1Apa ini

Departemen bersifat opsional: tanpa itu semuanya berjalan secara klasik (tugas tunggal untuk seluruh organisasi). Begitu Anda membuat departemen pertama, sistem tugas berpindah ke mode «per area»: menu Tugas menampilkan pemilihnya, dan tiap area punya papan, peninjauan dan statistiknya sendiri.

Tugas yang tidak masuk departemen mana pun tinggal di Area umum, yang hanya terlihat di percakapan pribadi: ia tidak punya grup, jadi tidak ada aliran kabar maupun rangkuman — inilah rumah bagi tugas lintas departemen.

2Membuat dan mengurus

Dari ⚙️ Manajemen → 🗂 Departemen: yang masuk adalah staf atau pemegang izin «Kelola Departemen». Dengan ➕ Departemen baru Anda memberi nama (maksimal 60 karakter); kalau organisasi punya grup yang terhubung, bot langsung membuka daftar grup untuk ditetapkan ke departemen itu. Ikonnya dipilih belakangan lewat 😀 Emoji: satu emoji saja, bendera dan tombol seperti 1️⃣ juga boleh, dan 🗑 Hapus mengembalikan ikon bawaan. Maksimal 20 departemen per organisasi.

Di kartu departemen ada: ✏️ Ganti nama, 😀 Emoji, 🧑‍🤝‍🧑 Anggota, 🎭 Peran, 👥 Grup, 🎖 Pengelola, 🛡 Izin, sakelar «Menerima permintaan dari Loket» dan 🗑 Hapus. Ada juga jalan pintas dari dalam bagi yang boleh mengelola departemen: menu Tugas → departemennya → 🗂 Kelola departemen.

3Grup milik departemen

Dari departemen → 👥 Grup, Anda menetapkan grup yang terhubung hanya dengan satu ketukan: ✅ = ada di departemen ini, ⬜ = masih bebas, 🔒 = sudah diambil departemen lain. Aturan pokoknya: satu grup paling banyak milik SATU departemen.

Di grup milik sebuah departemen, yang terlihat HANYA tugas departemen itu: papan, aliran kabar, rangkuman dan perintah semuanya hanya menampilkan miliknya.
Grup tanpa departemen = tugas dan shift mati (di organisasi yang punya setidaknya satu departemen): siapa pun yang mengetik /newtask, /board atau /shifts mendapat pemberitahuan yang hanya bisa ia lihat, sampai seorang admin menetapkan grupnya. Saat Anda membuat departemen pertama, kartunya mendaftar grup yang tugasnya menyala, dengan 👥 Tetapkan grup dan 👌 Biarkan begini.
Departemen tanpa grup menyebutkannya di kartunya: tugasnya tidak mengirim pemberitahuan ke grup (ringkasan, kabar tugas, pengingat), dan sebagai ganti 👥 Grup Anda menemukan 👥 Tetapkan grup. Pesan pribadi kepada yang diberi tugas tetap sampai.

4Pengelola dan izin

Di dalam sebuah departemen, yang membuat, yang mengerjakan dan yang mengurus bisa jadi orang yang berbeda.

Pengelola per orang: dengan ➕ Tambah pengelola Anda menunjuknya dari daftar anggota (ada pencarian). Pengelola yang ditunjuk tercantum dengan nomor di teks: Anda mengetuk nomornya lalu mengonfirmasi dengan ➖ Ya, copot (❌ Batal kembali ke daftar). Mencopot seseorang hanya mengeluarkannya dari pengelola yang ditunjuk: kalau ia juga punya peran pengelola, ia tetap mengurus lewat peran itu, dan konfirmasinya menyebutkannya. Yang ditunjuk atau dicopot menerima pesan pribadi dalam bahasa organisasi.
Pengelola per peran: Anda menyalakan sebuah peran khusus dan siapa pun yang memilikinya mengurus departemen itu — yang masuk ke peran itu otomatis jadi pengelola, yang kehilangannya berhenti. Ini jalan yang tepat kalau penanggung jawabnya sering berganti. Kartu menampilkannya di baris «🎭 Pengelola menurut peran», dan hitungan «Pengelola: N» di daftar departemen menjumlahkan pengelola yang ditunjuk dan pengelola menurut peran, tiap orang dihitung sekali.
🛡 Izin, dua tuas terpisah: 📝 Buat tugas dan 🔧 Kerjakan tugas, masing-masing dengan tiga pilihan: semua anggota organisasi, hanya anggota departemen, hanya peran terpilih. Departemen baru berangkat dengan «membuat: hanya peran terpilih, belum ada yang dipilih» (awalnya hanya staf, pengelola, dan jabatan yang diizinkan yang bisa membuat) dan «mengerjakan: semua anggota organisasi», artinya seluruh organisasi, bukan hanya yang ada di departemen. Dengan «hanya anggota departemen», daftar Anggota departemen juga berlaku di grup-grupnya.

