1यह है क्या

विभाग वैकल्पिक हैं: इनके बिना सब कुछ पुराने ढंग से चलता है (पूरे संगठन के लिए एक ही तरह के कार्य)। जैसे ही आप पहला विभाग बनाते हैं, कार्य-प्रणाली «क्षेत्रों के हिसाब से» मोड में चली जाती है: कार्य मेन्यू में चुनाव दिखता है, और हर क्षेत्र का अपना बोर्ड, अपनी समीक्षाएँ, अपने आँकड़े होते हैं।

जो कार्य किसी विभाग के नहीं होते वे सामान्य क्षेत्र में रहते हैं, जो सिर्फ़ निजी चैट में दिखता है: उसके कोई समूह नहीं होते, इसलिए न फ़ीड न सार — यह उन कार्यों का घर है जो सब विभागों को छूते हैं।

2बनाना और चलाना

⚙️ प्रबंधन → 🗂 विभाग से: यहाँ स्टाफ़ या «विभागों का प्रबंधन» अनुमति वाला पहुँचता है। ➕ नया विभाग से आप नाम देते हैं (ज़्यादा से ज़्यादा 60 अक्षर); अगर संगठन के जुड़े हुए समूह हैं, तो बॉट तुरंत उसे सौंपने के लिए समूहों की सूची खोल देता है। आइकन बाद में 😀 इमोजी से चुनते हैं: सिर्फ़ एक इमोजी, झंडे और 1️⃣ जैसे बटन भी चलते हैं, और 🗑 हटाएँ डिफ़ॉल्ट आइकन वापस ले आता है। हर संगठन में ज़्यादा से ज़्यादा 20 विभाग।

विभाग के कार्ड में: ✏️ नाम बदलें, 😀 इमोजी, 🧑‍🤝‍🧑 सदस्य, 🎭 भूमिकाएँ, 👥 समूह, 🎖 प्रबंधक, 🛡 अनुमतियाँ, «फ्रंट डेस्क के अनुरोध लेता है» वाला स्विच और 🗑 हटाएँ। जो विभाग सँभाल सकते हैं, उनके लिए भीतर से एक छोटा रास्ता भी है: कार्य मेन्यू → वह विभाग → 🗂 विभाग प्रबंधन।

3विभाग के समूह

विभाग से → 👥 समूह पर आप जुड़े हुए समूहों को एक टैप में सौंपते हैं: ✅ = इस विभाग में, ⬜ = खाली, 🔒 = किसी और ने ले लिया। मुख्य नियम: एक समूह ज़्यादा से ज़्यादा एक ही विभाग का होता है।

किसी विभाग के समूहों में सिर्फ़ उसी विभाग के कार्य दिखते हैं: बोर्ड, फ़ीड, सार और कमांड सिर्फ़ उसी के कार्य दिखाते हैं।
बिना विभाग वाले समूह = कार्य और शिफ़्ट बंद (उन संगठनों में जिनमें कम से कम एक विभाग है): जो /newtask, /board या /shifts लिखता है, उसे बॉट ऐसी सूचना देता है जो सिर्फ़ उसे दिखती है, जब तक कोई एडमिन समूह को विभाग न सौंपे। पहला विभाग बनाने पर कार्ड उन समूहों की सूची दिखाता है जिनमें कार्य चालू थे, साथ में 👥 समूह सौंपें और 👌 ऐसे ही ठीक है।
बिना समूह वाला विभाग यह अपने कार्ड में बताता है: उसके कार्य समूहों में सूचनाएँ नहीं भेजते (डाइजेस्ट, कार्य अपडेट, अनुस्मारक), और 👥 समूह की जगह 👥 एक समूह सौंपें मिलता है। जिसे काम सौंपा जाता है, उसे निजी संदेश फिर भी पहुँचता है।

4प्रबंधक और अनुमतियाँ

किसी विभाग के भीतर जो बनाता है, जो काम करता है और जो चलाता है, वे अलग-अलग लोग हो सकते हैं।

