Отделы

1Что это

Отделы необязательны: без них всё работает классически (единые задачи на всю организацию). Как только Вы создаёте первый отдел, система задач переходит в режим «по областям»: в меню Задачи появляется переключатель, и у каждой области своя доска, свои проверки, своя статистика.

Задачи, не относящиеся ни к одному отделу, живут в Общей области, видимой только в личной переписке: у неё нет групп, а значит нет ни ленты, ни сводок — это дом для сквозных задач.

2Создать и вести

Через ⚙️ Управление → 🗂 Отделы: сюда заходит персонал либо обладатель права «Управление отделами». Кнопкой ➕ Новый отдел Вы задаёте название (максимум 60 знаков); если у организации есть связанные группы, бот сразу открывает список групп, которые можно закрепить за отделом. Значок выбирается потом через 😀 Эмодзи: одно эмодзи, подходят и флаги, и клавиши вроде 1️⃣, а 🗑 Удалить возвращает значок по умолчанию. Максимум 20 отделов на организацию.

В карточке отдела: ✏️ Переименовать, 😀 Эмодзи, 🧑‍🤝‍🧑 Участники, 🎭 Роли, 👥 Группы, 🎖 Руководители, 🛡 Права, переключатель «Принимает запросы из Приёмной» и 🗑 Удалить. Есть и короткий путь изнутри для тех, кто может управлять отделами: меню Задачи → нужный отдел → 🗂 Управление отделом.

3Группы отдела

Из отдела → 👥 Группы Вы назначаете связанные группы одним касанием: ✅ = в этом отделе, ⬜ = свободна, 🔒 = занята другим. Ключевое правило: группа принадлежит максимум ОДНОМУ отделу.

• В группах отдела видны ТОЛЬКО задачи этого отдела: доска, лента, сводки и команды показывают исключительно его задачи.
• Группы без отдела = задачи и смены выключены (в организациях, где есть хотя бы один отдел): тому, кто пишет /newtask, /board или /shifts, бот отвечает уведомлением, которое видит только он, пока админ не назначит группу. Когда Вы создаёте первый отдел, карточка перечисляет группы, где были включены задачи, с кнопками 👥 Назначить группы и 👌 Оставить как есть.
• Отдел без групп сообщает об этом в карточке: его задачи не отправляют оповещения в группы (дайджест, обновления задач, напоминания), а вместо 👥 Группы там 👥 Назначить группу. Личное сообщение тому, кому поручили задачу, всё равно приходит.

4Руководители и права

Внутри отдела тот, кто создаёт, тот, кто работает, и тот, кто управляет, могут быть разными людьми.

• Руководители по людям: кнопкой ➕ Добавить руководителя Вы назначаете их из списка участников (с поиском). Назначенные руководители перечислены в тексте с номерами: Вы нажимаете номер и подтверждаете кнопкой ➖ Да, убрать (❌ Отмена возвращает к списку). Снятие убирает человека только из назначенных руководителей: если у него есть и роль руководителя, он продолжает управлять через неё, и подтверждение об этом говорит. Тот, кого назначили или сняли, получает личное сообщение на языке организации.
• Руководители по роли: Вы включаете свою роль, и любой, у кого она есть, управляет отделом — кто получает роль, автоматически становится руководителем, кто теряет — перестаёт. Правильный путь, когда ответственные часто меняются. Карточка показывает их в строке «🎭 Руководители по роли», а счётчик «Руководителей: N» в списке отделов суммирует назначенных и руководителей по роли, считая каждого человека один раз.
• 🛡 Права, два отдельных рычага: 📝 Создание задач и 🔧 Работа над задачами, у каждого три варианта: все участники организации, только участники отдела, только выбранные роли. Новый отдел начинает с «создание: только выбранные роли, никто не выбран» (сначала создают только персонал, руководители и разрешённые должности) и «работа: все участники организации», то есть вся организация, а не только те, кто в отделе. При варианте «только участники отдела» список Участников отдела действует и в его группах.

