1Là gì

AI Quản lý Thành viên là một trợ lý dành riêng cho founder và admin. Nó không trả lời thành viên và không giải thích cách Tavora hoạt động: nó làm việc trên các thành viên của tổ chức bạn — tìm kiếm, lọc, đếm họ, và hành động theo yêu cầu của bạn: thẻ, vai trò, lời mời, đuổi, cấm, tin nhắn.

Nó tách biệt với Tavora AI (trợ lý trả lời câu hỏi của thành viên về tài liệu trong Thư viện): một AI khác, một nhiệm vụ khác, một bộ nhớ khác. Và như mọi thứ trong Tavora, nó được cô lập theo từng cộng đồng: chỉ thấy tổ chức của bạn, không bao giờ thấy các tổ chức khác.

Cách nhanh nhất để hiểu nó: hãy viết cho nó điều bạn sẽ làm thủ công. «Ai có thẻ Tình nguyện viên nhưng không ở trong nhóm Sự kiện?» · «Gán vai trò Senior cho những ai đã tham gia được 6 tháng» · «Gửi lời nhắc cho các điều phối viên». Nó làm việc, bạn xác nhận.

2Tìm ở đâu

Ba con đường, cùng một AI:

Từ menu cộng đồng → Thành viên → 🤖 AI Quản lý Thành viên: bảng điều khiển mở ra trong chat riêng, với nút để gửi yêu cầu và các chỉ dẫn định kỳ đã lưu.
Trong các nhóm liên kết: lệnh /aistaff theo sau là yêu cầu (ví dụ /aistaff chúng ta có bao nhiêu người?). Nó trả lời trong nhóm; nếu câu trả lời chứa dữ liệu riêng tư của thành viên, nó sẽ gửi cho bạn qua chat riêng.
Trong chat riêng: cùng lệnh /aistaff với yêu cầu, không cần đi qua menu.

Chỉ founder và admin mới dùng được: với bất kỳ ai khác, lệnh này không làm gì hơn ngoài việc nhắc rằng nó chỉ dành cho staff.

3Có thể làm gì

Tra cứu

Danh sách và bộ lọc: theo vai trò, vai trò tùy chỉnh, thẻ, nhóm, thâm niên, hoạt động (đề xuất đã tạo, nhiệm vụ đã hoàn thành). Các bộ lọc kết hợp được với nhau: «những Tình nguyện viên đã tham gia hơn 6 tháng mà không ở trong nhóm Roma».
Hồ sơ của một thành viên: vai trò, thẻ, các nhóm họ từng xuất hiện, chế tài đang hoạt động, hoạt động.
Thống kê của tổ chức và audit các hành động quản lý gần đây (ai đã làm gì, khi nào).
Xuất danh sách ra CSV hoặc TXT, với cùng các bộ lọc như trong yêu cầu.

Hành động trên thành viên

Gán và gỡ thẻ và vai trò tùy chỉnh.
Mời vào một nhóm (liên kết một lần dùng, có hiệu lực 24 giờ), đuổi khỏi một nhóm, cấm và bỏ cấm khỏi tổ chức. Lệnh cấm có hai loại như trên hồ sơ thành viên: mặc định chỉ khỏi tổ chức (người đó vẫn ở trong các nhóm Telegram) hoặc, nếu bạn yêu cầu gỡ họ khỏi cả các nhóm, cấm hoàn toàn khỏi tổ chức và mọi nhóm liên kết.
Gửi tin nhắn riêng cho thành viên (với bản xem trước nội dung trước khi gửi) và đăng thông báo trong các nhóm liên kết.
Viết ghi chú nội bộ trên hồ sơ của một thành viên, chỉ staff nhìn thấy, và đặt hoặc gỡ các trường tùy chỉnh của họ, mỗi lần một thành viên.

Tổ chức cấu trúc

Tạo, đổi tên, sắp xếp lại và xóa thẻ và vai trò tùy chỉnh.
Thiết lập quyền hạn của một vai trò, hoặc quyền cơ bản áp dụng cho mọi thành viên.

