Tavora

Leitfaden

Community-Events

Sitzungen, Versammlungen und Treffen: du legst die Veranstaltung an, kündigst sie den richtigen Leuten an und jede sagt mit einem Tipp zu. In den Gruppen bleibt eine saubere Ankündigung: geantwortet wird direkt dort, die Bestätigung sieht nur, wer antwortet, und du siehst sofort, wer kommt.

1Was sie sind

Menü der Organisation → 📅 Veranstaltungen. In den verbundenen Gruppen zeigt /events jedem Mitglied den Kalender der Veranstaltungen, an denen es teilnehmen kann, und geantwortet wird direkt dort.

2Eine Veranstaltung anlegen

Angelegt werden sie von Gründer, Admins und wer „Veranstaltungen verwalten“ hat. ➕ Neue Veranstaltung öffnet eine Karte mit Feldern: verpflichtend sind nur 📌 Titel und ⏰ Beginn. Den Beginn wählst du in einem Kalender direkt in der Nachricht (den Tag, dann eine der vorgeschlagenen Uhrzeiten oder ⚙️ Benutzerdefiniert, um sie zu tippen); das ⏳ Ende ist eine Dauer von 1, 2 oder 3 Stunden ab Beginn, oder du tippst es selbst. Die Zeiten gelten in der Zeitzone der Organisation (fehlt sie noch, fragt der Bot vorher mit 🌍 Zeitzone festlegen danach), und wer liest, sieht sie in der eigenen Zeitzone. Danach Beschreibung, Ort, Kapazität, Anhänge. Sie bleibt Entwurf, bis du auf 📣 Veröffentlichen tippst.

3Publikum und Verteilung

Mit 🎯 Zielgruppe wählst du, wer sie sieht und antworten kann: „Gesamte Organisation“, „Nur Staff“ oder „Ausgewählte Rollen“ — die Vollversammlung für alle, die Vorstandssitzung nur für den Vorstand. Dann bringst du sie über 🔗 Teilen unter die Leute:

  • 📢 In Gruppen senden — eine saubere Ankündigung mit den Antwort-Buttons direkt in der Nachricht und daneben nur Zahlen: wer was geantwortet hat, erscheint nie im Chat. Bei einer beschränkten Veranstaltung sind die Gruppen nicht alle vorausgewählt, der Bot erinnert daran, dass in der Gruppe alle die Karte sehen, und die Ankündigung sagt, für wen sie reserviert ist.
  • 🔔 Info an Berechtigte (DM) — eine private Nachricht an alle Berechtigten, mit dem Button ✅ Antworten.
  • Offene Anmeldung (nur mit der Zielgruppe „Gesamte Organisation“) — ein Schalter in 🔗 Teilen: ist er an, tritt der Organisation bei, wer den Veranstaltungslink öffnet, und antwortet gleich — eine Art, deine Gruppen wachsen zu lassen. Verlangt die Organisation eine Freigabe, schickt der Link eine Beitrittsanfrage, die eine verwaltende Person annehmen muss. Schalter und ♻️ Link neu generieren (der alte funktioniert dann nicht mehr) gehören denen, die auch „Mitglieder verwalten“ haben. Er lässt nur dort eintreten.

4So wird geantwortet

Geantwortet wird von dort, wo man gerade ist: die drei Buttons — ✅ Ich bin dabei, 🤔 Vielleicht, ❌ Ich komme nicht; in der Gruppe nur das Symbol mit der Zahl daneben — stehen in der Gruppenankündigung, in der privaten Karte und im /events-Kalender. Aus der Gruppe heraus sieht die Bestätigung nur du; 🙋 Privat öffnen führt zur vollständigen Karte, mit Anhängen und Google Calendar. Die Antwort ist jederzeit änderbar, und wer die schon gegebene erneut antippt, meldet sich ab und gibt den Platz frei.

5Kapazität und Warteliste

Mit einer Höchstzahl an Plätzen zählt Tavora von selbst: sind die Plätze weg, gehen neue Zusagen in der Reihenfolge des Eingangs auf die Warteliste. Meldet sich jemand ab, rückt die erste Person nach und bekommt eine private Nachricht mit Datum, Uhrzeit und den Buttons 📅 Zur Veranstaltung und 📅 Google Calendar. Null Handarbeit.

6Erinnerungen und Anwesenheits-Check-in

Wer „Ich bin dabei“ oder „Vielleicht“ gesagt hat, erhält automatische Erinnerungen privat (24 Stunden vorher, 1 Stunde vorher und zum Beginn, zu festen Zeiten), mit dem Namen der Organisation oben. Wer aus der Gruppe antwortet, ohne den Bot je gestartet zu haben, liest das in der Bestätigung, mit dem Button ▶️ Starten & Veranstaltung öffnen.

Den ✅ Anwesenheits-Check-in machst du, wann du willst, auch nach der Veranstaltung: die Liste der Zusagen in alphabetischer Reihenfolge, du tippst auf die Nummer neben dem Namen und die Zahl der Anwesenden läuft mit. Mit 🔍 Suchen (nach @username, Name oder ID) findest du an der Tür eine Person mit wenigen Tipps.

7Wiederholung und deine Veranstaltungen

Die monatliche Sitzung muss nicht von Hand neu angelegt werden: das Feld 🔁 Wiederholung (wöchentlich, alle 2 Wochen, monatlich) und wenn die Veranstaltung beginnt, entsteht die nächste von selbst — gleiche Konfiguration, Antworten zurückgesetzt, konstante Ortszeit — und ihre Ankündigung geht in denselben Gruppen wieder raus. Um einen Termin auszulassen (Feiertage, Ferien), fragt 🚫 Veranstaltung absagen nach 🚫 Nur dieser Termin oder 🛑 Ganze Serie; um die Serie zu beenden, gibt es 🛑 Serie stoppen.

  • 📅 Google Calendar — ein Button auf der Karte und in den Erinnerungen: die Veranstaltung vorausgefüllt in deinem Kalender.
  • Meine Veranstaltungen — in deinem Profil: die Veranstaltungen, auf die du mit Ich bin dabei oder Vielleicht geantwortet hast, die, für die du auf der Warteliste stehst, und die, bei denen du als anwesend markiert wurdest, in allen deinen Organisationen, mit ihrem Status.

8Verwaltung und Verlauf

Auf der Karte siehst du den Zähler und unter 📋 Wer geantwortet hat die Namen nach Antwort getrennt (ja / vielleicht / nein / Warteliste). Änderst du Datum, Ende oder Ort einer veröffentlichten Veranstaltung, erneuert sich die Ankündigung in den Gruppen von selbst: die alte schließt mit „🔄 Veranstaltung geändert: siehe unten“ und darunter kommt die aktualisierte. 🚫 Veranstaltung absagen nimmt sie aus dem Weg und behält die Antworten; ♻️ Zurück auf Entwurf, wenn sie verschoben statt gestrichen wird.

Vergangene und abgesagte Veranstaltungen liegen im 📜 Verlauf, durchsuchbar und filterbar — und 📑 Duplizieren macht eine neue, schon fertige daraus.