1Qué es
Los departamentos son opcionales: sin ellos, todo funciona de forma clásica (tareas únicas para la organización). En cuanto creas el primer departamento, el sistema de tareas pasa al modo «por áreas»: el menú Tareas muestra el selector, y cada área tiene su tablero, sus revisiones, sus estadísticas.
Las tareas que no pertenecen a ningún departamento viven en el Área general, visible solo en el chat privado: no tiene grupos, así que no hay feed ni resumen — es la casa de las tareas transversales.
2Crear y gestionar
Desde ⚙️ Gestión → 🗂 Departamentos: entra el staff o quien tenga el permiso «Gestionar departamentos». Con ➕ Nuevo departamento le das el nombre (máx. 60 caracteres); si la organización tiene grupos conectados, el bot abre enseguida la lista de grupos para asignarle. El icono lo eliges después con 😀 Emoji: un solo emoji, también banderas y teclas como 1️⃣, y 🗑 Quitar vuelve al icono predeterminado. Máximo 20 departamentos por organización.
En la ficha del departamento: ✏️ Renombrar, 😀 Emoji, 🧑🤝🧑 Miembros, 🎭 Roles, 👥 Grupos, 🎖 Gestores, 🛡 Permisos, el interruptor «Recibe solicitudes de la Ventanilla» y 🗑 Eliminar. También está el atajo desde dentro, para quien puede gestionar los departamentos: menú Tareas → el departamento → 🗂 Gestionar departamento.
3Los grupos del departamento
Desde el departamento → 👥 Grupos asignas los grupos conectados con un toque: ✅ = en este departamento, ⬜ = libre, 🔒 = ocupado por otro. Regla clave: un grupo pertenece como máximo a UN departamento.
- En los grupos de un departamento se ven SOLO las tareas de ese departamento: tablero, feed, resumen y comandos muestran exclusivamente las suyas.
- Grupos sin departamento = tareas y turnos apagados (en las organizaciones que tienen al menos un departamento): a quien escribe /newtask, /board o /shifts el bot le responde con un aviso que solo ve él, hasta que un admin asigne el grupo. Cuando creas el primer departamento, la ficha enumera los grupos que tenían las tareas encendidas, con 👥 Asignar los grupos y 👌 Así está bien.
- Un departamento sin grupos lo indica en su ficha: sus tareas no envían avisos a los grupos (resumen, tareas, recordatorios), y en lugar de 👥 Grupos encuentras 👥 Asignar un grupo. El mensaje privado a quien recibe un encargo llega igualmente.
4Gestores y permisos
Dentro de un departamento, quien crea, quien trabaja y quien gestiona pueden ser personas distintas.
- Gestores por persona: con ➕ Añadir gestor los nombras desde la lista de miembros (con búsqueda). Los gestores nombrados aparecen con un número en el texto: tocas el número y confirmas con ➖ Sí, quitar (❌ Cancelar vuelve a la lista). Quitar a alguien lo saca solo de los gestores nombrados: si además tiene un rol gestor, sigue gestionando a través de él, y la confirmación lo dice. Quien es nombrado o quitado recibe un mensaje privado en el idioma de la organización.
- Gestores por rol: enciendes un rol personalizado y quien lo tenga gestiona el departamento — quien entra en el rol se convierte en gestor solo, quien lo pierde deja de serlo. El camino correcto cuando los responsables cambian a menudo. La ficha los muestra en la línea «🎭 Gestores por rol», y el recuento «Gestores: N» de la lista de departamentos suma nombrados y gestores por rol, contando a cada persona una sola vez.
- 🛡 Permisos, dos palancas separadas: 📝 Crear tareas y 🔧 Trabajar en tareas, cada una con tres opciones: todos los miembros de la organización, solo miembros del departamento, solo roles elegidos. Un departamento nuevo empieza con «crear: solo roles elegidos, ninguno seleccionado» (al principio solo crean staff, gestores y puestos habilitados) y «trabajar: todos los miembros de la organización», es decir, toda la organización y no solo quien está en el departamento. Con «solo miembros del departamento» la lista de Miembros del departamento cuenta también en sus grupos.
