch: mở một ngày → ➕ Thêm → ngày đã điền sẵn và bạn chọn giờ bằng các nút.
3Thẻ nhiệm vụ
Mỗi nhiệm vụ có thẻ riêng: tiêu đề và số hiệu (#42), trạng thái (📭 đang mở · ▶️ đang làm · 🚧 bị khóa kèm lý do · ✅ đã xong), mức ưu tiên, hạn chót, người được giao, tiến độ danh sách kiểm, ghi chú và tệp đính kèm.
Các nút bám theo trạng thái và quyền: nhận việc, hoàn thành, khóa/mở khóa, rồi ghi chú, danh sách kiểm, sửa, giao việc, tệp đính kèm, xóa. Người đã tạo nhiệm vụ, và người được giao, luôn làm việc được trên đó.
4Bảng, dòng thời gian và các khung nhìn
- Bảng — các mục có bảng biểu: «Trễ hạn» luôn ở trên cùng, rồi Đang mở, Đang làm, Chờ duyệt và Bị khóa. Mỗi dòng: số hiệu, mức ưu tiên, tiêu đề đầy đủ, người được giao, người tạo và tiến độ; lý do khóa ghi trọn vẹn ở dưới. Bộ lọc theo trạng thái và mức ưu tiên, Tìm tích hợp sẵn, các nút số luôn đúng thứ tự.
- Dòng thời gian — sắp theo hạn chót, theo từng cửa sổ 14 ngày, cuối cùng là phần «không hạn chót».
- Khối lượng công việc (cho người điều hành) — tải của từng thành viên với đèn 🟢🟡🔴, số trễ hạn và số bị khóa, bộ lọc «🎯 Ai rảnh» và bộ lọc theo vai trò.
- Bảng điều khiển trực tiếp — bản tóm tắt cập nhật mỗi 2 phút: các con số, chỉ số tổ chức, hạn chót sắp tới, người dẫn đầu trong tuần. Bạn gửi nó vào một nhóm và ghim lại được.
5Làm việc trên đó
- Danh sách kiểm — các mục tích được từng cái (hoặc theo lô), tiến độ hiện ngay trên thẻ.
- Ghi chú — công khai hoặc 🔒 riêng tư (chỉ người viết thấy), có định dạng.
- Bấm giờ — trên một nhiệm vụ đang làm: chạy, xem, dừng. Thời gian lưu lại trên thẻ.
- ⏰ Nhắc nhở — cá nhân, trong tin nhắn riêng: trước 1 giờ hoặc 24 giờ và đúng hạn (nếu nhiệm vụ có hạn chót), sau 1 ngày, 3 ngày hoặc một tuần, hoặc một ngày bạn chọn. Người làm nhiệm vụ (người được giao, người tạo, người điều hành) có thể đặt, và nhắc nhở chỉ đến với chính người đã đặt.
6Lặp lại, theo lịch, duyệt
- Nhiệm vụ lặp lại — một nhiệm vụ luôn mở và cộng dồn số lần hoàn thành (ví dụ «dọn dẹp hằng tuần»): mỗi lần xong thì được tính và nó vẫn nằm đó.
- 📅 Nhiệm vụ định kỳ — một nhiệm vụ lặp lại: cứ sau một khoảng thời gian, bot tự tạo cái mới («thứ Hai nào 9 giờ: kiểm quỹ»). Có thể tạm dừng rồi bật lại; xóa một cái không đụng tới những nhiệm vụ đã sinh ra.
- Duyệt — nếu khu vực có dùng, một nhiệm vụ đã xong sẽ qua tay người điều hành trước: họ phê duyệt hoặc trả lại kèm lý do.
- Hiển thị theo vai trò — một nhiệm vụ có thể chỉ hiện với vài vai trò nhất định (ví dụ chỉ các Đầu mối).
7Thống kê
- Thống kê của tôi — được giao, đã xong, trễ hạn, thời gian trung bình, mức đúng hạn.
- Xếp hạng tuần — ai hoàn thành nhiều nhất trong 7 ngày qua, 🥇🥈🥉.
- Chỉ số tổ chức — điểm từ 0 đến 100, cân nhắc hạn chót được giữ, số việc hoàn thành, tốc độ và việc phân công.
8Xuất PDF
Với quyền Xuất dữ liệu: nhiệm vụ đang mở, đã hoàn thành hoặc báo cáo đầy đủ, tối đa 20 mỗi lần. Bot cho biết những số nào đang có và đưa ra các nút sẵn: 📦 Tất cả (N) (nếu hơn 20 thì chia sẵn thành các khối 20, bên cạnh là 🕘 20 gần nhất) và ⚙️ Tùy chỉnh để viết một ID hoặc một khoảng. PDF của một khu vực ghi rõ nó thuộc phòng ban nào. Trước khi xóa một phòng ban, bạn có thể xuất mọi nhiệm vụ của nó bằng 📦 Xuất toàn bộ phòng ban (mỗi 100 nhiệm vụ một PDF), rồi 🗑 Quay lại xóa. Nếu kèm tệp đính kèm mà file vượt quá 50 MB Telegram cho phép, bot chỉ gửi PDF. Mỗi PDF có một mã xác minh: người nhận gửi file cho @MyTavoraBot trong tin nhắn riêng và biết nó là bản gốc hay đã bị sửa.
Real sample
Here's a full ZIP export the bot produces for tasks. Download it to see the PDF and the report structure.
9Cài đặt
Dành cho người điều hành khu vực. Ba cần gạt, tất cả đều trong các nhóm của khu vực; trong tin nhắn riêng không có gì để chỉnh:
- 📡 Feed trong nhóm — 📌 chỉ sự kiện quan trọng · 📢 tất cả · 🔇 không gì cả.
- 🚨 Cảnh báo hạn chót — một bản tổng hợp các nhiệm vụ trễ hạn trong các nhóm của khu vực, kể cả khi feed đã tắt: lần đầu sau mức trễ bạn chọn, rồi ở 3× và 7× (nghiêm trọng); ban đêm (22–8) không chuông. Không bao giờ vào tin nhắn riêng.
- 📰 Tóm tắt — tóm tắt định kỳ trong nhóm, tần suất và giờ tùy bạn. Ngày nào không có gì mới thì đơn giản là không gửi.
- Trong tin nhắn riêng — chỉ những gì liên quan đến bạn: thông báo khi bạn được giao một nhiệm vụ, các nhắc nhở do chính bạn đặt, yêu cầu duyệt và kết quả duyệt. Feed, cảnh báo hạn chót và bản tóm tắt không bao giờ gửi qua DM.
Khi có phòng ban, mỗi phòng ban có cài đặt riêng; Khu vực chung không có nhóm nên cũng không có cài đặt.