Départements

1Ce que c'est

Les services sont facultatifs : sans eux, tout fonctionne à la manière classique (tâches uniques pour l'organisation). Dès que tu crées le premier service, le système de tâches passe en mode « par zones » : le menu Tâches affiche le sélecteur, et chaque zone a son tableau, ses relectures, ses statistiques.

Les tâches qui n'appartiennent à aucun service vivent dans la Zone générale, visible seulement en privé : elle n'a pas de groupes, donc ni fil ni récapitulatif — c'est la maison des tâches transversales.

2Créer et gérer

Depuis ⚙️ Gestion → 🗂 Services : y accèdent le staff ou qui a la permission « Gérer les Services ». Avec ➕ Nouveau service tu donnes le nom (60 caractères max) ; si l'organisation a des groupes reliés, le bot ouvre tout de suite la liste des groupes à lui attribuer. L'icône se choisit ensuite avec 😀 Emoji : un seul emoji, drapeaux et touches comme 1️⃣ compris, et 🗑 Retirer revient à l'icône par défaut. Maximum 20 services par organisation.

Dans la fiche du service : ✏️ Renommer, 😀 Emoji, 🧑‍🤝‍🧑 Membres, 🎭 Rôles, 👥 Groupes, 🎖 Gestionnaires, 🛡 Permissions, l'interrupteur « Reçoit les demandes du Guichet » et 🗑 Supprimer. Il y a aussi le raccourci depuis l'intérieur, pour qui peut gérer les services : menu Tâches → le service → 🗂 Gérer le service.

3Les groupes du service

Depuis le service → 👥 Groupes tu attribues les groupes reliés d'une pression : ✅ = dans ce service, ⬜ = libre, 🔒 = pris par un autre. Règle clé : un groupe appartient au maximum à UN service.

• Dans les groupes d'un service on ne voit QUE les tâches de ce service : tableau, fil, récapitulatif et commandes n'affichent que les siennes.
• Groupes sans service = tâches et planning éteints (dans les organisations qui ont au moins un service) : à qui écrit /newtask, /board ou /shifts, le bot répond par un avis visible de lui seul, tant qu'un admin n'a pas attribué le groupe. Quand tu crées le premier service, la fiche liste les groupes qui avaient les tâches activées, avec 👥 Attribuer les groupes et 👌 C'est bon.
• Un service sans groupes le signale dans sa fiche : ses tâches n'envoient pas d'alertes dans les groupes (récap, tâches, relances), et à la place de 👥 Groupes tu trouves 👥 Affecter un groupe. Le message privé à qui reçoit une tâche arrive quand même.

4Gestionnaires et permissions

Dans un service, qui crée, qui travaille et qui gère peuvent être des personnes différentes.

• Gestionnaires par personne : avec ➕ Ajouter un gestionnaire tu les nommes depuis la liste des membres (avec recherche). Les gestionnaires nommés sont listés avec un numéro dans le texte : tu touches le numéro et tu confirmes avec ➖ Oui, retirer (❌ Annuler revient à la liste). Retirer quelqu'un ne l'enlève que des gestionnaires nommés : s'il a aussi un rôle gestionnaire, il continue à gérer par ce rôle, et la confirmation le dit. Qui est nommé ou retiré reçoit un message privé dans la langue de l'organisation.
• Gestionnaires par rôle : tu allumes un rôle personnalisé et quiconque l'a gère le service — qui entre dans le rôle devient gestionnaire tout seul, qui le perd cesse de l'être. La bonne voie quand les responsables changent souvent. La fiche les affiche sur la ligne « 🎭 Gestionnaires par rôle », et le compte « Gestionnaires : N » de la liste des services additionne nommés et gestionnaires par rôle, chaque personne comptée une seule fois.
• 🛡 Permissions, deux leviers séparés : 📝 Créer des tâches et 🔧 Travailler les tâches, chacun avec trois choix : tous les membres de l'organisation, membres du service seulement, rôles choisis uniquement. Un service neuf démarre avec « créer : rôles choisis uniquement, aucun sélectionné » (au début, seuls le staff, les gestionnaires et les postes autorisés créent) et « travailler : tous les membres de l'organisation », c'est-à-dire toute l'organisation et pas seulement ceux du service. Avec « membres du service seulement », la liste des Membres du service compte aussi dans ses groupes.

