1Là gì

Tavora xử lý ca trực với sự tự do hoàn toàn: một ca là một ngày, một tên gọi («Lễ tân», «Trực»), một khung giờ — có thể vắt qua nửa đêm, kiểu 22–6, hoặc không giờ giấc gì với ca cả ngày — và cần bao nhiêu người (từ 1 đến 8).

Người được phân công nhận thông báo riêng, tìm thấy ca của mình trong lịch của tổ chức, còn nhắc nhở thì tự đến. Lịch của không gian cá nhân thì không hiện các ca này: nó tách biệt với các tổ chức.

2Ở đâu và cho ai

Trong tin nhắn riêng: trang chính của tổ chức → 🔁 Ca trực (bên cạnh 🗓 Lịch).
Trong các nhóm đã kết nối: /shifts (hôm nay và mai) và /shiftsweek (cả tuần, chỉ đọc). Nếu nhóm thuộc một phòng ban, nó chỉ hiện ca của phòng ban đó; khi đã có ít nhất một phòng ban, trong nhóm không thuộc phòng ban nào thì hai lệnh này bị tắt cho đến khi bạn gán nhóm vào một phòng ban.

Bảng được mở bởi ban quản lý, người có quyền «Quản lý Ca trực» (quyền như ban quản lý với ca trực, trên mọi khu vực), người phụ trách phòng ban, người giữ một chức vụ có «quản lý ca trực» và người thuộc một phòng ban có dùng ca trực. Ở những tổ chức không có phòng ban, chỉ có một bảng duy nhất và mọi thành viên đều mở được, để nhận chỗ trống bằng «🙋 Tôi nhận ca» và trực thay các ca đang mở đổi; các lệnh quản lý chỉ dành cho người quản lý ca trực.

3Cái bảng

Tuần: một bảng mỗi ngày một dòng. Bên trái là ngày — chạm vào để mở, màu của nó cho biết trạng thái; bên phải là các ca kèm giờ và người trực.
Tháng: lưới lịch; chuyển qua lại giữa hai chế độ xem bằng «📆 Tuần» và «🗓 Tháng».
Chỗ chưa có người được đánh dấu 📭 — trên bảng, trên nút các ngày và trong thẻ của ca.
Màu của các ngày tự nói lên tất cả: đỏ = ngày còn chỗ trống cần bù (át cả «hôm nay»), xanh lá = ngày đã đủ người, xanh dương = hôm nay.

📊 Tổng hợp chốt sổ: ai đã trực bao nhiêu ca, từng tháng một. Còn 📋 Chép tuần trước dựng lại tuần kèm luôn người — rồi bạn chỉnh chỗ nào cần chỉnh.

4Tạo và phân công

Tạo

Bằng khung giờ (các mẫu dùng lại được): «Sáng 6–14», «Đêm 22–6». Bạn tạo một lần, rồi sinh ra một ca chỉ bằng một chạm. Tối đa 12 khung giờ cho mỗi tổ chức.
Bằng cách viết một dòng: «Đêm 22-6», «Trực x2», «Mở cửa 8:30-13». Trên 8 người («x9», «x12») bot trả lời «từ 1 đến 8 người mỗi ca» thay vì tự hạ con số. Dòng được chấp nhận sẽ biến khỏi cuộc trò chuyện và thẻ của ca mới mở ra; dòng sai thì ở lại trong cuộc trò chuyện và lỗi hiện trong tin nhắn của bot. Khung giờ không có số chỗ: nếu bạn viết kèm «x2», phần đó bị bỏ qua.
✏️ Chỉnh sửa (từ thẻ của ca, cho người quản lý ca đó): một bảng điều khiển mỗi trường một nút — 🏷 Tên, 🕒 Giờ (hoặc «☀️ Cả ngày»), 👥 Số chỗ (1·2·3·4 hoặc «⚙️ Tùy chỉnh», tối đa 8), 📅 Ngày (dời ca sang ngày khác cùng với người trong ca) và 📝 Ghi chú («🗑 Bỏ ghi chú» để xóa). Chỉ trường bạn chạm vào mới thay đổi. Nếu số chỗ xuống dưới số người đã được phân công, bảng sẽ cảnh báo, và người đang trực ca nhận thông báo riêng khi tên, giờ hoặc ngày thay đổi.

