30 giây. Ba lần nhấp. Cộng đồng sẵn sàng.
Tên → chế độ → phê duyệt → «✅ Tạo tổ chức». Từ đó trở đi đây là cộng đồng của bạn. Kết nối nhóm, mời thành viên, thiết lập vai trò là những bước bạn làm khi nào bạn muốn, theo nhịp của mình. Không vội vã, không cơ sở dữ liệu, không giấy phép.
- 01 Khởi động bot
- 02 Tạo cộng đồng
- 03 Liên kết một nhóm
- 04 Đặt ngôn ngữ
- 05 Mời thành viên
- 06 Hành động đầu tiên
Bước 1–2: 30 giây cơ bản. Mọi thứ khác là tùy chọn và tăng dần.
1Khởi động bot
Mở Telegram, tìm @MyTavoraBot và bấm Bắt đầu (hoặc gõ /start). Nếu bạn chưa có tổ chức nào, trong menu, ngay dưới nút xanh lá Không gian của tôi, bạn sẽ thấy nút xanh dương Tạo tổ chức đầu tiên của bạn. Bấm vào để bắt đầu.
Nếu đã có một tổ chức và muốn tạo thêm: Các tổ chức của tôi → ➕ Tạo tổ chức.
2Tạo cộng đồng
Quy trình ngắn và tuyến tính: 3 bước, mỗi lần một trường, không có biểu mẫu để điền.
- 1
Tên
Một dòng. Đó là cách thành viên nhìn thấy nó trong mọi thẻ và tin nhắn được đăng trong các nhóm. Người sáng lập đổi tên lúc nào cũng được từ ⚙️ Quản lý → ⚙️ Cài đặt → ✏️ Đổi tên tổ chức.
- 2
Bạn cần bao nhiêu Tavora
Bốn chế độ: 🌱 Cơ bản (Thông báo, Sự kiện, Nhiệm vụ), 🌿 Tiêu chuẩn (+ Quầy tiếp nhận, Thư viện + AI, Khảo sát), 🌳 Đầy đủ (cả 9 tính năng) hoặc 🎛 Tùy chỉnh, nơi bạn bật tắt từng tính năng. Trên cùng có «✅ Tiêu chuẩn (khuyên dùng)», chọn chỉ với một chạm: nếu phân vân thì cứ chọn nó. Đổi lúc nào cũng được từ ⚙️ Quản lý → ⚙️ Cài đặt → 🧩 Tính năng.
- 3
Phê duyệt, múi giờ và ngôn ngữ
Chọn xem thành viên mới có cần ban quản lý phê duyệt không: «Có, cần phê duyệt» hoặc «Không, truy cập tự do» (sau này đổi được từ menu «Mời thành viên»). Trên cùng màn hình, bot đề xuất múi giờ («🌍 Đổi» để gõ tên thành phố của bạn) và ngôn ngữ của tổ chức, bắt đầu từ ngôn ngữ của bạn («🌐 Đổi ngôn ngữ»). Rồi bấm «✅ Tạo tổ chức»: bạn đã vào trong, với các bước đầu tiên được gợi ý và các nút để sao chép hoặc chia sẻ link mời.
Emoji, hình ảnh, mô tả và các tùy biến khác được đặt SAU, không phải trong lúc tạo: từ menu của tổ chức → ⚙️ Quản lý → 🖼 Tùy chỉnh (mô tả từ 📝 Mô tả). Vai trò cũng vậy: với 🎭 Bộ vai trò có sẵn (menu Vai trò, chỉ người sáng lập) bạn cài cả một bộ vai trò phù hợp với bối cảnh của mình bất cứ lúc nào. Khi tạo, chúng tôi chỉ hỏi những gì tối thiểu để bắt đầu.
3Liên kết một nhóm
Một cộng đồng Tavora sống trong các nhóm Telegram: đó là nơi mọi người bỏ phiếu, thảo luận, làm nhiệm vụ. Bạn cần là quản trị viên của nhóm. Thêm @MyTavoraBot ngay với vai trò quản trị viên — các nút «Thêm tôi vào một nhóm» và «Thêm nhóm» xin Telegram quyền quản trị cho bot ngay từ đầu: nếu bạn có một tổ chức, nhóm được liên kết ngay; nếu có nhiều hơn, bot nhắn riêng cho bạn để chọn. Nếu bạn đã thêm bot như thành viên thường, hãy thăng bot lên quản trị viên và bot sẽ tự đề xuất liên kết; hoặc chạm «🔗 Liên kết nhóm này» dưới tin nhắn chào mừng của bot, hoặc gõ /link trong nhóm.