Персонал всегда проходит поверх ограничений. Тот, кто создал задачу, и тот, кто на неё назначен, всегда может с ней работать. А обладатель одного лишь права «Управление отделами» не может дать полномочия сам себе: он не назначит себя руководителем и не включит роль, которая у него есть.

Руководители отдела пользуются и групповыми командами /assign, /unassign, /delete и /workload — но только в группах своего отдела.

5Участники и должности

У отдела есть настоящие участники, в разделе 🧑‍🤝‍🧑 Участники: Вы добавляете их по одному через поиск, одним махом импортируете из групп отдела кнопкой 📥 Импорт из групп, убираете, когда они меняют команду. Человек может состоять в нескольких отделах.

Принадлежность нужна по делу: она подсказывает нужных людей, когда Вы назначаете смены и задачи, фильтрует список участников по отделам, открывает документы Библиотеки, закреплённые за отделом, и, если Вы так выберете в правах, решает, кто создаёт задачи и работает с ними. Отдел без группы в Telegram вполне имеет смысл: он существует и работает внутри бота.

Должности, в разделе 🎭 Роли, — это внутренние роли отдела: «Координатор», «Сменщик» — с местными возможностями: создавать/вести/управлять задачами, управлять запросами, сменами или участниками отдела. Максимум 6 должностей на отдел, одна на человека, и за пределами отдела они не дают никаких полномочий. Через должности никто не даёт полномочия сам себе (кроме основателей и админов): нельзя назначить должность себе или включить возможность в своей. А тот, кто управляет отделом только благодаря должности с «управлением участниками», не может раздавать возможности, которых у него нет.

6Что у них есть дополнительно

• 📮 Приёмная: при включённом «Принимает запросы из Приёмной» обращения, адресованные отделу, обрабатывают его руководители.
• Смены по отделам: у каждого отдела своё табло.
• Закреплённые документы: материалы Библиотеки с видимостью 🗂 Выбранные отделы, которые видят только участники и руководители этих отделов.
• 📊 Статистика отдела: активные по статусу, просрочки, среднее время закрытия, пунктуальность в %, самые продуктивные и загрузка по участникам.
• ⚙️ Настройки отдела: лента в группах (Важные/Все/Выкл.), предупреждения о сроках с порогом первого предупреждения, сводка с частотой и временем.

Общими для всей организации остаются: предложения, голосования, анкеты и мероприятия.

7Нумерация и удаление

Номера задач (#1, #2, …) независимы для каждой области: в двух отделах спокойно сосуществуют две задачи #1. Когда Вы называете номер в группе, он относится к отделу этой группы. Номера не переиспользуются.

Удаление отдела (🗑 Удалить → 🗑 Да, удалить) необратимо: его задачи возвращаются в Общую область (с новой нумерацией), группы отвязываются. Если в отделе есть задачи, бот заранее скажет, сколько их; тем, у кого есть «Экспортировать данные», он предложит выгрузку в PDF кнопкой 📄 Сначала экспортируйте задачи. Подтверждение также перечисляет с цифрами, что станет с остальным:

• запланированные задачи переходят в Общую область на паузе: Вы снова включаете их в 📅 Запланированные задачи;
• смены переходят в смены Общей области, а те, кто был на смене, остаются назначенными;
• открытые обращения в Приёмную переходят в общую Приёмную;
• участники и должности отдела исчезают вместе с ним (люди остаются в организации);
• документы Библиотеки, видимые только этому отделу, становятся «только персонал»;
• если остаётся хотя бы один другой отдел, группы удалённого отдела остаются без задач и смен, пока Вы не закрепите их за другим отделом.

Отделы нельзя переупорядочить. Кнопками задачу в другой отдел не перенести: это умеет ассистент 🤖 ИИ задач, и в новом отделе задача получает новый номер.