1Cosa sono
Menu dell’organizzazione → 📅 Eventi. Nei gruppi collegati, /events mostra a ogni membro l'agenda degli eventi a cui può partecipare, e da lì si risponde sul posto.
2Creare un evento
Creano il fondatore, gli admin e chi ha «Gestire eventi». ➕ Nuovo evento apre una scheda a campi: obbligatori solo 📌 Titolo e ⏰ Inizio. L’inizio si sceglie da un calendario dentro il messaggio (il giorno, poi un orario fra quelli proposti, o ⚙️ Personalizzata per scriverlo); la ⏳ Fine è una durata di 1, 2 o 3 ore dall’inizio, oppure la scrivi tu. Gli orari valgono nel fuso dell’organizzazione (se manca, il bot lo chiede prima con 🌍 Imposta fuso orario), e chi legge li vede nel proprio fuso. Poi descrizione, luogo, capienza, allegati. Resta in bozza finché non tocchi 📣 Pubblica.
3Pubblico e distribuzione
Con 🎯 Pubblico scegli chi lo vede e può rispondere: «Tutta l’organizzazione», «Solo staff» o «Ruoli scelti» — l'assemblea a tutti, la riunione del direttivo solo al direttivo. Poi, da 🔗 Condividi, lo fai arrivare:
- 📢 Invia nei gruppi — un annuncio pulito, coi bottoni di risposta dentro il messaggio e accanto solo i numeri: chi ha risposto cosa non compare mai in chat. Per un evento riservato i gruppi non partono tutti spuntati, il bot ricorda che nel gruppo la card la vedono tutti, e l’annuncio dice a chi è riservato.
- 🔔 Avvisa idonei (DM) — un messaggio privato a tutti gli ammessi, col bottone ✅ Rispondi.
- Iscrizione aperta (solo col pubblico «Tutta l’organizzazione») — un interruttore dentro 🔗 Condividi: acceso, chi apre il link dell’evento entra nell’organizzazione e risponde subito, un modo per far crescere i gruppi. Se l’organizzazione richiede l’approvazione, il link manda una richiesta d’accesso che un gestore deve accettare. Interruttore e ♻️ Rigenera link (il vecchio smette di funzionare) sono di chi ha anche «Gestire membri». Fa entrare solo lì.
4Come si risponde
Si risponde da dove sei: i tre bottoni — ✅ Ci sono, 🤔 Forse, ❌ Non vengo; nel gruppo solo l’icona col numero accanto — stanno nell’annuncio del gruppo, nella scheda in privato e nell’agenda /events. Dal gruppo la conferma la vedi solo tu; 🙋 Apri in privato porta alla scheda completa, con allegati e Google Calendar. La risposta si cambia quando si vuole, e ritoccando quella già data ci si disiscrive liberando il posto.
5Capienza e lista d'attesa
Con un numero massimo di posti, Tavora conta da solo: esauriti i posti, le nuove adesioni vanno in lista d'attesa in ordine d'arrivo. Se qualcuno si disiscrive, il primo della lista entra e riceve l'avviso in privato, con data, ora e i bottoni 📅 Apri evento e 📅 Google Calendar. Zero gestione manuale.
6Promemoria e check-in
Chi ha detto «Ci sono» o «Forse» riceve promemoria automatici in privato (24 ore prima, 1 ora prima e all’inizio, a orari fissi), col nome dell’organizzazione in testa. Chi risponde dal gruppo senza aver mai avviato il bot lo legge nella conferma, col bottone ▶️ Avvia e apri l’evento.
Il ✅ Check-in presenze si fa quando vuoi, anche a evento finito: la lista dei confermati in ordine alfabetico, tocchi il numero accanto al nome e il contatore dei presenti si aggiorna. Con 🔍 Cerca (per @username, nome o ID) alla porta trovi una persona in pochi tocchi.
7Ricorrenza e i tuoi eventi
La riunione mensile non si ricrea a mano: campo 🔁 Ricorrenza (settimanale, ogni 2 settimane, mensile) e quando l'evento inizia nasce da solo il successivo — stessa configurazione, risposte azzerate, orario locale costante — e il suo annuncio riparte negli stessi gruppi. Per saltare una data (feste, ferie) 🚫 Annulla evento chiede 🚫 Solo questa data o 🛑 Tutta la serie; per chiudere la serie c’è 🛑 Ferma la serie.
- 📅 Google Calendar — un bottone sulla scheda e nei promemoria: l'evento precompilato nel tuo calendario.
- I miei eventi — nel tuo profilo: gli eventi a cui hai detto Ci sono o Forse, quelli in lista d’attesa e quelli dove sei stato segnato presente, in tutte le tue organizzazioni, col loro stato.
8Gestione e storico
Dalla scheda vedi il contatore e, in 📋 Chi ha risposto, i nomi divisi per risposta (sì / forse / no / in attesa). Se cambi data, fine o luogo di un evento pubblicato, l’annuncio nei gruppi si rinnova da solo: il vecchio si chiude con «🔄 Evento modificato: vedi sotto» e sotto arriva quello aggiornato. 🚫 Annulla evento lo toglie di mezzo conservando le risposte; ♻️ Riporta a bozza se slitta invece di saltare.
Gli eventi passati e quelli annullati stanno nello 📜 Storico, cercabile e filtrabile — e 📑 Duplica ne fa uno nuovo già pronto.