Sau đó bật nhóm lên: nhóm vừa liên kết bắt đầu với nhiệm vụ và đề xuất đều tắt, và tin nhắn liên kết báo cho bạn trong chat riêng, kèm các nút dẫn tới đó. Nhiệm vụ được bật từ Nhiệm vụ → 🔗 Nhóm nhiệm vụ (nếu tổ chức có phòng ban, bằng cách gán nhóm cho một phòng ban từ ⚙️ Quản lý → 🗂 Phòng ban); đề xuất từ ⚙️ Quản lý → 🔗 Nhóm → 💡 Nhóm đề xuất. Nếu bạn gõ /newtask trong một nhóm đang tắt, bot trả lời bằng một thông báo chỉ mình bạn thấy. Một cộng đồng có thể liên kết tới 20 nhóm, mỗi nhóm có cài đặt riêng. Chi tiết: hướng dẫn Liên kết các nhóm Telegram.
4Ngôn ngữ của tổ chức
Bạn chọn nó ngay ở bước cuối khi tạo bằng 🌐 Đổi ngôn ngữ: bắt đầu từ ngôn ngữ của bạn, và có 16 ngôn ngữ. Sau đó người sáng lập đổi nó từ ⚙️ Quản lý → ⚙️ Cài đặt → 🌐 Ngôn ngữ của tổ chức. Đây là ngôn ngữ Tavora dùng để viết trong các nhóm đã liên kết (thẻ đề xuất, kết quả bỏ phiếu, thẻ nhiệm vụ, biên bản) và trong tin nhắn riêng mà thành viên nhận từ tổ chức (lời chào, kết quả yêu cầu, lời nhắc, thông báo).
5Mời và gán vai trò
Giờ bạn mở cộng đồng cho mọi người. Từ menu của tổ chức, mở Mời thành viên: ở đó có link mời, với 📋 Sao chép link và 📤 Chia sẻ; với ♻️ Tạo lại liên kết link cũ ngừng hoạt động. Khi để truy cập tự do, ai mở link sẽ vào thẳng cộng đồng. Với những người đã ở trong nhóm liên kết, có lệnh /add @username: lệnh này thêm họ trực tiếp, không cần bước chấp nhận. Phê duyệt thủ công bạn đã chọn khi tạo được bật và tắt từ chính menu Mời thành viên: khi đang bật, mỗi người mới sẽ chờ ban quản lý đồng ý, và ban quản lý chấp nhận từng người hoặc tất cả cùng lúc. Yêu cầu không ai trả lời sẽ hết hạn sau 7 ngày, và người đang chờ có thể rút lại bằng ↩️ Rút yêu cầu.
Vai trò là cách bạn cho các quyền khác nhau cho những người khác nhau: Founder, Admin, Member là vai trò hệ thống cộng với tối đa 20 vai trò tùy chỉnh — mỗi vai trò có emoji riêng và quyền có thể cấu hình. Tavora luôn tôn trọng cấp bậc vai trò: không admin nào có thể loại bỏ người ở trên, và mọi lệnh cấm đều được ghi lại với tác giả và ngày. Chi tiết đầy đủ (18 quyền chi tiết, tìm kiếm, quản lý yêu cầu) có trong hướng dẫn Vai trò và quyền và hướng dẫn Thành viên.
6Hành động đầu tiên
Bạn có cộng đồng, có nhóm, có những thành viên đầu tiên. Bây giờ lời khuyên là chạy vòng lặp ít nhất một lần, dù chỉ là thử nghiệm. Tavora được hiểu bằng cách dùng, không phải bằng cách đọc.
Một đề xuất
Cần bật tính năng Đề xuất (chế độ 🌳 Đầy đủ, hoặc ⚙️ Quản lý → ⚙️ Cài đặt → 🧩 Tính năng) và bật đề xuất trong nhóm. Rồi trong chat riêng, từ menu của tổ chức: 📮 Quầy tiếp nhận → 💡 Đề xuất mới. Đăng nó vào nhóm, mở bỏ phiếu, cho mọi người bầu, xuất PDF. Toàn bộ quy trình: hướng dẫn Đề xuất và Chương trình nghị sự và hướng dẫn Biểu quyết.
