1Що це

Відділи необов'язкові: без них усе працює класично (єдині завдання на всю організацію). Щойно Ви створюєте перший відділ, система завдань переходить у режим «за областями»: у меню Завдання з'являється перемикач, і в кожної області своя дошка, свої перевірки, своя статистика.

Завдання, що не належать до жодного відділу, живуть у Загальній області, видимій лише в особистому листуванні: у неї немає груп, а отже немає ні стрічки, ні зведень — це домівка для наскрізних завдань.

2Створити та вести

Через ⚙️ Керування → 🗂 Відділи: сюди заходить персонал або власник дозволу «Керувати відділами». Кнопкою ➕ Новий відділ Ви задаєте назву (максимум 60 знаків); якщо в організації є під'єднані групи, бот одразу відкриває список груп, які можна призначити відділу. Значок обирається потім через 😀 Емодзі: одне емодзі, підходять і прапори, і клавіші на кшталт 1️⃣, а 🗑 Видалити повертає типовий значок. Максимум 20 відділів на організацію.

У картці відділу: ✏️ Перейменувати, 😀 Емодзі, 🧑‍🤝‍🧑 Учасники, 🎭 Ролі, 👥 Групи, 🎖 Менеджери, 🛡 Дозволи, перемикач «Приймає запити з Приймальні» і 🗑 Видалити. Є й короткий шлях зсередини для тих, хто може керувати відділами: меню Завдання → потрібний відділ → 🗂 Керувати відділом.

3Групи відділу

З відділу → 👥 Групи Ви призначаєте під'єднані групи одним дотиком: ✅ = у цьому відділі, ⬜ = вільна, 🔒 = зайнята іншим. Ключове правило: група належить щонайбільше ОДНОМУ відділу.

У групах відділу видно ЛИШЕ завдання цього відділу: дошка, стрічка, зведення та команди показують виключно його завдання.
Групи без відділу = завдання та зміни вимкнені (в організаціях, де є хоча б один відділ): тому, хто пише /newtask, /board чи /shifts, бот відповідає сповіщенням, яке бачить лише він, доки адмін не призначить групу. Коли Ви створюєте перший відділ, картка перелічує групи, де були ввімкнені завдання, з кнопками 👥 Призначити групи і 👌 Залишити так.
Відділ без груп повідомляє про це в картці: його завдання не надсилають сповіщень у групи (дайджест, оновлення завдань, нагадування), а замість 👥 Групи там 👥 Призначити групу. Особисте повідомлення тому, кому доручили завдання, однаково приходить.

4Менеджери та дозволи

Усередині відділу той, хто створює, той, хто працює, і той, хто керує, можуть бути різними людьми.

Менеджери за людьми: кнопкою ➕ Додати менеджера Ви призначаєте їх зі списку учасників (із пошуком). Призначені менеджери перелічені в тексті з номерами: Ви торкаєтеся номера й підтверджуєте кнопкою ➖ Так, прибрати (❌ Скасувати повертає до списку). Зняття прибирає людину лише з призначених менеджерів: якщо в неї є ще й роль менеджера, вона далі керує через неї, і підтвердження про це каже. Той, кого призначили або зняли, отримує особисте повідомлення мовою організації.
Менеджери за роллю: Ви вмикаєте власну роль, і будь-хто, хто її має, керує відділом — хто отримує роль, автоматично стає менеджером, хто втрачає — перестає. Правильний шлях, коли відповідальні часто змінюються. Картка показує їх у рядку «🎭 Менеджери за роллю», а лічильник «Менеджерів: N» у списку відділів підсумовує призначених і менеджерів за роллю, рахуючи кожну людину один раз.
🛡 Дозволи, два окремі важелі: 📝 Створення завдань і 🔧 Виконання завдань, у кожного три варіанти: усі учасники організації, лише учасники відділу, лише обрані ролі. Новий відділ починає з «створення: лише обрані ролі, ніхто не обраний» (спершу створюють лише персонал, менеджери й дозволені посади) і «виконання: усі учасники організації», тобто вся організація, а не лише ті, хто у відділі. З варіантом «лише учасники відділу» список Учасників відділу діє і в його групах.

