1Vai trò hệ thống
Mỗi tổ chức có 3 vai trò hệ thống không thể xóa:
Founder (người sáng lập) — Mọi thứ. Chủ sở hữu tổ chức: có thể chuyển quyền sở hữu hoặc xóa tổ chức. Chỉ người sáng lập mới bổ nhiệm quản trị viên, đổi tên tổ chức, đổi ngôn ngữ nội dung và cài các bộ vai trò.
Admin — Có đủ cả 18 quyền mà không cần đánh dấu. Không thể quản lý các quản trị viên khác hay người sáng lập, và không làm được các thao tác dành riêng cho người sáng lập.
Member (thành viên) — Chỉ có Quyền của mọi người (xem dưới), cộng với quyền của các vai trò tùy chỉnh mà bạn gán.
2Quyền của mọi người
Quyền của mọi người là những quyền mà tất cả thành viên của tổ chức có theo mặc định, không cần vai trò nào. Một tổ chức mới bắt đầu với không quyền nào: thành viên thường không làm được gì cho đến khi bạn cấp quyền, và màn hình cuối của quá trình tạo nhắc điều này bằng nút 🛡 Thành viên được làm gì. Bạn có thể đổi chúng bất cứ lúc nào từ trang chính của tổ chức → 🎭 Vai trò → 🌍 Quyền của mọi người (chỉ người sáng lập và quản trị viên).
Ví dụ thực tế: nếu bạn bật “Bỏ phiếu cho các đề xuất” trong Quyền của mọi người, mọi thành viên đều có thể bỏ phiếu. Nếu tắt, chỉ người sáng lập, quản trị viên và những ai có vai trò tùy chỉnh chứa quyền đó mới bỏ phiếu được. Thay đổi có hiệu lực ngay với mọi người.
Với các quyền nhạy cảm nhất (Quản lý thành viên, Kiểm duyệt thành viên, Xuất dữ liệu, Gửi thông báo, Cài đặt tổ chức, Kết nối nhóm, Quản lý Phòng ban), bot hỏi xác nhận trước khi cấp cho tất cả và cho biết bao nhiêu thành viên sẽ nhận: bạn chạm ✅ Có, cấp cho tất cả hoặc hủy. Tắt chúng vẫn chỉ cần một chạm.
3Vai trò tùy chỉnh
Bạn có thể tạo tối đa 20 vai trò tùy chỉnh cho mỗi tổ chức. Mỗi vai trò có:
- Một tên (tối đa 50 ký tự)
- Một emoji chuẩn hoặc premium của Telegram
- Một bộ quyền do bạn chọn
Để tạo vai trò: trang chính của tổ chức → 🎭 Vai trò → ➕ Tạo vai trò → viết tên, gửi emoji → 🔐 Cấu hình quyền. Chỉ người sáng lập và quản trị viên thấy menu này.
Để giao một vai trò cho nhiều thành viên cùng lúc: mở vai trò từ danh sách 🎭 Vai trò → 👤 Quản lý thành viên → ➕ Thêm thành viên → đánh dấu từng người → ✅ Giao vai trò. Với một thành viên, bạn cũng có thể giao từ hồ sơ của họ trong mục Thành viên.
Thứ tự các vai trò do bạn quyết định: trong danh sách 🎭 Vai trò, chạm một vai trò một lần rồi di chuyển bằng mũi tên ⬆️ ⬇️. Vai trò đầu tiên của một thành viên được hiển thị là vai trò chính.
