1O que é e onde se encontra
A IA de Atividades vive dentro do menu Atividades: abre a área em que quer trabalhar e toca em 🤖 IA de Atividades. Escreve-lhe o que faria à mão — «cria "preparar a reunião" para sexta, prioridade alta, atribui ao @marco» — e ela usa as mesmas ferramentas reais do bot.
Nos grupos vinculados há também o atalho: /aitask seguido do pedido — «/aitask o que está atrasado?» — e a resposta sai ali no grupo, no tópico certo se for um fórum. A área de partida é o departamento do grupo, e as ações que pedem confirmação continuam a chegar no privado.
2Quem pode usá-la
- Fundador e admins: em todas as áreas.
- Gestores de departamento (e quem tem uma função que gere as tarefas): só no seu departamento.
- Membros normais: não têm acesso.
O isolamento é total: para um gestor de departamento os outros departamentos não existem — não vê os nomes, não conhece as cargas e, se mencionar um, o assistente responde como para um departamento inexistente. Nem o registo de membros lhe está aberto: só vê as pessoas a quem pode atribuir trabalho.
3O que sabe fazer
- Ler: «o que está atrasado?», «quantas tarefas abertas há?», «quem está livre esta semana?».
- Criar e alterar: título, descrição, prioridade, prazo, área e até o número da tarefa.
- Atribuir e mover: «passa todas as tarefas da @laura para o @giovanni».
- Fechar, reabrir, bloquear (com ou sem motivo) e mandar para revisão.
- Listas de verificação e subtarefas: acrescentar itens, marcá-los, removê-los.
- Notas e lembretes nas tarefas — as notas também as lê por inteiro, e sabe contar-lhe o histórico de uma tarefa.
- Dar o link de uma tarefa e avisar os membros em privado em nome do gestor («manda o link da #3 aos responsáveis e diz-lhes para a verem»).
4Agendadas e visibilidade restrita
As atividades agendadas — uma tarefa que se repete: de tempos em tempos o bot cria uma nova, sozinho — também se gerem por palavras: listá-las, criá-las («todas as segundas às 9 cria "conferência de caixa"»), pô-las em pausa, reativá-las e eliminá-las. Eliminar um agendamento não toca nas tarefas já nascidas. Vale o limite da interface: 20 por organização.
E a visibilidade restrita: criar ou alterar uma tarefa de modo a que a vejam só certas funções («esta que a vejam só os Responsáveis»); para tirar a restrição basta dizer «torna-a visível para todos».
5As regras de confiança
- Uma ação individual executa-a logo e mostra-lhe o facto.
- Ações sobre várias tarefas ou várias pessoas tornam-se uma proposta: primeiro a lista completa, depois o seu «confirmo» (ou o botão ✅) executa-as todas por ordem.
- Eliminar pede sempre confirmação, mesmo para uma só tarefa.
- Nunca declara feito o que não fez mesmo: se uma ferramenta falha, di-lo.
6Limites — e o gémeo pessoal
Limites honestos: 50 pedidos por dia por organização (e um teto pessoal de 25, para que ninguém esgote a quota dos outros), no máximo 20 tarefas por ação e 8 ações sob a mesma confirmação. As respostas chegam inteiras, numa só mensagem — tabelas incluídas.
No espaço pessoal o mesmo motor torna-se «🤖 Meu assistente»: sem responsáveis nem departamentos, e ainda com lembretes livres, agenda e notas. Memórias separadas — o que faz de um lado não toca no outro.