1Nhóm dùng để làm gì
Một tổ chức Tavora sống trong các nhóm Telegram mà bạn liên kết với nó: ở đó các thành viên biểu quyết đề xuất, nhận nhiệm vụ, sự kiện và thông báo, và dùng các lệnh như /board, /newtask, /done.
Bạn có thể có nhiều nhóm trong cùng một tổ chức — một nhóm cho hội viên, một cho ban điều hành, một cho mỗi phòng ban — mỗi nhóm bật các tính năng riêng. Tối đa 20 nhóm mỗi tổ chức: giới hạn này không thể nâng lên, nên muốn liên kết thêm một nhóm bạn phải hủy liên kết một nhóm trước.
2Cách 1: thêm bot vào nhóm
Để liên kết một nhóm cần đồng thời hai điều: quyền «Kết nối nhóm» trong tổ chức (người sáng lập và quản trị viên đã có sẵn) và bạn phải là quản trị viên của nhóm Telegram. Bot cũng phải là quản trị viên của nhóm.
Cách nhanh nhất: chạm «Thêm tôi vào một nhóm» (ở cuối bước tạo) hoặc «Thêm nhóm» (trên trang chủ của bot) rồi chọn nhóm. Telegram sẽ hỏi ngay để bạn cấp quyền quản trị cho bot: bạn xác nhận và bot vào nhóm với tư cách quản trị viên luôn. Nếu bạn chỉ có một tổ chức, nhóm được liên kết ngay; nếu có nhiều hơn một, bot nhắn riêng cho bạn để bạn chọn (tên các tổ chức của bạn không bao giờ xuất hiện trong nhóm).
Nếu bạn thêm bot như một thành viên thường, hãy thăng cấp nó lên quản trị viên: ngay khi bạn thăng cấp, bot tự đề xuất liên kết. Hoặc chạm «🔗 Liên kết nhóm này» dưới tin nhắn chào mừng của bot, hoặc gõ /link trong nhóm: cách hoạt động giống nhau (một tổ chức → liên kết ngay, nhiều tổ chức → lựa chọn đến qua tin nhắn riêng). Nếu bạn là quản trị viên ẩn danh, /link trả lời bằng nút «🔗 Liên kết nhóm này»: chạm vào đó và việc liên kết được thực hiện dưới tên bạn.
3Cách 2: liên kết bằng ID nhóm
Nếu bạn muốn làm mọi thứ từ cuộc trò chuyện riêng với bot:
- Thêm bot vào nhóm và thăng cấp nó lên quản trị viên
- Trong nhóm, với tư cách quản trị viên, dùng lệnh
/chatidđể xem ID số của nhóm - Trong trò chuyện riêng với bot, vào «⚙️ Quản lý» → «🔗 Nhóm» → «➕ Liên kết nhóm» và dán ID, kể cả dấu trừ (ví dụ
-1001234567890)
Nhóm đã liên kết với một tổ chức khác sẽ không bị chuyển sang. Không thể liên kết kênh: Tavora chỉ hoạt động trong nhóm. Khi bạn đạt 20 nhóm, «➕ Liên kết nhóm» biến mất khỏi menu.
4Bật tính năng và thiết lập nhóm
Một nhóm vừa liên kết bắt đầu với mọi thứ đều tắt: không đề xuất, không nhiệm vụ, không thông báo của Quầy tiếp nhận cho đến khi bạn bật. Mỗi tính năng được bật từ menu riêng của nó:
- Đề xuất — «⚙️ Quản lý» → «🔗 Nhóm» → «💡 Nhóm đề xuất»: đánh dấu các nhóm nơi đề xuất được đăng và biểu quyết. Cần quyền «Kết nối nhóm» và tính năng «Đề xuất và bỏ phiếu» đang bật; khi Quầy tiếp nhận bật, cùng danh sách đó cũng mở được từ «📮 Quầy tiếp nhận» → «🔗 Nhóm đích» → «💡 Đề xuất». Trong nhóm đã bật đề xuất, bất kỳ ai có quyền «Tạo đề xuất» đều có thể đề xuất.
- Nhiệm vụ — «Nhiệm vụ» → «🔗 Nhóm nhiệm vụ»: quyết định nơi các lệnh nhiệm vụ, bảng tin và bản tóm tắt hoạt động. Khi có phòng ban, danh sách được chia theo phòng ban, và gán một nhóm cho một phòng ban («🗂 Phòng ban» → phòng ban → «👥 Nhóm») sẽ bật nhiệm vụ ở đó. Sau phòng ban đầu tiên, các nhóm không thuộc phòng ban nào sẽ không có nhiệm vụ lẫn ca trực cho đến khi bạn gán chúng.
- Thông báo của Quầy tiếp nhận — «📮 Quầy tiếp nhận» → «🔗 Nhóm đích» → «🙋 Yêu cầu» / «🚩 Báo cáo»: nhóm chỉ nhận một thông báo ngắn rằng có hồ sơ mới, không bao giờ có nội dung hay tên người viết.
Cài đặt của chính nhóm được mở từ «⚙️ Quản lý» → «🔗 Nhóm» bằng cách chạm vào số của nhóm, hoặc gõ /settings trong nhóm (khi đó bảng chỉ phản hồi người đã mở nó). Cần quyền «Kết nối nhóm». Các cài đặt này chỉ áp dụng cho nhóm đó:
- Ghim đề xuất — ghim lên đầu các đề xuất được đăng trong nhóm này
- «🚪 Truy cập tổ chức» — vào và ra tự động: người vào nhóm có thể được thêm vào tổ chức hoặc được mời tham gia, và người rời nhóm có thể bị gỡ khỏi tổ chức
- «🗑 Hủy liên kết nhóm» (trong nhóm nút này tên là «🔓 Hủy liên kết nhóm»), có xác nhận
5Hủy liên kết nhóm
Để hủy liên kết một nhóm: «⚙️ Quản lý» → «🔗 Nhóm» → chạm vào số của nhóm → «🗑 Hủy liên kết nhóm», hoặc /settings trong nhóm → «🔓 Hủy liên kết nhóm». Bạn sẽ được yêu cầu xác nhận. Các cuộc biểu quyết còn mở trong nhóm đó sẽ đóng lại với số phiếu đã thu được đến lúc đó, những phiếu này vẫn nằm trong kết quả, và người viết đề xuất nhận được thông báo. Dữ liệu của tổ chức vẫn còn nguyên.
Nếu bot bị xóa khỏi nhóm, liên kết tự động bị hủy và tất cả những ai có quyền «Kết nối nhóm» nhận được thông báo riêng kèm tên nhóm và nút «🔗 Nhóm». Các đề xuất và nhiệm vụ đã lưu trữ không bị mất.
Nếu bot bị tước quyền quản trị viên, nhóm vẫn được liên kết nhưng việc ghim tin nhắn, đuổi thành viên và tạo liên kết mời sẽ ngừng hoạt động: những ai có quyền «Kết nối nhóm» nhận được thông báo riêng, tối đa một lần mỗi ngày cho mỗi nhóm. Điều tương tự xảy ra nếu bot không còn viết được trong nhóm.