Персонал завжди проходить понад обмеженнями. Той, хто створив завдання, і той, хто на нього призначений, завжди може з ним працювати. А власник самого лише дозволу «Керувати відділами» не може дати повноваження сам собі: він не призначить себе менеджером і не ввімкне роль, яку має.

Менеджери відділу користуються і груповими командами /assign, /unassign, /delete та /workload — але лише у групах свого відділу.

5Учасники та посади

У відділу є справжні учасники, у розділі 🧑‍🤝‍🧑 Учасники: Ви додаєте їх по одному через пошук, одним махом імпортуєте з груп відділу кнопкою 📥 Імпорт із груп, прибираєте, коли вони змінюють команду. Людина може бути в кількох відділах.

Належність потрібна по ділу: вона підказує потрібних людей, коли Ви призначаєте зміни та завдання, фільтрує список учасників за відділами, відкриває документи Бібліотеки, закріплені за відділом, і, якщо Ви так оберете в дозволах, вирішує, хто створює завдання й працює з ними. Відділ без групи в Telegram цілком має сенс: він існує і працює всередині бота.

Посади, у розділі 🎭 Ролі, — це внутрішні ролі відділу: «Координатор», «Змінник» — із місцевими можливостями: створювати/вести/керувати завданнями, керувати запитами, змінами чи учасниками відділу. Максимум 6 посад на відділ, одна на людину, і поза межами відділу вони не дають жодних повноважень. Через посади ніхто не дає повноважень сам собі (крім засновників та адмінів): не можна призначити посаду собі чи ввімкнути можливість у своїй. А той, хто керує відділом лише завдяки посаді з «керуванням учасниками», не може роздавати можливості, яких сам не має.

6Що вони мають додатково

📮 Приймальня: коли ввімкнено «Приймає запити з Приймальні», звернення, адресовані відділу, опрацьовують його менеджери.
Зміни за відділами: у кожного відділу своє табло.
Закріплені документи: матеріали Бібліотеки з видимістю 🗂 Обрані відділи, які бачать лише учасники й менеджери цих відділів.
📊 Статистика відділу: активні за статусом, прострочення, середній час закриття, пунктуальність у %, найпродуктивніші та навантаження за учасниками.
⚙️ Налаштування відділу: стрічка у групах (Важливі/Всі/Вимкнено), попередження про терміни з порогом першого попередження, зведення з частотою та часом.

Спільними для всієї організації лишаються: пропозиції, голосування, анкети та заходи.

7Нумерація та видалення

Номери завдань (#1, #2, …) незалежні для кожної області: у двох відділах спокійно співіснують два завдання #1. Коли Ви називаєте номер у групі, він стосується відділу цієї групи. Номери не використовуються повторно.

Видалення відділу (🗑 Видалити → 🗑 Так, видалити) незворотне: його завдання повертаються до Загальної області (з новою нумерацією), групи від'єднуються. Якщо у відділі є завдання, бот заздалегідь скаже, скільки їх; тим, хто має «Експортувати дані», він запропонує вивантаження у PDF кнопкою 📄 Спершу експортуй завдання. Підтвердження також перелічує з цифрами, що станеться з рештою:

заплановані завдання переходять до Загальної області на паузі: Ви знову вмикаєте їх у 📅 Заплановані завдання;
зміни переходять до змін Загальної області, а ті, хто був на зміні, лишаються призначеними;
відкриті звернення до Приймальні переходять до загальної Приймальні;
учасники й посади відділу зникають разом із ним (люди лишаються в організації);
документи Бібліотеки, видимі лише цьому відділу, стають «Лише команда»;
якщо лишається хоча б один інший відділ, групи видаленого відділу лишаються без завдань і змін, доки Ви не призначите їх іншому відділу.

Відділи не можна переупорядкувати. Кнопками завдання в інший відділ не перенести: це вміє асистент 🤖 ШІ Завдань, і в новому відділі завдання отримує новий номер.