1คืออะไร
แผนกเป็นเรื่อง ไม่บังคับ: ถ้าไม่มี ทุกอย่างก็ทำงานแบบคลาสสิก (งานชุดเดียวสำหรับทั้งองค์กร) พอคุณสร้าง แผนกแรก ระบบงานจะเปลี่ยนเป็นโหมด «แยกตามพื้นที่»: เมนูงานจะแสดงตัวเลือก และแต่ละพื้นที่มีกระดาน การตรวจทาน และสถิติของตัวเอง
งานที่ไม่สังกัดแผนกไหนเลยจะอยู่ใน พื้นที่ทั่วไป ซึ่งเห็นได้เฉพาะในแชทส่วนตัว: มันไม่มีกลุ่ม จึงไม่มีฟีดและไม่มีสรุปย่อ — เป็นบ้านของงานที่คร่อมหลายแผนก
2สร้างและดูแล
จาก ⚙️ การจัดการ → 🗂 แผนก: คนที่เข้าได้คือทีมงานหรือผู้ที่มีสิทธิ์ «จัดการแผนก» ด้วย ➕ แผนกใหม่ คุณตั้งชื่อ (สูงสุด 60 อักขระ) ถ้าองค์กรมีกลุ่มที่เชื่อมไว้ บอทจะเปิดรายชื่อกลุ่มให้กำหนดให้แผนกนั้นทันที ส่วนไอคอนเลือกทีหลังด้วย 😀 อีโมจิ: อีโมจิเดียวเท่านั้น ธงและปุ่มอย่าง 1️⃣ ก็ใช้ได้ และ 🗑 ลบ จะกลับไปใช้ไอคอนเริ่มต้น สูงสุด 20 แผนก ต่อองค์กร
ในการ์ดของแผนกมี: ✏️ เปลี่ยนชื่อ 😀 อีโมจิ 🧑🤝🧑 สมาชิก 🎭 บทบาท 👥 กลุ่ม 🎖 ผู้จัดการ 🛡 สิทธิ์ สวิตช์ «รับคำขอจากศูนย์รับเรื่อง» และ 🗑 ลบ และมีทางลัดจากข้างในสำหรับคนที่จัดการแผนกได้: เมนูงาน → แผนกนั้น → 🗂 จัดการแผนก
3กลุ่มของแผนก
จากแผนก → 👥 กลุ่ม คุณกำหนดกลุ่มที่เชื่อมไว้ด้วยการแตะครั้งเดียว: ✅ = อยู่ในแผนกนี้ ⬜ = ยังว่าง 🔒 = แผนกอื่นเอาไปแล้ว กฎสำคัญคือ หนึ่งกลุ่มสังกัดได้มากสุดหนึ่งแผนก
- ในกลุ่มของแผนกหนึ่ง จะเห็นเฉพาะงานของแผนกนั้น: กระดาน ฟีด สรุปย่อ และคำสั่งทั้งหมดแสดงเฉพาะงานของมัน
- กลุ่มที่ไม่มีแผนก = ปิดงานและกะทำงาน (ในองค์กรที่มีอย่างน้อยหนึ่งแผนก): ใครพิมพ์ /newtask, /board หรือ /shifts จะได้รับข้อความแจ้งที่เห็นได้คนเดียว จนกว่าแอดมินจะกำหนดแผนกให้กลุ่มนั้น เมื่อคุณสร้างแผนกแรก การ์ดจะแสดงกลุ่มที่เคยเปิดงานไว้ พร้อม 👥 กำหนดกลุ่ม และ 👌 แบบนี้ดีแล้ว
- แผนกที่ไม่มีกลุ่ม จะบอกไว้ในการ์ด: งานของมันจะไม่ส่งการแจ้งเตือนในกลุ่ม (สรุปรวม ความเคลื่อนไหวของงาน การเตือน) และแทนที่ 👥 กลุ่ม คุณจะเห็น 👥 กำหนดกลุ่ม ส่วนข้อความส่วนตัวถึงคนที่ได้รับมอบหมายงานยังส่งถึงตามปกติ
4ผู้จัดการและสิทธิ์
ภายในแผนกหนึ่ง คนที่ สร้าง คนที่ ลงมือทำ และคนที่ ดูแล อาจเป็นคนละคนกันก็ได้
