1Що це
Меню організації → 📅 Заходи. У під'єднаних групах команда /events показує кожному учасникові розклад тих заходів, у яких він може брати участь, і відповісти можна просто там.
2Створити захід
Створюють засновник, адміни й власники права «Керувати заходами». ➕ Новий захід відкриває картку з полями: обов'язкові лише 📌 Назва та ⏰ Початок. Початок обирається в календарі просто в повідомленні (день, потім один із запропонованих часів або ⚙️ Власне значення, щоб ввести його); ⏳ Кінець — це тривалість 1, 2 або 3 години від початку, або Ви вводите його самі. Час задається в часовому поясі організації (якщо його ще немає, бот спершу попросить його через 🌍 Встановити часовий пояс), а той, хто читає, бачить його у своєму поясі. Далі опис, місце, місткість, вкладення. Він лишається чернеткою, доки Ви не натиснете 📣 Опублікувати.
3Аудиторія та розсилка
Через 🎯 Аудиторія оберіть, хто його бачить і може відповісти: «Уся організація», «Лише персонал» або «Обрані ролі» — загальні збори всім, засідання правління лише правлінню. Потім через 🔗 Поділитися донесіть його до людей:
- 📢 Надіслати в групи — охайне оголошення з кнопками відповіді просто в повідомленні й поруч лише цифри: хто що відповів, у чаті не з'являється ніколи. Для заходу з обмеженою аудиторією групи не позначені всі одразу, бот нагадує, що картку в групі побачать усі, а в оголошенні сказано, для кого він.
- 🔔 Сповістити запрошених (ЛС) — особисте повідомлення всім допущеним, із кнопкою ✅ Відповісти.
- Відкрита реєстрація (лише з аудиторією «Уся організація») — перемикач усередині 🔗 Поділитися: коли він увімкнений, той, хто відкрив посилання заходу, вступає в організацію і одразу відповідає — спосіб ростити групи. Якщо організація вимагає схвалення, посилання надсилає запит на вступ, який має прийняти керівник. Перемикачем і ♻️ Нове посилання (старе перестає працювати) користуються ті, хто має й «Керувати учасниками». Воно пускає лише сюди.
4Як відповідають
Відповідають звідти, де перебувають: три кнопки — ✅ Я піду, 🤔 Можливо, ❌ Не піду; у групі лише значок із числом поруч — є в оголошенні в групі, в особистій картці та в розкладі /events. З групи підтвердження бачите лише Ви; 🙋 Відкрити приватно веде до повної картки, з вкладеннями та Google Calendar. Відповідь можна змінити будь-коли, а натиснувши вже обрану ще раз, людина знімається із запису і звільняє місце.
5Місткість і список очікування
Коли задано максимальну кількість місць, Tavora рахує сама: щойно місця скінчилися, нові записи йдуть у список очікування в порядку надходження. Якщо хтось відписується, перший зі списку проходить і отримує особисте сповіщення з датою, часом і кнопками 📅 Відкрити захід та 📅 Google Calendar. Жодної ручної роботи.
6Нагадування та відмітка присутності
Ті, хто відповів «Я піду» або «Можливо», отримують автоматичні нагадування в особисті повідомлення (за 24 години, за 1 годину і на початку, у фіксований час), з назвою організації вгорі. Хто відповідає з групи, жодного разу не запустивши бота, дізнається про це з підтвердження, з кнопкою ▶️ Запустити й відкрити захід.
✅ Реєстрація присутніх робиться будь-коли, навіть після заходу: список тих, хто підтвердив, за абеткою, Ви натискаєте номер біля імені, і лічильник присутніх оновлюється. Через 🔍 Шукати (за @username, ім'ям або ID) біля входу потрібну людину можна знайти за кілька дотиків.
7Повтори та Ваші заходи
Щомісячні збори не треба створювати заново руками: поле 🔁 Повторення (щотижня, раз на 2 тижні, щомісяця) — і коли захід починається, наступний народжується сам: те саме налаштування, відповіді обнулені, місцевий час сталий, а його оголошення знову виходить у тих самих групах. Щоб пропустити дату (свята, відпустка), 🚫 Скасувати захід запитає 🚫 Лише цю дату або 🛑 Усю серію; щоб завершити серію, є 🛑 Зупинити серію.
- 📅 Google Calendar — кнопка в картці та в нагадуваннях: захід уже заповнений у Вашому календарі.
- Мої заходи — у Вашому профілі: заходи, на які Ви відповіли «Я піду» або «Можливо», ті, де Ви в списку очікування, і ті, де Вас відмітили присутнім, в усіх Ваших організаціях, разом із їхнім статусом.
8Ведення та історія
У картці видно лічильник, а в 📋 Хто відповів — імена за відповідями (так / можливо / ні / в очікуванні). Якщо Ви змінюєте дату, кінець або місце опублікованого заходу, оголошення в групах оновлюється саме: старе закривається рядком «🔄 Захід змінено: див. нижче», а під ним приходить оновлене. 🚫 Скасувати захід прибирає його, зберігаючи відповіді; ♻️ Повернути в чернетку — якщо він переноситься, а не скасовується.
Минулі та скасовані заходи лежать у розділі 📜 Історія, де є пошук і фільтри — а 📑 Дублювати робить новий, уже готовий.