व्यक्ति के हिसाब से प्रबंधक: ➕ प्रबंधक जोड़ें से आप उन्हें सदस्य-सूची से नियुक्त करते हैं (खोज के साथ)। नियुक्त प्रबंधक टेक्स्ट में नंबर के साथ दिखते हैं: आप नंबर पर टैप करते हैं और ➖ हाँ, हटाएँ से पक्का करते हैं (❌ रद्द करें सूची पर लौटा देता है)। किसी को हटाने से वह सिर्फ़ नियुक्त प्रबंधकों से हटता है: अगर उसके पास प्रबंधक वाली भूमिका भी है, तो वह उसी के ज़रिए विभाग चलाता रहता है, और पुष्टि में यह लिखा होता है। जिसे नियुक्त किया जाता है या हटाया जाता है, उसे संगठन की भाषा में निजी संदेश मिलता है।
भूमिका के हिसाब से प्रबंधक: आप कोई अपनी बनाई भूमिका चालू करते हैं और जिसके पास वह भूमिका हो वही विभाग चलाता है — जो उस भूमिका में आता है वह खुद-ब-खुद प्रबंधक बन जाता है, जो उसे खो देता है वह हट जाता है। जब ज़िम्मेदार बार-बार बदलते हों, यही सही रास्ता है। कार्ड उन्हें «🎭 भूमिका से प्रबंधक» वाली पंक्ति में दिखाता है, और विभागों की सूची में «प्रबंधक: N» की गिनती नियुक्त प्रबंधकों और भूमिका वाले प्रबंधकों को जोड़ती है, हर व्यक्ति को एक ही बार गिनकर।
🛡 अनुमतियाँ, दो अलग लीवर: 📝 कार्य बनाना और 🔧 कार्य पर काम करना, हर एक में तीन विकल्प: संगठन के सभी सदस्य, केवल विभाग के सदस्य, केवल चयनित भूमिकाएँ। नया विभाग «बनाना: केवल चयनित भूमिकाएँ, कोई चुनी नहीं गई» (शुरू में सिर्फ़ स्टाफ़, प्रबंधक और सक्षम पद ही बनाते हैं) और «काम करना: संगठन के सभी सदस्य» से शुरू होता है, यानी पूरा संगठन, सिर्फ़ विभाग के लोग नहीं। «केवल विभाग के सदस्य» चुनने पर विभाग की सदस्य-सूची उसके समूहों में भी लागू होती है।

स्टाफ़ हमेशा पाबंदियों से ऊपर रहता है। जिसने कार्य बनाया और जिसे वह सौंपा गया, वे हमेशा उस पर काम कर सकते हैं। और जिसके पास सिर्फ़ «विभागों का प्रबंधन» है वह खुद को अधिकार नहीं दे सकता: न खुद को प्रबंधक बनाता है, न ऐसी भूमिका चालू करता है जो उसके पास है।

विभाग प्रबंधक समूह वाले कमांड /assign, /unassign, /delete और /workload भी इस्तेमाल करते हैं — पर सिर्फ़ अपने विभाग के समूहों में।

5सदस्य और पद

विभाग के असली सदस्य होते हैं, 🧑‍🤝‍🧑 सदस्य में: आप उन्हें खोज से एक-एक करके जोड़ते हैं, 📥 समूहों से आयात करें से विभाग के समूहों से एक साथ ले आते हैं, और टीम बदलने पर हटा देते हैं। एक व्यक्ति कई विभागों में हो सकता है।

यह जुड़ाव सचमुच काम आता है: शिफ़्ट और कार्य सौंपते समय यह सही लोग सुझाता है, सदस्य-सूची को विभाग के हिसाब से छानता है, लाइब्रेरी के वे दस्तावेज़ खोलता है जो उस विभाग के लिए रखे हैं, और अगर आप अनुमतियों में ऐसा चुनें तो तय करता है कि कौन कार्य बनाए और उन पर काम करे। बिना Telegram समूह वाला विभाग भी पूरी तरह मायने रखता है: वह बॉट के भीतर मौजूद है और काम करता है।

