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Guide

Guichet

Le Guichet est l'endroit depuis lequel un membre fait remonter sa voix à l'organisation : une proposition à voter, une demande aux responsables ou un signalement — anonyme si besoin. Il ne vit que dans la conversation privée avec le bot : rien n'est jamais publié dans les groupes.

1Ce que c'est

Bot en privé → ouvre ton organisation → bouton vert 📮 Guichet, visible par tous les membres. Trois canaux, chacun avec son destin :

  • 💡 Proposition — une idée à discuter et voter ensemble : elle atterrit dans les groupes choisis, avec le bouton « Démarrer le vote ». Le bouton 💡 Nouvelle proposition n'apparaît qu'à ceux qui peuvent créer des propositions (permission « Créer des propositions » ou « Gérer les propositions » ; fondateur et admins toujours).
  • 🙋 Demande — tu demandes quelque chose aux responsables (une permission, une précision, une intervention). Toujours à ton nom. Ça ne se vote pas, ça ne va pas dans les groupes : ça arrive dans la boîte et on te répond en privé.
  • 🚩 Signalement — tu signales un problème. Il peut être anonyme. Lui aussi reste un dossier confidentiel.

Dans le hub tu trouves aussi tes compteurs, Mes propositions, les brouillons et 📫 Mes demandes avec l'historique.

2Envoyer un dossier

  1. Écris le texte dans un message (2000 caractères max ; gras, italique, liens et emoji sont conservés).
  2. Catégorie (si l'organisation en a créé) ou ⏭ Passer.
  3. 📎 Pièces jointes (facultatives, 3 max) : photos, vidéos, GIF, documents, audio, messages vocaux — 20 Mo par fichier.
  4. Pour les signalements uniquement : « 🕶 Comment veux-tu l'envoyer ? » — anonyme ou à ton nom.
  5. 📤 Aperçu et envoi.

Limites anti-chaos : maximum 3 dossiers ouverts par type chacun, un envoi toutes les 60 secondes. Un dossier envoyé ne se modifie ni ne se supprime ; tant qu'il est encore 📬 Envoyée (aucun responsable ne l'a pris en main), tu peux toutefois le retirer depuis 📫 Mes demandes avec ↩️ Retirer → ↩️ Oui, retirer. Ensuite, si tu t'es trompé, tu l'écris dans un nouveau.

3L'anonymat, dit honnêtement

  • Disponible uniquement pour les signalements : les demandes sont toujours à ton nom.
  • Pour les responsables, un signalement anonyme est « 🕶 Anonyme » : pas de nom, pas de pseudo, pas d'ID — même pas en cherchant. Dans l'export CSV, la colonne expéditeur est vide.
  • Le système enregistre quand même qui a envoyé, pour prévenir les abus et pour te remettre le résultat en privé quand le dossier est clos.
Anonyme veut dire anonyme vis-à-vis des responsables, pas « non tracé ». Le bot te le dit clairement au moment de l'envoi.

4« Mes demandes »

Ton historique, 6 dossiers par page. Le parcours habituel : 📬 Envoyée → 👀 En cours de traitement → ✅ Acceptée / ✅ Résolu ou ❌ Refusée / 🗑 Archivé. Il y a aussi 📝 Plus de détails requis (ce n'est pas un refus : tu peux en envoyer un nouveau en expliquant mieux) et ↩️ Retirée, si tu l'as retiré toi-même.

Quand les responsables clôturent, tu reçois un message privé avec le résultat, ton texte d'origine et leur réponse, dans la langue de l'organisation ; dans 📫 Mes demandes tu la relis dans la tienne. Si un responsable rouvre le dossier dans les 24 heures pour corriger le résultat, il redevient 📬 Envoyée et tu reçois un avis en privé.

5La boîte des responsables

Chemin : ⚙️ Gestion → 📮 Guichet. Avec des dossiers à traiter, le bouton devient vert avec le nombre. Dedans : compteurs, trois vues (À traiter / En cours de traitement / Fermées), filtres par type et catégorie, 🔍 Rechercher par expéditeur ou mot, et l'export CSV de tout l'historique (📤 Exporter CSV, seulement pour qui a aussi la permission « Exporter des données »).

  • Avis en privé : à chaque nouveau dossier, les responsables reçoivent un message privé d'une ligne avec le bouton 📮 Ouvrir, qui mène droit au dossier (le propriétaire, les admins et qui a « Gérer les demandes », pour tous ; les responsables de service, pour ceux de leur service). Il est activé par défaut, et chacun le coupe ou le réactive pour lui-même avec 🔔 M'avertir en privé, en bas de la boîte.
  • 👀 Prendre en charge est facultatif : le détail du dossier montre ensuite qui l'a pris en charge et depuis quand, pour qu'entre responsables on voie qui s'en occupe.
  • Pour clôturer, tu choisis le résultat et touches l'une des trois réponses prêtes : le dossier est clos aussitôt. Si tu préfères l'écrire toi-même, il y a ⚙️ Personnalisée (1000 caractères max). Le membre reçoit toujours une réponse : rien ne se clôt en silence.
  • Clos par erreur ? ↩️ Rouvrir reste dans le détail pendant 24 heures : le dossier revient à traiter et le membre est averti.
  • Si deux responsables agissent en même temps, le second trouve « déjà traité » — le membre ne reçoit jamais une double réponse.

Il faut la permission « Gérer les demandes » (fondateur et admins l'ont de fait). C'est une permission séparée : qui l'a ne voit que le Guichet, pas les membres ni les paramètres.

6Catégories, services et groupes de destination

  • 🏷 Catégories (10 max) : des étiquettes comme « Maintenance » ou « Remboursements » que le membre choisit à l'envoi et avec lesquelles les responsables filtrent. Reclassables à tout moment, même sur un dossier clos.
  • 🗂 Services : qui écrit peut adresser le dossier à un service précis ; les responsables de service ne voient que les dossiers du leur, les responsables pleins ont le filtre et peuvent réorienter.
  • 🔗 Groupes de destination : pour chaque canal tu décides dans quels groupes vont les propositions et quels groupes reçoivent le bref avis « nouvelle demande ». Le contenu reste toujours dans la boîte privée, et l'avis ne porte jamais le nom de qui écrit. Un dossier de service avertit les groupes de ce service (ou, s'il n'en a pas, les groupes sans service) ; un dossier général, seulement les groupes sans service. Les groupes des propositions se choisissent aussi depuis ⚙️ Gestion → 🔗 Groupes → 💡 Groupes de propositions (il faut « Connecter des groupes »), ce qui marche même avec le Guichet éteint. Tout naît éteint : rien ne s'active tout seul.

7Ce que le Guichet ne fait PAS

  • Aucune commande de groupe : il n'existe que dans la conversation privée avec le bot.
  • Il ne publie jamais les demandes et signalements dans les groupes, même clos.
  • Il n'écrit jamais le nom de l'expéditeur dans les avis, ni dans les groupes ni dans le message privé aux responsables : seul qui ouvre le dossier le voit (et jamais, s'il est anonyme).
  • Ça ne se vote pas : pour faire décider l'organisation, le bon canal est la proposition.
  • Il ne répond pas tout seul : les réponses prêtes, c'est toujours un responsable qui les choisit, et aucun dossier ne se clôt automatiquement.
  • Pas de conversation aller-retour : le texte du membre, la réponse des responsables, point.
  • Un dossier clos ne se rouvre que dans les 24 premières heures (↩️ Rouvrir), et jamais si le membre l'a retiré.