Bạn cứ thoải mái soạn yêu cầu nhiều bước: «tạo thẻ Kỳ cựu, gán cho những ai đã ở với chúng ta một năm và báo cho họ qua chat riêng» — AI hoàn thành tất cả, theo đúng thứ tự.

4Cách thực hiện: bạn yêu cầu, bạn xác nhận

Quy tắc được thiết kế để nhanh mà không bao giờ mất kiểm soát:

Yêu cầu rõ ràng về 1 người → thực hiện ngay và báo cho bạn kết quả thực tế.
Từ 2 người nhận trở lên, một thông báo trong nhóm hoặc một tin nhắn gửi thành viên → nó chuẩn bị mọi thứ và hiển thị bản xem trước. Không gì được gửi đi cho đến khi bạn trả lời «xác nhận».
Nhiều hành động trong cùng một yêu cầu → một xác nhận duy nhất: chỉ một «xác nhận» thực hiện tất cả theo thứ tự (tối đa 8), và AI cho bạn biết kết quả của từng hành động.

Xác nhận chỉ có hiệu lực khi nó đến, trong một tin nhắn sau bản xem trước, từ chính người đã đưa ra yêu cầu: không ai khác có thể xác nhận thay bạn. Đề xuất chỉ xác nhận được trong một giờ và chỉ trong tổ chức của nó: quá thời hạn, bot báo rằng đề xuất đã hết hạn, và một câu «tiến hành» không còn thực hiện nó nữa, kể cả sau 💬 Tiếp tục. Và bạn luôn có thể trả lời «hủy» để dừng tất cả.

Nếu bạn đổi ý, hãy yêu cầu hủy hoặc sửa: AI sẽ đưa ra đề xuất mới đã cập nhật. Và kết quả luôn trung thực: nó cho bạn biết điều gì đã thực sự được thực hiện, điều gì không và vì sao.

5Chỉ dẫn định kỳ

Từ bảng điều khiển → ⚙️ Chỉ dẫn định kỳ bạn có thể lưu tối đa 5 quy tắc mà AI tự áp dụng vào những ngày và giờ bạn chọn, không cần bạn phải nhớ đến chúng:

«Sau 30 ngày thâm niên, gán vai trò Thành viên tích cực».
«Ai vượt quá 6 tháng sẽ nhận thẻ Kỳ cựu và một tin nhắn chúc mừng».

Mỗi quy tắc có 🔄 Tần suất riêng (mỗi ngày, các ngày trong tuần chọn ở 📆 Ngày, hoặc cứ N ngày một lần) và 🕐 Giờ riêng, theo múi giờ của tổ chức. Nếu trong nội dung bạn đã ghi một ngày hoặc một giờ («từ thứ Sáu đến Chủ nhật lúc 20:00»), quy tắc được tạo đúng như vậy và bot báo cho bạn ngay khi lưu. Nội dung một quy tắc dài tối đa 1000 ký tự.

Ở chế độ tự động, không cần hỏi bạn, AI chỉ áp dụng thẻ, vai trò tùy chỉnh, tin nhắn riêng được quy tắc quy định, bỏ cấm, lời mời vào nhóm và ghi chú nội bộ. Đuổi, cấm, cảnh cáo, ghi nhận và thay đổi trường tùy chỉnh không bao giờ tự khởi động: chúng trở thành gợi ý chờ bạn xác nhận. Thông báo trong nhóm, thay đổi danh mục thẻ và vai trò hoặc quyền hạn, và chế độ hiển thị các trường của hồ sơ không có ở chế độ tự động: chỉ trong cuộc trò chuyện trực tiếp.

