Departmanlar

1Nedir

Departmanlar isteğe bağlıdır: onlarsız her şey klasik biçimde çalışır (organizasyon için tek görev havuzu). İlk departmanı oluşturur oluşturmaz görev sistemi «alanlara göre» kipe geçer: Aktiviteler menüsü bir seçici gösterir ve her alanın kendi panosu, kendi incelemeleri, kendi istatistikleri olur.

Hiçbir departmana ait olmayan görevler Genel alan'da yaşar; yalnızca özel sohbette görünür: grubu yoktur, dolayısıyla akış ya da özet de yoktur — enine kesen görevlerin evidir.

2Oluşturma ve yönetme

⚙️ Yönetim → 🗂 Departmanlar'dan: buraya ekip ya da «Departmanları yönet» izni olan girer. ➕ Yeni departman ile ad verirsin (en fazla 60 karakter); organizasyonun bağlı grupları varsa bot, departmana atanacak grupların listesini hemen açar. Simgeyi sonra 😀 Emoji ile seçersin: tek bir emoji, bayraklar ve 1️⃣ gibi tuşlar da olur; 🗑 Kaldır varsayılan simgeye döner. Organizasyon başına en fazla 20 departman.

Departman kartında: ✏️ Adı değiştir, 😀 Emoji, 🧑‍🤝‍🧑 Üyeler, 🎭 Roller, 👥 Gruplar, 🎖 Sorumlular, 🛡 İzinler, «Başvuru Masası isteklerini alır» anahtarı ve 🗑 Sil. Departmanları yönetebilenler için içeriden bir kestirme de var: Aktiviteler menüsü → departman → 🗂 Departmanı yönet.

3Departmanın grupları

Departmandan → 👥 Gruplar ile bağlı grupları tek dokunuşla atarsın: ✅ = bu departmanda, ⬜ = boşta, 🔒 = başkası almış. Anahtar kural: bir grup en fazla BİR departmana aittir.

• Bir departmanın gruplarında YALNIZCA o departmanın görevleri görünür: pano, akış, özet ve komutlar yalnızca onunkileri gösterir.
• Departmansız gruplar = görevler ve vardiyalar kapalı (en az bir departmanı olan organizasyonlarda): /newtask, /board ya da /shifts yazana bot, yalnızca onun görebildiği bir uyarıyla yanıt verir; bu, bir admin grubu atayana kadar sürer. İlk departmanı oluşturduğunda kart, görevleri açık olan grupları 👥 Grupları ata ve 👌 Böyle kalsın ile listeler.
• Grubu olmayan bir departman bunu kartında söyler: görevleri gruplara bildirim göndermez (özet, görev güncellemeleri, hatırlatmalar) ve 👥 Gruplar yerine 👥 Grup ata bulursun. Görev verilen kişiye giden özel mesaj yine de ulaşır.

4Sorumlular ve izinler

Bir departmanın içinde oluşturan, çalışan ve yöneten farklı kişiler olabilir.

• Kişiye göre sorumlular: ➕ Sorumlu ekle ile onları üye listesinden atarsın (aramayla). Atanmış sorumlular metinde numarayla listelenir: numaraya dokunur, ➖ Evet, çıkar ile onaylarsın (❌ İptal listeye döner). Birini çıkarmak onu yalnızca atanmış sorumlulardan çıkarır: bir sorumlu rolü de varsa onun üzerinden yönetmeye devam eder ve onay bunu söyler. Atanan ya da çıkarılan kişi organizasyonun dilinde özel bir mesaj alır.
• Role göre sorumlular: bir özel rolü açarsın ve o role sahip olan herkes departmanı yönetir — role girenin kendiliğinden sorumluluğu başlar, kaybedenin biter. Sorumluların sık değiştiği durumlarda doğru yol. Kart onları «🎭 Role göre sorumlular» satırında gösterir; departman listesindeki «Sorumlular: N» sayısı atananları ve rol sorumlularını toplar, her kişiyi bir kez sayar.
• 🛡 İzinler, iki ayrı kol: 📝 Görev oluşturma ve 🔧 Görevlerde çalışma, her biri üç seçenekle: organizasyonun tüm üyeleri, yalnızca departman üyeleri, yalnızca seçili roller. Yeni bir departman «oluşturma: yalnızca seçili roller, hiçbiri seçili değil» (başta yalnızca ekip, sorumlular ve yetkili unvanlar oluşturur) ve «çalışma: organizasyonun tüm üyeleri» ile başlar; yani yalnızca departmandakiler değil, tüm organizasyon. «Yalnızca departman üyeleri» seçiliyken departmanın Üyeler listesi gruplarında da geçerlidir.

