1Là gì

Phòng ban là tùy chọn: không có chúng thì mọi thứ chạy theo kiểu cổ điển (nhiệm vụ dùng chung cho cả tổ chức). Ngay khi bạn tạo phòng ban đầu tiên, hệ thống nhiệm vụ chuyển sang chế độ «theo khu vực»: menu Nhiệm vụ hiện bộ chọn, và mỗi khu vực có bảng riêng, phần duyệt riêng, thống kê riêng.

Những nhiệm vụ không thuộc phòng ban nào thì sống trong Khu vực chung, chỉ thấy được trong tin nhắn riêng: nó không có nhóm nên cũng không có luồng tin hay bản tóm tắt — đó là nhà của các nhiệm vụ liên phòng ban.

2Tạo và điều hành

Từ ⚙️ Quản lý → 🗂 Phòng ban: ban quản trị hoặc người có quyền «Quản lý Phòng ban» vào được. Với ➕ Phòng ban mới bạn đặt tên (tối đa 60 ký tự); nếu tổ chức có nhóm đã kết nối, bot mở ngay danh sách nhóm để gán cho phòng ban. Biểu tượng thì chọn sau bằng 😀 Emoji: chỉ một emoji, cờ và phím như 1️⃣ cũng được, còn 🗑 Xóa trả về biểu tượng mặc định. Tối đa 20 phòng ban cho mỗi tổ chức.

Trong thẻ của phòng ban: ✏️ Đổi tên, 😀 Emoji, 🧑‍🤝‍🧑 Thành viên, 🎭 Vai trò, 👥 Nhóm, 🎖 Người quản lý, 🛡 Quyền, công tắc «Nhận yêu cầu ở Quầy tiếp nhận» và 🗑 Xóa. Còn có lối tắt từ bên trong cho người được quản lý phòng ban: menu Nhiệm vụ → phòng ban → 🗂 Quản lý phòng ban.

3Nhóm của phòng ban

Từ phòng ban → 👥 Nhóm, bạn gán các nhóm đã kết nối chỉ bằng một chạm: ✅ = ở trong phòng ban này, ⬜ = còn trống, 🔒 = phòng ban khác đã lấy. Quy tắc then chốt: một nhóm thuộc về tối đa MỘT phòng ban.

Trong các nhóm của một phòng ban CHỈ thấy nhiệm vụ của phòng ban đó: bảng, luồng tin, bản tóm tắt và các lệnh chỉ hiện nhiệm vụ của nó.
Nhóm không có phòng ban = tắt nhiệm vụ và ca trực (trong những tổ chức có ít nhất một phòng ban): ai gõ /newtask, /board hay /shifts sẽ nhận một thông báo chỉ người đó thấy, cho tới khi một quản trị viên gán nhóm. Khi bạn tạo phòng ban đầu tiên, thẻ liệt kê những nhóm từng bật nhiệm vụ, kèm 👥 Gán các nhóm và 👌 Giữ nguyên.
Phòng ban không có nhóm sẽ ghi rõ trong thẻ: nhiệm vụ của nó không gửi cảnh báo vào nhóm nào (tóm tắt, cập nhật nhiệm vụ, nhắc nhở), và thay cho 👥 Nhóm bạn thấy 👥 Gán một nhóm. Tin nhắn riêng gửi người được giao việc vẫn đến như thường.

4Người quản lý và quyền

Bên trong một phòng ban, người tạo, người làm và người điều hành có thể là những người khác nhau.

Người quản lý theo người: với ➕ Thêm người quản lý bạn bổ nhiệm từ danh sách thành viên (có tìm kiếm). Những người quản lý được bổ nhiệm hiện kèm số trong nội dung: bạn chạm vào số rồi xác nhận bằng ➖ Có, gỡ (❌ Hủy quay về danh sách). Gỡ một người chỉ đưa họ ra khỏi danh sách được bổ nhiệm: nếu họ còn một vai trò quản lý thì vẫn quản lý qua vai trò đó, và lời xác nhận có nói rõ. Người được bổ nhiệm hay bị gỡ đều nhận tin nhắn riêng bằng ngôn ngữ của tổ chức.
Người quản lý theo vai trò: bạn bật một vai trò tùy chỉnh và ai có nó thì quản lý phòng ban — ai vào vai trò là tự động thành người quản lý, ai mất vai trò thì thôi. Đây là cách đúng khi người phụ trách hay thay đổi. Thẻ hiện họ ở dòng «🎭 Người quản lý theo vai trò», và con số «Người quản lý: N» trong danh sách phòng ban cộng cả người được bổ nhiệm lẫn người quản lý theo vai trò, mỗi người chỉ tính một lần.
🛡 Quyền, hai cần gạt tách biệt: 📝 Tạo nhiệm vụ và 🔧 Xử lý nhiệm vụ, mỗi cần có ba lựa chọn: tất cả thành viên của tổ chức, chỉ thành viên phòng ban, chỉ vai trò đã chọn. Một phòng ban mới khởi đầu với «tạo: chỉ vai trò đã chọn, chưa chọn vai trò nào» (lúc đầu chỉ ban quản trị, người quản lý và các chức danh được cho phép mới tạo được) và «xử lý: tất cả thành viên của tổ chức», tức là cả tổ chức chứ không chỉ người trong phòng ban. Với «chỉ thành viên phòng ban», danh sách Thành viên của phòng ban cũng có hiệu lực trong các nhóm của nó.

