مكتب الاستقبال

1ما هو

البوت في الخاص → افتح منظمتك → الزر الأخضر 📮 مكتب الاستقبال، وهو ظاهر لكل الأعضاء. ثلاث قنوات، لكل واحدة مصيرها:

• 💡 اقتراح — فكرة تُناقَش ويُصوَّت عليها معًا: تصل إلى المجموعات المختارة، مع زر «ابدأ التصويت». أما زر 💡 اقتراح جديد فلا يظهر إلا لمن يستطيع إنشاء الاقتراحات (صلاحية «إنشاء الاقتراحات» أو «إدارة الاقتراحات»؛ والمؤسّس والمشرفون دائمًا).
• 🙋 طلب — تطلب شيئًا من المسؤولين (إذنًا، أو توضيحًا، أو تدخّلًا). باسمك دائمًا. لا يُصوَّت عليه ولا يذهب إلى المجموعات: يصل إلى صندوق الوارد ويُردّ عليك في الخاص.
• 🚩 بلاغ — تُبلّغ عن مشكلة. ويمكن أن يكون مجهول الهوية. وهو أيضًا يبقى معاملة محفوظة.

وفي القسم تجد أيضًا عدّاداتك، واقتراحاتي، والمسودات، و📫 طلباتي مع السجل.

2إرسال معاملة

1. اكتب النص في رسالة واحدة (بحد أقصى 2000 حرف؛ ويُحفَظ العريض والمائل والروابط والإيموجي).
2. الفئة (إن كانت المنظمة قد أنشأت فئات) أو ⏭ تخطّي.
3. 📎 المرفقات (اختيارية، بحد أقصى 3): صور، وفيديو، وGIF، ومستندات، وصوتيات، ورسائل صوتية — 20 ميغابايت لكل ملف.
4. للبلاغات فقط: «🕶 كيف تريد إرسالها؟» — مجهول الهوية أو باسمك.
5. 📤 معاينة وإرسال.

حدود ضد الفوضى: بحد أقصى 3 معاملات مفتوحة لكل نوع للشخص الواحد، وإرسال واحد كل 60 ثانية. والمعاملة المرسَلة لا تُعدَّل ولا تُحذَف؛ لكن ما دامت 📬 مُرسَلة (لم يتولّها أي مسؤول بعد) يمكنك سحبها من 📫 طلباتي بزر ↩️ سحب ثم ↩️ نعم، اسحب. وبعد ذلك، إن أخطأت، فاكتب ذلك في معاملة جديدة.

3إخفاء الهوية، بصراحة

• متاح للبلاغات فقط: أما الطلبات فبالاسم دائمًا.
• بالنسبة إلى المسؤولين، يظهر البلاغ المجهول بوصف «🕶 مجهولة»: لا اسم ولا معرّف مستخدم ولا رقم تعريف — ولا حتى بالبحث عنه. وفي تصدير CSV يكون عمود المرسِل فارغًا.
• مع ذلك يسجّل النظام من أرسل، لمنع إساءة الاستخدام ولإيصال النتيجة إليك في الخاص عند إغلاق المعاملة.

4«طلباتي»

سجلّك، 6 معاملات في الصفحة. المسار المعتاد: 📬 مُرسَلة → 👀 قيد المعالجة → ✅ مقبولة / ✅ محلولة أو ❌ مرفوضة / 🗑 مؤرشفة. وهناك أيضًا 📝 يلزم مزيد من التفاصيل (ليس رفضًا: يمكنك إرسال معاملة جديدة بشرح أوضح) و↩️ مسحوبة إن كنت أنت من سحبها.

عندما يغلق المسؤولون المعاملة، تصلك رسالة خاصة بالنتيجة والنص الأصلي وردّهم، بلغة المنظمة؛ وفي 📫 طلباتي تعيد قراءة الردّ بلغتك. وإذا أعاد مسؤول فتح المعاملة خلال 24 ساعة لتصحيح النتيجة، تعود 📬 مُرسَلة ويصلك تنبيه في الخاص.

5صندوق وارد المسؤولين

المسار: ⚙️ الإدارة → 📮 مكتب الاستقبال. ومع وجود معاملات للمعالجة يصير الزر أخضر مع العدد. وبداخله: عدّادات، وثلاثة عروض (بانتظار المعالجة / قيد المعالجة / مغلقة)، ومرشّحات حسب النوع والفئة، و🔍 بحث بالمرسِل أو بكلمة، وتصدير CSV للسجل الكامل (📤 تصدير CSV، فقط لمن يملك أيضًا صلاحية «تصدير البيانات»).