पद, 🎭 भूमिकाएँ में, विभाग की भीतरी भूमिकाएँ हैं — «संयोजक», «शिफ़्ट-कर्मी» — स्थानीय क्षमताओं के साथ: कार्य बनाना/करना/चलाना, अनुरोध, शिफ़्ट या विभाग के सदस्य सँभालना। हर विभाग में ज़्यादा से ज़्यादा 6 पद, हर व्यक्ति का एक, और विभाग के बाहर ये कोई अधिकार नहीं देते। पदों के ज़रिए कोई खुद को अधिकार नहीं देता (संस्थापक और एडमिन को छोड़कर): आप खुद को पद नहीं सौंप सकते और अपने पद पर कोई क्षमता चालू नहीं कर सकते। और जो सिर्फ़ «सदस्य सँभालने» वाले पद के कारण विभाग चलाता है, वह ऐसी क्षमताएँ नहीं बाँट सकता जो उसके पास खुद नहीं हैं।

6इनमें अतिरिक्त क्या है

📮 फ्रंट डेस्क: «फ्रंट डेस्क के अनुरोध लेता है» चालू होने पर, विभाग को भेजे गए अनुरोध उसी के प्रबंधक निपटाते हैं।
विभाग के हिसाब से शिफ़्ट: हर विभाग का अपना बोर्ड।
सुरक्षित दस्तावेज़: 🗂 चुने गए विभाग वाली दृश्यता के साथ लाइब्रेरी की सामग्रियाँ, जो सिर्फ़ उन विभागों के सदस्यों और प्रबंधकों को दिखती हैं।
📊 विभाग सांख्यिकी: स्थिति के हिसाब से सक्रिय कार्य, देरियाँ, बंद होने का औसत समय, समय-पालन %, सबसे ज़्यादा काम करने वाले और हर सदस्य का कार्यभार।
विभाग की ⚙️ सेटिंग्स: समूहों में फ़ीड (महत्वपूर्ण/सभी/बंद), पहली चेतावनी की सीमा के साथ समय-सीमा की चेतावनियाँ, और अपनी पसंद की आवृत्ति व समय वाला सार।

पूरे संगठन के ही बने रहते हैं: प्रस्ताव, मतदान, प्रश्नावलियाँ और कार्यक्रम।

7क्रमांक और हटाना

कार्यों के नंबर (#1, #2, …) हर क्षेत्र के लिए अलग हैं: दो विभागों में दो कार्य #1 साथ-साथ रह सकते हैं। जब आप किसी समूह में कोई नंबर बोलते हैं, वह उसी समूह के विभाग का होता है। नंबर दोबारा इस्तेमाल नहीं होते।

किसी विभाग को हटाना (🗑 हटाएँ → 🗑 हाँ, हटाएँ) वापस नहीं लिया जा सकता: उसके कार्य सामान्य क्षेत्र में लौट आते हैं (नए क्रमांक के साथ) और समूह अलग हो जाते हैं। अगर विभाग में कार्य हों तो बॉट पहले बता देता है कि कितने हैं; जिसके पास «डेटा निर्यात करना» है उसे 📄 पहले कार्य निर्यात करें से PDF निर्यात का सुझाव देता है। पुष्टि में संख्याओं के साथ यह भी लिखा होता है कि बाक़ी चीज़ों का क्या होगा:

शेड्यूल किए गए कार्य रुके हुए रूप में सामान्य क्षेत्र में चले जाते हैं: आप उन्हें 📅 शेड्यूल किए गए कार्य से फिर चालू करते हैं;
शिफ़्टें सामान्य क्षेत्र की शिफ़्टों में चली जाती हैं, और जो शिफ़्ट पर था वह सौंपा हुआ ही रहता है;
फ्रंट डेस्क के खुले अनुरोध सामान्य फ्रंट डेस्क पर चले जाते हैं;
विभाग के सदस्य और पद उसके साथ ही ख़त्म हो जाते हैं (लोग संगठन में बने रहते हैं);
लाइब्रेरी के वे दस्तावेज़ जो सिर्फ़ उसी विभाग को दिखते थे, «केवल स्टाफ़» हो जाते हैं;
अगर कम से कम एक और विभाग बचा है, तो हटाए गए विभाग के समूह तब तक बिना कार्यों और शिफ़्टों के रहते हैं जब तक आप उन्हें किसी दूसरे विभाग को नहीं सौंपते।

विभागों का क्रम बदला नहीं जा सकता। बटनों से कोई कार्य दूसरे विभाग में नहीं जाता: 🤖 कार्य AI सहायक उसे ले जा सकता है, और नए विभाग में कार्य को नया नंबर मिलता है।