Báo cáo đến với bạn qua chat riêng chỉ khi có chuyện xảy ra, bằng ngôn ngữ của tổ chức: những gì đã áp dụng và các gợi ý, kèm tên người và lý do. Bạn xác nhận các gợi ý bằng ✅ Xác nhận hoặc bỏ qua bằng ❌ Hủy, trong vòng 24 giờ và chỉ bằng các nút đó: một câu «xác nhận» gõ trong bảng điều khiển không thực hiện chúng, và một yêu cầu mới trong bảng điều khiển không hủy chúng. Một ✅ mang tối đa 8 gợi ý, và báo cáo ghi rõ là những gợi ý nào.

Trong bảng điều khiển, danh sách hiển thị cho mỗi quy tắc tần suất, lần chạy kế tiếp và người tạo. Chạm vào số để mở thẻ của quy tắc, với lần chạy gần nhất và các nút ✏️ Sửa văn bản, ⏸ Tạm dừng / ▶️ Tiếp tục và 🗑 Xóa, nút này hỏi xác nhận bằng 🗑 Có, xóa.

6Trong các nhóm

Với /aistaff trong một nhóm liên kết, câu trả lời đến ngay trong nhóm, tiện cho những việc nhanh: «chúng ta có bao nhiêu người?», «tuần vừa rồi thế nào?».

Nhưng nhóm là nơi công khai: khi để trả lời AI phải đọc dữ liệu riêng tư của thành viên — hồ sơ, danh sách thành viên, các nhóm mà ai đó từng được thấy, những hành động gần đây của staff, danh sách bị cấm — câu trả lời luôn đến qua chat riêng, và trong nhóm chỉ còn «🤖 Tôi đã trả lời bạn qua tin nhắn riêng». Các bản xem trước chờ xác nhận và tệp xuất luôn đến qua chat riêng.

Trong nhóm, AI viết bằng ngôn ngữ của tổ chức, không dùng bộ nhớ của chat riêng của bạn và chỉ biết những gì trong Thư viện mà nhóm được phép đọc.

7An toàn và giới hạn

Tối đa 20 người nhận cho mỗi hành động: các hành động hàng loạt («cấm tất cả») sẽ bị từ chối.
Không bao giờ chống lại staff: nó không hành động trên founder và admin, và không thể tự đuổi chính mình. Ngoại lệ duy nhất là thẻ và vai trò mà một admin yêu cầu cho chính mình.
Đuổi và cấm: với một người, khi yêu cầu rõ ràng, nó thực hiện ngay như các hành động khác; với nhiều người thì phải qua xác nhận bằng văn bản của bạn; trong chỉ dẫn định kỳ chúng chỉ được gợi ý, không bao giờ được thực hiện.
Cô lập hoàn toàn: nó chỉ thấy và chỉ chạm vào cộng đồng của bạn. Người bị cấm không nhận bất kỳ tin nhắn nào từ bot.
Hạn mức yêu cầu mỗi ngày cho từng cộng đồng, để chống sử dụng quá mức.
Mọi thứ đều được ghi vết: mỗi hành động đều vào audit của tổ chức, với chữ ký «via AI».

AI không để bị thao túng: chỉ dẫn chỉ có giá trị khi đến từ staff trong chat, không phải khi bị giấu trong dữ liệu (ví dụ trong một username). Và nó từ chối soạn nội dung xúc phạm, lừa dối hoặc phân biệt đối xử — luôn đề xuất cho bạn một phương án thay thế đúng đắn.

8So sánh hai AI

Trong Tavora có hai trợ lý cùng tồn tại với nhiệm vụ khác nhau:

Tavora AI — dành cho tất cả thành viên: trả lời câu hỏi về tài liệu trong Thư viện và về cộng đồng. Nó không chạm vào gì cả: nó cung cấp thông tin.
AI Quản lý Thành viên — dành cho founder và admin: tra cứu dữ liệu thành viên và thực hiện các hành động quản lý: ngay lập tức với một người, có xác nhận bằng văn bản với nhiều người hoặc với tin nhắn và thông báo, và trong giới hạn. Đây là một công cụ vận hành.

Bộ nhớ riêng, quyền hạn riêng, không có liên lạc nào giữa hai AI: những gì bạn hỏi AI của staff sẽ ở lại trong staff.