2Creare una task
Crea task → titolo → due strade: Crea subito (priorità media, senza scadenza) oppure Dettagli per descrizione, priorità 🔴🟡🟢, scadenza (preset rapidi, il calendario di 🗓 Data precisa o data scritta, anche con orario) e allegati. A ogni passo puoi tornare indietro senza perdere nulla.
Puoi creare una task anche dal 🗓 Calendario: apri un giorno → ➕ Aggiungi → il giorno è già impostato e scegli l’ora con i bottoni.
3La scheda task
Ogni task ha la sua scheda: titolo e numero (#42), stato (📭 aperta · ▶️ in corso · 🚧 bloccata con motivo · ✅ completata), priorità, scadenza, assegnatari, progresso checklist, note e allegati.
I bottoni seguono stato e permessi: prendi in carico, completa, blocca/sblocca, e poi note, checklist, modifica, assegna, allegati, elimina. Chi ha creato la task, e chi ci è assegnato, può sempre lavorarla.
4Board, timeline e viste
- Board — sezioni con tabelle: «In ritardo» sempre in cima, poi Aperte, In corso, In revisione e Bloccate. Ogni riga: numero, priorità, titolo integrale, assegnatari, creatore e avanzamento; i motivi dei blocchi per esteso sotto. Filtri per stato e priorità, Cerca integrato, bottoni-numero sempre in ordine.
- Timeline — ordinate per scadenza, a finestre di 14 giorni, con la coda «senza scadenza».
- Workload (per chi gestisce) — carico per membro con semaforo 🟢🟡🔴, ritardi e blocchi, filtro «🎯 Chi è libero» e filtro per ruolo.
- Dashboard live — riepilogo che si aggiorna ogni 2 minuti: conteggi, indice di organizzazione, prossime scadenze, top della settimana. Puoi mandarla in un gruppo e fissarla in pin.
5Lavorarci sopra
- Checklist — voci spuntabili una a una (anche in blocco), col progresso in card.
- Note — pubbliche o 🔒 private (le vede solo chi le scrive), con formattazione.
- Cronometro — su una task in corso: avvia, guarda, ferma. Il tempo resta in card.
- ⏰ Promemoria — personali, in privato: 1h o 24h prima e alla scadenza (se la task ne ha una), tra 1 giorno, 3 giorni o una settimana, o una data a scelta. Li mette chi lavora la task (assegnatari, creatore, gestori) e arrivano solo a chi li ha impostati.
6Ripetibili, programmate, revisione
- Task ripetibile — una task sempre aperta che accumula completamenti (es. «pulizia settimanale»): ogni volta che si completa, conta e resta lì.
- 📅 Attività programmate — una task che si ripete: ogni tot tempo il bot ne crea una nuova, da solo («ogni lunedì alle 9: controllo cassa»). Si mettono in pausa e si riattivano; eliminarne una non tocca le task già nate.
- Revisione — se l’area la usa, una task completata passa prima da chi gestisce: la approva o la rimanda indietro con un motivo.
- Visibilità per ruoli — una task può essere visibile solo a certi ruoli (es. solo i Referenti).
7Statistiche
- Le mie stats — assegnate, completate, in ritardo, tempo medio, puntualità.
- Ranking settimanale — chi ha completato di più negli ultimi 7 giorni, 🥇🥈🥉.
- Indice organizzazione — punteggio 0–100 che pesa scadenze rispettate, completamenti, velocità e assegnazioni.
8Export PDF
Con il permesso Esportare dati: task attive, completate o report completo, al massimo 20 per volta. Il bot mostra quali numeri esistono e offre i bottoni pronti 📦 Tutte (N) (se sono più di 20, a blocchi pronti da 20, con accanto 🕘 Ultime 20) e ⚙️ Personalizzata per scrivere un ID o un range. Il PDF di un’area dice di quale reparto è. Prima di eliminare un reparto puoi esportarne tutte le task con 📦 Esporta tutto il reparto (un PDF ogni 100 task), poi 🗑 Torna all'eliminazione. Se con gli allegati il file supera i 50 MB che Telegram accetta, arriva solo il PDF. Ogni PDF ha un codice di verifica: chi lo riceve lo manda a @MyTavoraBot in privato e scopre se è autentico o se è stato modificato.
Esempio reale
Ecco un export ZIP completo che genera il bot per i task. Scaricalo per vedere il PDF e la struttura del report.
9Impostazioni
Per chi gestisce l’area. Tre leve, tutte nei gruppi dell’area; in privato non c’è nulla da regolare:
- 📡 Feed nei gruppi — 📌 solo eventi importanti · 📢 tutto · 🔇 niente.
- 🚨 Avvisi scadenze — sulle task in ritardo un riepilogo nei gruppi dell’area, anche col feed spento: il primo dopo il ritardo che scegli, poi a 3× e 7× (critico); di notte (22–8) senza suono. Mai in DM.
- 📰 Digest — riepilogo periodico nei gruppi, con frequenza e ora a scelta. Nei giorni senza novità semplicemente non parte.
- In privato — arriva solo ciò che riguarda te: l’avviso quando ti assegnano una task, i promemoria che hai impostato tu, le richieste e gli esiti di revisione. Feed, avvisi scadenze e digest non arrivano mai in DM.
Con i reparti, ogni reparto ha le sue impostazioni; l’Area generale non ha gruppi, quindi nemmeno impostazioni.