1Was sie ist und wo sie zu finden ist
Die Aufgaben-KI lebt im Menü Aufgaben: du öffnest den Bereich, in dem du arbeiten willst, und tippst auf 🤖 Aufgaben-KI. Du schreibst ihr, was du von Hand tun würdest — „leg ‚Sitzung vorbereiten' für Freitag an, hohe Priorität, weis sie @marco zu“ — und sie nutzt dieselben echten Werkzeuge des Bots.
In verknüpften Gruppen gibt es auch den schnellen Weg: /aitask gefolgt von der Anfrage — „/aitask was ist überfällig?“ — und die Antwort erscheint direkt dort in der Gruppe, im richtigen Thema, wenn es ein Forum ist. Der Ausgangsbereich ist die Abteilung der Gruppe, und Aktionen, die eine Bestätigung verlangen, kommen weiterhin privat an.
2Wer sie nutzen darf
- Gründer und Admins: in allen Bereichen.
- Abteilungsverantwortliche (und wer eine Funktion hat, die Aufgaben verwaltet): nur in der eigenen Abteilung.
- Normale Mitglieder: kein Zugriff.
Die Abschottung ist vollständig: für Abteilungsverantwortliche existieren die anderen Abteilungen gar nicht — sie sehen deren Namen nicht, kennen deren Auslastung nicht, und wenn sie eine nennen, antwortet der Assistent wie bei einer nicht existierenden Abteilung. Auch das Mitgliederregister ist ihnen nicht offen: sie sehen nur die Personen, denen sie Arbeit zuweisen können.
3Was sie kann
- Lesen: „was ist überfällig?“, „wie viele offene Aufgaben gibt es?“, „wer hat diese Woche Luft?“.
- Erstellen und ändern: Titel, Beschreibung, Priorität, Frist, Bereich und sogar die Nummer der Aufgabe.
- Zuweisen und verschieben: „übertrage alle Aufgaben von @laura auf @giovanni“.
- Schließen, wieder öffnen, blockieren (mit oder ohne Begründung) und zur Prüfung schicken.
- Checklisten und Teilaufgaben: Punkte hinzufügen, abhaken, entfernen.
- Notizen und Erinnerungen an Aufgaben — die Notizen liest er auch vollständig, und er kann dir den Verlauf einer Aufgabe erzählen.
- Den Link einer Aufgabe geben und Mitglieder privat benachrichtigen im Namen der Verantwortlichen („schick den Link zu #3 an die Zuständigen und sag ihnen, sie sollen draufschauen“).
4Geplante Aufgaben und eingeschränkte Sichtbarkeit
Die geplanten Aufgaben — eine Aufgabe, die sich wiederholt: in bestimmten Abständen legt der Bot von selbst eine neue an — lassen sich auch per Sprache verwalten: auflisten, anlegen („jeden Montag um 9 leg ‚Kassenkontrolle' an“), pausieren, wieder aktivieren und löschen. Eine Planung zu löschen berührt die bereits entstandenen Aufgaben nicht. Es gilt die Grenze der Oberfläche: 20 pro Organisation.
Und die eingeschränkte Sichtbarkeit: eine Aufgabe so anlegen oder ändern, dass sie nur bestimmte Rollen sehen („die hier sollen nur die Referenten sehen“); um die Einschränkung aufzuheben, genügt „mach sie für alle sichtbar“.
5Die Vertrauensregeln
- Eine einzelne Aktion führt sie sofort aus und zeigt dir das Ergebnis.
- Aktionen auf mehrere Aufgaben oder mehrere Personen werden zu einem Vorschlag: erst die vollständige Liste, dann führt dein „bestätige“ (oder der ✅-Button) alle der Reihe nach aus.
- Löschen fragt immer nach Bestätigung, auch bei einer einzigen Aufgabe.
- Sie erklärt nie etwas für erledigt, was sie nicht wirklich getan hat: scheitert ein Werkzeug, sagt sie es dir.
6Grenzen — und der persönliche Zwilling
Ehrliche Grenzen: 50 Anfragen pro Tag und Organisation (und eine persönliche Obergrenze von 25, damit niemand das Kontingent der anderen aufbraucht), höchstens 20 Aufgaben pro Aktion und 8 Aktionen unter derselben Bestätigung. Die Antworten kommen vollständig, in einer einzigen Nachricht — Tabellen inklusive.
Im persönlichen Bereich wird dieselbe Maschine zu „🤖 Mein Assistent“: ohne Zuständige und Abteilungen, dafür mit freien Erinnerungen, Terminen und Notizen. Getrennte Gedächtnisse — was du hier tust, berührt das andere nicht.