2Créer une tâche
Créer une tâche → titre → deux chemins : Créer tout de suite (priorité moyenne, sans échéance) ou Détails pour description, priorité 🔴🟡🟢, échéance (préréglages rapides, le calendrier de 🗓 Date précise ou date écrite, avec l'heure aussi) et pièces jointes. À chaque étape tu peux revenir en arrière sans rien perdre.
Tu peux aussi créer une tâche depuis le 🗓 Calendrier : ouvre un jour → ➕ Ajouter → le jour est déjà réglé et tu choisis l'heure avec des boutons.
3La fiche de la tâche
Chaque tâche a sa fiche : titre et numéro (#42), état (📭 ouverte · ▶️ en cours · 🚧 bloquée avec motif · ✅ terminée), priorité, échéance, responsables, avancement de la liste de contrôle, notes et pièces jointes.
Les boutons suivent l'état et les permissions : prendre en charge, terminer, bloquer/débloquer, puis notes, liste de contrôle, modifier, attribuer, pièces jointes, supprimer. Qui a créé la tâche, et qui y est affecté, peut toujours la travailler.
4Tableau, chronologie et vues
- Tableau — des sections avec des tableaux : « En retard » toujours en haut, puis Ouvertes, En cours, En relecture et Bloquées. Chaque ligne : numéro, priorité, titre intégral, responsables, créateur et avancement ; les motifs des blocages en entier en dessous. Filtres par état et priorité, Rechercher intégré, boutons-numéro toujours dans l’ordre.
- Chronologie — triées par échéance, par fenêtres de 14 jours, avec la file « sans échéance ».
- Charge de travail (pour qui gère) — charge par membre avec feu 🟢🟡🔴, retards et blocages, filtre « 🎯 Qui est libre » et filtre par rôle.
- Tableau de bord en direct — récapitulatif qui se met à jour toutes les 2 minutes : compteurs, indice d'organisation, prochaines échéances, top de la semaine. Tu peux l'envoyer dans un groupe et l'épingler.
5Travailler dessus
- Liste de contrôle — des points à cocher un par un (ou en bloc), avec l'avancement sur la fiche.
- Notes — publiques ou 🔒 privées (seule la personne qui les écrit les voit), avec mise en forme.
- Chronomètre — sur une tâche en cours : démarrer, regarder, arrêter. Le temps reste sur la fiche.
- ⏰ Rappels — personnels, en privé : 1 h ou 24 h avant et à l'échéance (si la tâche en a une), dans 1 jour, 3 jours ou une semaine, ou une date au choix. Les pose qui travaille sur la tâche (assignés, créateur, gestionnaires), et ils n'arrivent qu'à qui les a posés.
6Répétables, programmées, relecture
- Tâche répétable — une tâche toujours ouverte qui accumule les réalisations (ex. « ménage hebdomadaire ») : chaque fois qu'elle est terminée, ça compte et elle reste là.
- 📅 Tâches programmées — une tâche qui se répète : à intervalle régulier le bot en crée une nouvelle, tout seul (« chaque lundi à 9 h : contrôle de caisse »). On les met en pause et on les réactive ; en supprimer une ne touche pas les tâches déjà nées.
- Relecture — si la zone l'utilise, une tâche terminée passe d'abord par qui gère : il la valide ou la renvoie avec un motif.
- Visibilité par rôle — une tâche peut n'être visible que pour certains rôles (ex. seulement les Référents).
7Statistiques
- Mes stats — attribuées, terminées, en retard, temps moyen, ponctualité.
- Classement hebdomadaire — qui a terminé le plus ces 7 derniers jours, 🥇🥈🥉.
- Indice d'organisation — score 0–100 qui pèse échéances tenues, réalisations, rapidité et attributions.
8Export PDF
Avec la permission Exporter des données : tâches actives, terminées ou rapport complet, 20 au maximum à la fois. Le bot montre quels numéros existent et propose des boutons prêts : 📦 Toutes (N) (au-delà de 20, par blocs prêts de 20, à côté de 🕘 Les 20 dernières) et ⚙️ Personnalisée pour écrire un ID ou une plage. Le PDF d'une zone indique à quel département elle appartient. Avant de supprimer un département, tu peux exporter toutes ses tâches avec 📦 Exporter tout le service (un PDF par tranche de 100 tâches), puis 🗑 Retour à la suppression. Si, avec les pièces jointes, le fichier dépasse les 50 Mo acceptés par Telegram, seul le PDF est envoyé. Chaque PDF porte un code de vérification : qui le reçoit l'envoie à @MyTavoraBot en privé et sait s'il est authentique ou s'il a été modifié.
Real sample
Here's a full ZIP export the bot produces for tasks. Download it to see the PDF and the report structure.
9Paramètres
Pour qui gère la zone. Trois leviers, tous dans les groupes de la zone ; en privé, il n'y a rien à régler :
- 📡 Feed dans les groupes — 📌 seulement les événements importants · 📢 tout · 🔇 rien.
- 🚨 Alertes échéances — un récapitulatif des tâches en retard dans les groupes de la zone, même avec le feed coupé : le premier après le retard que tu choisis, puis à 3× et 7× (critique) ; la nuit (22–8) sans son. Jamais en privé.
- 📰 Digest — résumé périodique dans les groupes, avec fréquence et heure au choix. Les jours sans nouveautés, il ne part tout simplement pas.
- En privé — seulement ce qui te concerne : l'avis quand on t'assigne une tâche, les rappels que tu as réglés toi-même, les demandes et les résultats de relecture. Le feed, les alertes échéances et le digest n'arrivent jamais en DM.
Avec les départements, chaque département a ses propres paramètres ; la Zone générale n'a pas de groupes, donc pas de paramètres non plus.