Bibliothèque et Tavora AI

1Ce que c'est

La Bibliothèque, c'est là où fondateur et admins mettent règlements, statuts, FAQ et liens. Les membres les consultent dans Telegram.

Tavora AI lit la Bibliothèque et répond à qui pose des questions. Dans les groupes avec /ask, en privé avec un bouton.

2Types de ressources

• 📄 Texte — un document écrit dans le bot, en chapitres et pages feuilletables. Parfait pour les règlements et les FAQ.
• 📎 Fichier — PDF, images, vidéos, audio : tout ce que tu peux envoyer sur Telegram.
• 🔗 Lien — un bouton qui ouvre un site externe.
• 📁 Collection — un dossier qui regroupe des documents du même thème (« Procès-verbaux », « Procédures »).

3Écrire un document

Un document 📄 Texte naît comme brouillon : seuls ceux qui gèrent la Bibliothèque le voient, et l'IA ne le lit pas. Tu y travailles tranquillement — chapitres, pages, jusqu'à 3 pièces jointes par page, un emoji comme icône — et quand il est prêt tu touches 🚀 Publier : à partir de là les membres le voient et Tavora AI commence à le lire.

Et les pages sont vivantes : si tu utilises dans le texte des titres, des tableaux, des listes à puces, des checklists ou ==surligné==, celui qui lit les voit mis en forme. Tu écris du texte simple ? Il reste simple, comme toujours.

Pour les membres, c'est un livre qu'on feuillette, chapitre par chapitre. Pour l'IA, chaque page est une unité séparée : si quelqu'un demande « quelle est la sanction pour un retard ? », elle cite la page précise, pas tout le statut.

Si tu crées le brouillon dans une collection, le document publié y reste : tu n'as pas à penser à le déplacer.

4Dossiers

Quand les documents s'accumulent, regroupe-les : ➕ Ajouter une ressource → 📁 Collection (dossier), un nom, une icône, et tu y déplaces les documents depuis la fiche de chacun.

5Qui voit quoi

• 🌐 Tous — n'importe quel membre le voit (par défaut)
• Rôles spécifiques uniquement — seulement qui a l'un des rôles que tu indiques (ex. seulement le conseil)
• 🗂 Services choisis — les membres et les gestionnaires des services que tu coches (apparaît si l'organisation a des services)
• 🔒 Staff et gestionnaires Bibliothèque — matériel interne : le voient le fondateur, les admins et qui a la permission « Gérer la Bibliothèque »

L'IA suit les mêmes règles : si un membre ne peut pas voir un document, l'IA ne le lui cite pas. Avec /ask dans le groupe, la réponse est publique : l'IA n'utilise donc que les documents pour tous et ceux du service du groupe, même si c'est un admin qui demande ; le matériel réservé se demande en privé. Et pour chaque document tu décides aussi si l'IA peut le lire (IA oui / IA non) — utile pour des archives historiques que tu veux consultables mais hors des réponses. Tout se change quand tu veux depuis la fiche du document.

6Demander à Tavora AI

• Dans les groupes : /ask + question. La réponse, tout le monde la voit.
• En privé : ouvre l'organisation → 🤖 Tavora AI. La réponse n'est que pour toi.

L'IA se souvient de la conversation : tu peux enchaîner (« Qui est le président ? » → « Et quand se réunit-il ? ») sans répéter le contexte. En privé, après une réponse, Tavora AI reste à l'écoute pendant 15 minutes : tu tapes simplement la question suivante. 💬 Continuer la conversation rouvre l'écoute quand tu veux, 🧹 Effacer la mémoire repart de zéro.

Les mémoires sont séparées par personne, par organisation et entre groupes et privé : ce que tu demandes là-bas ne ressort pas ici, et personne ne voit les conversations des autres.

7Instructions IA (les règles de l'équipe)

Les 🧠 Instructions IA disent à l'assistant comment se comporter dans chaque réponse : « réponds en trois phrases maximum », « pour les paiements, renvoie à admin@… », « ton formel ». Le contenu, lui, est dans les documents — les instructions ne sont que des règles.

Elles se gèrent depuis ⚙️ Gestion IA → 🧠 Instructions IA (le fondateur, les admins et qui a « Gérer la Bibliothèque »). Chacune est une règle courte écrite à la main, 500 caractères au maximum. Un contrôle automatique écarte celles qui vont contre les règles d'usage — tu vois un ⚠️ et le motif, avec une suggestion pour reformuler.

8Ce qu'elle sait, ce qu'elle ne sait pas

Elle sait

• Les documents avec IA activée, page par page
• Les Instructions IA de l'équipe
• Les données publiques de l'organisation et le fonctionnement de Tavora
• Tes derniers échanges de conversation

Elle ne sait pas

• Ce que vous écrivez dans les groupes
• Les brouillons non publiés et le contenu des Liens
• Internet, les autres organisations, les conversations des autres

Et surtout : elle n'invente rien. Si elle n'a pas la réponse dans les documents, elle le dit gentiment et propose d'aider sur autre chose.

9Pour fondateur et admins

En bas de la Bibliothèque, pour ceux qui la gèrent (le fondateur, les admins et qui a la permission « Gérer la Bibliothèque », qui ouvre aussi les documents réservés et les réponses de l'IA à leur sujet) : ➕ Ajouter une ressource, 📝 Brouillons (ton bureau privé), ⚙️ Gestion IA (état de l'assistant, consommation, instructions, et où elle répond : groupes, privé ou les deux).

Sur chaque document publié : modifier, déplacer entre collections, changer la visibilité, IA oui/non, supprimer. Pendant la bêta, les limites sont généreuses et seront relevées sur les formules payantes.