Một nhiệm vụ
Trước hết bật nhiệm vụ trong nhóm (🔗 Nhóm nhiệm vụ), rồi gõ ở đó: /newtask Nhiệm vụ thử đầu tiên !cao @someone 30/04. Thẻ được tạo, người phụ trách, hạn chót. Đóng bằng /done kèm số nhiệm vụ. Lệnh và tính năng nâng cao: hướng dẫn Nhiệm vụ — Trong nhóm và hướng dẫn Nhiệm vụ — Riêng tư.
7Thông báo: đúng đối tượng và hẹn giờ
Khi có điều gì cần nói với tất cả — hoặc chỉ một số người — bạn không cần viết lại từng nhóm một: từ menu cộng đồng, nhấn Thông báo, quyết định trước ai nhận nó, rồi viết tin nhắn một lần duy nhất và chọn khi nào nó được gửi đi.
📣 Thông báo đúng đối tượng
Chọn người nhận: 👥 Tất cả thành viên (qua chat riêng), 🏷 Theo vai trò (qua chat riêng, chỉ những ai có ít nhất một trong các vai trò đã chọn) hoặc 📢 Trong các nhóm, tức là đăng trực tiếp vào các nhóm bạn chọn. Trước khi gửi bạn thấy số người nhận: biết chính xác sẽ tiếp cận bao nhiêu người.
🕐 Hẹn giờ
🚀 Gửi ngay, hoặc 🕐 Lên lịch: chọn ngày và giờ trên lịch ngay trong tin nhắn, theo múi giờ của tổ chức. Các thông báo đã lên lịch vẫn hiện — và hủy được — trong 🕐 Đã lên lịch. Việc gửi chạy nền mà không làm bot bị nghẽn, và với thông báo đã lên lịch, khi gửi xong bạn nhận xác nhận qua chat riêng.
8Lời khuyên thực tế
Sáu thực hành tạo nên sự khác biệt, tất cả dựa trên các tính năng mà bot thật sự có:
Nếu phân vân, hãy bắt đầu với Tiêu chuẩn
Các tính năng bật tắt lúc nào cũng được (Quản lý → Cài đặt → 🧩 Tính năng): thà bắt đầu nhẹ rồi thêm dần, còn hơn chìm nghỉm trong menu. Và với vai trò thì đã có 🎭 Bộ dựng sẵn.
Nhóm «lãnh đạo» riêng
Tạo một nhóm thứ hai (ban điều hành, trưởng bộ phận, v.v.) liên kết với cùng cộng đồng. Quyết định vận hành ở đó, các nhóm công khai cho truyền thông và biểu quyết mở.
Lệnh /add cho lời mời trực tiếp
Để đưa những người đã ở trong nhóm vào, dùng /add @username: bot thêm họ thẳng vào tổ chức, không cần link hay bước chấp nhận. Nhanh hơn link chung với những người bạn đã quen.
Ghim dashboard nhiệm vụ
Đăng dashboard vào nhóm lãnh đạo và ghim: nó tự động cập nhật mỗi 2 phút, cho lãnh đạo cái nhìn liên tục mà không phải tìm kiếm thủ công.
Bất đồng bộ và đồng bộ cùng nhau
Không phải chọn một. Giữ bất đồng bộ cho công việc hàng ngày (nhiệm vụ với hạn, đề xuất mở cho thành viên) và dùng đồng bộ khi có một cuộc họp chính thức: chương trình với các mục theo thứ tự và biểu quyết trực tiếp, biên bản cuối phiên.
Xuất PDF sau mỗi quyết định
Mỗi cuộc bỏ phiếu đã đóng hay chu kỳ nhiệm vụ, bạn xuất thành PDF có thể xác minh: có mã xác minh, và ai nhận được thì gửi tệp cho @MyTavoraBot qua chat riêng để biết tệp là thật hay đã bị sửa. Kho lưu trữ vững chắc, dùng lại khi cần.
Hoàn tất thiết lập.
Cộng đồng đang sống, vòng lặp đang chạy. Các hướng dẫn còn lại đi sâu vào từng khía cạnh: nhóm, thành viên, vai trò, tùy chỉnh, đề xuất, biểu quyết, lưu trữ, nhiệm vụ riêng tư, nhiệm vụ trong nhóm.