4Danh sách 18 quyền
- Quản lý thành viên — Thêm thành viên và quản lý hồ sơ, ghi chú, thẻ, trường và lời mời. Chỉ trao hoặc gỡ những vai trò mà chính mình đang có, nếu các vai trò đó không trao quyền đối với thành viên và không phải vai trò quản lý phòng ban. Với /kick trong nhóm, có thể đuổi khỏi tổ chức và cấm
- Kiểm duyệt thành viên — Mở menu Thành viên: xem thành viên và hồ sơ, gán thẻ có sẵn và đưa ra cảnh cáo. KHÔNG tạo thẻ/trường mới, KHÔNG cấm cũng không loại bỏ (việc cấm còn cần «Quản lý thành viên»)
- Bỏ phiếu cho các đề xuất — Bỏ phiếu cho các đề xuất
- Tạo đề xuất — Tạo các đề xuất và chương trình nghị sự mới trong tổ chức
- Tạo chương trình nghị sự — Tạo Chương trình nghị sự bên trong một đề xuất: cần thêm quyền «Tạo đề xuất» (được bật cùng lúc)
- Quản lý đề xuất — Quản lý các đề xuất và chương trình nghị sự từ các thành viên khác
- Tạo và thực hiện các nhiệm vụ — Tạo nhiệm vụ, ứng tuyển và thực hiện các nhiệm vụ của riêng bạn/được giao
- Quản lý nhiệm vụ — Giao, xóa và quản lý bất kỳ nhiệm vụ nào
- Quản lý Phòng ban — Tạo và sắp xếp phòng ban: nhóm được gán, người quản lý và quyền riêng cho từng phòng ban
- Quản lý yêu cầu — Xem và trả lời yêu cầu, báo cáo của thành viên (Quầy tiếp nhận). Tệp CSV còn cần thêm quyền «Xuất dữ liệu»
- Quản lý Biểu mẫu — Tạo và quản lý Biểu mẫu và xem phản hồi. Các tệp (PDF và CSV) còn cần thêm quyền «Xuất dữ liệu»
- Quản lý sự kiện — Tạo và quản lý sự kiện, lịch, RSVP và điểm danh
- Quản lý Thư viện — Thêm và quản lý tài nguyên, bộ sưu tập và Trang của Thư viện, cùng AI của tổ chức. Cho phép truy cập mọi tài liệu, kể cả tài liệu giới hạn, và các câu trả lời AI về chúng
- Quản lý Ca trực — Mở và quản lý ca trực của TẤT CẢ các khu vực: tạo ca và khung giờ, xếp và gỡ người, sao chép cả tuần
- Gửi thông báo — Gửi tin nhắn quảng bá tới tất cả thành viên
- Xuất dữ liệu — Xuất dữ liệu của tổ chức (PDF, CSV, TXT): đề xuất, phiếu bầu, thành viên, báo cáo PDF về nhiệm vụ, tệp của Quầy tiếp nhận và Biểu mẫu
- Kết nối nhóm — Liên kết và hủy liên kết các nhóm Telegram
- Cài đặt tổ chức — Thay đổi ảnh, emoji, mô tả và múi giờ (tên do người sáng lập giữ)
5Tùy chỉnh vai trò hệ thống
Từ menu 🎭 Vai trò bạn có thể tùy chỉnh giao diện của cả ba vai trò hệ thống — Founder, Admin và Member — bằng cách chạm vào một vai trò. Founder và Admin chỉ người sáng lập tùy chỉnh được; Member thì quản trị viên cũng được:
- Đổi tên hiển thị (ví dụ "Chủ tịch" thay cho "Founder", "Thủ quỹ" thay cho "Admin", "Thành viên" thay cho "Member")
- Đổi emoji (ví dụ emoji premium 🎓 thay vì vương miện 👑, hoặc 🤝 thay cho Member mặc định)
- Khôi phục giá trị mặc định bất cứ lúc nào
Hữu ích cho các hiệp hội, đảng phái và hội đồng có những chức danh trang trọng. 🎭 Bộ vai trò có sẵn (xem bên dưới) gợi ý những tên như vậy (Chủ tịch, Tổng Giám đốc, …) nhưng không áp dụng: bạn tự đặt tại đây.
6Các Bộ vai trò dựng sẵn
Bạn không phải tự nghĩ ra vai trò cho tổ chức của mình từ con số không: Tavora giữ sẵn 7 bộ dựng sẵn, chỉnh cho những bối cảnh khác nhau — hiệp hội/đảng phái, ban quản trị cộng đồng, doanh nghiệp, hội học sinh, tòa soạn, ban quản trị chung cư, cộng thêm bộ Tiêu chuẩn trung tính. Một bộ sẽ tạo ngay một loạt vai trò tùy chỉnh đặc trưng cho bối cảnh đó.
Ở đâu: trang chính của tổ chức → 🎭 Vai trò → 🎭 Bộ vai trò có sẵn (chỉ người sáng lập). Bạn xem trước những vai trò sẽ được tạo rồi xác nhận.
- Bộ này chỉ cài các vai trò: nó không đụng tới 🌍 Quyền của mọi người và không đổi tên các chức danh hệ thống.
- Những vai trò đã có không bị xóa: cái nào trùng tên thì bỏ qua, và không thành viên nào mất vai trò của mình.
- Nếu bạn vượt quá giới hạn 20 vai trò tùy chỉnh, bot sẽ nói bao nhiêu cái vào được và bao nhiêu cái phải ở ngoài.
- Sau khi cài, mỗi vai trò đều đổi tên, sửa và xóa được như bất kỳ vai trò nào khác.