Tavora

Leitfaden

Aufgaben-KI

Der Assistent, der ganz normal im Gespräch an den Aufgaben arbeitet: er liest Board und Auslastung, erstellt, ändert, weist zu, verschiebt und schließt die Aufgaben für dich. Mit deinen Bestätigungen bei den großen Aktionen und einem exakten Radius: er sieht nur die Bereiche, für die du Berechtigungen hast.

1Was sie ist und wo sie zu finden ist

Die Aufgaben-KI lebt im Menü Aufgaben: du öffnest den Bereich, in dem du arbeiten willst, und tippst auf 🤖 Aufgaben-KI. Du schreibst ihr, was du von Hand tun würdest — „leg ‚Sitzung vorbereiten' für Freitag an, hohe Priorität, weis sie @marco zu“ — und sie nutzt dieselben echten Werkzeuge des Bots.

In verknüpften Gruppen gibt es auch den schnellen Weg: /aitask gefolgt von der Anfrage — „/aitask was ist überfällig?“ — und die Antwort erscheint direkt dort in der Gruppe, im richtigen Thema, wenn es ein Forum ist. Sie arbeitet mit dem, was die Gruppe sieht: in einer Abteilungsgruppe nur mit dieser Abteilung; in einer Gruppe ohne Abteilung, wenn die Organisation Abteilungen hat, nur mit dem allgemeinen Bereich — und dort antwortet sie nur dem Staff. Für die anderen Bereiche wechselst du in den privaten Chat, wo auch die zu bestätigenden Aktionen ankommen.

Öffnest du sie aus dem Bereich Marketing, arbeitet sie an Marketing: der Assistent folgt dem Menü, in dem er lebt, wie alle KIs von Tavora.

2Wer sie nutzen darf

  • Gründer und Admins: in allen Bereichen.
  • Abteilungsverantwortliche (und wer eine Funktion hat, die Aufgaben verwaltet): nur in der eigenen Abteilung.
  • Normale Mitglieder: kein Zugriff.

Die Abschottung ist vollständig: für Abteilungsverantwortliche existieren die anderen Abteilungen gar nicht — sie sehen deren Namen nicht, kennen deren Auslastung nicht, und wenn sie eine nennen, antwortet der Assistent wie bei einer nicht existierenden Abteilung. Auch das Mitgliederregister ist ihnen nicht offen: sie sehen nur die Personen, denen sie Arbeit zuweisen können.

3Was sie kann

  • Lesen: „was ist überfällig?“, „wie viele offene Aufgaben gibt es?“, „wer hat diese Woche Luft?“.
  • Erstellen und ändern: Titel, Beschreibung, Priorität, Frist, Bereich und sogar die Nummer der Aufgabe.
  • Zuweisen und verschieben: „übertrage alle Aufgaben von @laura auf @giovanni“.
  • Schließen, wieder öffnen, blockieren (mit oder ohne Begründung) und zur Prüfung schicken.
  • Checklisten und Teilaufgaben: Punkte hinzufügen, abhaken, entfernen.
  • Notizen und Erinnerungen an Aufgaben — die Notizen liest er auch vollständig, und er kann dir den Verlauf einer Aufgabe erzählen.
  • Den Link einer Aufgabe geben und Mitglieder privat benachrichtigen im Namen der Verantwortlichen („schick den Link zu #3 an die Zuständigen und sag ihnen, sie sollen draufschauen“).

4Geplante Aufgaben und eingeschränkte Sichtbarkeit

Die geplanten Aufgaben — eine Aufgabe, die sich wiederholt: in bestimmten Abständen legt der Bot von selbst eine neue an — lassen sich auch per Sprache verwalten: auflisten, anlegen („jeden Montag um 9 leg ‚Kassenkontrolle' an“), pausieren, wieder aktivieren und löschen. Eine Planung zu löschen berührt die bereits entstandenen Aufgaben nicht. Es gilt die Grenze der Oberfläche: 20 pro Bereich (der allgemeine Bereich und jede Abteilung zählen jeweils für sich).

Und die eingeschränkte Sichtbarkeit: eine Aufgabe so anlegen oder ändern, dass sie nur bestimmte Rollen sehen („die hier sollen nur die Referenten sehen“); um die Einschränkung aufzuheben, genügt „mach sie für alle sichtbar“.

5Die Vertrauensregeln

  • Eine einzelne Aktion führt sie sofort aus und zeigt dir das Ergebnis.
  • Aktionen auf mehrere Aufgaben oder mehrere Personen werden zu einem Vorschlag: Der Assistent fasst ihn in einem Satz zusammen, darunter erscheint die Warteschlange der Aktionen (📋 In Warteschlange), und dein „bestätige“ führt alle der Reihe nach aus.
  • Ein Vorschlag lässt sich eine Stunde lang bestätigen: Danach sagt dir der Bot, dass er abgelaufen ist, und führt nichts aus; wiederhole die Anfrage, und er bereitet ihn mit den aktuellen Daten neu vor.
  • Schreibst du nach einer Pause von mehr als 15 Minuten, ist die Unterhaltung beendet, aber deine Nachricht geht nicht verloren: 📨 An die Aufgaben-KI schickt sie, ohne dass du sie neu tippen musst.
  • Löschen fragt immer nach Bestätigung, auch bei einer einzigen Aufgabe.
  • Sie erklärt nie etwas für erledigt, was sie nicht wirklich getan hat: scheitert ein Werkzeug, sagt sie es dir.

6Grenzen — und der persönliche Zwilling

Ehrliche Grenzen: 50 Anfragen pro Tag und Organisation (und eine persönliche Obergrenze von 25, damit niemand das Kontingent der anderen aufbraucht), höchstens 20 Aufgaben pro Aktion und 8 Aktionen unter derselben Bestätigung. Die Antworten kommen vollständig, in einer einzigen Nachricht — Tabellen inklusive.

Im persönlichen Bereich wird dieselbe Maschine zu „🤖 Mein Assistent“: ohne Zuständige und Abteilungen, dafür mit freien Erinnerungen, Terminen und Notizen. Getrennte Gedächtnisse — was du hier tust, berührt das andere nicht.