- ผู้จัดการรายบุคคล: ด้วย ➕ เพิ่มผู้จัดการ คุณแต่งตั้งจากรายชื่อสมาชิก (มีช่องค้นหา) ผู้จัดการที่แต่งตั้งไว้จะแสดงพร้อมหมายเลขในข้อความ: คุณแตะหมายเลขแล้วยืนยันด้วย ➖ ใช่ นำออก (❌ ยกเลิก กลับไปที่รายชื่อ) การนำใครออกเป็นแค่การเอาออกจากผู้จัดการที่แต่งตั้งไว้: ถ้าเขามีบทบาทผู้จัดการด้วย ก็ยังดูแลต่อผ่านบทบาทนั้น และข้อความยืนยันจะบอกไว้ คนที่ถูกแต่งตั้งหรือถูกนำออกจะได้รับข้อความส่วนตัวในภาษาขององค์กร
- ผู้จัดการตามบทบาท: คุณเปิดใช้บทบาทที่กำหนดเอง แล้วใครก็ตามที่มีบทบาทนั้นจะได้ดูแลแผนก — ใครเข้าสู่บทบาทก็กลายเป็นผู้จัดการเอง ใครหลุดจากบทบาทก็เลิกเป็น เป็นทางที่เหมาะเมื่อผู้รับผิดชอบเปลี่ยนบ่อย การ์ดจะแสดงพวกเขาในบรรทัด «🎭 ผู้จัดการตามบทบาท» และตัวเลข «ผู้จัดการ: N» ในรายชื่อแผนกจะรวมผู้ที่แต่งตั้งกับผู้จัดการตามบทบาท โดยนับแต่ละคนครั้งเดียว
- 🛡 สิทธิ์ สองคันโยกแยกกัน: 📝 สร้างงาน และ 🔧 ทำงาน แต่ละอันมีสามตัวเลือก: สมาชิกทุกคนขององค์กร เฉพาะสมาชิกของแผนก เฉพาะบทบาทที่เลือก แผนกใหม่เริ่มต้นด้วย «สร้าง: เฉพาะบทบาทที่เลือก โดยยังไม่ได้เลือกบทบาทใด» (ช่วงแรกจึงมีแค่ทีมงาน ผู้จัดการ และตำแหน่งงานที่ได้รับอนุญาตที่สร้างได้) และ «ทำงาน: สมาชิกทุกคนขององค์กร» ซึ่งหมายถึงทั้งองค์กร ไม่ใช่แค่คนในแผนก ถ้าเลือก «เฉพาะสมาชิกของแผนก» รายชื่อสมาชิกของแผนกจะมีผลในกลุ่มของแผนกด้วย
ทีมงานข้ามข้อจำกัดได้เสมอ คนที่สร้างงานและคนที่ถูกมอบหมายงานนั้นทำงานกับมันได้เสมอ ส่วนคนที่มีแค่ «จัดการแผนก» ให้อำนาจตัวเองไม่ได้: เขาแต่งตั้งตัวเองเป็นผู้จัดการไม่ได้ และเปิดใช้บทบาทที่ตัวเองมีอยู่ก็ไม่ได้
ผู้จัดการแผนกใช้ คำสั่งในกลุ่ม /assign, /unassign, /delete และ /workload ได้ด้วย — แต่เฉพาะในกลุ่มของแผนก ตัวเอง เท่านั้น
5สมาชิกและตำแหน่งงาน
แผนกหนึ่งมี สมาชิกจริง ๆ อยู่ใน 🧑🤝🧑 สมาชิก: คุณเพิ่มทีละคนด้วยการค้นหา นำเข้าจากกลุ่มของแผนกทีเดียวทั้งหมดด้วย 📥 นำเข้าจากกลุ่ม และถอดออกเมื่อพวกเขาย้ายทีม คนหนึ่งอยู่ได้หลายแผนก
การสังกัดแผนกมีประโยชน์จริง: มันเสนอคนที่ใช่ตอนคุณจัดกะและมอบหมายงาน กรองรายชื่อสมาชิกตามแผนก เปิดเอกสารในคลังเอกสารที่สงวนไว้ให้แผนกนั้น และถ้าคุณเลือกไว้ในสิทธิ์ ก็เป็นตัวกำหนดว่าใครสร้างและทำงานได้ แผนกที่ ไม่มีกลุ่ม Telegram ก็สมเหตุสมผลเต็มที่: มันมีอยู่และทำงานอยู่ในบอท
