1Là gì
Thư viện là nơi người sáng lập và quản trị viên đặt quy chế, điều lệ, câu hỏi thường gặp, liên kết. Thành viên tra cứu ngay trong Telegram.
Tavora AI đọc Thư viện và trả lời người đặt câu hỏi. Trong nhóm bằng /ask, trong tin nhắn riêng bằng một nút bấm.
2Các loại tài nguyên
- 📄 Văn bản — một tài liệu viết ngay trong bot, chia chương và trang lật được. Hoàn hảo cho quy chế và câu hỏi thường gặp.
- 📎 Tệp — PDF, ảnh, video, âm thanh: bất cứ thứ gì bạn gửi được trên Telegram.
- 🔗 Liên kết — một nút mở ra trang web bên ngoài.
- 📁 Bộ sưu tập — một thư mục gom các tài liệu cùng chủ đề («Biên bản», «Quy trình»).
3Viết một tài liệu
Một tài liệu 📄 Văn bản ra đời dưới dạng bản nháp: chỉ người quản lý Thư viện thấy, còn AI thì không đọc. Bạn thong thả làm — chương, trang, tối đa 3 tệp đính kèm mỗi trang, một emoji làm biểu tượng — và khi xong thì chạm 🚀 Xuất bản: từ lúc đó thành viên thấy nó và Tavora AI bắt đầu đọc.
Và các trang đều sống: nếu trong văn bản bạn dùng tiêu đề, bảng, danh sách gạch đầu dòng, danh sách kiểm tra hay ==tô sáng==, người đọc sẽ thấy chúng đã định dạng. Bạn viết văn bản thường? Nó vẫn thường, như mọi khi.
Với thành viên, đó là một cuốn sách lật từng chương. Với AI, mỗi trang là một đơn vị riêng: nếu ai hỏi «đi trễ thì bị phạt thế nào?», nó trích đúng trang đó, chứ không phải cả bản điều lệ.
Nếu bạn tạo bản nháp bên trong một bộ sưu tập, tài liệu công bố xong vẫn nằm nguyên ở đó: không cần nhớ đi chuyển nó.
4Thư mục
Khi tài liệu nhiều lên, hãy gom lại: ➕ Thêm tài nguyên → 📁 Bộ sưu tập (thư mục), một cái tên, một biểu tượng, rồi bạn chuyển tài liệu vào đó từ thẻ của từng cái.
5Ai thấy gì
- 🌐 Tất cả — thành viên nào cũng thấy (mặc định)
- Chỉ vai trò cụ thể — chỉ ai có một trong các vai trò bạn chỉ định (ví dụ chỉ Ban cố vấn)
- 🗂 Phòng ban đã chọn — thành viên và người quản lý của các phòng ban bạn đánh dấu (chỉ có khi tổ chức có phòng ban)
- 🔒 Chỉ ban quản trị và người quản lý Thư viện — tài liệu nội bộ: chỉ người sáng lập, quản trị viên và ai có quyền «Quản lý Thư viện» mới thấy
AI theo đúng những quy tắc ấy: nếu một thành viên không được xem một tài liệu, AI sẽ không trích dẫn tài liệu đó cho họ. Với /ask trong nhóm, câu trả lời là công khai, nên AI chỉ dùng tài liệu dành cho mọi người và tài liệu của phòng ban của nhóm, kể cả khi người hỏi là quản trị viên: tài liệu hạn chế thì hãy hỏi trong tin nhắn riêng. Và với mỗi tài liệu bạn cũng quyết định AI có được đọc hay không (AI có / AI không) — tiện cho những kho lưu trữ cũ mà bạn muốn tra được nhưng không muốn lọt vào câu trả lời. Mọi thứ đổi lúc nào cũng được từ thẻ của tài liệu.
6Hỏi Tavora AI
- Trong nhóm:
/ask+ câu hỏi. Câu trả lời thì ai cũng thấy. - Trong tin nhắn riêng: mở tổ chức → 🤖 Tavora AI. Câu trả lời chỉ dành cho bạn.
AI nhớ mạch trò chuyện: bạn có thể hỏi tới («Ai là chủ tịch?» → «Thế bao giờ họp?») mà không phải nhắc lại bối cảnh. Trong tin nhắn riêng, sau mỗi câu trả lời Tavora AI tiếp tục lắng nghe 15 phút: bạn chỉ việc gõ câu hỏi tiếp theo. 💬 Tiếp tục cuộc trò chuyện mở lại việc lắng nghe bất cứ lúc nào, 🧹 Đặt lại bộ nhớ bắt đầu lại từ đầu.
Bộ nhớ tách riêng theo từng người, từng tổ chức, và giữa nhóm với tin nhắn riêng: điều bạn hỏi bên kia không trồi lên bên này, và không ai thấy cuộc trò chuyện của người khác.
7Chỉ dẫn cho AI (quy tắc của ban quản lý)
🧠 Hướng dẫn AI nói cho trợ lý biết cách cư xử trong mỗi câu trả lời: «trả lời tối đa 3 câu», «chuyện thanh toán thì chỉ tới admin@…», «giọng trang trọng». Còn nội dung thì nằm trong tài liệu — chỉ dẫn chỉ là quy tắc.
Chúng được quản lý ở ⚙️ Quản lý AI → 🧠 Hướng dẫn AI (người sáng lập, quản trị viên và ai có «Quản lý Thư viện»). Mỗi chỉ dẫn là một quy tắc ngắn viết tay, tối đa 500 ký tự. Một khâu kiểm tra tự động loại bỏ những chỉ dẫn trái chính sách — bạn thấy dấu ⚠️ kèm lý do và gợi ý viết lại.
8Biết gì, không biết gì
Biết
- Các tài liệu bật «AI có», từng trang một
- Chỉ dẫn cho AI do ban quản lý đặt ra
- Dữ liệu công khai của tổ chức và cách Tavora hoạt động
- Vài lượt trò chuyện gần nhất của bạn
Không biết
- Những gì các bạn viết trong nhóm
- Bản nháp chưa công bố và nội dung của các Liên kết
- Internet, các tổ chức khác, cuộc trò chuyện của người khác
Và quan trọng nhất: nó không bịa. Nếu câu trả lời không có trong tài liệu, nó nói vậy một cách nhẹ nhàng và đề nghị giúp việc khác.
9Cho người sáng lập và quản trị viên
Ở cuối Thư viện, dành cho người quản lý nó (người sáng lập, quản trị viên và ai có quyền «Quản lý Thư viện», quyền này mở cả tài liệu hạn chế và câu trả lời của AI về chúng): ➕ Thêm tài nguyên, 📝 Bản nháp (bàn làm việc riêng của bạn), ⚙️ Quản lý AI (trạng thái trợ lý, mức dùng, chỉ dẫn, và nơi nó trả lời: nhóm, tin nhắn riêng hay cả hai).
Trên mỗi tài liệu đã công bố: sửa, chuyển giữa các bộ sưu tập, đổi phạm vi hiển thị, AI có/không, xóa. Trong thời gian thử nghiệm, giới hạn khá rộng rãi và sẽ được nâng lên ở các gói trả phí.