Ban quản trị luôn vượt qua mọi hạn chế. Người đã tạo nhiệm vụ, và người được giao nhiệm vụ, luôn làm được. Còn người chỉ có «Quản lý Phòng ban» thì không thể tự trao quyền cho mình: không tự bổ nhiệm mình làm người quản lý và không bật một vai trò mà mình đang có.

Người quản lý phòng ban cũng dùng các lệnh trong nhóm /assign, /unassign, /delete và /workload — nhưng chỉ trong các nhóm của phòng ban của mình.

5Thành viên và chức danh

Một phòng ban có thành viên thật, trong 🧑‍🤝‍🧑 Thành viên: bạn thêm từng người bằng tìm kiếm, nhập một loạt từ các nhóm của phòng ban bằng 📥 Nhập từ nhóm, và gỡ ra khi họ đổi đội. Một người có thể ở nhiều phòng ban.

Việc thuộc phòng ban có ích thật sự: nó gợi ý đúng người khi bạn phân ca và giao nhiệm vụ, lọc danh sách thành viên theo phòng ban, mở những tài liệu Thư viện dành riêng cho phòng ban và, nếu bạn chọn như vậy trong phần quyền, quyết định ai được tạo và xử lý nhiệm vụ. Một phòng ban không có nhóm Telegram vẫn hoàn toàn hợp lý: nó tồn tại và hoạt động ngay trong bot.

Chức danh, trong 🎭 Vai trò, là các vai trò nội bộ của phòng ban — «Điều phối viên», «Người trực» — với khả năng cục bộ: tạo/làm/điều hành nhiệm vụ, quản lý yêu cầu, ca trực hoặc thành viên của phòng ban. Tối đa 6 chức danh mỗi phòng ban, mỗi người một chức danh, và chúng không trao quyền gì bên ngoài phòng ban. Với chức danh, không ai tự trao quyền cho mình (trừ nhà sáng lập và quản trị viên): bạn không tự gán chức danh cho mình và không bật một khả năng trên chức danh của mình. Còn người chỉ quản lý phòng ban nhờ một chức danh có «quản lý thành viên» thì không thể phát những khả năng mà chính họ không có.

6Có thêm những gì

📮 Quầy tiếp nhận: khi bật «Nhận yêu cầu ở Quầy tiếp nhận», các yêu cầu gửi tới phòng ban do người quản lý của nó xử lý.
Ca trực theo phòng ban: mỗi phòng ban có bảng riêng.
Tài liệu dành riêng: tài nguyên Thư viện ở chế độ hiển thị 🗂 Phòng ban đã chọn, chỉ thành viên và người quản lý của các phòng ban đó thấy.
📊 Thống kê phòng ban: việc đang mở theo trạng thái, số trễ hạn, thời gian đóng trung bình, tỷ lệ đúng hạn %, người năng suất nhất và khối lượng theo từng thành viên.
⚙️ Cài đặt của phòng ban: luồng tin trong nhóm (Quan trọng/Tất cả/Tắt), cảnh báo hạn chót với ngưỡng cảnh báo đầu tiên, bản tóm tắt với tần suất và giờ tùy chọn.

Vẫn thuộc về cả tổ chức: đề xuất, biểu quyết, biểu mẫu và sự kiện.

7Đánh số và xóa

Số hiệu nhiệm vụ (#1, #2, …) độc lập cho từng khu vực: hai phòng ban có thể cùng có một nhiệm vụ #1. Khi bạn nhắc một con số trong nhóm, nó thuộc về phòng ban của nhóm đó. Số hiệu không dùng lại.

Xóa một phòng ban (🗑 Xóa → 🗑 Có, xóa) là không thể hoàn tác: nhiệm vụ của nó quay về Khu vực chung (được đánh số lại) và các nhóm bị gỡ ra. Nếu phòng ban còn nhiệm vụ, bot báo trước là bao nhiêu; ai có «Xuất dữ liệu» sẽ được đề nghị xuất PDF bằng 📄 Xuất nhiệm vụ trước. Lời xác nhận còn liệt kê, kèm con số, những gì xảy ra với phần còn lại:

nhiệm vụ định kỳ chuyển về Khu vực chung ở trạng thái tạm dừng: bạn bật lại từ 📅 Nhiệm vụ định kỳ;
ca trực chuyển sang ca trực của Khu vực chung, và người đang trực vẫn được giữ nguyên;
các yêu cầu đang mở ở Quầy tiếp nhận chuyển sang Quầy tiếp nhận chung;
thành viên và chức danh của phòng ban biến mất cùng nó (mọi người vẫn ở lại tổ chức);
tài liệu Thư viện chỉ phòng ban đó thấy sẽ chuyển thành «chỉ ban quản trị»;
nếu còn ít nhất một phòng ban khác, các nhóm của phòng ban bị xóa sẽ không có nhiệm vụ lẫn ca trực cho đến khi bạn gán chúng vào phòng ban khác.

Không sắp xếp lại thứ tự phòng ban được. Bằng các nút, một nhiệm vụ không đổi phòng ban được: trợ lý 🤖 AI Nhiệm vụ có thể chuyển nó, và nhiệm vụ nhận số mới trong phòng ban được chuyển đến.