1Là gì
Bot trong tin nhắn riêng → mở tổ chức của bạn → nút xanh 📮 Quầy tiếp nhận, mọi thành viên đều thấy. Ba kênh, mỗi kênh một số phận:
- 💡 Đề xuất — một ý tưởng để bàn và cùng bỏ phiếu: nó về các nhóm bạn chọn, kèm nút «Bắt đầu bỏ phiếu». Nút 💡 Đề xuất mới chỉ hiện với những ai được tạo đề xuất (quyền «Tạo đề xuất» hoặc «Quản lý đề xuất»; người sáng lập và quản trị viên thì luôn có).
- 🙋 Yêu cầu — bạn xin điều gì đó từ người quản lý (một sự cho phép, một lời giải thích, một sự can thiệp). Luôn kèm tên bạn. Không bỏ phiếu, không lên nhóm: nó vào hộp thư và bạn được trả lời riêng.
- 🚩 Báo cáo — bạn báo một vấn đề. Có thể ẩn danh. Cái này cũng là một hồ sơ kín.
Trong khu vực này còn có các bộ đếm của bạn, Các đề xuất của tôi, bản nháp và 📫 Yêu cầu của tôi kèm lịch sử.
2Gửi một hồ sơ
- Viết nội dung trong một tin nhắn (tối đa 2000 ký tự; in đậm, in nghiêng, liên kết và emoji đều được giữ).
- Danh mục (nếu tổ chức có tạo) hoặc ⏭ Bỏ qua.
- 📎 Tệp đính kèm (tùy chọn, tối đa 3): ảnh, video, GIF, tài liệu, âm thanh, tin nhắn thoại — 20 MB mỗi tệp.
- Chỉ với báo cáo: «🕶 Bạn muốn gửi như thế nào?» — ẩn danh hay kèm tên bạn.
- 📤 Xem trước và gửi.
Giới hạn chống loạn: tối đa 3 hồ sơ đang mở cho mỗi loại với mỗi người, mỗi 60 giây gửi một lần. Hồ sơ đã gửi thì không sửa và không xóa được; nhưng khi nó còn ở trạng thái 📬 Đã gửi (chưa người quản lý nào nhận), bạn có thể rút nó trong 📫 Yêu cầu của tôi bằng ↩️ Rút lại → ↩️ Có, rút lại. Sau đó, nếu sai, bạn viết lại trong một hồ sơ mới.
3Ẩn danh, nói cho sòng phẳng
- Chỉ có với báo cáo: yêu cầu thì luôn kèm tên.
- Với người quản lý, một báo cáo ẩn danh là «🕶 Ẩn danh»: không tên, không username, không ID — có tìm cũng không ra. Trong tệp CSV xuất ra, cột người gửi để trống.
- Hệ thống dù sao vẫn ghi lại ai đã gửi, để ngăn lạm dụng và để chuyển kết quả về cho bạn trong tin nhắn riêng khi hồ sơ được đóng.
4«Yêu cầu của tôi»
Lịch sử của bạn, 6 hồ sơ mỗi trang. Đường đi thường gặp: 📬 Đã gửi → 👀 Đang xử lý → ✅ Đã chấp nhận / ✅ Đã giải quyết hoặc ❌ Đã từ chối / 🗑 Đã lưu trữ. Ngoài ra còn 📝 Cần thêm chi tiết (không phải từ chối: bạn có thể gửi hồ sơ mới giải thích rõ hơn) và ↩️ Đã rút, nếu chính bạn đã rút.
Khi người quản lý đóng hồ sơ, bạn nhận một tin nhắn riêng kèm kết quả, nội dung gốc và câu trả lời của họ, bằng ngôn ngữ của tổ chức; trong 📫 Yêu cầu của tôi bạn đọc lại câu trả lời đó bằng ngôn ngữ của mình. Nếu người quản lý mở lại hồ sơ trong vòng 24 giờ để sửa kết quả, hồ sơ trở về 📬 Đã gửi và bạn nhận một thông báo riêng.
5Hộp thư của người quản lý
Đường dẫn: ⚙️ Quản lý → 📮 Quầy tiếp nhận. Khi có hồ sơ cần xử lý, nút chuyển sang xanh kèm con số. Bên trong: các bộ đếm, ba khung nhìn (Cần xử lý / Đang xử lý / Đã đóng), bộ lọc theo loại và danh mục, 🔍 Tìm kiếm theo người gửi hoặc từ khóa, và xuất CSV toàn bộ lịch sử (📤 Xuất CSV, chỉ dành cho ai có thêm quyền «Xuất dữ liệu»).