Ekip her zaman kısıtları aşar. Görevi oluşturan ve göreve atanan kişi her zaman onunla çalışabilir. Ve yalnızca «Departmanları yönet» izni olan biri kendine yetki veremez: kendini sorumlu atayamaz ve sahip olduğu bir rolü açamaz.

Departman sorumluları grup komutlarını da kullanır: /assign, /unassign, /delete ve /workload — ama yalnızca kendi departmanlarının gruplarında.

5Üyeler ve unvanlar

Bir departmanın gerçek üyeleri vardır, 🧑‍🤝‍🧑 Üyeler bölümünde: onları aramayla tek tek eklersin, 📥 Gruplardan aktar ile departmanın gruplarından tek seferde içe aktarırsın, ekip değiştirdiklerinde çıkarırsın. Bir kişi birden fazla departmanda olabilir.

Aidiyet somut işe yarar: vardiya ve görev atarken doğru kişileri önerir, üye listesini departmana göre filtreler, Kütüphane'nin departmana ayrılmış belgelerini açar ve izinlerde öyle seçersen görevleri kimin oluşturup üzerinde çalışacağını belirler. Telegram grubu olmayan bir departman tümüyle anlamlıdır: botun içinde vardır ve çalışır.

Unvanlar, 🎭 Roller bölümünde, departmanın iç rolleridir — «Koordinatör», «Vardiyacı» — yerel yetkilerle: görev oluşturmak/işlemek/yönetmek, talepleri, vardiyaları ya da departman üyelerini yönetmek. Departman başına en fazla 6 unvan, kişi başına bir tane, ve departmanın dışında hiçbir güç vermezler. Unvanlarla kimse kendine yetki veremez (kurucular ve adminler hariç): kendine unvan atayamaz, kendi unvanında bir yetkiyi açamazsın. Departmanı yalnızca «üyeleri yönetme» içeren bir unvan sayesinde yöneten kişi de sahip olmadığı yetkileri dağıtamaz.

6Fazladan neleri var

• 📮 Başvuru Masası: «Başvuru Masası isteklerini alır» açıkken, departmana yönlendirilen talepleri onun sorumluları işler.
• Departmana göre vardiyalar: her departmanın kendi çizelgesi olur.
• Ayrılmış belgeler: 🗂 Seçilen departmanlar görünürlüğündeki Kütüphane kaynakları; yalnızca o departmanların üyeleri ve sorumluları görür.
• 📊 Departman istatistikleri: duruma göre aktifler, gecikmeler, ortalama kapanma süresi, dakiklik %, en üretkenler ve üye başına iş yükü.
• Departmanın ⚙️ Ayarlar bölümü: gruplarda akış (Önemli/Tümü/Kapalı), ilk uyarı eşiğiyle son tarih uyarıları, sıklığı ve saati seçilebilen özet.

Tüm organizasyona ait kalanlar: öneriler, oylamalar, formlar ve etkinlikler.

7Numaralandırma ve silme

Görev numaraları (#1, #2, …) her alan için bağımsızdır: iki departmanda iki tane #1 görev bir arada bulunur. Bir grupta bir numara andığında, o grubun departmanı için geçerlidir. Numaralar yeniden kullanılmaz.

Bir departmanı silmek (🗑 Sil → 🗑 Evet, sil) geri alınamaz: görevleri Genel alan'a döner (yeniden numaralandırılır) ve gruplar çözülür. Departmanda görev varsa bot önce kaç tane olduğunu söyler; «Verileri dışa aktar» izni olana 📄 Önce görevleri dışa aktar ile PDF dışa aktarımı önerir. Onay, geri kalanına ne olacağını da sayılarla listeler:

• zamanlanmış görevler Genel alan'a duraklatılmış olarak geçer: onları 📅 Zamanlanmış görevler'den yeniden açarsın;
• vardiyalar Genel alan'ın vardiyalarına geçer, vardiyadaki kişiler atanmış kalır;
• Başvuru Masası'ndaki açık talepler genel Başvuru Masası'na geçer;
• departmanın üyeleri ve unvanları onunla birlikte kaybolur (kişiler organizasyonda kalır);
• yalnızca o departmanın görebildiği Kütüphane belgeleri «sadece ekip» olur;
• en az bir başka departman kalırsa, silinen departmanın grupları sen onları başka bir departmana atayana kadar görevsiz ve vardiyasız kalır.

Departmanlar yeniden sıralanamaz. Bir görev butonlarla başka departmana taşınamaz: bunu 🤖 Görev AI asistanı yapabilir ve görev vardığı departmanda yeni bir numara alır.