Le staff passe toujours outre. Qui a créé une tâche, et qui y est affecté, peut toujours la travailler. Et qui n'a que « Gérer les Services » ne peut pas se donner des pouvoirs tout seul : il ne se nomme pas gestionnaire et n'allume pas un rôle qu'il possède.

Les gestionnaires de service utilisent aussi les commandes de groupe /assign, /unassign, /delete et /workload — mais seulement dans les groupes de leur service.

5Membres et postes

Un service a de vrais membres, depuis 🧑‍🤝‍🧑 Membres : tu les ajoutes un par un avec la recherche, tu les importes d'un coup depuis les groupes du service avec 📥 Importer depuis les groupes, tu les retires quand ils changent d'équipe. Une personne peut être dans plusieurs services.

L'appartenance sert concrètement : elle propose les bonnes personnes quand tu attribues créneaux et tâches, filtre la liste des membres par service, ouvre les documents de la Bibliothèque réservés au service et, si tu le choisis dans les permissions, décide qui crée et travaille les tâches. Un service sans groupe Telegram a tout son sens : il existe et travaille dans le bot.

Les postes, depuis 🎭 Rôles, sont les rôles à l'intérieur du service — « Coordinateur », « Équipier » — avec des capacités locales : créer/travailler/gérer les tâches, gérer les demandes, le planning ou les membres du service. 6 maximum par service, un par personne, et ils ne donnent aucun pouvoir hors du service. Avec les postes, personne ne se donne de pouvoirs tout seul (fondateurs et admins exceptés) : tu ne t'attribues pas un poste et tu n'allumes pas une capacité sur le tien. Et qui gère le service uniquement grâce à un poste avec « gérer les membres » ne peut pas distribuer des capacités qu'il n'a pas.

6Ce qu'ils ont en plus

• 📮 Guichet : avec « Reçoit les demandes du Guichet » activé, les demandes adressées au service sont traitées par ses gestionnaires.
• Planning par service : chaque service a son tableau.
• Documents réservés : ressources de la Bibliothèque en visibilité 🗂 Services choisis, que seuls voient les membres et les gestionnaires de ces services.
• 📊 Statistiques du service : actives par état, retards, temps moyen de clôture, ponctualité en %, plus productifs et charge par membre.
• Les ⚙️ Paramètres du service : fil dans les groupes (Important/Tous/Désactivé), alertes d'échéance avec seuil de la première alerte, récapitulatif avec fréquence et heure.

Restent à toute l'organisation : propositions, votes, questionnaires et événements.

7Numérotation et suppression

Les numéros des tâches (#1, #2, …) sont indépendants pour chaque zone : dans deux services cohabitent deux tâches #1. Quand tu cites un numéro dans un groupe, il vaut pour le service de ce groupe. Les numéros ne sont pas recyclés.

Supprimer un service (🗑 Supprimer → 🗑 Oui, supprimer) est irréversible : ses tâches reviennent dans la Zone générale (renumérotées) et les groupes se détachent. Si le service a des tâches, le bot te dit d'abord combien ; à qui a « Exporter des données », il propose l'export en PDF avec 📄 Exporter d'abord les tâches. La confirmation liste aussi, chiffres à l'appui, ce que devient le reste :

• les tâches programmées passent dans la Zone générale, en pause : tu les réactives depuis 📅 Tâches programmées ;
• les créneaux passent au planning de la Zone générale, et qui était inscrit le reste ;
• les demandes ouvertes au Guichet passent au Guichet général ;
• les membres et les postes du service disparaissent avec lui (les personnes restent dans l'organisation) ;
• les documents de la Bibliothèque visibles uniquement par ce service passent en « staff uniquement » ;
• s'il reste au moins un autre service, les groupes du service supprimé restent sans tâches ni créneaux tant que tu ne les attribues pas à un autre service.

On ne peut pas réordonner les services. Avec les boutons, une tâche ne change pas de service : l'assistant 🤖 IA Tâches peut la déplacer, et la tâche reçoit un nouveau numéro dans le service d'arrivée.