El staff siempre pasa por encima. Quien ha creado una tarea, y quien está asignado a ella, siempre puede trabajarla. Y quien solo tiene «Gestionar departamentos» no puede darse poderes solo: no se auto-nombra gestor ni enciende un rol que posee.
Los gestores de departamento usan también los comandos de grupo /assign, /unassign, /delete y /workload — pero solo en los grupos de su departamento.
5Miembros y puestos
Un departamento tiene miembros de verdad, desde 🧑🤝🧑 Miembros: los añades uno a uno con la búsqueda, los importas de una vez desde los grupos del departamento con 📥 Importar de los grupos, los quitas cuando cambian de equipo. Una persona puede estar en varios departamentos.
La pertenencia sirve de verdad: propone a las personas adecuadas cuando asignas turnos y tareas, filtra la lista de miembros por departamento, abre los documentos de la Biblioteca reservados al departamento y, si lo eliges en los permisos, decide quién crea y trabaja las tareas. Un departamento sin grupo de Telegram tiene todo el sentido: existe y trabaja dentro del bot.
Los puestos, desde 🎭 Roles, son los roles internos del departamento — «Coordinador», «Turnista» — con capacidades locales: crear/trabajar/gestionar las tareas, gestionar solicitudes, turnos o miembros del departamento. Máximo 6 puestos por departamento, uno por persona, y no dan ningún poder fuera del departamento. Con los puestos nadie se da poderes solo (salvo fundadores y admins): no te asignas un puesto ni enciendes una capacidad en el tuyo. Y quien gestiona el departamento solo gracias a un puesto con «gestionar los miembros» no puede repartir capacidades que no tiene.
6Lo que tienen de más
- 📮 Ventanilla: con «Recibe solicitudes de la Ventanilla» encendido, las solicitudes dirigidas al departamento las gestionan sus gestores.
- Turnos por departamento: cada departamento tiene su tablero.
- Documentos reservados: recursos de la Biblioteca con visibilidad 🗂 Departamentos elegidos, que solo ven los miembros y los gestores de esos departamentos.
- 📊 Estadísticas del departamento: activas por estado, retrasos, tiempo medio de cierre, puntualidad %, más productivos y carga por miembro.
- Los ⚙️ Ajustes del departamento: feed en los grupos (Importantes/Todos/Apagado), avisos de plazos con umbral del primer aviso, resumen con frecuencia y hora.
Siguen siendo de toda la organización: propuestas, votaciones, cuestionarios y eventos.
7Numeración y eliminación
Los números de las tareas (#1, #2, …) son independientes para cada área: en dos departamentos conviven dos tareas #1. Cuando citas un número en un grupo, vale para el departamento de ese grupo. Los números no se reciclan.
Eliminar un departamento (🗑 Eliminar → 🗑 Sí, eliminar) es irreversible: sus tareas vuelven al Área general (renumeradas) y los grupos se desvinculan. Si el departamento tiene tareas, el bot te dice antes cuántas son; a quien tiene «Exportar datos» le propone la exportación en PDF con 📄 Exporta primero las tareas. La confirmación enumera también, con los números, qué pasa con el resto:
- las tareas programadas pasan al Área general en pausa: las reactivas desde 📅 Tareas programadas;
- los turnos pasan a los turnos del Área general, y quien estaba de turno sigue asignado;
- las solicitudes abiertas de la Ventanilla pasan a la Ventanilla general;
- los miembros y los puestos del departamento desaparecen con él (las personas siguen en la organización);
- los documentos de la Biblioteca visibles solo para ese departamento pasan a «solo staff»;
- si queda al menos otro departamento, los grupos del departamento eliminado se quedan sin tareas ni turnos hasta que los asignes a otro departamento.
No se pueden reordenar los departamentos. Con los botones una tarea no cambia de departamento: puede moverla el asistente 🤖 IA Tareas, y la tarea recibe un número nuevo en el departamento de destino.