Tavora

Panduan

Loket

Loket adalah tempat seorang anggota menyampaikan suaranya kepada organisasi: sebuah usulan untuk dipilih, sebuah permintaan kepada pengelola atau sebuah laporan — bisa juga anonim. Ia hidup hanya di percakapan pribadi dengan bot: tidak ada apa pun yang diterbitkan di grup.

1Apa ini

Bot lewat pesan pribadi → buka organisasi Anda → tombol hijau 📮 Loket, terlihat oleh semua anggota. Tiga saluran, masing-masing dengan nasibnya sendiri:

  • 💡 Usulan — sebuah gagasan untuk dibahas dan dipilih bersama: ia bermuara ke grup yang Anda pilih, dengan tombol «Mulai memberi suara». Tombol 💡 Usulan baru hanya muncul bagi yang boleh membuat usulan (izin «Buat usulan» atau «Kelola usulan»; pendiri dan admin selalu).
  • 🙋 Permintaan — Anda meminta sesuatu kepada pengelola (sebuah izin, sebuah penjelasan, sebuah tindakan). Selalu dengan nama Anda. Tidak dipilih, tidak masuk grup: ia sampai ke kotak masuk dan Anda dijawab lewat pesan pribadi.
  • 🚩 Laporan — Anda melaporkan sebuah masalah. Boleh anonim. Yang ini pun tetap berkas tertutup.

Di bagian ini ada juga penghitung Anda, Usulan saya, konsep dan 📫 Permintaan saya lengkap dengan riwayatnya.

2Mengirim satu berkas

  1. Tulis isinya dalam satu pesan (maksimal 2000 karakter; tebal, miring, tautan dan emoji tetap terjaga).
  2. Kategori (kalau organisasinya membuat) atau ⏭ Lewati.
  3. 📎 Lampiran (opsional, maksimal 3): foto, video, GIF, dokumen, audio, pesan suara — 20 MB per berkas.
  4. Khusus untuk laporan: «🕶 Bagaimana kamu ingin mengirimnya?» — anonim atau dengan nama Anda.
  5. 📤 Pratinjau lalu kirim.

Batas antikacau: maksimal 3 berkas terbuka untuk tiap jenis per orang, satu pengiriman tiap 60 detik. Berkas yang sudah dikirim tidak bisa diubah dan tidak bisa dihapus; tetapi selama masih 📬 Terkirim (belum ada pengelola yang menanganinya), Anda bisa menariknya dari 📫 Permintaan saya dengan ↩️ Tarik → ↩️ Ya, tarik. Setelah itu, kalau salah, tulis saja di berkas yang baru.

3Anonimitas, sejujurnya

  • Tersedia hanya untuk laporan: permintaan selalu dengan nama.
  • Bagi pengelola, sebuah laporan anonim tampil sebagai «🕶 Anonim»: tanpa nama, username atau ID — dicari pun tidak ketemu. Di ekspor CSV, kolom pengirimnya kosong.
  • Sistemnya tetap mencatat siapa yang mengirim, untuk mencegah penyalahgunaan dan untuk mengantarkan hasilnya kepada Anda lewat pesan pribadi saat berkasnya ditutup.
Anonim berarti anonim di mata pengelola, bukan «tanpa jejak». Bot mengatakannya dengan jelas saat Anda mengirim.

4«Permintaan saya»

Riwayat Anda, 6 berkas per halaman. Alur yang biasa: 📬 Terkirim → 👀 Sedang ditangani → ✅ Diterima / ✅ Selesai atau ❌ Ditolak / 🗑 Diarsipkan. Ada juga 📝 Perlu detail tambahan (bukan penolakan: Anda bisa mengirim berkas baru dengan penjelasan yang lebih baik) dan ↩️ Ditarik, kalau Anda sendiri yang menariknya.

Saat pengelola menutupnya, Anda menerima sebuah pesan pribadi berisi hasilnya, teks aslinya dan jawaban mereka, dalam bahasa organisasi; di 📫 Permintaan saya Anda membacanya lagi dalam bahasa Anda. Kalau pengelola membuka lagi berkas itu dalam 24 jam untuk memperbaiki hasilnya, statusnya kembali 📬 Terkirim dan Anda menerima pemberitahuan pribadi.