ตำแหน่งงาน ซึ่งอยู่ใน 🎭 บทบาท คือบทบาทภายในของแผนก — «ผู้ประสานงาน», «คนเข้ากะ» — พร้อมความสามารถ เฉพาะที่: สร้าง/ลงมือทำ/ดูแลงาน จัดการคำขอ กะทำงาน หรือสมาชิกของแผนก สูงสุด 6 ตำแหน่งต่อแผนก คนละหนึ่งตำแหน่ง และไม่ให้อำนาจใด ๆ นอกแผนกเลย ด้วยตำแหน่งงาน ไม่มีใครให้อำนาจตัวเองได้ (ยกเว้นผู้ก่อตั้งและแอดมิน): คุณกำหนดตำแหน่งงานให้ตัวเองไม่ได้ และเปิดความสามารถบนตำแหน่งของตัวเองไม่ได้ ส่วนคนที่ดูแลแผนกได้เพราะตำแหน่งงานที่มี «จัดการสมาชิก» เท่านั้น จะแจกความสามารถที่ตัวเองไม่มีไม่ได้
6มีอะไรเพิ่มขึ้นบ้าง
- 📮 ศูนย์รับเรื่อง: เมื่อเปิด «รับคำขอจากศูนย์รับเรื่อง» ไว้ คำขอที่ส่งถึงแผนกจะจัดการโดยผู้จัดการของแผนกเอง
- กะทำงานแยกตามแผนก: แต่ละแผนกมีกระดานของตัวเอง
- เอกสารสงวน: ทรัพยากรในคลังเอกสารที่ตั้งการมองเห็นเป็น 🗂 แผนกที่เลือกไว้ ซึ่งเห็นได้เฉพาะสมาชิกและผู้จัดการของแผนกเหล่านั้น
- 📊 สถิติแผนก: งานที่ยังทำอยู่แยกตามสถานะ ความล่าช้า เวลาปิดงานเฉลี่ย เปอร์เซ็นต์การตรงเวลา คนที่ทำงานได้มากที่สุด และภาระงานรายคน
- ⚙️ การตั้งค่า ของแผนก: ฟีดในกลุ่ม (สำคัญ/ทั้งหมด/ปิด) การเตือนกำหนดส่งพร้อมเกณฑ์ของการเตือนครั้งแรก และสรุปย่อพร้อมความถี่และเวลาที่เลือกได้
สิ่งที่ยังเป็นขององค์กรทั้งหมด: ข้อเสนอ การลงมติ แบบฟอร์ม และกิจกรรม
7การนับเลขและการลบ
หมายเลขของงาน (#1, #2, …) เป็นอิสระต่อกันในแต่ละพื้นที่: สองแผนกมีงาน #1 อยู่ด้วยกันได้ เมื่อคุณเอ่ยถึงหมายเลขในกลุ่มหนึ่ง มันหมายถึงแผนกของกลุ่มนั้น หมายเลขจะไม่ถูกนำกลับมาใช้ซ้ำ
การลบแผนก (🗑 ลบ → 🗑 ใช่ ลบเลย) ย้อนกลับไม่ได้: งานของมันจะกลับไปอยู่ในพื้นที่ทั่วไป (โดยเรียงเลขใหม่) และกลุ่มจะถูกปลดออก ถ้าแผนกยังมีงานอยู่ บอทจะบอกก่อนว่ามีกี่งาน และเสนอให้คนที่มี «ส่งออกข้อมูล» ส่งออกเป็น PDF ด้วย 📄 ส่งออกงานก่อน ข้อความยืนยันยังแสดงพร้อมตัวเลขด้วยว่าส่วนที่เหลือจะเป็นอย่างไร:
- งานตั้งเวลาจะย้ายไปพื้นที่ทั่วไปโดย หยุดชั่วคราว: คุณเปิดใช้อีกครั้งได้จาก 📅 งานตั้งเวลา
- กะทำงานย้ายไปเป็นกะของพื้นที่ทั่วไป และคนที่อยู่ในกะยังได้รับมอบหมายเหมือนเดิม
- คำขอที่ยังเปิดอยู่ในศูนย์รับเรื่องจะย้ายไปศูนย์รับเรื่องส่วนกลาง
- สมาชิกและตำแหน่งงานของแผนกหายไปพร้อมแผนก (ตัวบุคคลยังอยู่ในองค์กร)
- เอกสารในคลังเอกสารที่เห็นได้เฉพาะแผนกนั้นจะกลายเป็น «เฉพาะทีมงาน»
- ถ้ายังเหลืออีกอย่างน้อยหนึ่งแผนก กลุ่มของแผนกที่ถูกลบจะไม่มีงานและกะทำงานจนกว่าคุณจะกำหนดให้แผนกอื่น
จัดเรียงลำดับแผนกใหม่ไม่ได้ และย้ายงานไปอีกแผนกด้วยปุ่มไม่ได้ แต่ผู้ช่วย 🤖 AI จัดการงาน ย้ายให้ได้ และงานจะได้หมายเลขใหม่ในแผนกปลายทาง