Staf selalu menembus batasan. Yang membuat tugas, dan yang ditugaskan padanya, selalu boleh mengerjakannya. Dan yang hanya punya «Kelola Departemen» tidak bisa memberi kuasa kepada dirinya sendiri: ia tidak menunjuk dirinya jadi pengelola dan tidak menyalakan peran yang ia miliki.

Pengelola departemen juga memakai perintah grup /assign, /unassign, /delete dan /workload — tapi hanya di grup milik departemen mereka sendiri.

5Anggota dan jabatan

Sebuah departemen punya anggota sungguhan, di 🧑‍🤝‍🧑 Anggota: Anda menambahkannya satu per satu lewat pencarian, mengimpornya sekaligus dari grup departemen dengan 📥 Impor dari grup, dan mencabutnya saat mereka pindah tim. Satu orang boleh ada di beberapa departemen.

Keanggotaannya berguna nyata: ia menawarkan orang yang tepat saat Anda membagi shift dan tugas, menyaring daftar anggota menurut departemen, membuka dokumen Perpustakaan yang dikhususkan untuk departemen itu dan, kalau Anda memilihnya di izin, menentukan siapa yang membuat dan mengerjakan tugas. Departemen tanpa grup Telegram tetap sepenuhnya masuk akal: ia ada dan bekerja di dalam bot.

Jabatan, di 🎭 Peran, adalah peran internal departemen — «Koordinator», «Petugas shift» — dengan kemampuan lokal: membuat/mengerjakan/mengurus tugas, mengelola permintaan, shift atau anggota departemen. Maksimal 6 jabatan per departemen, satu per orang, dan di luar departemen mereka tidak memberi kuasa apa pun. Lewat jabatan tak seorang pun memberi kuasa kepada dirinya sendiri (kecuali pendiri dan admin): Anda tidak menetapkan jabatan untuk diri sendiri dan tidak menyalakan kemampuan pada jabatan Anda. Dan yang mengurus departemen hanya berkat jabatan dengan «mengelola anggota» tidak bisa membagikan kemampuan yang tidak ia miliki.

6Kelebihannya

📮 Loket: dengan «Menerima permintaan dari Loket» menyala, permintaan yang dialamatkan ke departemen ditangani oleh para pengelolanya.
Shift per departemen: tiap departemen punya papannya sendiri.
Dokumen khusus: bahan Perpustakaan dengan visibilitas 🗂 Departemen terpilih, yang hanya terlihat oleh anggota dan pengelola departemen tersebut.
📊 Statistik departemen: yang aktif menurut status, keterlambatan, rata-rata waktu penutupan, ketepatan waktu %, yang paling produktif dan beban per anggota.
⚙️ Pengaturan departemen: aliran kabar di grup (Penting/Semua/Mati), peringatan tenggat dengan ambang peringatan pertama, rangkuman dengan frekuensi dan jamnya.

Tetap milik seluruh organisasi: usulan, pemungutan suara, kuesioner dan acara.

7Penomoran dan penghapusan

Nomor tugas (#1, #2, …) berdiri sendiri untuk tiap area: di dua departemen bisa hidup berdampingan dua tugas #1. Saat Anda menyebut sebuah nomor di grup, itu berlaku untuk departemen grup tersebut. Nomornya tidak didaur ulang.

Menghapus sebuah departemen (🗑 Hapus → 🗑 Ya, hapus) tidak bisa dibatalkan: tugas-tugasnya kembali ke Area umum (dinomori ulang) dan grupnya terlepas. Kalau departemennya masih punya tugas, bot lebih dulu memberi tahu jumlahnya; kepada yang punya «Ekspor data» ia menawarkan ekspor PDF dengan 📄 Ekspor tugas dulu. Konfirmasinya juga mendaftar, lengkap dengan angka, apa yang terjadi pada sisanya:

tugas terjadwal pindah ke Area umum dalam keadaan dijeda: Anda menyalakannya lagi dari 📅 Tugas terjadwal;
shift pindah ke shift Area umum, dan yang sedang bertugas tetap ditugaskan;
permintaan Loket yang masih terbuka pindah ke Loket umum;
anggota dan jabatan departemen hilang bersamanya (orang-orangnya tetap di organisasi);
dokumen Perpustakaan yang hanya terlihat oleh departemen itu menjadi «hanya staf»;
kalau masih ada setidaknya satu departemen lain, grup departemen yang dihapus tetap tanpa tugas maupun shift sampai Anda menetapkannya ke departemen lain.

Departemen tidak bisa diurutkan ulang. Lewat tombol, tugas tidak bisa pindah departemen: asisten 🤖 AI Tugas bisa memindahkannya, dan tugas itu mendapat nomor baru di departemen tujuan.