5Kotak masuk pengelola

Jalurnya: ⚙️ Manajemen → 📮 Loket. Saat ada berkas yang perlu ditangani, tombolnya menjadi hijau dengan angkanya. Di dalamnya: penghitung, tiga tampilan (Perlu ditangani / Sedang ditangani / Ditutup), saringan menurut jenis dan kategori, 🔍 Cari menurut pengirim atau kata, dan ekspor CSV seluruh riwayat (📤 Ekspor CSV, hanya bagi yang juga punya izin «Ekspor data»).

  • Pemberitahuan pribadi: untuk setiap berkas baru, pengelola menerima pesan pribadi satu baris dengan tombol 📮 Buka yang langsung membawa ke berkasnya (pemilik, admin dan pemegang «Kelola permintaan» untuk semua berkas; pengelola departemen untuk berkas departemennya). Ini aktif secara bawaan, dan masing-masing mematikan atau menyalakannya lagi untuk dirinya sendiri dengan 🔔 Kabari secara pribadi di bagian bawah kotak masuk.
  • 👀 Tangani sifatnya opsional: setelahnya, di detail berkas terlihat siapa yang menanganinya dan sejak kapan, supaya sesama pengelola tahu siapa yang sedang mengurusnya.
  • Untuk menutup, pilih hasilnya lalu ketuk salah satu dari tiga jawaban siap pakai: berkasnya langsung ditutup. Kalau Anda lebih suka menulis sendiri, ada ⚙️ Kustom (maksimal 1000 karakter). Anggota selalu menerima jawaban: tidak bisa ditutup diam-diam.
  • Tertutup karena keliru? ↩️ Buka lagi tetap ada di detail selama 24 jam: berkasnya kembali perlu ditangani dan anggotanya diberi tahu.
  • Kalau dua pengelola bertindak bersamaan, yang kedua akan melihat «sudah ditangani» — anggota tidak pernah menerima jawaban ganda.

Perlu izin «Kelola permintaan» (pendiri dan admin memilikinya secara otomatis). Ini izin terpisah: pemegangnya hanya melihat Loket, bukan anggota atau pengaturan.

6Kategori, departemen dan grup tujuan

  • 🏷 Kategori (maksimal 10): label seperti «Perawatan» atau «Penggantian biaya» yang dipilih anggota saat mengirim dan dipakai pengelola untuk menyaring. Bisa diklasifikasi ulang kapan saja, bahkan setelah berkasnya ditutup.
  • 🗂 Departemen: penulisnya bisa mengarahkan berkas ke satu departemen tertentu; pengelola departemen hanya melihat berkas departemennya, sedangkan pengelola penuh punya saringan dan bisa mendistribusikan.
  • 🔗 Grup tujuan: untuk tiap saluran Anda menentukan usulan masuk ke grup mana dan grup mana yang menerima pemberitahuan singkat «ada permintaan baru». Isinya selalu tetap di kotak masuk pribadi, dan pemberitahuan itu tidak pernah memuat nama penulisnya. Berkas untuk satu departemen memberi tahu grup departemen itu (atau, kalau departemennya tidak punya grup, grup tanpa departemen); berkas umum hanya memberi tahu grup tanpa departemen. Grup tujuan usulan juga bisa dipilih dari ⚙️ Manajemen → 🔗 Grup → 💡 Grup usulan (perlu izin «Hubungkan grup»), dan ini tetap berfungsi meski Loket sedang mati. Semuanya lahir dalam keadaan mati: tidak ada yang menyala sendiri.

7Yang TIDAK dilakukan Loket

  • Tidak ada perintah grup: ia hanya ada di percakapan pribadi dengan bot.
  • Tidak pernah menerbitkan permintaan dan laporan di grup, bahkan setelah ditutup.
  • Tidak pernah menulis nama pengirim di pemberitahuan, baik di grup maupun di pesan pribadi untuk pengelola: hanya yang membuka berkasnya yang melihat (dan tidak seorang pun, kalau anonim).
  • Di sini tidak ada pemungutan suara: untuk membiarkan organisasi memutuskan, ada usulan.
  • Tidak menjawab sendiri: jawaban siap pakai selalu dipilih oleh pengelola, dan tidak ada berkas yang tertutup otomatis.
  • Tidak ada percakapan bolak-balik: teks anggota, jawaban pengelola, selesai.
  • Berkas yang sudah ditutup hanya bisa dibuka lagi dalam 24 jam pertama (↩️ Buka lagi), dan tidak pernah kalau anggotanya sudah menariknya.