1Apa itu

AI Kelola Anggota adalah asisten khusus untuk founder dan admin. Ia tidak menjawab anggota dan tidak menjelaskan cara kerja Tavora: ia bekerja pada anggota organisasi Anda — mencari, memfilter, menghitung mereka, dan atas permintaan Anda bertindak: tag, peran, undangan, pengeluaran, ban, pesan.

Ia terpisah dari Tavora AI (asisten yang menjawab pertanyaan anggota tentang materi Perpustakaan): AI yang lain, tugas yang lain, memori yang lain. Dan seperti semua hal di Tavora, ia terisolasi per komunitas: hanya melihat organisasi Anda, tidak pernah yang lain.

Cara tercepat memahaminya: tulis apa yang akan Anda kerjakan secara manual. “Siapa yang punya tag Relawan tapi tidak ada di grup Acara?” · “Berikan peran Senior kepada yang sudah bergabung 6 bulan” · “Kirim pengingat ke para koordinator”. Ia yang mengerjakan, Anda yang mengonfirmasi.

2Di mana menemukannya

Tiga jalur, AI yang sama:

Dari menu komunitas → Anggota → 🤖 AI Kelola Anggota: panel terbuka di obrolan pribadi, dengan tombol untuk membuat permintaan dan instruksi berkala yang tersimpan.
Di grup yang terhubung: perintah /aistaff diikuti permintaan (mis. /aistaff berapa jumlah kita?). Ia menjawab di grup; jika jawabannya berisi data sensitif anggota, ia mengirimkannya kepada Anda secara pribadi.
Di obrolan pribadi: perintah /aistaff yang sama dengan permintaan, tanpa melalui menu.

Hanya founder dan admin yang dapat menggunakannya: bagi siapa pun yang lain, perintah ini tidak melakukan apa-apa selain mengingatkan bahwa fitur ini khusus staf.

3Apa yang bisa dilakukan

Mencari informasi

Daftar dan filter: berdasarkan peran, peran kustom, tag, grup, lama keanggotaan, aktivitas (usulan yang dibuat, tugas yang diselesaikan). Filter dapat digabungkan: “Relawan yang bergabung lebih dari 6 bulan dan tidak ada di grup Roma”.
Profil seorang anggota: peran, tag, grup tempat ia pernah terlihat, sanksi aktif, aktivitas.
Statistik organisasi dan audit tindakan manajemen terakhir (siapa melakukan apa, kapan).
Ekspor daftar dalam CSV atau TXT, dengan filter yang sama seperti permintaan.

Bertindak pada anggota

Memberikan dan mencabut tag dan peran kustom.
Mengundang ke grup (tautan sekali pakai berlaku 24 jam), mengeluarkan dari grup, mem-ban dan mencabut ban dari organisasi. Ban punya dua jenis seperti di profil anggota: secara bawaan hanya dari organisasi (orangnya tetap di grup Telegram) atau, jika Anda minta agar ia dikeluarkan juga dari grup, ban penuh dari organisasi dan semua grup yang terhubung.
Mengirim pesan pribadi ke anggota (dengan pratinjau teks sebelum dikirim) dan memublikasikan pengumuman di grup yang terhubung.
Menulis catatan internal di profil seorang anggota, hanya terlihat oleh staf, serta mengisi atau menghapus kolom kustom-nya, satu anggota setiap kali.

Mengatur struktur

Membuat, mengganti nama, mengurutkan ulang, dan menghapus tag dan peran kustom.
Mengatur izin sebuah peran, atau izin dasar yang berlaku untuk semua anggota.

Anda bebas menyusun permintaan multi-langkah: “buat tag Veteran, berikan kepada yang sudah setahun bersama kita, dan beri tahu mereka secara pribadi” — AI menyelesaikan semuanya, dalam urutan yang benar.

4Cara mengeksekusi: Anda meminta, Anda mengonfirmasi

Aturannya dirancang agar cepat tanpa pernah kehilangan kendali:

Permintaan yang jelas untuk 1 orang → langsung dieksekusi dan hasil nyatanya dilaporkan kepada Anda.
2 penerima atau lebih, pengumuman di grup, atau pesan ke anggota → semuanya disiapkan dan Anda melihat pratinjau. Tidak ada yang berjalan sampai Anda membalas “konfirmasi”.
Beberapa tindakan dalam satu permintaan → satu konfirmasi tunggal: satu “konfirmasi” mengeksekusi semuanya secara berurutan (hingga 8), dan AI melaporkan hasil masing-masing.

Konfirmasi hanya berlaku jika datang, dalam pesan setelah pratinjau, dari orang yang membuat permintaan: tidak ada orang lain yang bisa mengonfirmasi untuk Anda. Usulan bisa dikonfirmasi selama satu jam dan hanya di organisasinya sendiri: setelah itu bot memberi tahu bahwa usulan sudah kedaluwarsa, dan “jalankan” tidak lagi mengeksekusinya, bahkan setelah 💬 Lanjutkan. Dan Anda selalu bisa membalas “batal” untuk menghentikan semuanya.

Jika Anda berubah pikiran, minta untuk membatalkan atau memperbaiki: AI mengajukan ulang versi yang diperbarui. Dan hasilnya selalu jujur: ia memberi tahu apa yang benar-benar dieksekusi, apa yang tidak, dan mengapa.