Phân công

Bộ chọn «Ai trực ca này?» của một ca thuộc phòng ban chỉ gợi ý thành viên của phòng ban đó; ca của Khu vực chung thì gợi ý cả tổ chức. Bên trong có 🔍 Tìm kiếm theo @username hoặc ID.
🙋 Tôi nhận ca: thành viên có thể tự bù chỗ trống — và bật hay tắt theo từng khu vực: Khu vực chung và mỗi phòng ban tự quyết định.
Đổi ca: bạn đề nghị đổi với một người cụ thể (họ nhận hoặc từ chối trong tin nhắn riêng của họ) hoặc mở ca cho tất cả («để tôi trực»). Chỉ với ca của chính bạn.
Thông báo trong nhóm: khi ai đó xin đổi ca «👐 Mở cho mọi người», hoặc khi một ca bắt đầu trong vòng 24 giờ vẫn còn chỗ trống, bot viết một tin ngắn vào nhóm của khu vực ca đó («Cần đổi ca…» hoặc «Ca còn trống…») kèm nút 📂 Mở ca. Mỗi ca chỉ một tin, không có tin nhắn riêng.

5Mỗi phòng ban một cái bảng

Khi bật phòng ban, mỗi phòng ban có ca trực riêng, cộng thêm một Khu vực chung cho ban quản lý. Trên bảng, nút 🗂 Đổi khu vực chuyển từ phòng ban này sang phòng ban khác; nếu chỉ có một phòng ban thì bỏ qua bước chọn.

Ca của phòng ban chỉ phân công cho thành viên của phòng ban đó: nếu phòng ban trống, bot sẽ báo và chỉ chỗ để thêm người (Quản lý → Phòng ban → phòng ban → 🧑‍🤝‍🧑 Thành viên).

6AI Ca trực

Từ cái bảng, người quản lý thấy 🤖 AI Ca trực: một trợ lý làm việc trên ca trực bằng cách trò chuyện bình thường. Nó biết liệt kê ca và chỗ trống, tạo ca («tạo ca Đêm 22-6 cho thứ Bảy»), sửa một ca (tên, giờ, số chỗ, ngày hoặc ghi chú, không cần xóa đi tạo lại), phân công và gỡ người (kèm thông báo riêng), chép tuần trước, liệt kê khung giờ và xuất tổng kết theo tháng cho từng người. Tạo khung giờ bằng AI thì chỉ ban quản lý làm được (người sáng lập, admin và người có «Quản lý Ca trực»), giống như từ menu ⚙️ Khung giờ.

Ai dùng được: chỉ người quản lý — ban quản lý, người có «Quản lý Ca trực» (mọi khu vực) và người phụ trách phòng ban (chỉ phòng ban của họ). Thành viên thường không thấy nó.
Thao tác diễn ra ngay lập tức và kết quả luôn là kết quả thật của công cụ; xóa một ca đang có người và gỡ một người khỏi ca cần bạn xác nhận bằng một tin nhắn sau đó: AI không thể tự xác nhận.
Ca của phòng ban chỉ phân công cho thành viên phòng ban, y như khi chọn tay.
Giới hạn: 30 yêu cầu mỗi ngày cho mỗi tổ chức.

7Nhắc nhở và giới hạn

Nhắc nhở tự động: đến trong tin nhắn riêng, kèm nút 📂 Mở ca và 🔁 Xin đổi ca, giống thông báo phân công. Mặc định là trước ca 24 giờ và 1 giờ (với ca cả ngày thì tính từ 9 giờ sáng), nhưng mỗi người tự chọn: từ cái bảng, ⏰ Nhắc nhở → «Mặc định», trước 1 ngày, trước 1 giờ, cả hai, «Không có» hoặc «⚙️ Tùy chỉnh» (từ 1 đến 48 giờ trước). Ban quản lý ca trực còn thấy ở đó 🏢 Mặc định cho mọi người, áp dụng cho ai chưa tự chọn.

Giới hạn thành thật: từ 1 đến 8 người mỗi ca. Có chủ ý mà không làm: đăng ký rảnh trước, đếm giờ công và việc người quản lý phải duyệt các lần đổi ca.