1Cos’è e dove si trova
L’AI Attività vive dentro il menù Attività: apri l’area su cui vuoi lavorare e tocchi 🤖 AI Attività. Le scrivi quello che faresti a mano — «crea "preparare la riunione" per venerdì, priorità alta, assegnala a @marco» — e lei usa gli stessi strumenti veri del bot.
Nei gruppi collegati c’è anche la via rapida: /aitask seguito dalla richiesta — «/aitask cosa è in ritardo?» — e la risposta esce lì nel gruppo, nel topic giusto se è un forum. Lavora con ciò che il gruppo vede: in un gruppo di reparto solo su quel reparto; in un gruppo senza reparto, se l’organizzazione ha dei reparti, solo sull’area generale, e lì risponde solo allo staff. Per le altre aree si passa al privato, dove arrivano anche le azioni da confermare.
2Chi può usarla
- Fondatore e admin: su tutte le aree.
- Gestori di reparto (e chi ha una mansione che gestisce le task): solo sul proprio reparto.
- Membri semplici: non vi hanno accesso.
L’isolamento è totale: per un gestore di reparto gli altri reparti non esistono proprio — non ne vede i nomi, non ne conosce i carichi e, se ne nomina uno, l’assistente risponde come per un reparto inesistente. Nemmeno il registro dei membri gli è aperto: gli compaiono solo le persone a cui può assegnare del lavoro.
3Cosa sa fare
- Leggere: «cosa è in ritardo?», «quante task aperte ci sono?», «chi è scarico questa settimana?».
- Creare e modificare: titolo, descrizione, priorità, scadenza, area e persino il numero della task.
- Assegnare e spostare: «sposta tutte le task di @laura su @giovanni».
- Chiudere, riaprire, bloccare (con o senza motivazione) e mandare in revisione.
- Checklist e sotto-task: aggiungere voci, spuntarle, rimuoverle.
- Note e promemoria sulle task — le note le legge anche per intero, e sa raccontarti la cronologia di una task.
- Dare il link di una task e avvisare i membri in privato per conto del gestore («manda il link della #3 agli assegnatari e digli di guardarla»).
4Programmate e visibilità ristretta
Le attività programmate — una task che si ripete: ogni tot tempo il bot ne crea una nuova, da solo — si gestiscono anche a parole: elencarle, crearne («ogni lunedì alle 9 crea "controllo cassa"»), metterle in pausa, riattivarle ed eliminarle. Eliminare una programmazione non tocca le task già nate. Vale il limite dell’interfaccia: 20 per area (l’area generale e ogni reparto contano ciascuno per sé).
E la visibilità ristretta: creare o modificare una task in modo che la vedano solo certi ruoli («questa la vedano solo i Referenti»); per togliere la restrizione basta dire «rendila visibile a tutti».
5Le regole di fiducia
- Un’azione singola la esegue subito e ti mostra il fatto.
- Azioni su più task o più persone diventano una proposta: l’assistente la riassume in una frase, sotto compare la coda delle azioni (📋 In coda) e il tuo «confermo» le esegue tutte in ordine.
- Una proposta resta confermabile per un’ora: dopo, il bot ti dice che è scaduta e non esegue niente; ripeti la richiesta e te la prepara di nuovo con i dati di adesso.
- Se scrivi dopo una pausa di oltre 15 minuti la conversazione risulta chiusa, ma il messaggio non si perde: 📨 Invia all'AI Attività lo manda senza riscriverlo.
- Eliminare chiede sempre conferma, anche per una sola task.
- Non dichiara mai fatto ciò che non ha fatto davvero: se uno strumento fallisce, te lo dice.
6Limiti — e il gemello personale
Limiti onesti: 50 richieste al giorno per organizzazione (e un tetto personale di 25, così nessuno prosciuga la quota degli altri), massimo 20 task per azione e 8 azioni sotto una stessa conferma. Le risposte arrivano intere, in un solo messaggio — tabelle comprese.
Nello spazio personale lo stesso motore diventa «🤖 Il mio assistente»: senza assegnatari né reparti, e con in più promemoria liberi, agenda e appunti. Memorie separate — quello che fai di qua non tocca quello che fai di là.