5Instruksi berkala

Dari panel → ⚙️ Instruksi berkala Anda dapat menyimpan hingga 5 aturan yang diterapkan AI secara mandiri, pada hari dan jam yang Anda pilih, tanpa perlu Anda ingat-ingat:

“Setelah 30 hari keanggotaan, berikan peran Anggota aktif”.
“Yang melewati 6 bulan menerima tag Veteran dan pesan ucapan selamat”.

Setiap aturan punya 🔄 Frekuensi sendiri (setiap hari, hari-hari dalam seminggu yang dipilih di 📆 Hari, atau setiap N hari) dan 🕐 Jam sendiri, menurut zona waktu organisasi. Jika teksnya sudah menyebut hari atau jam (“dari Jumat sampai Minggu pukul 20:00”), aturan langsung dibuat begitu dan bot memberi tahu Anda saat Anda menyimpannya. Teks sebuah aturan paling panjang 1000 karakter.

Secara otomatis, tanpa bertanya kepada Anda, AI hanya menerapkan tag, peran kustom, pesan pribadi yang ditentukan aturan, pencabutan ban, undangan ke grup, dan catatan internal. Pengeluaran, ban, peringatan, penghargaan, dan perubahan kolom kustom tidak pernah berjalan sendiri: semuanya menjadi saran yang harus dikonfirmasi. Pengumuman di grup, perubahan katalog tag dan peran atau izin, dan visibilitas kolom profil tidak tersedia secara otomatis: hanya dalam percakapan langsung.

Laporan sampai kepada Anda secara pribadi hanya ketika ada sesuatu yang terjadi, dalam bahasa organisasi: apa yang diterapkan dan saran-sarannya, dengan nama orang dan alasannya. Saran dikonfirmasi dengan ✅ Konfirmasi atau diabaikan dengan ❌ Batal, dalam 24 jam dan hanya dengan tombol-tombol itu: “konfirmasi” yang diketik di panel tidak menjalankannya, dan permintaan baru di panel tidak membatalkannya. Satu ✅ membawa paling banyak 8 saran, dan laporan menyebut yang mana.

Di panel, daftar menampilkan untuk setiap aturan frekuensinya, jadwal berikutnya, dan pembuatnya. Ketuk nomornya untuk membuka kartunya, dengan eksekusi terakhir dan tombol ✏️ Edit teks, ⏸ Jeda / ▶️ Lanjutkan, dan 🗑 Hapus, yang meminta konfirmasi dengan 🗑 Ya, hapus.

6Di grup

Dengan /aistaff di grup yang terhubung, jawaban muncul di grup, praktis untuk hal-hal cepat: “berapa jumlah kita?”, “bagaimana minggu lalu?”.

Tetapi grup adalah tempat publik: ketika untuk menjawab AI harus membaca data sensitif anggota — profil, daftar anggota, grup tempat seseorang pernah terlihat, tindakan terbaru staf, daftar yang di-ban — jawabannya selalu dikirim secara pribadi, dan di grup hanya tersisa “🤖 Saya sudah membalas lewat chat pribadi”. Pratinjau yang menunggu konfirmasi dan file ekspor selalu dikirim secara pribadi.

Di grup, AI menulis dalam bahasa organisasi, tidak memakai memori obrolan pribadi Anda, dan dari Perpustakaan hanya mengetahui apa yang boleh dibaca grup.

7Keamanan dan batasan

Maksimal 20 penerima per tindakan: aksi massal (“ban semua orang”) akan ditolak.
Tidak pernah terhadap staf: ia tidak bertindak pada founder dan admin, dan tidak bisa mengeluarkan dirinya sendiri. Satu-satunya pengecualian adalah tag dan peran yang diminta seorang admin untuk dirinya sendiri.
Pengeluaran dan ban: untuk satu orang, dengan permintaan yang jelas, langsung dieksekusi seperti tindakan lain; untuk beberapa orang melalui konfirmasi tertulis Anda; dalam instruksi berkala keduanya hanya disarankan, tidak pernah dieksekusi.
Isolasi total: ia hanya melihat dan menyentuh komunitas Anda. Yang di-ban tidak menerima pesan apa pun dari bot.
Batas harian permintaan per komunitas, untuk mencegah penggunaan berlebihan.
Semua tercatat: setiap tindakan masuk ke audit organisasi, dengan tanda “via AI”.

AI tidak bisa dimanipulasi: instruksi hanya berlaku jika datang dari staf di obrolan, bukan jika tersembunyi di dalam data (misalnya di sebuah username). Dan ia menolak menyusun konten yang menyinggung, menipu, atau diskriminatif — sambil selalu menawarkan alternatif yang pantas.

8Perbandingan dua AI

Di Tavora hidup berdampingan dua asisten dengan tugas berbeda:

Tavora AI — untuk semua anggota: menjawab pertanyaan tentang materi Perpustakaan dan komunitas. Tidak menyentuh apa pun: ia memberi informasi.
AI Kelola Anggota — untuk founder dan admin: mencari data anggota dan mengeksekusi tindakan manajemen: langsung untuk satu orang, dengan konfirmasi tertulis untuk beberapa orang atau untuk pesan dan pengumuman, dan dalam batasan. Ini alat operasional.

Memori terpisah, izin terpisah, tidak ada komunikasi di antara keduanya: apa yang Anda tanyakan ke AI staf tetap di dalam staf.