- Thông báo riêng: với mỗi hồ sơ mới, người quản lý nhận một tin nhắn riêng dài một dòng kèm nút 📮 Mở, đưa thẳng tới hồ sơ (chủ sở hữu, quản trị viên và người có «Quản lý yêu cầu» với mọi hồ sơ; người phụ trách phòng ban với hồ sơ của phòng ban mình). Mặc định là bật, và mỗi người tự tắt hoặc bật lại cho mình bằng 🔔 Báo riêng cho tôi ở cuối hộp thư.
- 👀 Nhận xử lý là tùy chọn: sau đó trong chi tiết hồ sơ sẽ thấy ai đã nhận và từ khi nào, để những người quản lý biết ai đang lo việc này.
- Để đóng, bạn chọn kết quả rồi chạm một trong ba câu trả lời soạn sẵn: hồ sơ đóng ngay. Nếu muốn tự viết, có ⚙️ Tùy chỉnh (tối đa 1000 ký tự). Thành viên luôn nhận được câu trả lời: không đóng trong im lặng.
- Đóng nhầm? ↩️ Mở lại nằm trong chi tiết suốt 24 giờ: hồ sơ quay về danh sách cần xử lý và thành viên được báo.
- Nếu hai người quản lý cùng thao tác, người thứ hai sẽ thấy «đã xử lý rồi» — thành viên không bao giờ nhận hai câu trả lời.
Cần quyền «Quản lý yêu cầu» (người sáng lập và quản trị viên mặc nhiên có). Đây là một quyền riêng: người có nó chỉ thấy Quầy tiếp nhận, không thấy thành viên hay cài đặt.
6Danh mục, phòng ban và nhóm đích
- 🏷 Danh mục (tối đa 10): những nhãn như «Bảo trì» hay «Hoàn tiền» mà thành viên chọn khi gửi và người quản lý dùng để lọc. Có thể phân loại lại bất cứ lúc nào, kể cả khi hồ sơ đã đóng.
- 🗂 Phòng ban: người viết có thể gửi hồ sơ tới đúng một phòng ban; người phụ trách phòng ban chỉ thấy hồ sơ của phòng ban mình, còn người quản lý đầy đủ thì có bộ lọc và phân phối được.
- 🔗 Nhóm đích: với mỗi kênh, bạn quyết định đề xuất sẽ về những nhóm nào và nhóm nào nhận thông báo ngắn «có yêu cầu mới». Nội dung luôn nằm lại trong hộp thư riêng, và thông báo không bao giờ ghi tên người viết. Hồ sơ gửi một phòng ban sẽ báo các nhóm của phòng ban đó (nếu phòng ban không có nhóm thì báo các nhóm không thuộc phòng ban nào); hồ sơ chung chỉ báo các nhóm không thuộc phòng ban nào. Nhóm nhận đề xuất cũng chọn được từ ⚙️ Quản lý → 🔗 Nhóm → 💡 Nhóm đề xuất (cần quyền «Kết nối nhóm»), cách này dùng được cả khi Quầy tiếp nhận đang tắt. Mọi thứ sinh ra ở trạng thái tắt: không có gì tự bật.
7Những gì Quầy tiếp nhận KHÔNG làm
- Không có lệnh trong nhóm: nó chỉ tồn tại trong cuộc trò chuyện riêng với bot.
- Không bao giờ đăng yêu cầu và báo cáo lên nhóm, kể cả khi đã đóng.
- Không bao giờ ghi tên người gửi trong thông báo, cả trong nhóm lẫn trong tin nhắn riêng gửi người quản lý: chỉ người mở hồ sơ mới thấy (và không ai thấy, nếu là ẩn danh).
- Ở đây không bỏ phiếu: muốn tổ chức quyết định thì đã có đề xuất.
- Không tự trả lời: câu trả lời soạn sẵn luôn do một người quản lý chọn, và không hồ sơ nào tự đóng.
- Không có hội thoại qua lại: nội dung của thành viên, câu trả lời của người quản lý, hết.
- Hồ sơ đã đóng chỉ mở lại được trong 24 giờ đầu (↩️ Mở lại), và không bao giờ nếu thành viên đã rút.