• تنبيه في الخاص: مع كل معاملة جديدة يتلقّى المسؤولون رسالة خاصة من سطر واحد فيها زر 📮 فتح الذي يأخذهم إلى المعاملة مباشرة (المالك والمشرفون ومن يملك «إدارة الطلبات» لكل المعاملات؛ ومسؤولو الأقسام لمعاملات قسمهم). وهو مفعّل افتراضيًا، ويطفئه كل شخص أو يعيد تشغيله لنفسه بزر 🔔 نبّهني في الخاص أسفل صندوق الوارد.
• 👀 تولّي المعالجة اختياري: يظهر بعدها في تفاصيل المعاملة من تولّاها ومنذ متى، فيعرف المسؤولون بينهم من يعمل عليها.
• للإغلاق تختار النتيجة وتلمس أحد الردود الثلاثة الجاهزة: فتُغلَق المعاملة فورًا. وإن فضّلت أن تكتب بنفسك فهناك ⚙️ مخصّص (بحد أقصى 1000 حرف). ويتلقّى العضو ردًّا دائمًا: لا يُغلَق شيء في صمت.
• أُغلقت خطأً؟ يبقى زر ↩️ إعادة فتح في التفاصيل مدة 24 ساعة: تعود المعاملة إلى قائمة المعالجة ويُنبَّه العضو.
• وإذا تصرّف مسؤولان معًا، يجد الثاني «عولجت سلفًا» — ولا يصل العضو ردٌّ مزدوج أبدًا.

تلزم صلاحية «إدارة الطلبات» (والمؤسّس والمشرفون يملكونها فعليًا). وهي صلاحية منفصلة: من يملكها لا يرى إلا مكتب الاستقبال، لا الأعضاء ولا الإعدادات.

6الفئات والأقسام ومجموعات الوجهة

• 🏷 الفئات (بحد أقصى 10): وسوم مثل «الصيانة» أو «التعويضات» يختارها العضو عند الإرسال ويرشّح بها المسؤولون. ويمكن إعادة تصنيفها في أي وقت، حتى بعد إغلاق المعاملة.
• 🗂 الأقسام: يمكن لمن يكتب أن يوجّه المعاملة إلى قسم بعينه؛ ومسؤولو الأقسام لا يرون إلا معاملات قسمهم، أما المسؤولون الكاملون فلديهم المرشّح ويمكنهم التوزيع.
• 🔗 مجموعات الوجهة: لكل قناة تقرّر إلى أي المجموعات تذهب الاقتراحات وأي المجموعات تتلقّى تنبيه «طلب جديد» القصير. يبقى المحتوى دائمًا في صندوق الوارد الخاص، ولا يحمل التنبيه أبدًا اسم من كتب. المعاملة الموجّهة إلى قسم تنبّه مجموعات ذلك القسم (أو المجموعات التي بلا قسم إن لم تكن له مجموعات)؛ والمعاملة العامة تنبّه المجموعات التي بلا قسم فقط. ومجموعات الاقتراحات تُختار أيضًا من ⚙️ الإدارة → 🔗 المجموعات → 💡 مجموعات الاقتراحات (تلزم صلاحية «ربط المجموعات»)، وهذا يعمل حتى لو كان مكتب الاستقبال مطفأً. وكل شيء يولد مطفأً: لا شيء يُفعَّل من تلقاء نفسه.

7ما لا يفعله مكتب الاستقبال

• لا أوامر في المجموعات: هو موجود فقط في المحادثة الخاصة مع البوت.
• لا ينشر الطلبات والبلاغات في المجموعات أبدًا، ولا حتى بعد إغلاقها.
• لا يكتب أبدًا اسم المرسِل في التنبيهات، لا في المجموعات ولا في الرسالة الخاصة إلى المسؤولين: لا يراه إلا من يفتح المعاملة (ولا أحد إن كانت مجهولة).
• لا يُصوَّت هنا: ولكي تقرّر المنظمة هناك الاقتراح.
• لا يردّ من تلقاء نفسه: الردّ الجاهز يختاره مسؤول دائمًا، ولا تُغلَق أي معاملة تلقائيًا.
• لا محادثة ذهابًا وإيابًا: نص العضو، وردّ المسؤولين، وانتهى.
• والمعاملة المغلقة لا يُعاد فتحها إلا خلال أول 24 ساعة (↩️ إعادة فتح)، ولا يُعاد فتحها أبدًا إن سحبها العضو.